Iotasoft Enterprise Hotel Point of Sales Refference Manual

Transkripsi

1 Iotasoft Enterprise Hotel Point of Sales Refference Manual PT. Iotasoft Website : : pt.iotasoft@gmail.comoffice: Grand Surapati Core C8Jalan PH. H Mustopha No. 39 Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : Mobiles Support : pt.iotasoft@gmail.com Development Sites: Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone:

2 Untuk menggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System Point Of Sales, anda harus login kedalam sistem terlebih dahulu. Untuk login ke Iotasoft Enterprise Hotel System Point Of Sales: 1. Pada desktop klik icon Hotel Point Of Sales. gambar 1.1 contoh layar desktop dengan icon Hotel Point Of Sales 2. Beberapa saat kemudian akan nampak portal login Enterprise Hotel System Point Of Sales seperti berikut: gambar 1.2 portal login Enterprise Hotel Point Of Sales

3 3. Pada portal login anda dapat memilih Hotel Restaurant or Bar (Outlet) dimana anda bekerja (jika ada lebih dari satu outlet) dengan mengklik Anchor Change Revenue Center kemudian sistem akan memperlihatkan pilihan outlet seperti berikut. gambar 1.3 portal login Enterprise Hotel Point Of Sales dengan pilihan outlet 4. Anda dapat merubah shift kejad dengan mengklik Anchor Change Shift kemudian sistem akan memperlihatkan pilihan Shift Kerja seperti berikut. gambar 1.4 portal login Enterprise Hotel Point Of Sales dengan pilihan Shift Kerja 5. Pada field USERID ketik USERID milik anda. 6. Pada field Password ketik Password anda.

4 7. Kemudian tekan key <Enter>, jika USERID anda dikenal oleh sistem dan password yang anda ketik pada field password sesuai maka sistem anda akan login ke dalam sistem Point Of Sales dan nampak layar seperti berikut. gambar 1.5 Layar utama Hotel Point Of Sales Dibagian atas layar utama Iotasoft Hotel Point of Sales, anda dapat melihat masingmasing tombol yang mewakili modul-modul program dari Iotasoft Hotel Point of Sales. Tombol pertama adalah tombol outlet sales yang bila ditekan akan menjalankan modul sales pada outlet, tombol kedua adalah sales audit ditekan akan menjalankan modul sales audit yang biasanya dilakukan oleh staff Income Audit, tombol ketiga adalah tombol breakfast package yang bila ditekan akan mencetak breakfast package, tombol keempat adalah tombol change password yang diperlukan bila anda akan merubah password anda dan tombol kelima adalah tombol log-out yang bila ditekan membuat anda keluar dari sistem Point of Sales. Selain tombol-tombol tersebut pada Tab Configuration anda akan menemukan tiga tombol tambahan yaitu: tombol pertama adalah tombol Menu Master yang berguna untuk mengelola menu restauran atau bar, tombol kedua adalah tombol Menu Sales yang berguna untuk mengelola harga menu dan tombol ketiga adalah tombol POS User yang berguna untuk mengelola pemakai Point of Sales. OUTLET SALES Untuk melakukan sales dari layar utama Point Of Sales klik tombol Outlet Sales -, akan nampak layar utama Outlet Sales seperti berikut.

5 gambar 1.6 layar utama Outlet Sales Pada layar utama Outlet Sales, sistem akan memperlihatkan daftar Guest Cheque penjualan yang dibuat oleh waiter atau waitress yang login. Jika anda baru login pada Outlet dan Shift kerja Point of Sales ini outlet tidak akan memiliki Guest Cheque. Guest Cheque akan memperlihatkan daftar Cheque # (No. Cek), Time (jam: menit pembuatan cek), # Gst (jumlah tamu), Amount (nilai cek tamu) dan Settlement (jenis pembayaran yang dilakukan). Pada bagian dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Sales Cheques. group tombol Navigation group tombol Cashier Cheques Group tombol Navigation dapat dapat digunakan untuk memindahkan halaman layar Guest Cheque: tombol pertama untuk pindah ke layar halaman pertama, tombol kedua untuk pindah ke layar halaman sebelumnya, tombol ketiga untuk pindah ke layar halaman berikutnya dan tombol terakhir untuk pindah ke layar halaman terakhir. Group tombol Sales Cheque berisi: tombol pertama adalah tombol Create Cheque, tombol kedua adalah tombol Update Cheque, tombol ketiga adalah tombol Cancel Cheque, tombol keempay adalah tombol Print Close Cheque, tombol kelima adalah tombol Print Cashier Summary dan tombol terakhir adalah tombol Return. Jika anda ingin membuat Guest Cheque yang baru untuk Guest Order, pada layar utama Outlet Sales tekan tumbol Create Cheque, sistem akan memperlihatkan layar New Cheque seperti berikut.

