MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION (MONITORING FOR ACTION PLAN) PT. PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No.375, Demang Lebar Daun, Ilir Bar. I Kota Palembang Sumatera Selatan 30151
DAFTAR ISI JUDUL...1 DAFTAR ISI...2 KATA PENGANTAR...3 1. Login Aplikasi...4 2. Halaman Dashboard...4 3. Menu Agenda...5 4. Menu List...5 5. Menu Tasks...7 6. Menu Approval...9 7. Menu Profile...9 8. Menu Master...10 9. Import Keputusan/Rencana Kerja...20 PENUTUP...26 2 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat dan Hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan manual bookaplikasi m-action ini. Kami berharap manual book ini dapat menjadi petunjuk penggunaan aplikasi m- action sehingga user dapat memanfaatkan secara maksimal. Kami menyadari bahwa masih perlu penyempurnaan baik dari segi aplikasi maupun manual book. Oleh karena itu kami sangat berharap masukan-masukan yang bersifat membangun untuk terus menyempurnakan aplikasi m-action tersebut. Palembang, 16 Maret 2017 PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN 3 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
1. Login Aplikasi Buka alamat aplikasi m-action PLN Kit SBS dengan alamat : http://www.plnkitsbs.co.id/m-action Input username, password dan pilih environment : PLN KIT SBS. Lalu klik login. 2. Halaman Dashboard 4 5 1 2 3 4 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Keterangan : 1. Menu 2. Pie Chart Status Keputusan 3. Rekap Keputusan Per Jabatan Per Status 4. Indikator Rapat Yang Aktif 5. Logout untuk keluar/logout dari aplikasi 3. Menu Agenda Merupakan menu untuk menambahkan/melihat rencana agenda rapat. a b c a. Pencarian Agenda Rapat Per Tanggal Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Masukkan tanggal agenda rapat yang akan dicari Klik Lihat Data b. Penambahan Agenda Rapat Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan Masukkan Judul Agenda (Contoh : Rakor Semester I Tahun 2017) Klik Tambahkan ke List Agenda c. Daftar Agenda Rapat Keseluruhan Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Input pada Search untuk melakukan pencarian agenda rapat 4. Menu List Merupakan menu untuk menginput action plan (keputusan & rencana kerja). 5 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
a b a. Penambahan Keputusan Rapat Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan Keputusan/Rencana Kerja Klik Set Agenda Pilih Agenda Rapat yang akan ditambahkan Keputusan/Rencana Kerja Pilih PIC/Penanggung jawab untuk Keputusan/Rencana Kerja tersebut Masukkan tanggal target penyelesaian/tindaklanjut Keputusan/Rencana Kerja tersebut Klik Browse untuk melampirkan file. Klik Simpan List Keputusan untuk menyimpan keputusan. b. Daftar Keputusan Rapat Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Input pada Search untuk melakukan pencarian agenda rapat Klik Presentasi untuk menampilkan daftar keputusan menjadi 1 halaman Klik Export Excel untuk mengekport daftar keputusan ke file excel. Klik Pilih Status untuk memfilter status keputusan 6 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
c. Detail/Edit/Hapus Keputusan Rapat Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Pilih/Klik Keputusan yang akan di edit Klik Hapus Keputusan untuk menghapus keputusan. Klik Edit Keputusan untuk mengedit Keputusan. 5. Menu Tasks Merupakan menu untuk melihat keputusan-keputusan yang perlu ditindaklanjuti oleh user (yang melakukan login). 7 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Pilih/Klik Keputusan yang akan ditindaklanjuti Input Tindak Lanjut Keputusan/rencana kerja Klik Browse untuk melampirkan file 8 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Pilih status keputusan/rencana kerja Klik Simpan Untuk menyimpan tindak lanjut 6. Menu Approval Merupakan menu untuk memverifikasi keputusan-keputusan bawahan langsung yang sudah ditindaklanjuti. Klik untuk mengembalikan status keputusan/rencana kerja bawahan langsung menjadi on progress. Klik untuk menyetujui (approve) keputusan/rencana kerja bawahan langsung. 7. Menu Profile Merupakan menu untuk merubah password dan berlangganan email keputusan yang belum ditindaklanjuti. Masukkan password baru apabila menghendaki perubahan password. 9 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Masukkan email apabila berlangganan email keputusan yang belum ditindaklanjuti. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan. 8. Menu Master a b c d e f g a. Environment Penambahan Environment Masukkan Environment pada kolom set environment 10 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Klik Simpan untuk menyimpan environment baru Edit Environment Pilih/klik Environment yang akan diedit Masukkan perubahan environment Klik simpan untuk menyimpan perubahan environment Delete/Non Aktif Environment Klik untuk menonaktifkan environment. b. Rapat (Jenis Rapat) 11 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Penambahan Rapat Input Rapat pada kolom set rapat Klik Simpan untuk menyimpan Rapat Baru Edit Rapat Pilih/Klik Rapat yang akan di edit Masukkan perubahan rapat Klik simpan untuk menyimpan perubahan rapat Delete/Non Aktif Rapat Klik untuk menonaktifkan rapat c. Unit Pelaksana 12 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Penambahan Unit Pelaksana Input Unit Pelaksana pada kolom Set Unit Pelaksana Klik simpan untuk Menyimpan Unit Pelaksana Baru Edit Unit Pelaksana Pilih Unit Pelaksana yang akan diedit Masukkan perubahan unit pelaksana Klik "Simpan untuk menyimpan perubahan unit pelaksana Delete/Non Aktif Unit Pelaksana Klik untuk menonaktifkan rapat 13 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
