Iotasoft Enterprise Hotel Logistic Refference Manual PT. Iotasoft Website : https://www.euklida.come-mail:pt.iotasoft@gmail.comoffice: Grand Surapati Core C8Jalan PH. H Mustopha No. 39 Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : +62 22 63727340 Mobiles Support : +62 83822505211 E-mail: pt.iotasoft@gmail.com Development Sites: Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone: +62 22-87771427
Untuk menggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System Logistics pertama kali anda harus login ke sistem. Anda harus memiliki UserID dan password yang sah. 1. Dari desktop, klik icon Hotel Logistics -. gambar 1.1 contoh layar desktop Tunggu beberapa saat akan nampak portal login Enterprise Hotel System Logistics seperti dibawah ini. Figure 1.2 - Enterprise Hotel System Logistics login portal 2. Masukan UserID anda pada field UserID dan tekan key <Enter> 3. Pada field password masukan password anda dan tekan key <Enter>, kemudian akan nampak layar utama Enterprise Hotel System Main Logistics seperti dibawah ini.
gambar 1.3 layar utama Hotel Enterprise System Logistics Pada bagian atas layar utama Hotel Enterprise System Logistics, anda dapat menemukan beberapa Tabs yang masing-masing mewakili submodul program: Request, Procurement, Logistics,Inventory dan Logout. REQUEST Submodul pertama adalah submodul Request yang terdiri dari: Purchase Request, Spv Approval dan Mgr Approval. PURCHASE REQUEST Tab Request klik icon Purchase Request Request seperti berikut. Dari tab, akan nampak layar utama, Purchase
gambar 1.4 layar utama Purchase Request Untuk membuat permohonan pembelian stok pada layar utama Purchase Request, klik radiobutton dan tekan tombol New Purchase Order kemudian akan nampak layar New Purchase Request seperti berikut. gambar 1.5 layar Purchase Request - New Purchase Request Sistem akan meminta anda memasukan semua informasi yang berkaitan dengan Purchase Request. Pada field Store tekan key <?>, akan nampak pilihan store yang ada pada sistem seperti berikut.
gambar 1.6 New Purchase Request dengan pilihan store Pilih store yang akan menerima barang pada Purchase Request. Misalkan untuk Food Request pilih food store dan tekan key <Enter>, sistem akan memindahkan field aktif ke combo-box Date Required. Pada combo-box Date Required pilih tanggal barang tersebut dibutuhkan dan tekan key <Enter>. Sistem akan memindahkan aktif objek ke Window Request Detail seperti berikut. gambar 1.7 layar New Purchase Request dengan Window Request Detail aktif Pada Window Request Detail untuk menambahkan Request Detail yang baru tekan key <+>, akan nampak layar New Purchase Request with New Request Detail seperti berikut.
gambar 1.8 layar New Purchase Request dengan New Request Detail Pada field Request Detail atau [******] tekan key <?>, akan nampak pilihan Request Detail yang tersedia pada sistem seperti layar berikut. gambar 1.9 layar New Purchase Request dengan pilihan Request Detail Pada New Purchase Request dengan pilihan Request Detail pilihan pilih Request Detail yang diminta dan tekan key <Enter>, sistem akan memindahkan field aktif ke field Qty seperti berikut.
gambar 1.10 layar New Purchase Request dengan feld Qty Request aktif Pada layar New Purchase Request dengan feld Qty Request aktif masukan Qty yang diminta dan tekan key <Enter>, kemudian sistem akan memindahkan aktif objek ke field Remark. gambar 1.11 layar New Purchase Request dengan field Remark aktif Pada field Remark anda diminta untuk memasukan catatan atau spesifikasi Request Detail jika ada dan jika tidak ada tekan key <F2> atau <Enter> untuk memposting Request Detail tersebut kemudian akan nampak layar seperti berikut.
gambar 1.12 layar New Purchase Request dengan sebuah telah diposting Anda dapat menggunakan langkah-langkah yang sama untuk memposting Request Detail yang lain sehingga New Purchase Request nampak seperti berikut. Gambar 1.13 layar New Purchase Request dengan tiga Detail Request telah diposting Bila semua Request Detail telah diposting tekan key <F2>, maka sistem akan memposting Request anda dan kembali ke layar Purchase Request seperti berikut.
