BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem basis data merupakan sistem yang membantu organisasi untuk menyimpan data-data organisasi untuk kemudian diolah dan digunakan secara optimal oleh organisasi. Sistem basis data ini telah menjadi kebutuhan organisasi hingga saat ini. Dalam membuat sistem basis data sendiri, diperlukan suatu perancangan yang matang agar sistem basis data yang dirancang dapat berjalan dengan baik. Sistem basis data yang telah dirancang dengan matang, akan mendukung sistem operasional dari organisasi yang berjalan. Kesalahan dalam perancangan database akan mengakibatkan struktur database yang buruk sehingga akan terjadi redudansi dan inkonsistensi pada data yang disimpan. Data yang seperti ini akan membuat organisasi sulit untuk mengambil informasi yang diperlukan sehingga mungkin saja membuat organisasi mengambil keputusan yang salah dan akan membawa organisasi pada kegagalan yang fatal. Untuk membuat sistem basis data yang dapat mendukung organisasi, maka dalam merancang database perlu diperhatikan struktur databasenya. Dimana antara data yang satu dengan yang lainnya saling terintegrasi sehingga proses pengambilan data menjadi lebih cepat dan menghasilkan data yang berkualitas. Seperti halnya yang disampaikan oleh Limited (2012) bahwa database perusahaan saat ini umumnya terpusat dan mendukung sejumlah aplikasi perusahaan dengan middleware dan kaitan lainnya dan pengulangan membantu untuk bergabung dengan yang lain. Ketika berbicara tentang integrasi, biasanya berarti memungkinkan sejumlah aplikasi 1
2 untuk berbagi informasi database yang sama banyak, sebenarnya menghubungkan langsung satu sama lain. Tidak seperti halnya jaman dahulu, sistem informasi pada suatu organisasi, setiap bagian dari organisasi memiliki sistem yang berdiri sendiri dalam pengelolaan datanya. Hal ini menyebabkan data pada setiap bagian organisasi tersebut menjadi berbeda dan tidak konsisten serta seringkali mengalami redudansi data. Pemisahan database ini dikarenakan belum dikenalnya konsep yang dapat menggabungkan database tersebut. Berbeda dengan era sekarang ini di mana teknologi komputerisasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Integrasi data menjadi hal yang diperhatikan di dalam sebuah organisasi. Hal ini dikarenakan organisasi menginginkan data yang konsisten dengan kualitas yang bagus tanpa adanya masalah redudansi data sehingga dengan terintegrasinya database ini, maka organisasi akan mendapatkan data dengan kualitas yang diinginkan. Data yang berkualitas ini kemudian akan diolah oleh organisasi untuk digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Seperti yang disampaikan oleh Ajam, Alshawi, & Mezher (2008), bahwa kemajuan dalam teknologi komunikasi informasi dan aplikasi yang seperti integrasi dan kolaborasi menjanjikan industri konstruksi sebuah tempat aman dan solusi untuk masalah yang dihadapi sudah lama, serta mengurangi biaya tambahan, menghemat waktu dan menyediakan nilai tambah, daya saing dan profitabilitas. Dengan adanya isu-isu bahwa mutu kualitas pendidikan di Indonesia menurun, maka kami hendak membuat system basis data ERP untuk sekolahan dimana akan memudahkan sekolah dalam mendata dan mengembangkan mutunya.
3 1.2 Ruang Lingkup Berikut adalah ruang lingkup penelitian dari perancangan ERP School : Proses penerimaan siswa baru yang memuat prosedur yang perlu dijalankan oleh calon siswa untuk menjadi siswa resmi Proses penjadwalan terdiri dari materi ajar dan ekskul yang berupa penjadwalan dan materi yang diajarkan Proses perpustakaan yang mencakup peminjaman, pengembalian, perpanjangan buku, maupun pencatatan buku hilang beserta denda Proses pembelajaran yang mencakup forum diskusi, soal-soal latihan, kuis dan penambahan materi Pengumpulan data dilakukan pada beberapa sekolah, sebagai berikut : SD Katolik Sang Timur ( Jakarta Barat ), SMA Katolik Sang timur ( Jakarta Barat ) dan SMA Regina Pacis ( Jakarta Barat ) 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Merancang sebuah sistem basis data untuk penerimaan siswa baru, penjadwalan, perpustakaan, dan pembelajaran di mana setiap fungsi saling terintegrasi satu sama lain. 2. Merancang aplikasi yang dapat digunakan sekolah untuk mengelola kebutuhan data yang diperlukan sekolah. 3. Merancang hak akses untuk guru, siswa, tata usaha dan pustakawan secara jelas sesuai dengan masing-masing job desk-nya. Manfaat dari penelitian ini adalah :
4 1. Memberikan kemudahan bagi siswa dan guru untuk dapat melakukan interaksi yang tidak memungkinkan ketika di luar jam sekolah dengan adanya fasilitas forum pada pembelajaran. 2. Menyediakan model data yang dapat mendukung dalam proses pembuatan laporan yang dibutuhkan sekolah. 3. Mengurangi redudansi data sehingga dapat meningkatkan efisiensi. 4. Adanya pengontrolan terhadap akses yang dilakukan terhadap pengguna sehingga tidak dapat dilakukan penyelewengan tanggung jawab. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang akan digunakan dalam melakukan penelitian ini menggunakan metodologi analisis dan perancangan yang dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut : Studi Kepustakaan Dimana dengan melakukan pencarian, pengumpulan, dan pembelajaran informasi dari buku-buku yang membahas tentang sistem basis data, jurnal nasional maupun international, e-book, dan web yang mendukung atau berkaitan dengan perancangan sistem basis data untuk mendapatkan bahan-bahan secara ilmiah yang dapat dijadikan sebagai landasan dalam penyusunan skripsi serta literatur-literatur yang menunjang materi untuk pembuatan skripsi. Observasi Bertujuan untuk melakukan pengamatan langsung ke sekolah guna memperoleh dan mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan.
5 2. Metodologi Analisis Metode analisis yang dilakukan adalah menganalisis proses bisnis sekolah secara umum. Pada tahap ini akan dilakukan analisa proses bisnis sekolah secara umum dengan menggunakan pendekatan buku Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Thomas Connolly and Begg ( 2010 ) yang terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1) Database Planning Tahapan awal dimana perlunya merencanakan bagaimana tahapan siklus hidup data dapat direalisasikan secara efisien dan efektif. 2) System Definition Tahapan untuk menspesifikasikan cakupan dan batasan-batasan dari aplikasi basis data, penggunannya dan aplikasinya. 3) Requirement Collection and Analysis Tahapan untuk mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan yang diperlukan untuk membuat sistem basis data yang baru. 3. Metodologi Perancangan Metode perancangan yang digunakan didasari oleh pendekatan Connolly dan Begg ( 2010 ), dalam buku yang berjudul Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, yang terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : a) Perancangan konseptual Pada perancangan ini akan dilakukan pengidentifikasikan dan melakukan validasi model konseptual lokal dengan transaksi pengguna. b) Perancangan logikal Dalam perancangan logikal ini akan dilakukan seleksi terhadap fitur-fitur yang tidak membangun dan memvalidasi model data logikal global.
6 c) Perancangan fisikal Dalam perancangan fisikal ini dilakukannya penerjemahan model data logikal global ke dalam DBMS, dan menentukan mekanisme keamanan. d) Application Design Pada tahapan ini akan dimulai dengan merancang UI (user interface) dan program aplikasi yang akan digunakan untuk memproses basis data. 1.5 Sistematika Penulisan Pembahasan akan dibagi ke dalam bab per bab dimana untuk mempermudah dalam pembahasan sistem. Dimana sistematika penulisan proyek ini disusun sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang pembuatan penelitian, permasalahan yang dihadapi, tujuan dan manfaat penelitian, pembatasan ruang lingkup, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum maupun teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori Database, perancangan Database, serta teori-teori lainnya yang menunjang dalam penyusunan proyek yang memiliki topik tentang basis data. BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA Bab ini menguraikan tentang gambaran umum organisasi, visi dan misi organisasi, struktur organisasi sekolah, arsitektur database, Database System Development Lifecycle, dan sistem yang berjalan pada organisasi tersebut. Pada bab ini akan dibahas juga permasalahan beserta pemecahannya berupa sistem yang diusulkan.
7 BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Pada bab ini akan menguraikan tentang spesifikasi sistem, prosedur operasional sistem, implementasi sistem yang akan dibuat, dan sampai dengan tahap evaluasi terhadap sistem yang telah dibuat. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari hasil pembahasan yang telah dilakukan dan saran-saran untuk pengembangan aplikasi selanjutnya.