SISTEM BASIS DATA REKRUTMEN KARYAWAN BERBASIS WEB PADA PT REKA INSAN DINAMIKA ESTU Amalia Risti Andani, Christian Tjung, John Hendry Andri, H.Mohammad Subekti Program Studi Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Email: amaliaristiandani@yahoo.co.id, christian.tjung@gmail.com, johnhendry93@yahoo.com ABSTRACT There are two purposes in developing website for PT RIDE, first, to facilitates the company for managing data and processing recruits, second, to facilitates the company for generate monthly report about total of recruits per vacancy. There are methods used for developing the website, which are analysis and design. Interviews and literature reviews were used as analysis method to gain information that needed and also supports as theoretical basis for research, meanwhile design method is divided to database design, application design, and view design. Result of research is web based human resource recruitment database system to be used as human resource recruiment. From result of research, the conclusion is the website can facilitate staffs of company to do recruitment, helping staff in making reports about total of recruits per vacancy, and also facilitate candidates for searching jobs and applying the job they searched for. Key words: database system, website, recruitment ABSTRAK Tujuan pembuatan website pada PT RIDE dibagi menjadi dua yaitu, pertama, memudahkan perusahaan dalam mengelola data serta memproses rekrutmen calon karyawan, kedua, memudahkan pembuatan laporan bulanan mengenai jumlah calon karyawan yang melamar lowongan kerja. Dalam pembuatan website, metode yang digunakan yaitu analisis dan perancangan. Analisis dilakukan dengan wawancara dan studi pustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan serta mendukung dan sebagai landasan teori dalam penulisan, sedangkan perancangan terbagi menjadi perancangan basis data, perancangan aplikasi, dan perancangan tampilan. Hasil penelitian adalah sistem basis data rekrutmen karyawan berbasis web yang digunakan sebagai media untuk rekrutmen karyawan. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa website yang dibuat dapat mempermudah kinerja staff dalam melakukan proses rekrutmen, membantu staff dalam pembuatan laporan mengenai jumlah calon karyawan yang melamar lowongan kerja, dan juga dapat memudahkan calon karyawan dalam melakukan pencarian kerja serta melamar kerja. Kata kunci : sistem basis data, website, rekrutmen
PENDAHULUAN Pesatnya perkembangan teknologi informasi sekarang ini memaksa banyak perusahaan untuk mengikuti perkembangan yang ada. Salah satu teknologi informasi yang terkenal adalah basis data. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, basis data dianggap sebagai metode yang efektif serta efisien karena kemampuan untuk menyimpan data dalam jumlah besar, mengurangi duplikasi data, dan memudahkan pencarian data. Oleh karena itu, banyak perusahaan membutuhkan basis data dalam menunjang kinerja perusahaan agar dapat bersaing di era global. PT Reka Insan Dinamika Estu atau dikenal dengan nama RIDE merupakan perusahaan rekrutmen dan konsultasi di bidang sumber daya manusia (human resource). Didirikan pada tahun 2014 oleh tim yang sudah lama bekerja di bidang rekrutmen dan konsultasi. Perusahaan ini telah bekerja sama dengan perusahaan nasional dan multinasional. PT Reka Insan Dinamika Estu sudah memiliki website yang digunakan sebagai media informasi untuk menyampaikan profil perusahaan dan lowongan kerja. Untuk saat ini, perusahaan membutuhkan website baru yang terintegrasi basis data dengan tujuan menyediakan informasi lowongan kerja, mengelola dan menyimpan data pencari kerja, serta melakukan e-recruitment atau merekrut karyawan secara online. E-recruitment didefinisikan sebagai penggunaan internet untuk mengidentifikasi dan merekrut karyawan yang potensial dengan cara mengiklankan lowongan pekerjaan, sehingga pencari kerja mendapatkan informasi pekerjaan secara online. Ada dua akibat yang dihadapi dalam penggunaan e-recruitment. Pertama, penggunaan teknologi memudahkan akses informasi lowongan kerja bagi pencari kerja dan organisasi sehingga kemungkinan mendapatkan karyawan yang sesuai meningkat. Kedua, menggunakan e-recruitment dapat mengurangi biaya perekrutan tetapi dapat meningkatkan biaya screening pencari kerja oleh firma (organisasi) karena perlu proses seleksi antara pencari kerja yang sesuai dan tidak sesuai (Dhamija,2012:34). Masalah yang dihadapi oleh PT Reka Insan Dinamika Estu. Pertama, perusahaan belum memiliki basis data