d. Bidang/Sektor/PL Penambahan Bidang/Sektor/PL Input Bidang/Sektor/PL dan pilih Unit Pelaksana pada kolom Set Bidang/Sektor/PL Klik simpan untuk Menyimpan Bidang/Sektor/PL Baru Edit Bidang/Sektor/PL Pilih Bidang/Sektor/PL yang akan diedit 14 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Masukkan perubahan Bidang/Sektor/PL dan pilih unit pelaksana Klik "Simpan untuk menyimpan perubahan Bidang/Sektor/PL Delete/Non Aktif Bidang/Sektor/PL Klik untuk menonaktifkan Bidang/Sektor/PL e. Jabatan Penambahan Jabatan Input Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih Atasan pada kolom Set Jabatan 15 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Klik simpan untuk Menyimpan Jabatan baru Edit Jabatan Pilih Jabatan yang akan diedit Masukkan perubahan Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih Atasan. Klik "Simpan untuk menyimpan perubahan jabatan Delete/Non Aktif Jabatan Klik untuk menonaktifkan Jabatan 16 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
f. People Penambahan Karyawan/User Input Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan pada kolom Set People Klik simpan untuk Menyimpan Karyawan/User baru Edit Karyawan/User Pilih Karyawan/User yang akan diedit Masukkan Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan 17 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Klik "Simpan untuk menyimpan karyawan/user Delete/Non Aktif Karyawan/User Klik untuk menonaktifkan Karyawan/User g. Role Merupakan sub menu untuk manajemen otorisasi/role user per rapat. Penambahan Role Rapat Pastikan Rapat Aktif sudah dipilih Pilih User, pilih role pada kolom set role 18 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Keterangan : No System Operator Review User : Tidak memiliki akses ke rapat aktif yang dipilih : Akses penuh (Superadmin) ke seluruh rapat : Akses Entry List Keputusan/Rencana Kerja (List) ke rapat aktif yang dipilih : Akses Read Only untuk melihat Keputusan/Rencana kerja rapat aktif yang dipilih : Akses Tindak Lanjut keputusan/rencana kerja (Tasks) rapat aktif yang dipilih. Klik simpan untuk Menyimpan Karyawan/User baru Edit Role Rapat Pilih Karyawan/User yang akan diedit Pilih role perubahan yang akan diinginkan, input password apabila menghendaki perubahan password Klik "Simpan untuk menyimpan karyawan/user 19 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
9. Import Keputusan/Rencana Kerja Pilih rapat aktif Buat agenda sebagai persiapan sebelum loader data Pilih tombol import 20 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Muncul form isian sebagai berikut Catatan : a. File yang di loader extension/format harus excel (.xls) b. Nama file harus sesuai dengan yang ada kotak merah (nama file akan selalu berubah setiap harinya dan berbeda saat akan memilih rapat aktif dan tanggal agenda) Sebagai contoh nama file yang saya upload adalah keputusan_1_15032017.xls 21 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Format loadernya adalah sebagai berikut Keterangan : a. JUDUL Judul Rapat. b. TARGET Target Keputusan dengan format (dd/mm/yyyy), contoh 30/12/2017. c. TGL_REPORT Tanggal rapat dengan format (dd/mm/yyyy), contoh 30/12/2017. d. NID PIC Isi dengan NID karyawan atau dengan cara lookup master_role.xls. e. AGENDA nama agenda di samakan dengan agenda yang di buat di langkah no 2 atau yang di kotak merah Untuk memastikan row kosong untuk di clear content 22 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Upload file keputusan_1_15032017.xls Keterangan : 1. Pilih file yang akan di upload (contoh file : keputusan_1_15mar2017.xls) 2. Klik upload. 3. Setelah sukses akan muncul notifikasi warna hijau. Klik tombol + Tambah Keputusan Klik import untuk loader ke m-action 23 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Setelah di klik import akan muncul log seperti ini Keterangan : a. Kotak merah adalah data excel yang berhasil di masukkan ke aplikasi b. Kotak hitam adalah data yang tidak berhasil masuk di database, mohon di cek ulang Kemungkinannya karena NID atau AGENDA tidak terlookup dengan master di aplikasi. 24 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
Masuk menu List untuk mengecek apakah data loader masuk ke aplikasi dengan mencocokkan dengan file excel yang di loaderkan. Selesai 25 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION
PENUTUP Demikian Manual Book ini disusun dengan harapan implementasi m-action akan benar-benar mampu meningkatkan kualitas manajemen keputusan di PLN KIT SBS. Kami mengharapkan masukan agar aplikasi dan implementasi m-action dapat semakin efektif. Terima kasih 26 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION