MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 1 daripada 18 PROSEDUR PK.UniMAP.(O).25 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR UNIT PEPERIKSAAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR Diluluskan oleh : (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 2 daripada 18 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menggariskan panduan bagi menjalankan serta melaksanakan proses memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik semasa proses memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester.
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 3 daripada 18 3.0 SINGKATAN NC : Naib Canselor TNC : Timbalan Naib Canselor Dk : Dekan KK : Ketua Kursus PP : Penolong Pendaftar PTO : Pembantu Tadbir (Pengkeranian/Operasi) MPU : Majlis Peperiksaan Universiti MPPP : Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian PPgn : Pusat Pengajian/ Pusat/ Institut BPA : Bahagian Pengurusan Akademik UPP : Unit Peperiksaan & Pengijazahan AMIS : Academic Management Information System PNG : Purata Nilai Gred PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 4 daripada 18 4.0 DEFINISI Penilaian Keputusan Peperiksaan Semester : Merujuk kepada aktiviti yang berkaitan dengan penilaian peperiksaan akhir yang dinilai berdasarkan kerja kursus, latihan industri, projek tahun akhir dan peperiksaan akhir semester. Penilaian dilakukan secara berkala tetapi berterusan menurut kaedah yang ditentukan oleh Universiti. Ketua Kursus : Pensyarah yang dipertanggungjawabkan untuk menjadi Penyelaras Kursus. Majlis Peperiksaan Universiti : Majlis Peperiksaan Universiti adalah suatu Pihak Berkuasa Universiti untuk menimbang dan mengesahkan perkara-perkara berkaitan peperiksaan UniMAP Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian : Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian ialah majlis yang ditubuhkan oleh pusat pengajian bagi semua urusan berkaitan dengan peperiksaan
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 5 daripada 18 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi 5.1 ISO 90:25 eqdoc.unimap.edu.my 5.2 ISO 90:25 eqdoc.unimap.edu.my 5.3 Manual Pengurusan Bilik Dokumen PUSPEK MK-UniMAP- 5.4 Buku Peraturan Akademik (Program Ijazah Sarjana Muda) Pejabat Pengurusan Akademik DS.PK.UniMAP.(O).27-
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 6 daripada 18 6.0 INPUT PROSES 6.1 Pekeliling Peperiksaan (UNIMAP/PEND/ 108/1/1) Kalendar Aktiviti Peperiksaan 6.2 Senarai nama Ketua Kursus bagi setiap kursus yang ditawarkan 6.3 Buku skrip jawapan pelajar 6.4 Ketua kursus yang memasukkan markah ke dalam sistem AMIS 6.5 Borang HEA-02B - Borang Analisis Keputusan Kursus 6.6 Markah peperiksaan yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian (MPPP) 6.7 Minit mesyuarat Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian (MPPP) 6.8 Fail mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 1 6.9 Markah peperiksaan pelajar yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 2 6.10 Minit Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 7 daripada 18 7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan PP UPP BPA 1. Keluarkan Pekeliling Peperiksaan pada minggu ke-15 (UniMAP/PEND/108/1/1) kepada Pusat Pengajian berkenaan Kalendar Aktiviti Peperiksaan yang menyenaraikan tarikh-tarikh ajal perjalanan proses aktiviti peperiksaan. 2. Kenalpasti Ketua Kursus berdasarkan Minit Mesyuarat Senat untuk setiap kursus yang ditawarkan pada semester berkenaan. 3. Buka akses AMIS (modul peperiksaan) kepada Ketua Kursus untuk proses memasukkan markah kerja kursus. KK 4. Masukkan markah kerja kursus kedalam AMIS mengikut tarikh ajal yang telah ditetapkan. 5. Periksa buku skrip jawapan setelah selesai peperiksaan akhir kursus yang terlibat dan kemaskini markah peperiksaan akhir sebelum dimasukkan ke dalam AMIS (modul peperiksaan). PP UPP BPA 6. Mengingatkan pihak Pusat Pengajian mengenai tarikh mula dan tarikh tutup untuk proses memasukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS. 7. Mengeluarkan notis mesyuarat MPU PTO UPP BPA 8. Membuat tempahan bilik mesyuarat
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 8 daripada 18 Tanggungjawab Tindakan KK 9. Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS mengikut tarikh ajal yang telah ditetapkan. 10. Memastikan markah keseluruhan pelajar untuk kedua-dua komponen (kerja kursus dan peperiksaan akhir) telah dimasukkan ke dalam AMIS PP PPgn KK PP PPgn Dk PPgn 11. Cetak laporan Analisis Keputusan Kursus (Mesyuarat MPU Bah. 1) dan Borang HEA-02(B) (Mesyuarat MPU Bahagian 1) bagi setiap kursus yang ditawarkan untuk persediaan Mesyuarat MPPP serta salinan kepada Ketua Kursus. 12. Memberi komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan ( HEA-02(B) ) 13. Mengaturkan mesyuarat MPPP untuk membincangkan keputusan kursuskursus yang ditawarkan. 14. Mempengerusikan mesyuarat MPPP. PP PPgn PP BPA UPP 15. Menghantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP UPP BPA dalam bentuk soft copy dan hard copy. 16. Terima hardcopy minit mesyuarat MPPP daripada PP PPgn PTO UPP BPA 17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 1 yang merangkumi minit mesyuarat MPPP, minit mesyuarat khas MPPP, laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kesemua kursus yang ditawarkan.
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 9 daripada 18 Tanggungjawab Tindakan PP UPP BPA NC PP /PTO UPP BPA PTO UPP BPA 18. Memproses keputusan keseluruhan pelajar dalam AMIS (Generate CGPA) dan seterusnya memastikan laporan-laporan untuk mesyuarat MPU Bahagian 2 telah sedia untuk dicetak. 19. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 1 yang mana ahli-ahlinya adalah ; TNC, Dk PPgn/Institut/Fakulti dan Pengarah Pusat untuk menimbang minit mesyuarat MPPP dan mengesahkan keputusan kursuskursus yang ditawarkan. 20. Membuat perubahan markah/gred sekiranya ada untuk kes-kes semakan markah pada mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk mesyurat MPU Bahagian 2. 21. Mencetak laporan keputusan keseluruhan pelajar dan menyediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 2. PP UPP BPA 22. Menyediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2. NC PTO UPP BPA 23. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2 untuk mengesahkan keputusan keseluruhan pelajar iaitu meliputi laporan Taburan Pengkelasan PNG & PNGK, Analisa Status Akademik Pelajar dan Keputusan Peperiksaan Keseluruhan Pelajar. 24. Kemaskini perubahan keputusan PNG / PNGK sekiranya ada (untuk keskes semakan markah pada mesyuarat MPU Bahagian 2).
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 10 daripada 18 Tanggungjawab Tindakan PP UPP BPA 25. Mengemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2 kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian untuk tujuan pengesahan perubahan keputusan pelajar seperti yang telah dicadangkan semasa mesyuarat (MPU 2). 26. Mengumumkan keputusan peperiksaan semester secara online kepada pelajar. PTO UPP BPA 27. Merekod dokumen mesyuarat MPU 1 dan 2 dalam fail.
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 11 daripada 18 8.0 OUTPUT PROSES 8.1 Keputusan peperiksaan 8.2 Slip peperiksaan keputusan semester 8.3 Fail keputusan peperiksaan keseluruhan pelajar mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) 8.4 Sistem Online Student Information (OSI) Keputusan Online 9.0 PENUNJUK PRESTASI Bil. Perkara Penunjuk Prestasi (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) 9.1 Tempoh jangkamasa proses menghasilkan keputusan keseluruhan pelajar 3 minggu selepas tarikh akhir minggu peperiksaan
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 12 daripada 18 10.0 RISIKO BERKAITAN 10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini : Risiko (Risk) Kesilapan memasukkan markah semasa proses memasukkan markah ke dalam sistem Kegagalan sistem AMIS beroperasi dengan lancar Keberadaan ketua kursus untuk memasukkan markah dalam tempoh yang ditetapkan Kegagalan ketua kursus memasukkan markah mengikut masa yang ditetapkan Kemungkinan (Likelihood) a Keterukan (Severity) b Penilaian Risiko a x b Aras Risiko 3 4 12 Sederhana 3 4 12 Sederhana 2 2 4 Sederhana 2 4 8 Sederhana Mitigasi (Mitigation) Ketua kursus perlu memaklumkan kepada Dekan untuk membuat pembetulan markah. PP UPP BPA akan memberikan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada pihak ICT untuk memastikan tarikh-tarikh utama yang melibatkan penggunaan sistem AMIS tidak terganggu. PP PPgn perlu menghebahkan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada staf akademik masingmasing agar mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan. KK perlu memohon untuk mendapatkan pembantu pemeriksa bagi tujuan membantu menanda buku skrip jawapan dan seterusnya memasukkan markah ke dalam sistem AMSI.
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 13 daripada 18 11.0 REKOD Bil. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 11.1 Buku Jawapan Peperiksaan Akhir RK.UniMAP.(O).26- Pusat Pengajian 2 tahun 11.2 Pekeliling Peperiksaan UNIMAP/PEND/108/1/1 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.3 Minit Mesyuarat Senat RK.UniMAP.(O).26-03 Pejabat Am Unit Senat 5 tahun 11.4 Analisa keputusan Kursus RK.UniMAP.(O).26-04 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.5 Borang HEA-02(B) RK.UniMAP.(O).26-05 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.6 Fail Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 1 FRK.UniMAP.(0).26-06 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.7 Fail Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)Bahagian 2 FRK.UniMAP.(0).26-07 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 Tahun
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 14 daripada 18 12.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 - Carta Alir Prosedur Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan Semester Lampiran 2 - Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (Bahagian Kedua)
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 15 daripada 18 LAMPIRAN 1 CARTA ALIRAN PROSEDUR PEPERIKSAAN SEMESTER Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PP BPA UPP 1. Keluarkan Pekeliling Peperiksaan Kalendar Aktiviti Peperiksaan 2. Kenalpasti Ketua Kursus UNIMAP/PEND/ 108/1/1 Minit Mesyuarat Senat 3. Buka akses AMIS kepada Ketua Kursus Sistem AMIS KK 4. Masukkan markah kerja kursus kedalam AMIS 5. Periksa buku skrip jawapan dan kemaskini markah peperiksaan akhir dan masukkan ke dalam AMIS Sistem AMIS Buku skrip jawapan dan Sistem AMIS PP BPA UPP 6. Mengingatkan pihak Pusat Pengajian untuk memasukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS 7. Keluarkan notis mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Email UNIMAP/PEND/ 108/2/8 PTO UPP BPA 8. Buat tempahan bilik mesyuarat
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 16 daripada 18 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti KK PP PPgn KK PP PPgn Dk PPgn 9. Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS 10. Pastikan markah keseluruhan pelajar dimasukkan ke dalam AMIS 11. Cetak laporan Analisis Keputusan Kursus dan Borang HEA-02(B) untuk persediaan Mesyuarat MPPP 12. Beri komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan dan HEA-02(B) 13. Aturkan mesyuarat MPPP 14. Pengerusikan mesyuarat MPPP Sistem AMIS Sistem AMIS Analisa Keputusan Kursus Borang HEA- 02(B) Sistem AMIS Email Minit mesyuarat MPPP PP PPgn 15. Hantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP BPA UPP dalam bentuk soft copy dan hard copy Fail MPU & email PP UPP BPA PTO BPA UPP 16. Terima fail pelaporan keputusan kursus yang ditawarkan oleh Pusat Pengajian 17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 1 Fail MPU
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 17 daripada 18 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti PP BPA UPP NC PP/ PTO UPP BPA PTO UPP BPA PP BPA UPP NC PTO UPP BPA PP BPA UPP 18. Proses keputusan keseluruhan pelajar dalam AMIS (Generate CGPA) 19. Pengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 1. 20. Kemaskini perubahan markah/gred bagi kes-kes khas seperti yang dibincangkan semasa mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk mesyurat MPU Bahagian 2 21. Cetak laporan keputusan keseluruhan pelajar dan sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 2. 22. Sediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2. 23. Pengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2. 24. Kemaskini perubahan keputusan PNG / PNGK seperti yang dibincangkan semasa mesyuarat MPU Bahagian 2. 25. Kemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2 kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian. 26. Mengumumkan keputusan peperiksaan semester secara online kepada pelajar Tamat Sistem AMIS Mesyuarat MPU Bahagian 1 Fail MPU Mesyuarat MPU Bahagian 2 Sistem OSI
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Februari 26 Muka Surat 18 daripada 18 LAMPIRAN 2