untuk menyimpan data rekrutmen. Kedua, sulit untuk menghubungkan data calon karyawan dengan tahap proses rekrutmen yang sedang berlangsung. Ruang lingkup pembuatan website dari PT Reka Insan Dinamika Estu dibatasi pada tiga hal. Pertama, merancang basis data yang digunakan untuk mengelola data calon karyawan, perusahaan, staf, dan daftar lowongan kerja. Kedua, membuat website yang dilengkapi dengan fitur pengumpulan curriculum vitae (CV) dan pencarian lowongan kerja secara online. Ketiga, menerapkan proses seleksi calon karyawan pada website dengan menerima atau menolak calon karyawan tersebut. Ada dua tujuan dalam membuat website pada PT Reka Insan Dinamika Estu. Pertama, memudahkan perusahaan dalam mengelola data serta proses rekrutmen calon karyawan. Kedua, memudahkan pembuatan laporan bulanan mengenai jumlah calon karyawan yang melamar lowongan kerja. Dari tujuan yang telah disebutkan, ada dua manfaat pembuatan website pada PT Reka Insan Dinamika Estu yang ingin dicapai. Pertama, website ini dapat mengubah sistem perekrutan karyawan menjadi lebih modern dan cepat. Kedua, perusahaan dapat memperoleh data laporan mengenai jumlah calon karyawan yang melamar lowongan kerja.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini dibagi menjadi dua bagian yaitu analisis dan perancangan. Metode analisis yang digunakan adalah wawancara dan studi pustaka. Wawancara dilakukan dengan tujuan memperoleh informasi mengenai sistem yang ada serta mengetahui masalah yang dihadapi perusahaan. Sedangkan studi pustaka dilakukan untuk memperoleh informasi yang mendukung analisis serta digunakan sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi. Metode perancangan yang digunakan terdiri dari perancangan basis data, perancangan aplikasi, dan perancangan tampilan. Perancangan basis data terbagi dalam tiga tahap yaitu perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. Sedangkan perancangan aplikasi dilakukan untuk merancang aplikasi yang akan dibuat dan perancangan tampilan website dirancang agar website mudah untuk digunakan serta indah dilihat lalu dievaluasi menggunakan delapan aturan emas (Shneiderman dan Plaisant). HASIL DAN BAHASAN Hasil penelitian ini adalah sistem basis data rekrutmen karyawan berbasis web yang digunakan sebagai media untuk rekrutmen karyawan pada PT Reka Insan Dinamika Estu. Berikut pembahasan mengenai aplikasi yang telah dibuat : 1. Tampilan layar aplikasi Berikut beberapa tampilan layar aplikasi berbasis web pada PT Reka Insan Dinamika Estu : a. Halaman Utama Gambar 1 Halaman Utama
b. Halaman Log In Gambar 2 Halaman Log In c. Halaman Register Gambar 3 Halaman Register
d. Halaman Search Result Gambar 4 Halaman Search Result e. Halaman Job Detail Tampilan Job Detail tanpa Log In Gambar 5 Halaman Job Detail tanpa Log In Tampilan Job Detail setelah Log In Gambar 6 Halaman Job Detail setelah Log In
f. Halaman My Profile untuk member Gambar 7 Halaman MyProfile g. Halaman dashboard untuk staff Gambar 8 Halaman Dashboard 2. Evaluasi Evaluasi aplikasi dilakukan dengan menggunakan pengujian Yslow dan kuesioner. Hasil pengujiannya yaitu : a. Hasil Pengujian Yslow Yslow adalah perangkat open source analisa halaman web berdasarkan standar website dengan performa tinggi yang sesuai dengan standar yahoo. Berikut hasil pengujian aplikasi web :
Gambar 9 Hasil Pengujian Yslow Dari hasil pengujian berdasarkan 23 kriteria yang ditentukan oleh yahoo sebagai syarat web yang baik, web yang dibuat mendapatkan grade B dengan score keseluruhan 88 dari 100 poin. b. Hasil Kuesioner Hasil kuesioner survey aplikasi yang diberikan kepada 10 orang responden anonim secara langsung, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Apakah tampilan atau user interface dari aplikasi Talentnesia menarik? A. Sangat menarik B. Cukup menarik C. Menarik D. Sangat tidak menarik 2. Menurut anda, bagaimana tingkat kesulitan mencari pekerjaan dalam fitur Job Search pada Talentnesia? A. Sangat mudah B. Mudah C. Sulit D. Sangat sulit 3. Apakah informasi pengisian data pada saat Register mudah dimengerti? A. Sangat mudah B. Mudah C. Sulit D. Sangat sulit 4. Setelah Login, apakah informasi pengisian data tambahan pada bagian Dashboard -> My profile mudah dimengerti? A. Sangat mudah B. Mudah C. Sulit D. Sangat sulit
5. Setelah Login, bagaimana tingkat kesulitan mendaftar pekerjaan pada Talentnesia? A. Sangat mudah B. Mudah C. Sulit D. Sangat sulit 6. Secara keseluruhan, apakah anda cukup puas dengan aplikasi Talentnesia? A. Sangat puas B. Puas C. Kurang puas D. Sangat tidak puas
