BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan) sangat sering melakukan surat menyurat untuk membantu melakukan pekerjaan. Menurut Sedarmayanti (2001:71) Suatu organisasi atau perusahaan selalu bekerja dengan memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan termaksud itu mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas oleh tenaga manusia dengan menggunakan benda, uang dan bangunan atau fasilitas lainnya, seperti mesin serta peralatan lain. Suatu organisasi juga mempunyai tugas pokok dan fungsi yang apabila terlaksana dengan baik maka tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai. Dalam melaksanakan kegiatannya setiap bank berbeda seperti antara kegiatan bank umum dengan kegiatan bank pengkreditan rakyat. Kegiatan bank lebih luas dari bank perkreditan rakyat. Artinya produk yang ditawarkan oleh bank umum lebih lengkap, hal ini disebabkan bank umum mempunyai kebebasan untuk menentukan jenis produk dan jasanya. Peranan bank sebagai lembaga keuangan tidak pernah lepas dari masalah kredit. Bahkan kegiatan bank sebagai lembaga keuangan, pemberian kredit merupakan kegiatan utamanya (Kasmir, 2000: 33). Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting, tetapi hal itu juga sangat penting dalam kegiatan manajerial yaitu pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan, 1
2 pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Surat menyurat memberikan informasi yang sangat penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial tersebut. Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut (Sedarmayanti, 2001:37). Dalam suatu organisasi, surat menyurat merupakan salah satu faktor yang penting yang dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan tujuan organisasi. Bank Indonesia merupakan unsur penunjang pemerintah yang mempunyai tugas pokok membantu kelancaran dalam bidang penyelenggaraan pemerintah di bidang pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya, tentunya tidak lepas dari urusan surat menyurat. Karena salah satu tugas pokok Bank Indonesia yaitu memberikan masukan kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang akurat, sehingga memerlukan penanganan surat menyurat yang baik. Bank Indonesia memerlukan penatausahaan surat, warkat masuk maupun keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip untuk kelancaran kerja, kemudian mengumpulkan dan menyusun data/informasi ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja, oleh karena itu pihak manajemen harus berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan dalam prosedur penanganan surat menyurat yang dapat mengakibatkan kerugian berupa kesalahan informasi dan gangguan informasi bagi Bank Indonesia. Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu penting peran dalam penanganan dalam penatausahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul 2
3 dalam Tugas Akhir yang berjudul Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang ada,antara lain Bagaimana Prosedur dalam Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan? C. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan. D. Manfaat Penelitian Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara langsung mengenai prosedur surat menyurat yang baik dan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya. b. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi yang berkaitan dengan prosedur penanganan surat menyurat. 3
4 c. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Bank Indonesia Medan dalam menentukan kebijakan dalam ketatausahaan pada bagian prosedur penanganan surat menyurat pada masa yang akan datang dari beberapa uraian beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis. E. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan laporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut ini: Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir No. Kegiatan Feb. Maret April Mei 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir Sumber: Penulis (2015) F. Sistematika Penelitian Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain: 4
5 BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian, Sistematika Pembahasan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian, dan segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan penulis pada Kantor Bank Indonesia Medan. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari. 5