TAJUK 19: PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN SURAT SETUJU TERIMA

TAJUK 19: PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN SURAT SETUJU TERIMA

Tajuk 19: PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN SURAT SETUJU TERIMA Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Peranan yang terlibat dalam penyediaan Surat Setuju Terima ini adalah Urus setia. Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 1

19.1 Peranan Urusetia: Penyediaan Dan Penyerahan Surat Setuju Terima Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk ke dalam sistem. 1. Klik pautan Tender (Menunggu Penyediaan LOI/LOA) Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 2

Langkah 2 Skrin Penyediaan Surat Niat/Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik butang Penyediaan Surat Setujuterima 1. Surat Niat yang telah disahkan oleh pembekal akan memaparkan status Diperakui 2. Klik pautan Lihat Laporan Penilaian yang telah disatukan untuk melihat Laporan Penilaian Yang Disatukan yang dijana oleh sistem. Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 3

Langkah 3 Skrin Penyediaan Surat Setujuterima akan dipaparkan.(pembekal berdaftar CBP) Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 4

1. Masukkan No. Rujukan Fail (No. Fail/Kandungan) 2. Masukkan maklumat rundingan/perbincangan : i. Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan ii. Lokasi Rundingan/Perbincangan iii. Catatan Rundingan/Perbincangan 3. Masukkan Tarikh Mula Pembekalan 4. Klik kotak semak Pilih bagi syarat yang perlu dimasukkan ke dalam Surat Setujuterima tersebut dan lengkapkan maklumat Syarat yang telah dipilih 5. Klik butang Teruskan 1. No. Pendaftaran CBP dan Tarikh Kuatkuasa CBP akan dipaparkan sekiranya pembekal berdaftar dengan JKDM 2. Maklumat berikut dibenarkan untuk dikemaskini (jika perlu) : i. Tajuk Surat Setujuterima * ii. Tarikh Keluaran Surat Setujuterima * iii. Name Pegawai PTJ * iv. Jawatan Pegawai * v. Alamat PTJ vi. No. Telefon PTJ vii. No. Fax PTJ viii. Alamat Pembekal * ix. No. Telefon Pembekal x. No. Fax Pembekal xi. Harga Surat Tawaran * 2. Kenaan CBP 6% akan dipaparkan sekiranya penbekal berdaftar dengan JKDM 3. Maklumat Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan, Lokasi Rundingan/Perbincangan dan Catatan Rundingan/Perbincangan mandatori dilengkapkan sekiranya Surat Niat telah dikeluarkan 4. Nombor Rujukan Notifikasi Gagal adalah no rujukan fail bagi makluman yang dihantar kepada pembekal yang tidak berjaya di dalam perolehan tender 5. Klik butang Penyelenggaraan Syarat Tambahan sekiranya terdapat syarat tambahan lain yang dipersetujui tetapi tidak tersenarai di dalam terma standard yang disediakan oleh sistem 6. Sila rujuk Langkah 3a 3b untuk untuk menyelenggara terma-terma tambahan yang diperlukan 7. Klik butang Tambah Dokumen untuk memuat naik dokumen tambahan sebagai lampiran sokongan kepada Surat Setujuterima tersebut (jika perlu) 8. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dikunci masuk bagi menyambung semula proses pada hari atau ke masa yang lain

Skrin Penyediaan Surat Setujuterima akan dipaparkan.(pembekal tidak berdaftar CBP)

3. Masukkan No. Rujukan Fail (No. Fail/Kandungan) 4. Masukkan maklumat rundingan/perbincangan : i. Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan iii. Lokasi Rundingan/Perbincangan iv. Catatan Rundingan/Perbincangan 6. Masukkan Tarikh Mula Pembekalan 7. Klik kotak semak Pilih bagi syarat yang perlu dimasukkan ke dalam Surat Setujuterima tersebut dan lengkapkan maklumat Syarat yang telah dipilih 8. Klik butang Teruskan 3. No. Pendaftaran CBP dan Tarikh Kuatkuasa CBP akan dipaparkan sekiranya pembekal berdaftar dengan JKDM 4. Maklumat berikut dibenarkan untuk dikemaskini (jika perlu) : i. Tajuk Surat Setujuterima * ii. Tarikh Keluaran Surat Setujuterima * v. Name Pegawai PTJ * vi. Jawatan Pegawai * v. Alamat PTJ vi. No. Telefon PTJ vii. No. Fax PTJ viii. Alamat Pembekal * ix. No. Telefon Pembekal x. No. Fax Pembekal xii. Harga Surat Tawaran * 9. Kenaan CBP 6% akan dipaparkan sekiranya penbekal berdaftar dengan JKDM 10. Maklumat Tarikh Akhir Rundingan/Perbincangan, Lokasi Rundingan/Perbincangan dan Catatan Rundingan/Perbincangan mandatori dilengkapkan sekiranya Surat Niat telah dikeluarkan 11. Nombor Rujukan Notifikasi Gagal adalah no rujukan fail bagi makluman yang dihantar kepada pembekal yang tidak berjaya di dalam perolehan tender 12. Klik butang Penyelenggaraan Syarat Tambahan sekiranya terdapat syarat tambahan lain yang dipersetujui tetapi tidak tersenarai di dalam terma standard yang disediakan oleh sistem 13. Sila rujuk Langkah 3a 3b untuk untuk menyelenggara terma-terma tambahan yang diperlukan 14. Klik butang Tambah Dokumen untuk memuat naik dokumen tambahan sebagai lampiran sokongan kepada Surat Setujuterima tersebut (jika perlu) 15. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dikunci masuk bagi menyambung semula proses pada hari atau ke masa yang lain

Langkah 3a Skrin Penyediaan Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik butang Penyelenggaraan Terma Tambahan Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 6

Langkah 3b Skrin Penyelenggaraan Syarat Tambahan akan dipaparkan. 1. Masukkan Syarat 2. Klik butang Tambah 3. Klik butang Teruskan 1. Ulang Arahan 1-2 untuk menambah syarat-syarat tambahan yang lain (jika perlu) 2. Syarat-syarat tambahan yang dikunci masuk akan secara default menjadi syarat yang dimasukkan di dalam Surat Setujuterima Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 7

Langkah 4 Skrin Pratonton Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Masukkan PIN Kad Pintar dan klik butang Serah 1. No. Pendaftaran CBP/GST Registration No. dibawah medan ID Pembekal. 2. Penambahan ayat pada laporan Surat Setuju Terima seperti di atas. Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 8

Langkah 5 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. 1. Klik butang Buletin Tindakan 1. Klik butang Cetak SST untuk mencetak Surat Setujuterima (format.pdf) bagi tujuan rekod. Contoh Surat Setujuterima: Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 9

2. Klik butang Cetak Laporan Perincian Cadangan Berjaya untuk menjana laporan maklumat terperinci cadangan yang ditawarkan oleh pembekal yang berjaya di dalam perolehan tender tersebut. Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 10

Contoh Laporan Perincian Cadangan Berjaya : Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 11

Langkah 6 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan. 1. Klik pautan Tender (Menunggu Penyediaan LOI/LOA) Langkah 7 Skrin Penyediaan Surat Niat/Surat Setujuterima akan dipaparkan. 1. Klik menu Log Keluar 1. Perhatikan bahawa status Surat Setujuterima telah bertukar kepada Selesai dan sedang menunggu pengesahan Pembekal 2. Status Selesai akan bertukar kepada Diperakui setelah pembekal mengesahkan surat setuju terima yang diserahkan. Contoh paparan seperti berikut : Tarikh Dikemaskini: 07/03/2013 12