BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi saat ini, peranan teknologi informasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan bisnis. Dengan adanya teknologi informasi dapat memberikan efektivitas dan efisiensi dalam pencapain tujuantujuan perusahaan. Misalnya, dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta dapat mengorganisir dengan baik data perusahaan dalam jumlah besar sehingga dapat membantu mereka dalam pengambilan keputusan secara tepat dalam menentukan strategi dan kebijakan perusahaan. Sistem informasi harus dirancang dengan baik, karena informasi yang handal, cepat dan tepat tidak akan diperoleh tanpa suatu sistem yang baik. Dengan sistem informasi yang baik, akan membuat perusahaan tersebut lebih unggul dalam bersaing dengan perusahaan lain. Selain untuk bersaing dengan perusahaan lain, informasi teknologi juga dapat dimanfaatkan untuk menyimpan data, memproses data, serta dapat pula mengeluarkan output berupa informasi dalam pengambilan keputusan. Contohnya pada perusahaan yang sudah menerapkan komputerisasi untuk mendukung proses bisnis utamanya maupun proses bisnis pendukung. Salah satu sistem informasi yang harus dirancang dan dikembangkan dengan baik adalah sistem informasi persediaan barang dagangan. Sistem informasi persediaan barang dagangan harus dirancang dengan baik karena 1
2 persediaan merupakan suatu aspek penentu dalam memanfaatkan setiap peluang bisnis yang ada. Sistem persediaan barang dagangan yang baik harus dapat mengontrol dan mengelola persediaan barang dagangan, contohnya dapat mengontrol keluar masuknya barang dan mengelola arus keluar masuknya barang,sehingga barang yang masuk lebih dahulu dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini dapat mengurangi kemungkinan adanya barang yang berkarat atau rusak. Sistem informasi persediaan yang dirancang dengan baik dapat membantu suatu perusahaan dalam menjalankan proses bisnis terutama dalam sistem persediaannya. Karyawan dapat lebih mudah menghitung, mengontrol barang-barang yang keluar masuk karena sudah menggunakan sistem informasi. Stock barang yang habis juga mudah diketahui dengan penggunaan sistem informasi persediaan yang diterapkan oleh perusahaan. Selain itu, sistem persediaan barang dagangan yang baik maka dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, misalnya perusahaan segera memesan barang untuk stok yang sudah mencapai saldo minimum ( ROP ), sehingga semua jenis barang yang terdapat di perusahaan selalu tersedia untuk pelanggan. PT.Inkote Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur, yaitu dalam bidang penjualan cat dan tinta, seperti cat untuk kaleng, elpiji, genteng, dan lain lain. Dimana pangsa pasarnya bersifat bisnis to bisnis yaitu langsung dijual ke perusahaan lain yang membutuhkan dan ada pula yang dijual ke distributor. Sistem informasi persediaan yang digunakan dalam perusahaan harus dievaluasi dan diteliti untuk mengetahui seberapa baik sistem tersebut
3 memenuhi kriteria kinerja. Menyadari pentingnya peranan dan fungsi sistem informasi persediaan dalam perusahaan, maka penulis memilih bidang ini dalam penulisan skripsi dengan judul EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT INKOTE INDONESIA 1.2 Ruang Lingkup Untuk lebih mengarahkan penyusunan dan penulisan skripsi ini, maka dilakukan pembatasan pada ruang lingkup penelitian, yaitu : 1. Penelitian mengacu pada sistem informasi persediaan PT Inkote Indonesia. 2. Membahas pengendalian-pengendalian yang berkaitan dengan pengendalian sistem informasi, khususnya persediaan. Adapun pengendalian tersebut yaitu: a. Pengendalian umum (General Controls) yang meliputi : 1. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management controls) 2. Pengendalian Manajemen Operasi (Operational Management Controls) b. Pengendalian Aplikasi (aplication controls) yang meliputi : 1. Pengendalian Batasan (boundary control) 2. Pengendalian Masukan (input control) 3. Pengendalian Keluaran (output control)
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penyusunan skripsi Sistem Informasi Persediaan pada PT Inkote Indonesia ini adalah: 1. Untuk menganalisis prosedur dan arus bisnis sistem informasi persediaan pada PT Inkote Indonesia. 2. Untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem informasi persediaan pada PT Inkote Indonesia. 3. Memberikan solusi dan saran yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sistem persediaan yang ditemukan. Adapun manfaat dari penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Memberikan informasi mengenai gambaran sebenarnya dari sistem informasi persediaan PT. Inkote Indonesia terutama kelemahankelemahan dan penyimpangan pada sistem informasi persediaan perusahaan tersebut. 2. Mengurangi resiko yang dapat terjadi berdasarkan temuan kelemahan yang ada sehingga perusahaan dapat beroperasi lebih efektif dan efisien. 3. Bagi pembaca dapat menjadi referensi dalam melakukan penelitian yang berkaitan dengan evaluasi sistem informasi persediaan. 4. Bagi penulis dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai evaluasi sistem informasi persediaan.
5 1.4. Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain : 1. Metodologi penelitian kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan cara mempelajari buku buku ilmiah, serta literatur yang relevan dengan sistem informasi persediaan. Literatur yang dimaksud adalah materi yang terdapat di website terkait dengan sistem informasi persediaan yang dibuat oleh para pakar di bidang sistem informasi. Metode ini dilakukan untuk memperoleh data sebagai landasan teori yang akan diterapkan pada masalah dalam penulisan ini seperti yang ditemukan dalam lapangan. 2. Metodologi penelitian lapangan Metode penelitian lapangan merupakan metode yang dilakukan peneliti dengan cara langsung ke perusahaan untuk mendapatkan data yang diperlukan dengan cara: a. Wawancara (interview) Wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. b. Pengamatan (observation) Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap obyek yang diteliti dari perusahaan tersebut.
6 c. Kuesioner Kuesioner sebagai media untuk mengetahui lebih rinci mengenai masalah yang dihadapi nantinya. d. Checklist Checklist merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang berhubungan dengan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi terhadap sistem informasi persediaan yang berjalan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan terarah. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang penelitian yang kami lakukan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang kami dapat, metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan, serta sistematika penulisan skripsi Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Inkote Indonesia. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan mengenai teori utama dan teori pendukung yang di dapat dari buku-buku ilmiah. Dimana teori utama merupakan teori yang bersifat mendasar atau fundamental dibandingkan dengan teori pendukung, untuk memperkuat penjelasan kami akan sistem yang berjalan.
7 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menjelaskan secara singkat mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab, serta prosedur-prosedur sistem informasi persediaan yang berjalan dalam perusahaan. BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT INKOTE INDONESIA Bab ini membahas mengenai perencanaan audit, pengumpulan bukti audit dengan checklist, kuesioner, wawancara, evaluasi bukti dan rekomendasinya serta laporan temuan audit. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan mengenai simpulan mengenai kondisi sesungguhnya dari sistem informasi persediaan yang sedang berjalan yang sifatnya menyeluruh dan penulis juga mengemukakan sarannya yang menurut penulis sangat berguna dan baik masa sekarang maupun yang akan datang bagi kemajuan serta perkembangan PT. Inkote Indonesia.