BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Pada saat ini, teknologi informasi sudah tidak asing lagi di dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi dapat menyebabkan juga berkembangnya persaingan yang ketat di dunia bisnis. Setiap perusahaan tentunya ingin mendapatkan laba yang maksimum untuk dapat memastikan keberlangsungan dari perusahaan tersebut. Hal ini dapat dicapai dengan meningkatkan pendapatan. Pendapatan yang diperoleh perusahaan tentunya merupakan suatu hal yang utama karena merupakan suatu tonggak keberlangsungan dari perusahaan tersebut. Tetapi seringkali muncul masalah-masalah yang mempengaruhi pendapatan tersebut. Tentunya hal ini harus dapat dicegah sebelumnya, yaitu dengan membuat pengendalian yang baik. Salah satunya adalah dengan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi. Menurut Tóth (2012), So it provides information for the managers of the enterprise, certain functional areas and the body of the owners and the supervisory authorities. The information supplied by the accounting information system has an important role in basing the decisions on, inside or outside of the enterprise. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi dapat memberikan informasi bagi para pengelola perusahaan, area fungsional tertentu, pemilik perusahaan, dan para pengawas yang berwenang dimana informasi yang dihasilkan tersebut memiliki peranan penting sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, baik di dalam atau di luar perusahaan. Agyemang et al. (2014), menyatakan bahwa As information technologies grow more progressive, the manual accounting systems have become gradually inadequate for decision needs Consequently, public and private sector firms in both developing and developed economies view CAIS as a vehicle to ensure effective and efficient information flow in the recording, processing, and analysis of financial data. Effective and efficient information flow enhances managerial decision-making, thereby increasing the firm s ability to achieve corporate and business strategy objectives. This 1
2 in turn, may increase the prospects of the firm s survival. Dapat disimpulkan dari pernyataan tersebut bahwa seiring pertumbuhan teknologi informasi, sistem akuntansi manual secara bertahap tidak memadai untuk pengambilan keputusan. Akibatnya, perusahaan-perusahaan sectok publik dan swasta mengembangan CAIS (Computerized Accounting Information System) sebagai sarana untuk memastikan aliran informasi yang efektif dan efisien dalam pencatatan, pengolahan, dan analisis data keuangan. Arus informasi yang efektif dan efisien meningkatkan pengambilan keputusan manajerial, sehingga meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dan strategi bisnis, yang akan meningkatkan prospek kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi dapat memberikan informasi yang akurat, cepat, dan tepat akan memudahkan perusahaan dalam mencapai tujuan, antara lain berkurangnya tingkat kesalahan, yang dapat menghemat waktu dan memperlancar kegiatan usaha sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan strategi bisnis, serta memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. PT Buana Teknologi Indonesia memiliki kantor di daerah Cempaka Mas, Jakarta Pusat. PT Buana Teknologi Indonesia menawarkan berbagai produk dan jasa. Produk yang ditawarkan adalah industri, aksesoris, dan suku cadang Air Conditioner. Sedangkan jasa yang ditawarkan adalah jasa yang sehubungan dengan jasa air engineering. Di dalam melakukan kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan Microsoft Excel sehingga rentan terhadap kesalahan dalam pencatatan dan perekapan laporan sehingga seringkali laporan yang dihasilkan menjadi tidak reliable. Apabila laporan tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, maka keputusan yang akan diambil tidak akan mencapai harapan, yang pada akhirnya dapat mengurangi performa di dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Oleh karena tumbuhnya keinginan untuk dapat meningkatkan performa dengan meminimalisasi terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut, maka perlu dilakukan suatu perubahan dari proses pencatatan, pengolahan, serta perekapan data dan laporan yang dilakukan. Oleh karena hal itu, maka penulis tertarik untuk memilih topik sistem informasi akuntansi siklus
3 pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan dapat meminimalisasi berbagai masalah yang ditimbulkan dari kesalahan yang terjadi pada sistem berjalan, serta mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Pengeluaran pada PT Buana Teknologi Indonesia. 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Mengingat luasnya cakupan sistem ini, maka penelitian analisis dan perancangan dalam skripsi ini hanya dibatasi pada : a. Proses terkait siklus pendapatan dan pengeluaran, dengan membuat Standard Operating Procedures untuk membantu dalam memberikan pedoman bagi perusahaan dalam menjalan setiap aktivitas bisnisnya. b. Penentuan dan pengecekan terhadap limit kredit sebelum pesanan pelanggan diterima. c. Dokumen dan formulir yang digunakan perusahaan berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran. d. Membuat jurnal yang terkait dengan siklus pendapatan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan. e. Perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan pengeluaran yang diusulkan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini, antara lain: a. Mengetahui proses bisnis yang terkait dengan siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan serta melakukan analisis pada sistem yang berjalan dan mengidentifikasi masalah yang terjadi. b. Menganalisis kebutuhan informasi siklus pendapatan dan pengeluaran c. Merancang Standard Operating Procedures untuk menunjang proses pengelolaan pendapatan dan pengeluaran yang sesuai dengan standar dan kebijakan perusahaan d. Merancang sebuah aplikasi atau program untuk pengumpulan, pelaporan serta penyimpanan data transaksi pendapatan dan pengeluaran secara terkomputerisasi
