BAB I PENDAHULUAN. Menurut Zaenudin Achmad (2007:2), kantor adalah suatu unit organisasi

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuannya diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping, harus pula ditetapkan kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Menurut Zaenudin Achmad (2007:2), kantor adalah suatu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sumberdaya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya. Sumberdaya kantor yang dimamfaatkan untuk mencapai tujuan adalah personalia kantor, permodalan atau uang, peralatan dan perlengkapan kantor, mesin-mesin kantor, metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja. Menurut Sedarmayanti (2001:2), Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah

2 mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efesiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan. Efisiensi pekerjaan kantor adalah penggunaan sumberdaya manusia secara terorganisir untuk menemukan cara-cara yang lebih baik guna meniadakan pemborosan apapun juga termasuk pemborosan waktu, energi, ruangan, bahan, alat-alat dan sebagainya. Sedangkan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor adalah azas-azas yang mempengaruhi perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input). Perbandingan antara output dan input ini dapat dilihat dari 2 segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil. Dilihat dari segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda termasuk uang.

3 Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak. Menurut The Liang Gie (2009:174), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas penyederhanaan adalah membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas penghematan adalah mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahanbahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah azas-azas efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai Pelaksanaan azas azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi.

4 B. Perumusan Masalah Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi. Manfaat penulisan antara lain : 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi pekerjaan kantor. Khususnya mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. 2. Pihak yang berkepentingan Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya. 3. Bagi penulis Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.

5 D. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Table 1.1 berikut ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir BULAN NO KEGIATAN JANUARI 2011 FEBRUARI 2011 MARET Persiapan 2 3 Pengumpulan Data Penulisan Laporan Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 4 Februari 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing

6 oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan. E. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi.

7 BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azasazas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik pada Fakultas Ekonomi.