gambar 1.14 layar Purchase Request setelah Request diposting Pada layar utaman Purchase Request bila anda ingin mencetak Purchase Request, pilih Purchase Request yang mau cetak dan tekan tombol print, akan nampak layar Purchase Request preview seperti berikut. gambar 1.15 layar Purchase Request - Purchase Request preview Pada layar Purchase Request - Purchase Request preview bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis mencetak Purchase Request ke printer. Jika anda ingin kembali ke layar
Purchase Request, pada layar Purchase Request - Purchase Request preview tekan tombol Close, sistem akan kembali ke layar Purchase Request. Pada layar Purchase Request bila anda ingin membatalkan Purchase Request pilih Purchase Request yang akan dihapus dan tekan tombol Purchase Request Cancel, sistem secara otomatis membatalkan Purchase Request tersebut. Bila anda ingin memperbaiki Purchase Request pilih Purchase Request yang ingin diperbaiki dan tekan tombol Purchase Request Update. Pada layar Purchase Request Update ubah semua informasi yang ingin anda perbaiki (caranya sama dengan membuat Purchase Request), setelah perbaikan lengkap tekan key <F2>, sistem secara otomatis akan menyimpan perbaikan yang anda lakukan dan kembali ke layar Purchase Request. SPV APPROVAL Hotel Enterprise System Logistics klik icon Spv Approval nampak layar Purchase Request Supervisor Approval seperti berikut. Dari layar utama, akan gambar 1.16 layar Purchase Request - Supervisor Approval Request Pada Tab Supervisor Approved Request pilih Purchase Request yang ingin diapprove dan tekan tombol Approved, sistem akan memperlihatkan Approval Request confirmation seperti berikut.
gambar 1.17 layar Supervisor Approval Request with Approval Request confirmation Bila anda menekan tombol Yes, sistem secara otomatis akan memindahkan Purchase Request tersebut ke Tab Approved seperti berikut. gambar 1.18 layar Supervisor Approval Request dengan Supervisor Approval Bila pada pada Supervisor Approval Request dengan Supervisor Approval anada menekan tombol Return maka sistem secara otomatis kembali ke layar utama Logistics.
MGR APPROVAL Hotel Enterprise System Logistics klik icon Mgr Approval layar Purchase Request Manager Approval Request seperti berikut. Dari layar utama, akan nampak gambar 1.19 layar Purchase Request - Manager Approval Pada Tab Manager Approved Request, pilih Purchase Request yang anda ingin approve dan tekan tombol Approved, akan nampak layar Approval Request confirmation seperti berikut. gambar 1.20 layar Manager Approval Request dengan Approval Request confirmation
Bila anda menekan tombol Yes, sistem secara otomatis akan memindahkan Purchase Request tersebut ke Tab Approved seperti berikut. gambar 1.21 layar Manager Approval Request dengan dengan Tab Approved aktif Pada layar Manager Approval Request dengan Manager Approval, untuk kembali ke layar utama Logistics tekan tombol Return maka anda akan kembali ke layar utama Logistics. PROCUREMENT Tab Procurement terdiri dari tombol-tombol: Purchase Order, Order Monitor, Order Verified dan Order Approval. PURCHASE ORDER Dari layar utama Order - Hotel Enterprise System Logistics pada Tab Procurement klik icon Purchase, akan nampak layar utama Purchase Order seperti berikut.
gambar 2.1 layar utama Purchase Order Untuk membuat Purchase Order untuk barang stok, pada layar utama Purchase Order pada group procurement selection klik radio-button Stock dan takan tombol New Purchase Order seperti berikut. gambar 2.2 layar Purchase Order New Purchase Pada Radio Selection Any Request?, klik radio-button Yes dan tekan key <Enter> maka field # Req akan menjadi aktif seperti berikut.
gambar 2.3 layar New Purchase Order dengan field # Req aktif Pada field # Req tekan key <?>, akan nampak pilihan Purchase Request (Purchase Request yang telah diapproved oleh masing-masing Supervisor dan Manager) seperti berikut. gambar 2.4 layar New Purchase Order dengan pilihan Purchase Request Pada layar New Purchase Order dengan pilihan Purchase Request, pilih Purchase Request yang ingin dibuatkan pesanan kemudian tekan key <Enter>, akan nampak layar seperti berikut.
gambar 2.5 layar New Purchase Order dengan Purchase Request telah diposting Pada field Supplier tekan key <?>, akan nampak pilihan Supplier yang dimiliki seperti berikut. gambar 2.6 layar New Purchase Order dengan pilihan Supplier Pada layar New Purchase Order dengan pilihan Supplier pilih supplier yang akan memasok dan tekan key <Enter>, akan nampak layar seperti berikut.
