ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN STOK BARANG BERBASIS WEB PADA PT.VGA SCALE INDONESIA Deny Harun Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Simran Deep Singh Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Yohan Caesar Haryanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem basis data yang lengkap dan mendukung proses penjualan, pembelian, stok barang dan membuat laporan yang diinginkan oleh pengelola dan mencetaknya sesuai dengan data yang dibutuhkan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode wawancara, metode studi pustaka dan metode perancangan basis data. Metode wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan secara langsung kepada Manager perusahaan untuk mengetahui sistem dan kebutuhan PT.VGA Scale Indonesia. Metode studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan materi yang berhubungan dari buku literatur, situs internet, dan hasil karya orang lain sebagai panduan. Metode perancangan basis data meliputi perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal. Hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi basis data berbasis web yang terintegrasi dengan baik untuk mempermudah pengelola dalam mendapatkan informasi yang diinginkan dengan melihat laporan, mempermudah pengimputan dan pengeditan data, serta mendapatkan data historis yang terkomputerisasi. Kesimpulan yang diperoleh adalah sistem basis data berbasis web yang terintegrasi dengan baik yang dapat meningkatkan efisiensi pengolahan data, mulai dari penyimpanan, pengupdate-an data dan penghapusan data yang berhubungan dengan operasional kerja. Perancangan basis dara yang terkomputerisasi juga dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta meminimalisasi data yang redundan. Kata kunci : Analisa, Perancangan, Aplikasi, Basis Data, Metode, Penjualan, Penjualan, Stok Barang, Web dan PT.VGA Scale Indonesia.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan Teknologi informatika semakin berkembang pesat belakangan ini. Hampir semua perusahaan-perusahaan bisnis menerapkan kemajuan teknologi tersebut untuk meningkatkan performa dan kinerja serta keuntungan perusahaan. Kemajuan teknologi informatika menjadi aspek yang penting bagi perusahaan dalam mengelola bisnisnya. Salah satu contoh penggunaan teknologi informatika adalah sistem basis data berbasis web, sistem basis data dipergunakan untuk pengambilan keputusan suatu perusahaan. Penggunaan sistem basis data ini diharapkan dapat mempercepat, memelihara, dan memudahkan pencarian informasi dalam suatu perusahaan. Perusahaan bisnis harus memiliki teknologi informatika yang baik. Dalam Hal ini, PT.VGA SCALE INDONESIA yang bergerak dibidang komersil masih mengunakan teknologi operasional yang masih sederhana dan memakan waktu operasional yang relatif lama. Adapun kendala yang sering muncul seperti sulitnya untuk update data dan banyaknya data yang hilang. Dengan adanya masalah masalah yang muncul maka akan dibuat suatu aplikasi sistem basis data yang dapat membantu PT.VGA SCALE INDONESIA meningkatkan operasional kerja dan meningkatkan keakuratan serta konsistensi data, sehingga kendala yang muncul dapat diminimalisasi. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penyusunan skripsi ini meliputi: 1. Sistem Basis Data Penjualan, yaitu semua proses penjualan yang terlaksana pada PT.VGA SCALE INDONESIA. 2. Sistem Basis Data Pembelian, yaitu pembelian barang pada PT.VGA SCALE INDONESIA. 3. Ketersediaan stok barang yang tersedia. 4. Laporan pada proses transaksi berupa laporan penjualan, pembelian dan stok yang masuk dan keluar. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari pembuatan sripsi ini adalah: a. Menghasilkan Sistem Basis Data yang mendukung dan mempercepat proses penjualan, pembelian, dan stok barang. b. Menghasilkan Sistem Basis Data untuk memudahkan pembuatan laporan yang diinginkan oleh pengelola dan mencetaknya sesuai dengan data yang dibutuhkan. Manfaat dari pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Mempermudah pengelola dalam mendapatkan informasi yang diinginkan dengan melihat laporan. b. Mendapatkan data historis yang terkomputerisasi. c. Mempermudah pengimputan dan pengeditan data. d. Mempermudah proses penjualan, pembelian dan stok barang yang tersedia
1. 4 Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data a. Metode wawancara yang dilakukan pada saat survei dengan membuat daftar pertanyaan yang diajukan kepada pihak perusahaan melalui proses tatap muka. b. Studi lapangan dengan melihat secara langsung proses yang terjadi di dalam PT.VGA SCALE INDONESIA. c. Melakukan studi pustaka dengan membaca dan mempelajari buku- buku yang mendukung skripsi kami. Metode Perancangan a. Perancangan yang digunakan berdasarkan Database Lifecycle menurut buku. b. Merancang interface yang akan digunakan dalam web. c. Merancang basis data conceptual, logical dan physical. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010,p65) basis data dapat dianggap sebagai sekumpulan data yang saling terkait secara logis yang disertai deskripsi data tersebut dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan. Sedangkan basis data menurut Date (1999, p5) adalah suatu sistem yang pada dasarnya menyimpan record-record di dalam suatu sistem yang dilakukan secara komputerisasi yang tujuannya adalah menjadi suatu kumpulan data yang terhubung dan Database Management System (DBMS) menjadi program yang mengatur dan mengontrol akses ke basis data, serta memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia berdasarkan permintaan. 2.2 Relational Database Menurut Connolly dan Begg (2010, p87), relational database adalah suatu kumpulan dari relasi yang telah dinormalisasi dengan nama relasi yang berbeda satu dengan yang lain. Relational database terdiri dari kumpulan tabel yang menyimpan data tertentu. Relational database menghasilkan informasi dalam tabel dan kolom. Tabel diartikan sebagai relasi yaitu sekumpulan data yang berasal dari jenis yang sama. Data- data dalam tabel dihubungkan sesuai dengan keys yang ada. 2.3 DBMS Menurut Connolly dan Begg (2010, p66), DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memampukan user untuk mendifinisikan, membuat, memelihara, dan mengendalikan akses terhadap sistem basis data. 2.4 Normalisasi Proses normalisasi pertama kali dikembangkan oleh E.F.Codd. Menurut Connolly dan Begg (2010, p416), normalisasi adalah teknik untuk menghasilkan sejumlah relations dengan property yang diperlukan, memberikan data yang dibutuhkan perusahaan. Berikut ini adalah tahap-tahap dalam melakukan normalisasi: 1. Unnormalized form (UNF) Merupakan bentuk dimana sebuah table berisi satu atau lebih repeating group. Untuk mengubah unnormalized table menjadi 1NF, repeating group dalam table diidentifikasi dan dihilangkan. Repeating group adalah sebuah atau sekelompok atribut di dalam sebuah table yang memiliki banyak nilai untuk sebuah kejadian dari atribut key. Ada dua pendekatan untuk menghilangkan repeating group dari unnormalized table yaitu: a. Repeating group dihilangkan dengan memasukkan data yang tepat pada baris kolom kosong yang berisi data yang berulang. b. Repeating group dihilangkan dengan menempatkan data yang berulang bersama dengan salinan key atribut asli.
2. First normal form (1NF) Relasi yang dimana di tiap persimpangan baris dan kolomnya hanya berisi satu nilai saja. Dalam 1 NF ini, repeating group dihilangkan dengan cara memasukkan data yang benar ke dalam kolom yang kosong. 3. Second normal form (2NF) Relasi yang berada di dalam normal form dan setiap atribut nonprimary key nya bergantung secara fungsional kepada primary key. Normalisasi relasi 1NF menjadi 2NF dengan menghilangkan partial dependency.jika terdapat partial dependency, atribut yang bergantung secara fungsional dihilangkan dari relasi dengan meletakkannya pada relasi baru bersama dengan salinan determinannya. 4. Third normal form (3NF) Relasi yang ada di 1NF dan 2NF dan atribut yang tidak mempunyai nonprimary key mempunyai ketergantungan transitif kepada primary key. Normalisasi 2NF menjadi 3NF menghilangkan transitive dependency. Jika terdapat transitive dependency, atribut yang bergantung secara transitif dihilangkan dari relasi dengan meletakkan atribut pada relasi baru bersama dengan salinan determinan. 3. PERMASALAHAN 3.1 Permasalahan yang dihadapi Adapun permasalahan yang ditemui PT VGA SCALE INDONESIA berkaitan dengan sistem yang sedang berjalan adalah: 1. Proses kerja masih menggunakan sistem manual mulai dari pencatatan dalam membuat sales order, purchase order, kuitansi, dan sebagainya, sehingga memperlambat kinerja perusahaan tersebut. 2. Kondisi stok barang yang ada digudang terkadang tidak sesuai dengan kondisi saat barang di cek. Hal ini dapat terjadi ketika barang yang telah dipesan belum dikirim namun terhitung kedalam stok barang yang tersedia di gudang. 3. Tidak adanya laporan pembelian, penjualan, dan stok barang yang tersusun secara sistematis 3.2 Analisis kebutuhan sistem Berdasarkan wawancara yang telah kami lakukan, kami menemukan bahwa sistem yang berjalan pada PT VGA SCALE INDONESIA masih menggunakan cara manual. Adapun kami merumuskan beberapa kekurangan yang dapat diperbaiki pada sistem yang berjalan sekarang ini, antara lain: 1. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk memudahkan pembuatan laporan yang tersusun secara sistematis kepada pengelola 2. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk menghubungkan semua proses bisnis yang berlangsung. 3. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk mempercepat proses pembelian, penjualan, dan stok barang pada perusahaan. 3.3 Solusi pemecahan masalah Berdasarkan permasalahan yang ada, maka dapat dirumuskan solusi pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Membuat aplikasi basis data berbasis web yang terintegrasi dapat membantu admin dalam mengelola data yang ada yang digunakan dalam mambuat laporan. 2. Penyimpanan data dari dokumen-dokumen fisik menjadi terkomputerisasi ke dalam database. 3. Membuat tampilan aplikasi yang mudah digunakan dan tidak membingungkan.
