BAB 3 OBJEK PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Valindo Global didirikan pada Juni 2010 yang berkedudukan di BSD City, menempati lahan seluas 200 meter persegi. Diantaranya jasa yang dilayani sendiri adalah Packing, Logistic, Warehouse, Shipping, Trucking dan Sea & Air Freight Forwarder. PT. Valindo Global bergerak dalam bidang jasa (pengiriman barang). Perusahaan ini berlokasi di Jl. Plaza Cordoba Blok I No.9 Sector XIV 4 Nusaloka BSD City Serpong Tangerang, no. telepon: 021-53155911, fax: 021-53155911, e-mail: valindoglobal@ymail.com. 3.1.1. Tujuan PT. Valindo Global Adapun yang menjadi tujuan perusahaan ini adalah : 1. Meningkatkan reputasi perusahaan Reputasi perusahaan yang baik di mata masyarakat khususnya konsumen merupakan keuntungan yang sangat besar, artinya perusahaan tersebut mendapat kepercayaan sebagai perusahaan yang mampu memberikan kontribusi yang baik. Dan hal itu adalah nilai tambah bagi perusahaan. 2. Mengadakan ekspansi ( perluasan ) Setelah perusahaan berhasil memikat hati konsumen dan dapat meningkatkan penjualan, bukan berarti usaha perusahaan cukup sampai disini, tetapi dalam hal ini perusahaan harus dapat mengembangkan usahanya agar dapat meningkatkan baik dalam aktivitas perusahaan maupun dalam pencapaian laba perusahaan. 3. Pencapaian laba yang maksimal 31
Tentu tidak dipungkiri lagi bahwa tujuan utama perusahaan adalah mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Semakin besar keuntungan yang diperoleh maka semakin besar pula kekayaan perusahaan yang diperoleh dengan begitu jaminan masa depan akan lebih terlihat dalam perusahaan. 3.1.2. Bidang Usaha PT. Valindo Global adalah perusahaan swasta dalam bentuk hukum perseroan terbatas ( PT ) yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang ( ekspedisi). 3.1.3. Visi dan Misi Visi dari PT. Valindo Global yaitu menjadi perusahaan terkemuka dalam jasa pengiriman barang (ekspedisi) di Indonesia. Misi dari PT. Valindo Global adalah memprioritaskan dan saling menguntungkan antara para pemangku kepentingan dan memberikaan pelayanan yang terbaik serta terus meningkatkan inovasi dalam kualitas jasa. 3.1.4. Jasa-jasa Adapun berbagai jasa yang ditawarkan oleh PT. Valindo Global : 1. Packing Packing adalah serangkaian membungkus atau menutupi hasil produksi dengan pembungkus atau penutup yang memenuhi persyaratan produksi. Tujuan packing adalah untuk melindungi hasil produk dari keadaan luar serta mempermudah pengangkutan atau pengiriman barang produksi tersebut. 2. Logistic 32
Logistic adalah proses perencanaan, pelaksaan dan pengendalian yang efisien dan efektif biaya dari alur penyimpanan bahan baku, material dalam proses, barang jadi dan informasi yang terkait dimulai dari sumbernya sampai pada tempat pemakaian dengan tujuan kebutuhan konsumen. Dengan pengelolaan logisric yang baik maka akan menjamin adanya jenis barang dan jasa yang tepat; dalam jumlah yang tepat; dari sumber yang tepat; pada waktu yang tepat; untuk pelanggan yang tepat. 3. Warehouse Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan konsumen. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan. 4. Shipping Shipping atau pelayaran adalah proses secara fisik dari pengiriman barang atau muatan via darat, laut dan udara. Tapi bisa juga berarti pergerakkan suatu objek dengan sebuah kapal. Secara gars besar perusahaan shipping adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman barang baik melalui udara, darat dan 33
laut. Biasanya pengiriman barang ini dilakukan secara containerize yaitu barang yang akan dikirim dimasukkan ke dalam container. Atau bisa juga secara breakbulk atau barang hanya diletakkan begitu saja didalam kapal. 5. Trucking Trucking adalah jasa untuk mengangkut barang atau muatan umum baik dalam container ataupun dengan media atau kemasan lain melalui darat, laut dan udara. Jasa ini adalah menyampaikan barang dari tempat pemuatan hingga ketempat tujuan barang di seluruh wilayah Indonesia atau pelabuhan internasional seperti Tanjung Priok, Tanjung Perak dll. 6. Sea & Air Freight Forwarder Sea & Air Freight Forwarder adalah sebuah perusahaan yang menawarkan jasa dalam bidang keagenan yang mengurusi pengiriman dan penerimaan barang Export dan Import melalu laut maupun udara. Freight Forwarder ini bisa dikatakan sebagai agent Shipping Agent / Carrier. Dari ke enam jasa diatas ada beberapa jasa yang diunggulkan oleh perusahaan yaitu Trucking, Shipping dan Sea & Air Freight tetapi bukan berarti jasa yang lainnya tidak diunggulkan hanya saja dalam pelayanan jasanya lebih menguntungkan bagi perusahaan. 34