gambar 2.7 layar New Purchase Order setelah Supplier telah dipilih Pada radio-selection Contact klik None dan tekan key <Enter>, objek aktif akan pindah ke radioselection Payment-Term. Pada radio-selection Payment-Term klik pilihan sesuai dengan prasyarat-pembayaran yang telah disepakati dengan Supplier misalnya Credit 14 Days harus memilih radio-button Credir dan mengisi 14 days pada field # Day seperti berikut. gambar 2.8 layar New Purchase Order dengan Paymant-Term Credit 14 Days
Pada radio-selection Source klik radio-button Local (untuk barang Non-Impor) dan tekan key <Enter>, objek aktif akan pindah ke field Currency. Pada field Currency tekan key <?>, akan nampak layar berikut. gambar 2.9 layar New Purchase Order dengan pilihan Currencies Pada layar New Purchase Order dengan pilihan Currencies pilih mata-uang yang disepakati dan tekan key <Enter>, objek aktif akan pindah ke field Required Date seperti berikut. gambar 2.10 layar New Purchase Order dengan field Delivery Date aktif
Pada field Delivery Date pilih tanggal pengiriman yang telah disepakati oleh Supplier dan tekan key <Enter>, objek aktif akan pinadh ke radio-selection VAT. Pada radio-selection VAT pilih W/O VAT (untuk pembelian tanpa PPN) atau with VAT (untuk pembelian dengan PPN) kemudian tekan key <Enter>, objek aktif akan pindah ke Purchase seperti berikut. gambar 2.11 layar New Purchase Order dengan objek Purchase Detail aktif Pada window Purchase Detail nampak masing-masing Purchase Detail namun masih tanpa harga beli. Update masing-masing harga beli berdasarkan harga yang telah disepakati dengan Supplier. Untuk mengupdate harga, pilih Purchase Detail yang akan diupdate dan tekan key <:>, sistem akan memperlihatkan layar Purchase Detail Update seperti berikut. gambar 2.12 layar New Purchase Order dengan Purchase Detail Update
Pada layar Purchase Detail Update masukan harga beli dan tekan key <Enter>, sistem akan memperbaharui harga Purchase Detail dan kembali ke layar New Purchase seperti berikut. gambar 2.13 layar New Purchase Order setelah salah satu harga Purchase Detail terupdate Anda dapat mengupdate semua harga Purchase Detail dengan cara yang sama dan setelah update semua harga pada Window Purchase Detail tekan key <Enter>, sistem akan memindahkan objek aktif ke radio-selection Discount seperti berikut. gambar 2.14 layar New Purchase Order dengan radio-selection Discount aktif
Pada radio-selection Discount pilih discount yang dikenakan kepada Purchase Order tersebut. Sebagai contoh bila Purchase Order tanpa potongan pilih radio-button None. Bila Purchase Order menerima potongan 10%, pilih radio-button in(%) dan pada field Amount masukan angka 10. Bila Purchase Order menerima potongan Rp. 10.000,-, pilih radio-button in (Rp.) dan pada field Amount masukan 10000. Pada radio-selection Down Payment pilih Down Payment yang dikenakan pada Purchase Order. Sebagai contoh bila Purchase Order tanpa uang-muka pilih radio-button None. Bila Down Payment dikenakan uang muka 10%, pilih radio-button in(%) dan pada field Amount masukan angka 10. Bila Purchase Order dikenakan uang muka Rp. 10.000,-, pilih radio-button in (Rp.) dan pada field Amount masukan angka 10000. Setelah memposting potongan dan uang-muka tekan key <Enter>, Purchase Order akan diposting ke sistem dan kembali ke layar utama Purchase Order seperti berikut. gambar 2.15 layar Purchase Order dengan Purchase Order baru telah diposting. Setelah Purchase Order terposting, anda dapat mencetak dengan memilih Purchase Order tersebut pada daftar Purchase Order dan menekan tombol Print, akan nampak layar Purchase Order preview seperti berikut.