6 gambar 1.7 layar Create Cheque dengan field Table # aktif Pada field Table # tekan key <?> maka sistem akan memperlihatkan pilihan Table # yang ada di Outlet tersebut seperti layar dibawah ini. gambar 1.8 layar Create Cheque dengan pilihan Table # Pada pilihan Table #, pilih Table # dimana tamu duduk (Table #3) dan tekan key <Enter> maka sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini.

7 gambar 1.9 layar Create Cheque dengan field # Gst aktif Pada field # Gst masukan jumlah tamu yang berada pada meja dari mana tamu melakukan Guest Order dan tekan key <Enter> maka sistem akan memperlihatkan layar sebagai berikut. gambar 1.10 layar Create Cheque setelah Table # dan # Gst diposting Misalkan tamu pada meja tersebut memesan 2 plate Nasi Goreng (Nasi Goreng berada pada Menu Main Course pada outlet ini) dan 2 plate Soto ayam (Soto ayam berada pada Menu Soup pada outlet ini). Untuk memposting pemesanan 2 plate Nasi Goreng pada Guest Cheque pada Tab Food Menu tekan tombol Main Course kemudian sistem akan memperlihatkan layar sebagai berikut.

8 gambar 1.11 layar Create Cheque dengan pilihan menu Main Course Pada layar Menu Main Course klik tombol Nasi Goreng, sistem akan memindahkan objek aktif ke field Ordered Qty seperti berikut. gambar 1.12 layar Create Cheque - menu Main Course dengan field Ordered Qty aktif Pada field Ordered Qty ketik angka 2 (jumlah Nasi Goreng yang dipesan oleh tamu). Setelah anda mengetik Ordered Qty kemudian tekan tombol select -, sistem secara otomatis akan memposting 2 plate Nasi Goreng ke dalam Guest Cheque seperti layar berikut.

9 gambar 1.12 layar Create Cheque setelah 2 plate Nasi Goreng diposting Guest Order yang kedua adalah 2 plate Soto Ayam. Pada Tab Food Menu tekan tombol Soup (Soto ayam berada pada Menu Soup di outlet ini), sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini. gambar 1.13 layar Create Cheque dengan pilihan menu Soup Pada layar Create Cheque dengan pilihan menu Soup klik pilihan Soto Ayam kemudian layar akan memindahkan field aktif ke Order Qty seperti layar berikut.

10 gambar 1.14 layar Create Cheque - menu Soup dengan field Order Qty aktif Kemudian ketik 2 pada field Ordered Qty dan tekan tom select - 2 plate Soto Ayam ke Guest Check sepeti layar berikut., sistem akan memposting gambar 1.14 layar Create Cheque setelah 2 plate Soto Ayam diposting Jika kemudian tamu memesan 2 small Beer Bintang (small Beer Bintang ada pada Menu Other Drink pada Beverage Menu). Klik Tab Beverage Menu pada Tab Control Menu, sistem akan memperlihatkan layar berikut.

11 gambar 1.15 layar Create Cheque dengan Tab Beverage Menu diklik Pada Beverage Menu klik tombol Others Drink, sistem akan memperlihatkan layar berikut. gambar 1.16 layar Create Cheque setelah tombol Other Drink diklik. Pada menu Other Drink pilih Small Beer Bintang kemudian layar akan nampak seperti dibawah ini.

