Bagaimana Membuat Dokumen Refers to Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2008
1. Tetapkan tujuan organisasi Organisasi seharusnya mengidentifikasi pelanggannya dan pihak lain yang berkepentingan termasuk persyaratannya, kebutuhan dan harapannya untuk menentukan hasil akhir (output) dari organisasi
Kumpulkan, analisa dan tentukan persyaratan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan termasuk juga kebutuhan dan harapannya. Komunikasikan sesering mungkin dengan pelanggan dan pihak yang berkepentingan untuk memastikan pemahaman persyaratan, kebutuhan dan harapannya yang diterima organisasi sama dengan pelanggan.
Tentukan persyaratan untuk manajemen mutu, manajemen lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, manajemen, resiko bisnis, tanggung jawab social dan system manajemen lainnya yang diterapkan dalam organisasi.
2. Tetapkan kebijakan dan sasaran mutu organisasi Berdasarkan analisa atas persyaratan, kebutuhan dan harapan pelanggan, maka tetapkan kebijakan dan sasaran organisasi
Top manajemen seharusnya memutuskan sesuai pasar dari organisasi untuk membangun kebijakan yang relevan. Berdasarkan kebijakan tersebut, manajemen seharusnya menetapkan sasaran dari hasil yang diharapkan (produk/jasa, kinerja lingkungan, kinerja K3 dll)
3. Tentukan proses-proses yang ada dalam organisasi Identifikasi semua proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan output yang diharapkan
Tentukan proses-proses yang dibutuhkan untuk mencapai output yang diharapkan. Proses-proses ini termasuk Manajemen, Sumber daya, Realisasi dan Pengukuran & Peningkatan. Identifikasi semua proses input dan output, termasuk dengan rekanan (supplier), pelanggan dan pihak yang berkepentingan (dapat berupa internal maupun eksternal).
4.Tetapkan urutan dari proses-proses Tetapkan bagaimana alur proses dalam urutan dan interaksnya
Tetapkan dan kembangkan uraian dari hubungan dan interaksi dari proses-proses yang ada. Pertimbangkan hal-hal sebagai berikut : Pelanggan dari setiap proses Input dan output setiap proses Apa saja proses yang berinteraksi Hubungan dan karakteristiknya Waktu dan urutan proses-proses yang berinteraksi Keefektifan dan efisiensi dari urutan proses.
Catatan : Sebagai contoh, sebuah proses yang hasilnya sebagai output, sebagai produk yang dikirimkan ke pelanggan, akan berinteraksi dengan proses-proses lainnya (seperti proses manajemen, pegukuran dan monitoring, dan proses penyiapan sumber daya). Metode dan alat seperti blok diagram, matrix dan flowchart dapat digunakan untuk mendukung pembuatan urutan proses dan interaksnya.
5. Tentukan kepemilikan proses Menetapkan penanggung jawab dan pemilik untuk setiap proses
Manajemen seharusnya menetapkan peran dan jawab individu untuk memastikan penerapan, pemeliharaan dan peningkatan dari setiap proses dan interaksinya. Tanggung jawab individu mengacu kepada kepemilikan proses.
Untuk mengelola interaksi proses, lebih baik ditetapkan sebuah tim manajemen proses, dimana anggotanya terdiri dari lintas proses yang termasuk dalam proses yang berinteraksi.
6. Tetapkan dokumentasi proses Tentukan proses-proses yang didokumentasikan dan tentukan bagaimana cara mendokumentasikannya
Proses-proses yang ada saat ini dalam organisasi dan pendekatan yang dilakukan terbatas hanya untuk mengindentifikasi dan mengelola dengan jalan yang sesuai. Tidak ada catalog atau daftar proses apa saja yang harus didokumentasikan. Tujuan utama pendokumentasian adalah untuk memungkinkan konsistensi dan kestabilan operasi dari proses-proses tersebut.
Organisasi seharusnya menetapkan proses yang mana saja yang harus didokumentasikan dengan berdasar kepada : Ukuran dari organisasi dan tipe aktivitsnya Kompleksitas/keruwetan dari setiap proses dan interaksinya Tingkat kritis dari proses Kemampuan dan kompetensi personil Jika diperlukan untuk mendokumentasikan proses, sejumlah cara dapat digunakan seperti bentuk grapik, instruksi kerja, ceklis, flowchart, media visual atau metode elektronik