4 Sedangkan manfaat dari penelitian ini, antara lain: a. Mendapatkan pemahaman mengenai kebutuhan informasi siklus pendapatan dan pengeluaran serta membantu perusahaan dalam meminimalisasi masalah-masalah yang terjadi pada PT Buana Teknologi Indonesia b. Menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas terkait siklus pendapatan yang diperlukan oleh manajemen c. Menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi pembelian, hutang dagang, dan pengeluaran kas terkait siklus pengeluaran yang diperlukan oleh manajemen d. Memberikan integrasi data perusahaan pada proses terkait siklus pendapatan dan pengeluaran sehingga dapat memungkinkan update yang dijalankan secara otomatis oleh sistem, pencatatan dan penghitungan semua transaksi yang diproses secara otomatis sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan hasil perhitungan menjadi lebih akurat. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Studi Kepustakaan Dengan metode ini informasi akan didapat melalui buku-buku yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran, artikel siklus pendapatan dan pengeluaran yang berasal dari internet, dan situs-situs yang terkait dengan penjualan dan pembelian. b. Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara dilakukan kepada Direktur Utama yang memahami keseluruhan proses bisnis perusahaan, Manager dan Staff Penjualan yang memahami bagaimana proses penjualan secara detail, Bagian Finance & Accounting yang mengetahui berbagai transaksi yang ada dalam perusahaan yang mempengaruhi pelaporan keuangan, dan
5 Bagian Administrasi yang mengetahui mengenai berbagai dokumendokumen yang diperlukan dalam penjualan maupun pembelian yang terjadi di dalam perusahaan. Wawancara dilakukan melalui telepon dan tatap muka dengan pihak-pihak terkait, sekaligus dilakukan pengamatan pada proses bisnis yang terjadi. 2. Studi Dokumentasi Studi dokumentasi dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumen-dokumen terkait di dalam proses bisnis. 3. Observasi Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan dan penilaian terhadap aktivitas utama perusahaan, sehingga didapatkan data yang bisa diolah dan dihasilkan solusi yang tepat bagi kelemahankelemahan yang ada di dalam perusahaan. c. Metode Analisis Data Metode analisis yang digunakan adalah analisis sistem berorientasi objek untuk menentukan kebutuhan sistem. Dimulai dengan menganalisis proses bisnis untuk mengidentifikasi kebutuhan dari PT Buana Teknologi Indonesia, kemudian menganalisis bagaimana kebutuhan tersebut digunakan. d. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah perancangan sistem yang berorientasi objek atau Object Oriented Analysis And Design (2005) menurut pendekatan teori Satzinger, dimana tahap-tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Inception Phase Pada fase yang pertama ini, dibangun sebuah model yang memperlihatkan aspek-aspek dari system environment, dimana dapat digambarkan dengan menggunakan activity diagram dan event table. Selain itu, ditentukan ruang lingkup dari sistem yang akan dibangun serta dilakukan perancangan atas sistem. 2. Elaboration Phase Pada fase elaborasi ini, akan digambarkan domain class diagram secara terperinci serta use case diagram. Setelah itu akan dibuatkan use case description yang memperlihatkan penjelasan dari setiap use
6 case. Dari use case tersebut, maka akan dapat dibuat suatu domain class diagram, statechart diagram, dan system sequence diagram. 3. Construction Phase Pada fase konstruksi, use case yang telah dirancang akan diimplementasikan ke dalam form yang ada. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini merupakan gambaran kesluruhan tentang isi dari susunan skripsi yang dibagi dlam 5 bab, yaitu: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, pembahasan masalah melalui ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisannya. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menyajikan beberapa teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan pengeluaran. Serta ditujukan agar pembaca memperoleh gambaran singkat mengenai konsep konsep yang berkaitan dengan skripsi ini. Teori teori yang akan dibahas antara lain adalah teori teori umum mengenai sistem informasi akuntansi, siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, serta yang berhubungan dengan analisis perancangan sistem. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisis sistem yang berjalan yang digambarkan dengan menggunakan activity diagram serta identifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan termasuk solusi dan identifikasi informasi tambahan yang dibutuhkan untuk pemecahan masalah. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan pengeluaran yang
7 disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan skripsi yang akan membahas kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan pengeluaran serta kesimpulan atas kegunaan sistem baru yang akan diusulkan dalam mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran - saran dari hasil analisis yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan kedepannya atau pengembangan sistem selanjutnya.