gambar 2.16 layar Purchase Order dengan Purchase Order preview Pada layar Purchase Order - Purchase Order preview, bila anda menekan tombol Print, secara otomatis sistem akan mencetak Purchase Order tersebut ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar Purchase Order, pada layar Purchase Order - Purchase Order preview tekan tombol Close, secara otomatis sistem akan kembali ke layar Purchase Order. Pada layar utama Purchase Order bila anda ingin membatalkan Purchase Order, pilih Purchase Order yang ingin dibatalkan dan tekan tombol Cancel, sistem secara otomatis akan membatalkan Purchase Order tersebut. Bila anda ingin memperbaharui Purchase Order pilih Purchase Order yang ingin diperbaharui dan tekan tombol Update, sistem akan meminta anda untuk mengisi informasi yang terkait dengan Purchase Order pada layar. Selama memperbaharui infoermasi Purchase Order pada layar Update Purchase Order, bila anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Update Purchase Order tanpa menyimpan informasi yang telah anda masukan, bila anda menekan key <F2> sistem akan keluar layar Update Purchase Order setelah menyimpan informasi yang telah anda masukan. ORDER VERIFIED Dari layar utama - Hotel Enterprise System Logistics, Tab Procurement klik icon Order Verified, akan nampak layar Purchase Order Verification seperti berikut.
gambar 2.17 layar Purchase Order Verification Bila anda ingin menyatakan bahwa Purchase Order telah terverifikasi, pada layar Purchase Order Verification pilih Purchase Order yang akan diverifikasi dan tekan tombol Verified. Sistem akan memindahkan Purchase Order tersebut ke Tab Verified seperti berikut. gambar 2.18 layar Purchase Order Verification dengan Verified Order ORDER APPROVAL Purchase Order Approval dapat dilaksanakan hanya oleh orang dengan UserID yang memiliki hak menyetujui Purchase Order yaitu: Purchasing Manager and General Manager. Bila
mereka telah login dari Hotel Enterprise System Logistics Main Screen, Tab Procurement klik icon Order Approval -, akan nampak layar Purchase Order Approval seperti berikut. gambar 2.19 layar Purchase Order Approval Bila anda sebagai Purchasing Manager akan menyetujui Purchase Order, pada layar Purchase Order Approval pilih Purchase Order yang akan disetujui dan tekan tombol Approved, sistem akan nampak layar Approval Conformation seperti berikut. gambar 2.20 layar Purchase Order Approval dengan Approval Confirmation
Pada layar Purchase Order Approval dengan Approval Confirmation setelah anda menekan tombol Yes, sistem akan merubah status Purchase Order tersebut dari belum disetujui menjadi telah disetujui. gambar 2.21 layar Purchase Order Approval dengan Purchase Order telah disetujui Setelah Purchasing Manager Approval selesai, bila anda menekan tombol Print pada layar utama Purchase Order, sistem secara otomatis akan mengisi tanda-tangan Purchasing Manager seperti berikut. gambar 2.22 layar Purchase Order dengan Tanda-tangan Purchasing Manager preview
Dengan langkah-langkah yang sama dapat dilakukan untuk General Manager Approval. Setelah General Manager Approval selesai, sistem akan memindahkan Purchase Order tersebut dari Tab Approval Process ke Tab Order Processing seperti berikut. gambar 2.23 layar Purchase Order - Tab Order Processing setelah Purchase Order terposting Pada layar Purchase Order - Tab Order Processing, bila anda menekan tombol Print sistem akan mencetak Purchase Order dengan Tanda-tangan Purchasing Manager and General Manager telah tercetak. RECEIVING Untuk melakukan penerimaan pesanan dari layar Logistics klik icon Receiving - Hotel Enterprise System Logistics, Tab, akan nampak layar utama Receiving sebagai berikut. gambar 3.1 layar utama Receiving
Pada layar utama Receiving ada tiga Window: Supplier, Order dan Receipt. Seperti pada gambar 3.1 pada Window Supplier yang terpilih record Toko Rizky, sistem secara otomatis akan memperlihatkan pesanan Toko Rizky yang masih menggantung (sudah ada Purchase Order namun belum ada penerimaan) pada Window Order. Pada window Order terpilih Purchase Order 607/PO-PD/IV/2017 dan sistem secara otomatis akan memperlihatkan penrimaan terkait hanya dengan Purchase Order 607/PO-PD/IV/2017 saja. Pada saat dilakukan penerimaan pesanan untuk Purchase Order 607/PO-PD/IV/2017, bila diterima lengkap, tekan tombol Complete Receiving, akan nampak layar Complete Receiving seperti berikut. gambar 3.2 layar utama Receiving Complete Receipt Sistem akan meminta anda mengisi semua informasi yang terkait dengan informasi penerimaan pesanan lengkap pada layar. Setelah anda mengisi informasi penerimaan pada layar Complete Receipt, bila anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Complete Receipt tanpa menyimpan informasi yang telah anda isi pada layar Complete Receipt. Namun bila anda menekan key <F2> maka sistem akan keluar dari layar Complete Receipt setelah menyimpan informasi yang telah anda isi pada layar Complete Receipt. Setelah anda mengisi dengan lengkap semua informasi yang terkait dengan penrimaan untuk Purchase Order 607/PO-PD/IV/2017 dan tekan key <F2>, sistem secara otomatis akan memposting penerimaan lengkap tersebut dan Purchase Order 607/PO-PD/IV/2017 akan pindah dari Tab Process Receive ke Tab Complete Receipt.