12 gambar 1.17 layar Create Cheque - Other Drink, setelah Small Beer Bintang dipilih Kemudian klik field Ordered Qty dan ketik 2 (jumlah Small Beer Bintang yang dipesan oleh tamu), seperti layar dibawah ini. gambar 1.17 layar Create Cheque - Other Drink dengan field Ordered Qty aktif Setelah mengisi Ordered Qty tekan tombol select - memposting 2 Small Beer Bintang seperti layar dibawah ini., sistem secara otomatis akan

13 gambar 1.17 layar Create Cheque setelah 2 Small Beer Bintang diposting Pada bagian bawah layar, sistem memperlihatkan dua group tombol: group tombol Order dan group tombol Cheques. Group tombol Order Group tombol Cheques Group tombol Order terdiri dari: tombol pertama adalah Cancel Order dan tombol kedua adalah tombol Orders Print. Group tombol Cheques terdiri dari: tombol pertama adalah tombol Cheque Discount, tombol kedua adalah tombol Cancel Cheque, tombol ketiga adalah tombol Suspend Cheques dan tombol terakhir adalah tombol Settlement Cheque. Jika anda ingin mencetak Guest Cheque, tekan tombol Print Cheque, sistem akan memperlihatkan layar Cheque Preview sebagai berikut. gambar 1.18 layar Create Cheque - Cheque Preview

14 Pada layar Cheque Preview jika anda menekan tombol Print maka sistem secara otomatis mencetak Guest Cheque ke printer Guest Cheque. Jika anda ingin kembali ke layar New Guest Cheque pada layar Cheque Preview tekan tombol Close, maka sistem akan kembali ke layar Create Guest Cheque seperti berikut. gambar 1.19 layar Create Guest Cheque Jika anda ingin menangguhkan Guest Cheque yang anda buat, tekan tombol Check Suspend maka sistem akan menangguhkan Guest Cheque ini dan menyimpan Guest Cheque menjadi Oustanding Cheque dan kembali ke layar utama Outlet Sales seperti berikut. gambar 1.20 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque ditangguhkan

15 Guest Cheque yang ditangguhkan akan terlihat menjadi Outstanding Cheque (belum diselesaikan atau disettle) pada layar utama Outlet Sales. Misalkan ada 4 tamu datang dan duduk di Table 5 dan memesah 2 plate Chicken Wing (Chicken Wing berada pada menu Appetizer), 2 plates Sirloin Steak (Sirloi n Steak berada pada menu Steak), 4 plates Pisang Goreng Keju (Pisang Goreng Keju berada pada menu Dessert), 2 cup Capuccino (Capuccino berada pada menu Hot and Ice Coffe) dan 2 Vanila Milkshake (Vanila Milkshake berada pada menu Iced Milkshake) dan Guest Cheque ditangguhkan menunggu mereka selesai makan dan minum. Dengan menggunakan cara yang sama dengan cara yang telah dilakukan di atas layar Create Guest Cheque seperti berikut. gambar 1.21 layar Create Guest Cheque untuk Guest Cheque kedua Setelah diposting dan dicetak akan nampak seperti layar dibawah ini.

16 gambar 1.22 layar Create Cheque - Cheque Preview dari Guest Cheque kedua Kemudian setelah Guest Cheque ditangguhkan maka layar Outlet Sales menjadi seperti berikut. gambar 1.23 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque yang kedua ditangguhkan Jika tamu yang berada di Table 5 ingin menyelesaikan Guest Cheque mereka, dari layar utama Outlet Sales pilih Cheque # dan tekan tombol Cheque Update (tombol kedua pada group tombol Sales Cheque), sistem akan memperlihatkan layar Sales Cheques Update seperti berikut.

17 gambar 1.24 layar Guest Cheque Update - Cheque # (Table 5) Untuk menyelesaikan Guest Cheque pada layar Sales Cheques Update tekan tombol Check Settlement (tombol keempat atau tombol terakhir pada group tombol Cheque) maka sistem akan memperlihatkan layar Sales Cheques Update - Billing Settlement seperti dibawah ini. gambar 1.25 layar Guest Cheque Update - Billing Settlement Pada layar Billing Settlement ada 8 tombol: Room Charge, Cash, Credit/Debit Card, Accounts Receivable, A/G Office Check,A/P Officer Check, Complimentary dan Return Button. Jika penyelesaian Guests Check dilakukan dengan pembayaran Tunai maka tekan tombol Cash, sistem secara otomatis memposting check settlement dengan Cash dan kembali ke layar utama Outlet Sales seperti dibawah ini.