3.1.5. Struktur Organisasi PT. Valindo Global Direktur Manajer Pembelian Manajer Penjualan Manajer F & A Manajer Personalia Bagian Pengiriman Bagian Gudang Bagian Marketing Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Personalia Supir Sales Man Gambar III.1 Strruktur Organisasi PT. Valindo Global Sumber : PT. Valindo Global Struktur organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secara fisik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu organisasi. Adapun uraian tugas dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi PT. Valindo Global adalah sebagai berikut : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur sebagai berikut : a. Menetapkan arah dan tujuan perusahaan serta menyiapkan rencana pengembangan, rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan termasuk rencana-rencana lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. 35
b. Mengawasi Manajer Pembelian, Manajer Penjualan, Manajer F&A dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. c. Mengadakan penilaian-penilaian terhadap kegiatan perusahaan dan prestasi kerja bawahannya secara berkala serta mengadakan perbaikan. d. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kegiatan perushaan. 2. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manajer Pembelian sebagai berikut : a. Merumuskan kebijakan pelaksanaan seluruh pembelian perusahaan b. Merencanakan kegiatan pembelian dari yang kecil sampai pembelian yang besar seperti armada perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan. c. Mengkoordinasikan pekerjaan bawahan agar bekerja secara optimal d. Memeriksa, mempertimbangkan dan memutuskan permohonan pembelian barang sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahan. 3. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manajer Penjualan sebagai berikut : a. Menyusun rencana penjualan jasa-jasa perusahaan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan. b. Menganalisis perkembangan situasi dan harga di pasar dan mengadakan penyesuaian atas perubahan-perubahan yang terjadi dengan tidak menyimpang dari rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan c. Menganalisis hasil penjualan dan membandingkan dengan rencana yang sudah ditetapkan untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan dan menyusun rencana dan program penjualan selanjutnya d. Menindaklanjuti keluhan-keluhan pelanggan dan menyelasaikan masalah- 36
masalah pelanggan. 4. Manajer F&A Tugas dan tanggung jawab Manajer F&A adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan data-data keuangan perusahaan dan merencanakan anggaran keuangan perusahaan b. Menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang serta pengawasan fisik keuangan secara keseluruhan sesuai dengan ketentuan-ketentuan pokok perusahaan. c. Menyetujui setiap penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan yang didukung oleh bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang yang sah d. Menganalisa posisi saldo kas dan bank serta hutang-hutang perusahaan. 5. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manajer Personalia adalah sebagai berikut : a. Merumuskan, meyusun dan mengembangkan kebijakan, rencana dan program kerja untuk meningkatkan pelayanan dibidang personalia b. Menyusun program pengembangan tenaga kerja dengan meyelenggarakan pendidikan dan pelatihan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan pekerja serta mengadakan penilaian atas hasilnya c. Mengawasi pelaksanaan pencarian, seleksi, penerimaan dan penempatan karyawan pada bagian-bagian yang membutuhkannya d. Mengadakan penilaian atas prestasi kerja bawahannya secara berkala 6. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi adalah sebagai berikut : a. Membantu Manajer F&A dalam mengurus hal-hal yang berhubungan dengan 37
pembukuan dan perpajakan b. Mengawasi penyelenggaraan catatan akuntasi dan pengarsipan dokumendokumen yang tertib dan teratur c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia d. Membuat laporan yang berkaitan dengan akuntansi keuangan untuk diserahkan kepada Manajer F&A secara berkala dan ewaktu-waktu bilamana diperlukan e. Mengawasi dan melakukan penerimaan dan pengeluaran uang kas dan suratsurat berharga serta mengadakan perhitungan fisik atas uang kas dan perusahaan secara berkala f. Mengawasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan penagihan piutang dan administrasinya g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar 7. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang adalah sebagai berikut : a. Mengatur keluar masuknya barang dan mengatur pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. b. Mengendalikan dan mengawasi barang pelanggan. 8. Bagian Marketing Tugas dan tanggung jawab Bagian Marketing adalah sebagai berikut : a. Memimpin kegiatan operasional sales dan marketing, termasuk eksekusi 38
program sales/marketing untuk mencapai target perusahaan b. Memimpin dan mengkoordinir semua aktivitas sales c. Merencanakan anggaran promosi jasa perusahaan serta mengatur jadwal kunjungan salesman ke kantor klien. d. Melakukan kegiatan-kegiatan yang menunjang penjualan e. Mencari pelanggan baru 9. Bagian Personalia Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia adalah sebagai berikut : a. Mengurus pengangkatan, promosi, mutasi dan pemberhentian pekerja sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahaan b. Menjaga dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, cuti, training, dinas dan medical sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit c. Mengawasi perhitungan dan pembayaran gaji kepada karyawan 10. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan adalah sebagai berikut : a. Membuat Sales Order yang dipesan oleh pelanggan b. Membuat dokumen Surat Jalan, BAST, kuitansi dan Invoice c. Menjaga kelancaran penjualan, memperhatikan pesanan pelanggan d. Memeriksa ketepatan dan kelengkapan dokumen, sebelum dan sesudah pengiriman barang. 11. Bagian Pengiriman Tugas dan tanggung jawab Bagian Pengiriman adalah sebagai berikut : 39
a. Mengantarkan pesanan kepada pelanggan b. Melakukan penagihan kepada pelanggan 12. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman adalah sebagai berikut : a. Menawarkan jasa perusahaan kepada klien 13. Supir Tugas dan tanggung jawab Supir adalah sebagai berikut : a. Mengantar barang sesuai dengan alamat pelanggan yang dituju b. Memberikan kembali SJ dan BAST yang asli ke perusahaan. 3.1.6. Standar Operasional Perusahaan Dalam menjalankan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas PT. Valindo Global menerapkan beberapa kebijakan yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini mengenai peraturan atau seperangkat aturan yang mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktivitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Kebijakan penjualan, piutang dan penerimaan kas tersebut antara lain : 1. Transaksi penjualan harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang lengkap 2. Setiap dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penjualan harus diotorisasi oleh pihak-pihak yang terkait dengan sistem dan prosedur penjualan. 3. Setiap potongan dan retur penjualan harus disetujui oleh Manajer Penjualan 4. Jatuh tempo untuk pelunasan piutang penjualan kredit adalah satu bulan 5. Penagihan piutang dilakukan pada saat jatuh tempo 1 bulan setelah pengiriman barang 6. Untuk pembayaran melalui transfer / rekening bank diurus oleh Manajer F&A 40