Bila anda ingin mencetak Receipt pada layar utama Receiving Complete Receipt tekan tombol Print. Sistem akan memperlihatkan layar Receiving with Complete Receipt preview seperti berikut. gambar 3.3 layar utama Receiving Complete Receipt Untuk penerimaan parsial anda dapat melakukan dengan langkah-langkah yang sama menggunakan tombol Partial Receipt, sistem secara otomatis akan memposting Partial Receipt. STOCK ISSUING Untuk melakukan issuing stok dari layar utama Logistics klik icon Stock Issuing - Hotel Enterprise System Logistics pada Tab, akan nampak layar Stock Issuing seperti berikut. gambar 3.5 layar utama Stock Issuing
Untuk membuat stock issuing baru dari layar utama Stock Issuing tekan tombol New, akan nampak layar New Stock Issuing seperti berikut. gambar 3.6 layar New Stock Issuing Pada field Store tekan key <?>, akan nampak pilihan Store seperti berikut. gambar 3.7 layar New Stock Issuing dengan pilihan Store
Pada layar New Stock Issuing dengan pilihan Store pilih store asal issues dan tekan key <Enter>. Misalkan pada kasus ini asal isuing dari Food Store kemudian sistem secara otomatis akan menutup layar pilihan store dan kembali ke layar New Stock Issuing dan memindahkan field aktif ke field Dep # seperti berikut. gambar 3.8 layar New Stock Issuing dengan field Dep # aktif Pada field Dep # tekan key <?>, akan nampak pilihan Departement seperti berikut. gambar 3.9 layar New Stock Issuing dengan pilihan Departement
Pada layar New Stock Issuing dengan pilihan Departement pilih store asal issues dan tekan key <Enter>. Misalkan pada kasus ini Department Food & Beverage maka sistem secara otomatis akan menutup layar pilihan Departement dan kembali ke layar New Stock Issuing dan objek aktif pindah ke Window Issuing Detail seperti berikut. gambar 3.10 layar New Stock Issuing dengan Window Issues Detail sebagai objek aktif Untuk menambahkan Issues Detail baru pada Window Issues Detail tekan key <+>, akan nampak layar New Issues Detail seperti berikut. gambar 3.11 layar New Stock Issuing dengan New Issues Detail
Pada field stock Item (******) tekan key <?>, akan nampak pilihan stock item seperti berikut. gambar 3.12 layar New Issues Detail dengan pilihan Stock Item Pada layar New Issues Detail dengan pilihan Stock Item pilih Stock Item yang dikeluarkan dan tekan key <Enter>, sistem akan kembali ke layar New Stock Issuing dengan New Issues Detail dan memindahkan field aktif ke field Qty seperti berikut. gambar 3.13 layar New Issues Detail dengan field Qty aktif
Pada field Qty masukan Qty Issues dan tekan key <Enter>, sistem secara otomatis akan memposting Issuing detail tersebut seperti berikut. gambar 3.14 layar New Stock Issuing dengan sebuah Issues Detail telah terposting Gunakan langkah-langkah serupa untuk menambahkan Issues Detail yang lain. Misalkan ada tiga macam Issues Detail seperti berikut. Gambar 3.15 layar New Stock Issuing dengan tiga Issues Detail telah diposting
Bila semua Issues Detail telah diposting untuk menyelesaikan Stock Issueing anda harus menekan key <F2>, secara otomatis sistem akan memposting Stock Issuing tersebut seperti berikut. gambar 3.16 layar utama Stock Issuing setelah Stock Issues baru (record terakhir) diposting Bila anda ingin mencetak Stock Issues, pada layar utama Stock Issuing pilih Curent Stock Issues yang akan dicetak dan tekan tombol Print, akan nampak layar Stock Issuing dengan Stock Issues preview seperti berikut. Gambar 3.16 layar Stock Issuing Stock Issues preview
Untuk log-out dari layar utama Logistic klik tombol Log-out sistem Logistic dan kembali ke layar desktop Microsoft Windows. maka anda akan keluar dari Gambar 3.17 layar desktop Microsoft Windows