18 gambar 1.26 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque # Billing Settlement Pada layar utama Outlet Sales Guest Check # pada kolom Settlement akan tercatat Cash dan Guest Check # masih kosong. Jika tamu pada Table 3 ingin melaksanakan Billing Settlement, pada layar utama Outlet Sales pilih Guest Cheque # dan tekan tombol Update Cheque, sistem akan memperlihatkan layar Guest Cheque Update sebagai berikut. gambar 1.27 layar Guest Cheque Update - Cheque # (Table 3) Untuk melaksanakan Guest Cheque Settlement pada layar Sales Cheques Update tekan tombol Check Settlement maka sistem akan memperlihatkan layar Sales Cheques Update Billing Settlement seperti berikut.

19 gambar 1.28 layar Guest Cheque Update # Billing Settlement Misalkan tamu pada Table #3 melakukan Billing Settlement dengan Room Charge ke Room 209 (Mr Ary Widagdo, Mr. Muhamad) tekan tombol Room Charge maka sistem akan memperlihatkan daftar Room # - Guest Name seperti berikut. gambar 1.29 layar Guest Cheque Update - Billing Settlement Room Charge Pada daftar Room # - Guest Name pilih Rm-#: 209 (Guest Name: Mr Ary Widagdo, Mr. Muhamad) dan tekan ke <Enter>. Sistem secara otomatis memposting Billing Settlement dengan Room Charge kemudian kembali ke layar utama Outlet Sales seperti berikut.

20 gambar 1.30 layar Outlet Sales setelah Biiling Settlement - Guest Cheque # Pada layar utama Outlet Sales rekaman Settlement Check # akan menjadi Room Charge dan rekaman Settlement Check # dengan Cash. Jika anda ingin menutup kasir, sebelum tutup kasir anda harus mencetak Cashier Summary Report dari layar Outlet Sales tekan tombol Print Cashier Summary (tombol kelima pada group tombol Sales Cheque), sistem akan memperlihatkan layar preview Cashier Summary seperti berikut. gambar 1.31 layar Sales Outlet preview Cashier Summary

21 Pada layar preview Cashier Summary jika anda menekan tombol Print, sistem akan mencetak Cashier Summary ke printer Guest Check. Jika anda ingin kembali ke layar utama Outlet Sales pada layar preview Cashier Summary tekan tombol Close maka sistem akan kembali ke layar utama Outlet Sales seperti berikut. gambar 1.30 layar Outlet Sales setelah mencetak Cashier Summary Jika anda ingin kembali ke layar utama Point Of Sales pada layar Outlet Sales tekan tombol Return (tombol keenam atau tombol terakhir pada group tombol Sales Cheque), sistem akan kembali ke layar utama Point Of Sales seperti berikut. gambar 1.31 layar utama Point Of Sales

22 Pada layar utama Point Of Sales jika anda ingin mencetak Breakfast Package, tekan tombol Bfst Pkg, sistem secara otomatis akan memperlihatkan layar Breakfast Package seperti berikut. gambar 1.32 layar preview Breakfast Package Pada layar preview Breakfast Package jika anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis akan mencetak Breakfast Package ke Guest Check Printer. Jika anda ingin kembali ke layar utama Point of Sales, sistem akan kembali ke layar utama Point of Sales seperti berikut. gambar 1.33 layar utama Point Of Sales

23 Jika anda ingin log-out dari sistem Point Of Sales, pada layar utama Point Of Sales tekan tombol Log-Out, sistem akan melakukan konfirmasi apakah anda benar ingin log-out seperti layar berikut. gambar 1.34 layar Loging-Out confirmation Tekan tombol Yes -, pada layar Loging-Out confirmation maka anda akan log-out Hotel Point Of Sales System dan kembali ke layar Desktop seperti berikut. gambar 1.35 layar Desktop