Gambar 10 Hasil Kuesioner
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data pada PT Reka Insan Dinamika Estu, maka dapat disimpulkan pertama, aplikasi dengan sistem basis data memudahkan staff dalam melakukan proses rekrutmen karyawan karena sistem menyimpan setiap proses rekrutmen tersebut. Kedua, aplikasi yang dibuat dapat memudahkan calon karyawan dalam melakukan pencarian kerja serta melamar kerja. Ketiga, aplikasi yang dibuat dapat mencegah setiap calon karyawan melamar kerja untuk kedua kali dalam lowongan kerja yang sama. Keempat, basis data yang dibuat sudah memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga dapat menghasilkan informasi mengenai proses rekrutmen calon karyawan, daftar perusahaan yang bekerja sama, daftar pekerjaan yang ada, daftar staff pada PT Reka Insan Dinamika Estu, dan data lengkap calon karyawan. Kelima, aplikasi yang dibuat sudah membantu staff dalam pembuatan laporan mengenai jumlah calon karyawan yang melamar lowongan kerja. Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut adalah pertamana, perlu adanya pengembangan user interface yang lebih menarik. Kedua, penambahan fitur yang dapat memberikan jangka waktu serta batasan jumlah pelamar terhadap sebuah lowongan kerja, agar lowongan pekerjaan dapat diketahui masa berlaku serta jumlah maksimal pelamar. Ketiga, penambahan fitur messaging untuk memudahkan proses komunikasi antara staff dengan calon karyawan, agar mengurangi penggunaan media telepon dan email sebagai media komunikasi. Keempat, perlu adanya maintenance, monitoring, dan backup terhadap sistem basis data secara berkala sehingga data dapat terjaga dengan aman dan meningkatkan perfoma. REFERENSI Byars,L.L. and Rue,L.W. (2006). Human Resource Management. (8 th Boston : McGraw Hill. Edition). Connoly,T.M. and Begg,C.E. (2015). Database Systems : A Pratical Approach to Design,Implementation, and Management. (6 th Edition). England : Pearson Education Limited. Dhamija,P. (2012). E-recruitment: A Roadmap Towards E-human Resource Management. Journal of Arts, Science & Commerce(Online), Vol. III, Issue 3(2), diakses 24 November 2014 dari http://www.researchersworld.com/vol3/issue3/vol3_issue3_2/paper_05.pdf Dewi Hanggraeni. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Eaglestone,B. and Ridley,M. (2001). Web Database Systems. New York City : McGraw - Hill Book Company. Hoffer,J.A.,Prescott,M.B., and Topi,H. (2009). Modern Database Management. (9 th Edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Indah Puji Hartatik. (2014). Buku Praktis Pengembangan SDM. Yogyakarta : Laksana.
Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam : Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Lethbridge,T.C. andlaganiere,r. (2005). Object - Oriented Software Engineering : Practical Software Development Using UML and Java. (2 nd Edition). New York : McGraw - Hill Education. Mathiassen,L. et all. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Denmark : Marko Publishing. Pressman,R.S. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach. (7 th Edition). New York : McGraw-Hill. Satzinger,J.W., Jackson,R.B., and Burd,S.D. (2005). Object - Oriented Analysis and Design : with the Unified Process. (4 th Edition). Boston : Thomson Course Technology. Shneiderman, B. and Plaisant, C. (2010). Designing the user interface. (5 th Edition). Boston : Pearson Higher Education. Shelly,G.B. and Vermaat,M.E. (2011). Discovering Computers 2011 : Living in a Digital World, Complete. Boston : Course Technology. Tjutju Yuniarsih dan Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV Alfabeta. Tommy Septian Purnomo. (2013). Rekrutment Online (E-Recruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam Perekrutan Perusahaan. Jurnal JIBEKA (Online), Vol.7, No.3, diakses 24 November 2014 darihttp://lp3m.asia.ac.id/wpcontent/uploads/2013/08/tommy-septian-purnomo_e-recruitment-suatuinovasi-dalam-perekrutan.pdf Welling,L. and Thomson,L. (2005). PHP and MySQL Web Development. (3 rd Edition). Indianapolis : Sams Publishing. Whitten,J.L. and Bentley,L.D. (2007). Systems Analysis and Design Methods. (7 th Edition). New York : McGraw-Hill. RIWAYAT PENULIS Amalia Risti Andani lahir di kota Ujung Batu pada tanggal 21 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Christian Tjung lahir di kota Kupang pada tanggal 3 Desember 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. John Hendry Andri lahir di kota Selat Panjang pada tanggal 24 Agustus 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.