4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Perancangan Basis Data 1. Perancangan Basis Data Konseptual Langkah dalam perancangan basis data konseptual terdiri dari sembilan tahap perancangan (Connnolly dan Begg,2010) yaitu : 1. Mengidentifikasi tipe entitas 2. Mengidentifikasi tipe relasi antar entitas 3. Mengidentifikasi dan mengasosiasi atribut dengan entitas 4. Menentukan domain atribut 5. Mengidentifikasi candidate key dan primary key setiap entitas 6. Penggunaan enhanced modeling concept 7. Memeriksa redudansi 8. Validasi dan pemeriksaan kembali model konseptual 9. Peninjauan model data konseptual Dalam perancangan basis data konseptual dihasilkan ERD model
2. Perancangan Basis Data Logical Langkah selanjutnya dalam perancangan basis data logical terdiri dari tujuh tahap perancangan (Connnolly dan Begg, 2010) yaitu : 1. Menurunkan relasi untuk logical data model 2. Mevalidasi relasi menggunakan normalisasi 3. Memvalidasi relasi terhadap transaksi user 4. Memeriksa batasan- batasan integritas 5. Reviewlogical data model dengan user 6. Menggabungkan logical data model kedalam model global (optional) 7. Memriksa perkembangan di masa mendatang Dalam perancangan basis data logical dihasilkan ERD model
3. Perancangan Basis Data Fisikal Langkah dalam perancangan basis data fisikal terdiri dari beberapa tahap perancangan (Connnolly dan Begg, 2010) yaitu : 1. Menterjemahkan model data logikal untuk DBMS yang ditargetkan a. Merancang relasi dasar b. Merancang representasi derivied data c. Merancang batasan perusahaan 2. Merancang indeks dan organisasi file a. Menganalisa transaksi b. Memilih organisasi file c. Memilih indeks d. Memperkirakan kebutuhan ruang penyimpanan 3. Merancang tampilan pengguna 4. Merancang mekanisme keamanan 5. Mempertimbangkan pengenalan redudansi yang terkontrol 6. Memonitor dan menyesuaikan operational sistem 4.2 Diagram Konteks
4.3 Diagram Nol 4.4 Perancangan Aplikasi 1. Struktur Menu Login User Sales Purchase Product Master Logout Change Password Sales Order Purchase Order Product Employee Delivery Order Purchase Invoice Category Customer Sales Invoice Purchase Payment Brand Supplier Sales Payment
4.5 Perancangan Layar 1. Rancangan Layar untuk Login PT. VGA Scale Indonesia Username Password Login Daftar Lupa Pass Kembali 2. Rancangan Layar untuk Menu Utama 4.6 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 1. Spesifikasi Perangkat keras 1. Server Processor :Pentium i7 Memory : 4 Gb Harddisk : 1 TB Monitor : 17 Printer : Perlu Keyboard dan Mouse : Perlu DVD-ROM : Perlu 2. Client Processor : Core 2 Duo Memory : 2 GB Harddisk : 250 GB Monitor : 17 Printer : Perlu Keyboard dan Mouse : Perlu DVD-ROM : Perlu 2. Spesifikasi Perangkat lunak 1. Server Sistem Operasi Microsoft Windows Server 2008 SQL Server Google Chroome 25.0 ESET Smart Security 2. Client Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Google Chroome 25.0 ESET Smart Security
4.7 Hasil Rancangan Layar Aplikasi 1. Halaman Login 2. Halaman Menu Utama 5. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disampaikan dalam bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan penerapan aplikasi Sistem Basis Data membuat proses kerja dan datadata perusahaan menjadi terkomputerisasi sehingga mempercepat proses pembelian, penjualan, dan data stok barang. 2. Dengan penerapan aplikasi Sistem Basis Data memudahkan pencetakan laporan pembelian, penjualan, dan data stok barang kepada pengelola. 5.2 Saran Dari menganalisa dan penjelasan diatas maka dapat diusulkan beberapa saran yaitu : 1. Dalam peningkatan kinerja perusahaan sebaiknya dilakukan pengolahan data yang terkomputerisasi satu sama lain dengan sistem basis data, sehingga mempercepat dan memperfisien proses bisnis. 2. Perlu adanya penambahan peralatan (hardwaredansoftware) dan pelatihan kepada pengguna sistem agar sistem dapat berjalan dengan optimal. 3. Untuk pengembangan sistem dapat dilakukan berkala sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa mendatang.
DAFTAR PUSTAKA Connolly, Thomas. dan Carolyn E. Begg.(2010).Database Systems, Fifth Edition. Addison Wesley, United States of America Martina, Inge Ir. (2003).Microsoft SQL Server 2000. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Date, C.J. (1999).An Introduction to Database System.Sixth Edition. Addison Wesley Longman Inc, United States of America Gilmore, W.J. (2010). Beginning PHP and MySQL: From Novice to Professional, Fourth Edition, New York Eaglestonedan Ridley. (2001). Web Database Systems. McGraw-Hill Publishing Co, New York. Kroenke, M. David. (2006). Database Processing: Fundamentals, Design, and Implementation. Pearson Prentice Hall, New Jersey. RIWAYAT PENULIS Deny Harun lahir di Jakarta pada 13 Januari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013. Simran Deep Singh Sandhu lahir di Medan pada 02 Mei 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013. Yohan Caesar Haryanto lahir di Kudus pada 14 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013.