7. Tidak terdapat batas jumlah / persyaratan kredit untuk setiap pelanggan Prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. Valindo Global adalah sebagai berikut : 1. Prosedur penerimaan pesanan a. Pelanggan mengirimkan form pesanan barang yang akan dikirim melalui fax yang diterima Bagian Penjualan lalu perusahaan mengeluarkan Form Sales Order kepada pelanggan. b. Bagian Penjualan mengirimkan kembali Formulir Penawaran melalui fax dengan mencantumkan daftar harga atas jasa yang dipesan. Negosiasi harga dapat dilakukan pelanggan via telepon dengan bagian penjualan. c. Setelah mencapai kesepakatan serta penandatanganan kontrak perjanjian antara hak dan kewajiban antara perusahaan dengan pelanggan, bagian penjualan mengirimkan Formulir Penawaran yang berisi daftar harga yang telah disepakati kedua belah pihak melalui fax yang telah diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur). 2. Prosedur persetujuan kredit a. Untuk pelanggan baru, perusahaan memiliki kebijakan berupa pembayaran tunai untuk transaksi dibawah satu juta, dan pembayaran kredit selama dua minggu untuk transaksi diatas satu juta b. Tidak ada batas / persetujuan kredit untuk pelanggan lama. 3. Prosedur pengawasan, penyimpanan dan perawatan asset perusahaan a. Bagian penjualan menghubungi bagian pembelian (operasional) apakah armada untuk pengiriman barang sudah tersedia atau belum. 41
b. Apabila armada tidak tersedia, bagian penjualan menghubungi bagian pembelian untuk melakukan penyediaan armada untuk memenuhi pesanan pelanggan tersebut. 4. Prosedur pembuatan Surat Jalan a. Setelah mendapatkan persetujuan dari Manajer F&A atas Sales Order dan harga yang telah disepakati dan armada yang sudah tersedia, bagian penjualan membuat Surat Jalan dan BAST (Berita Acara Serah Terima Barang). b. Surat Jalan 1) Lembar 1: warna putih, balik lagi ke perusahaan untuk menagih kepada pelanggan dan diberikan pada saat pelanggan telah melakukan pembayaran. 2) Lembar 2: warna merah, untuk pelanggan dan harus ditandatangani oleh penerima barang. 3) Lembar 3: warna kuning, disimpan dibagian penjualan sebagai arsip. c. BAST (Berita Acara Serah Terima Barang) 1) Lembar 1 : warna putih, balik lagi ke perusahaan untuk menagih kepada pelanggan dan diberikan pada saat pelanggan telah melakukan pembayaran. 2) Lembar 2 : warna merah, untuk pelanggan dan harus ditandatangani oleh penerima barang. 3) Lembar 3 : warna kuning, disimpan dibagian penjualan sebagai arsip. 4) Lembar 4 : warna hijau, untuk pengecekan di bagian gudang 42
(operasional). 5. Prosedur pengiriman barang a. Bagian gudang menyiapkan armada dan memberikan barang, Surat Jalan dan BAST ke bagian pengiriman. b. Bagian pengiriman mencocokkan barang yang akan dikirim dengan dokumen pendukung memastikan agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. c. Bagian pengiriman mengirim barang berdasarkan Surat Jalan dan BAST yang diserahkan oleh bagian gudang. d. Pelanggan menandatangani Surat Jalan dan bagian pengiriman memberikan copy Surat Jalan lembar pertama warna putih dan BAST lembar pertama (asli) warna putih ke pelanggan. 6. Prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang a. Dengan kesepakatan waktu yang telah disepakati oleh perusahaan dan pelanggan maka pelunasan akan dilakukan setelah pengiriman barang, bagian akuntansi melakukan penagihan dengan menghubungi pelanggan via telepon dan membuat janji dengan pelanggan kapan pembayaran akan dilakukan serta meyerahkan Surat Jalan yang asli (warna putih). b. Bagian penjualan membuat invoice/kwitansi 4 rangkap : 1) Lembar 1: warna putih, untuk pelanggan pada saat pelunasan untuk ditukar dengan tanda terima faktur dari pelanggan. 2) Lembar 2: warna merah, untuk penerima barang. 3) Lembar 3: warna kuning, diberikan ke Manajer F&A untuk diarsip 43
4) Lembar 4: warna hijau, diberikan ke bagian g u d a n g u n t u k diproses lebih lanjut dan diarsip. c. Pembayaran melalui rekening, dicek oleh Manajer F&A dan menyerahkan bukti transfer tersebut ke bagian akuntansi untuk mencocokan dengan invoice dan kartu piutang. d. Penagihan dilakukan oleh bagian pengiriman dengan membawa Surat Jalan lembar 1-2, Invoice lembar 1-2 untuk diberikan ke pelanggan dan menerima kembali copy faktur pajak dari pelanggan dan Surat Jalan lembar 4, yang kemudian diserahkan ke bagian akuntansi. 7. Prosedur pencatatan kas a. Bagian akuntansi membandingkan invoice dengan cek/giro, dan mencatat jumlah pembayaran tersebut di kartu piutang b. Bagian akuntansi membuat laporan bukti penerimaan kas dan menjurnal transaksi tersebut. c. Laporan bukti penerimaan kas dan cek/giro diserahkan ke Manajer F&A pada hari yang sama. 44
3.1.7 Flow Chart PT. Valindo Global 45
46