Halaman 1/11 1.0 TUJUN Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan kses dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tugas yang dilaksanakan di laluan masuk dan keluar dalan kampus. 3.0 TNGGUNGJWB PGH, PK, PPK,, nggota,pyb dan Pelawat bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 UPM/OPR/BKU/T01/SOP - Manual Kualiti rahan Tetap Operasi (S.O.P) kta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib) Pelajar-Pelajar 2005 - Kaedah Lalulintas Jalan Universiti Putra Malaysia 2016 - Perlembagaan Universiti Putra Malaysia - Surat Pekeliling gensi ersendirian Bil 2 Tahun 2007 Kementerian Keselamatan Dalam Negeri - Universities and University Colleges ct 1971
Halaman 2/11 5.0 TERMINOLOGI DN SINGKTN nggota PGH KC PKC PK PPK PT PYB TWP PP TPKD PP nggota Keselamatan/Polis Bantuan Pengarah Ketua Cawangan Penolong Ketua Cawangan Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Penyelia Tadbir Penyelia Operasi Pegawai yang bertanggungjawab Timbalan Wakil Pengurusan Penaraju Proses Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Penaraju Proses
Halaman 3/11 6.0 PROSES TERPERINCI 6.1 Mula 6.2 Taklimat 6.2 nggota menerima taklimat dan penempatan tugas ketika baris masuk tugas. 6.3 mbil lih Tugas dan Terima Tugas 6.3 mbil lih Dan Terima Tugas (a) Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu. BUKU LRN TUGS HRIN (b) Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada. (c) nggota dikehendaki menerima dan menandatangani Buku Laporan Tugas (serah dan terima tugas). (d) nggota yang mula bertugas dikehendaki melapor (menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas. 6.4 Laksanakan Tugas (e) 6.4 Laksana Tugas nggota yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke Bilik Gerakan selepas serah menyerah dan tamat tugas. Urusan pelawat memasuki kawasan kampus. (a) Pos Kawalan ( Mempunyai laluan masuk sahaja) nggota hendaklah meminta pengenalan diri pelawat dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dan memulangkan semula pengenalan diri pelawat setelah Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus lengkap diisi. Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan. PS PS KENDERN
Halaman 4/11 (iii) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada nggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di mana mana laluan keluar. PS PS KENDERN (iv) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada. (b) Pos Kawalan ( Mempunyai satu laluan masuk dan keluar sahaja) nggota dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus, Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat. PS KD PENGENLN DIRI Dokumen pengenalan diri pelawat hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan akan dipulangkan semula apabila pelawat keluar dari kawasan kampus. KD PENGENLN DIRI (iii) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan. (iv) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada nggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar. PS PS KENDERN (v) nggota hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula, Pas Pelawat dan Pas Kenderaan ketika keluar kawasan kampus. KD PENGENLN DIRI (vi) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada
Halaman 5/11 (c) Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dikecualikan pada hari terbuka, majlis atau aktiviti rasmi universiti, atau para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti. (d) Periksa Pas Pekerja PEKERJ KONTRK Pastikan Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang berurusan atau bekerja di UPM yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya. (e) Bantu Beri Tunjuk rah Kepada Pelawat Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu. (f) Periksa Kenderaan Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk. Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari kampus di laluan keluar. (iii) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar. PELJR STF PEKERJ KONTRK (g) Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam. Staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dan kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus () untuk masuk ke kawasan Kolej.
Halaman 6/11 (iii) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat. OPR/BKU/SS01/ LEWT. PELJR (iv) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam 0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur pada bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku rekod. (v) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan kolej dikecualikan pada waktu puncak seperti berikut Hari Bekerja - 0730 hingga 0830-1245 hingga 1430-1645 hingga 1800 ktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar. Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau gensi Luar. PELJR STF PEKERJ KONTRK (h) Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti Pelajar, staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar dan masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf, Pelajar dan Kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik,Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus untuk masuk ke kawasan fakulti. Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut Hari Bekerja - 0730 hingga 0830-1245 hingga 1430-1645 hingga 1800 ktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau gensi Luar.
Halaman 7/11 6.5 Tindakan Periksa Kenderaan 6.5 Tindakan (a) Sekiranya didapati staf/pelajar/gensi luar tiada pelekat kenderaan UPM, ambil tindakan berikut nggota bertugas dikehendaki mengeluarkan Notis Pemberitahuan Kesalahan Lalulintas kepada pesalah tersebut. (b) (c) (d) nggota hendaklah memaklumkan kepada Pelajar/Staf/gensi Luar supaya memohon pelekat Kenderaan UPM. Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama - sama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu serta kenderaan. Hubungi untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan kejadian. Jika di dapati pelajar tiada kad pemilik kenderaan anggota dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu. Hubungi untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti (Sabtu dan had termasuk cuti umum) dan jika didapati membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran,anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan, pemandu dan kenderaan. Hubungi untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian OPR/BKU/BR01/ KEJDIN OPR/BKU/BR01/ KEJDIN OPR/BKU/BR01/ KEJDIN B
Halaman 8/11 (e) Tidak Mempunyai Pas Pekerja PEKERJ KONTRK B Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang bekerja di dalam kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu mempunyai Pas Sementara. STF PELJR (f) nggota hendaklah meminta pengenalan diri orang berkenaan dan mengisi butir-butir pengenalan diri di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (). (iii) Mengarahkan orang awam, pembekal dan pekerja kontrak tersebut untuk memohon Pas Sementara di Bahagian Keselamatan. Keluar / Masuk Kolej Staf- Staf yang tinggal dalam kawasan kolej dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Staf sebagai bukti. Staf yang tinggal diluar dimana ingin memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas waktu pejabat atau cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf atau Pelekat Kenderaan. Pelajar- Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan. (iii) Pelawat- Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan atau kebenaran. B (iv) Teksi- Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus ().
Halaman 9/11 Tanggungja wab Carta alir (g) Perincian Keluar/ Masuk ke Fakulti PELJR STF B Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik atau Pelekat kenderaan. Pelawat yang mendapat kebenaran dibenarkan masuk dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan cuti dan dihendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus. 6.6 da Kes? Tidak 6.6 (a) Jika ada kes ikut langkah 6.7. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.8 Ya 6.7 Majukan Laporan 6.7 (a) Majukan Laporan dan hubungi Penyelia Operasi. (b) Membuat laporan kejadian menggunakan Borang Laporan Kejadian OPR/BKU/BR01/ KEJDIN 6.8 Buat Laporan dan Serah Tugas 6.8 nggota yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya. BUKU LRN TUGS HRIN 6.9 Tamat
Halaman 10/11 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/BKU/600-4/6/1 Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJDIN) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PYB BDR KEKL Kuasa Melupus PGH 2. UPM/BKU/600-4/5/23 Kawalan kses Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus () Borang Pemeriksaan Kenderaan (PEMERIKSN) Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWT) PT/ PYB Kabinet Fail Cawangan Kawalan kses 1 Tahun PGH 3. Buku Laporan Tugas Harian PT/ PYB Kabinet Fail Cawangan Kawalan kses PGH 1 Tahun
Halaman 11/11 8.0 SEJRH SEMKN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan TPKD PP TWP PP 03/01/2011 02 01 OPR (BKU) 2/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2011 TPKD PP TWP PP 08/08/2011 02 02 OPR (BKU) 2/2012 Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-4/2011 TPKD PP TWP PP 30/01/2012 02 03 OPR (BKU) 5/2012 Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2012 TPKD PP TWP PP 14/08/2012 02 04 OPR (BKU) 3/2013 MSKPP Bil 1/2013 TPKD PP TWP PP 30/04/2013 02 05 OPR (BKU) 4/2014 MSKPP Bil 1/2014 TPKD PP TWP PP 18/07/2014 02 06 OPR (BKU) 14/2015 MSKPP Bil 1/2015 TPKD PP TWP PP 15/09/2015 02 07 OPR (BKU) 1/2017 MSKPP Bil 1/2017 TPKD PP TWP PP 20/06/2017