1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggunaan internet di Indonesia telah mengalami perkembangan yang luar biasa cepat. Menurut data dari www.internetworldstats.com, jumlah pengguna internet di Indonesia meningkat 900% dari tahun 2000 sampai 2008. Di dunia bisnis sendiri, internet telah menjadi media yang paling menjanjikan banyak keuntungan melalui efisiensi dan efektifitas yang dihasilkannya. Hal ini terbukti dengan banyaknya perusahaan yang beramai-ramai menggunakan internet dan teknologi informasi untuk mengembangkan bisnisnya. Selain itu, peran internet dalam bisnis juga berkembang dari hanya sebagai sarana pertukaran informasi secara elektronik menjadi aplikasi strategi bisnis, seperti untuk procurement, marketing, selling, dan customer service. Termasuk oleh para pelaku bisnis di industri furniture kayu. Persaingan antar para pengusaha furniture di Indonesia sangat kompetitif. Menurut data dari www.harian-global.com, di pasar lokal beredar kurang lebih 100 merk furniture, belum dihitung furniture-furniture tanpa merk. Perusahaan harus memiliki keunggulan kompetitif untuk bisa bertahan dalam persaingan. Untuk itu para pengusaha harus meningkatkan performa proses bisnis mereka dengan efektif dan efisien. Salah satu bagian proses bisnis dalam perusahaan manufaktur yang menjadi sorotan penting adalah proses procurement bahan baku. Dulu kegiatan procurement dianggap sebagai bagian yang kurang strategis dan sering dipandang sebagai kegiatan administratif semata. Tetapi dewasa ini anggapan tersebut sudah banyak berubah. Procurement kini semakin dianggap sebagai bagian
2 strategis yang punya potensi besar untuk menghemat biaya dan menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan. Keunggulan kompetitif bukan hanya didapat dari perannya dalam mendapatkan bahan baku dengan harga murah, tetapi juga dalam upaya meningkatkan time to market (dalam perancangan produk baru), meningkatkan kualitas produk, dan meningkatkan responsiveness (dengan memilih supplier-supplier yang bukan hanya murah, tetapi juga responsif). Procurement yang dilakukan manual menyebabkan waktu karyawan lebih banyak dihabiskan untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak menambah nilai, misalnya memasukkan data, memperbaiki kesalahan pencatatan data, membeli dengan harga yang lebih mahal karena pesanan mendadak, dll. Dengan demikian karyawan akan kekurangan waktu untuk benar-benar mengerjakan kegiatan yang bernilai tinggi, misalnya memilih supplier, menegosiasikan harga dan kondisi, mengevaluasi supplier, dll. Untuk memperbaiki situasi ini, perusahaan memerlukan penggunaan e-procurement. PT Sinka Dinamika merupakan salah satu perusahaan produsen furniture kayu dan kegiatan pengadaan bahan baku menjadi bagian penting dalam menjamin kelancaran proses bisnisnya. Pada PT Sinka Dinamika, kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan untuk memenuhi permintaan produksi dari project-project dan permintaan dari customer tetap. Seringkali bahan baku dibutuhkan dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan produksi dan tingkat kesibukan di bagian purchasing amat sangat tinggi sehingga pengadaan bahan baku yang dilakukan dengan tepat dalam hal waktu, biaya, dan pemilihan sumber akan mencegah kerugian besar. Dengan sistem yang berjalan saat ini bagian purchasing mengalami masalah seperti kesulitan memperoleh supplier yang dapat memenuhi permintaan bahan baku untuk jumlah besar dalam waktu singkat, kesulitan memilih supplier dengan objektif karena sistem penilaian supplier tidak
3 dirumuskan dengan baik dan hanya mengandalkan memory personal, serta banyaknya waktu dan biaya yang dihabiskan untuk kegiatan-kegiatan administratif, misalnya membuat dokumen-dokumen secara manual, mendistribusikan dokumen melalui fax, mengumpulkan informasi penawaran harga dari banyak supplier, dll. Sementara bagian purchasing dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dengan kualitas terbaik dengan cara yang paling efektif dan efisien. Untuk itu perusahaan dituntut untuk memiliki sistem pengadaan bahan baku yang dapat mendukung kebutuhan-kebutuhan dalam kegiatan procurement tersebut dan mengatasi masalah yang ada. Dengan demikian perusahaan dapat mempertahankan kepercayaan dari supplier, meningkatkan kepuasan customer, dan memperkuat keunggulan kompetitifnya. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembangunan e-procurement pada PT Sinka Dinamika dibatasi pada : 1. Proses procurement yang meliputi kegiatan permintaan barang oleh bagian warehouse, permintaan penawaran harga oleh bagian purchasing, membuat penawaran harga oleh supplier, memilih supplier dan membuat purchase order oleh bagian purchasing, menerima barang dan meretur barang oleh bagian warehouse, dan evaluasi kinerja supplier oleh bagian purchasing. Tidak termasuk proses pembayaran. 2. Tipe pembelian yang dilakukan adalah strategic buying dan berorientasi pada pembangunan hubungan jangka panjang antara perusahaan dan supplier.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari analisis dan perancangan e-procurement ini adalah : 1. Menganalisis proses procurement yang berjalan pada perusahaan. 2. Merancang sistem yang dapat memperlihatkan informasi kebutuhan material dan penilaian supplier. 3. Merancang sistem yang dapat menyediakan akses informasi yang sesuai dengan kebutuhan pihak-pihak yang terlibat dalam proses procurement. Adapun manfaat yang diperoleh dari tujuan diatas : 1. Menemukan kelemahan-kelemahan perusahaan dalam menjalankan proses procurementnya untuk diperbaiki. 2. Memperoleh rekomendasi jenis dan jumlah material yang dibutuhkan sehingga dapat menghindari keterlambatan, mengoptimalkan nilai ekonomis dalam setiap pembelian, dan pemilihan sumber yang tepat dari hasil rekomendasi supplier terbaik berdasarkan penilaian kinerja supplier. 3. Memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam mengakses informasi yang dibutuhkannya. 1.4 Metodologi Dalam rangka mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya, metode yang digunakan terbagi menjadi tiga bagian, yaitu metode pengumpulan data, analisis, dan perancangan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam skripsi ini, yaitu : 1. Studi Kepustakaan.
5 Metode ini dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, artikel, dan situs web yang berkaitan dengan topik yang dibahas. 2. Studi Lapangan. Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak internal perusahaan yang berkepentingan. Metode analisis strategis yang akan digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Analisis lingkungan perusahaan menurut Porter : Analisis Value Chain Analisis Model Lima Kekuatan Porter Analisis SWOT 2. Tahapan analisis perumusan strategi menurut David : Matriks TOWS Matriks IFE dan EFE Matriks IE Matriks QSPM 3. Analisis tujuan, strategi, CSF, masalah, dan kebutuhan informasi. Metode perancangan proses e-procurement yang digunakan mengacu pada proses e-procurement menurut Turban, yang meliputi : 1. Pencarian supplier dan produk material. 2. Mengevaluasi kualitas supplier. 3. Memilih mekanisme pasar. 4. Membandingkan dan negosiasi harga, pengiriman, dll. 5. Membuat kontrak pembelian.
6 6. Membuat purchase order (PO). 7. Mengatur pengiriman dan penerimaan material. 8. Pembayaran. Analisis dan perancangan sistem informasi untuk menggambarkan aliran proses dan data pada sistem berjalan menggunakan UML diagram dengan konsep Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan Mathiassen, sedangkan untuk menggambarkan behaviour proses digunakan sequence diagram berdasarkan Bennet. 1.5 Sistematika Penulisan Bab 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang diperoleh dari skripsi ini, metodologi serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori-teori yang mendasari analisis dan perancangan sistem, antara lain persediaan, procurement, e-procurement, penilaian supplier, analisis manajemen strategis, UML, dan OOAD. BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN Bab ini membahas tentang analisis perusahaan, analisis strategi yang digunakan, critical success factor, analisis masalah yang dihadapi, usulan pemecahan masalah, analisis kebutuhan informasi, dan gambaran sistem berjalan. BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT
7 Bab ini membahas tentang analisis dan perancangan e-procurement yang diusulkan sebagai pemecahan masalah. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas mengenai simpulan dan saran terhadap perancangan sistem baru yang akan diterapkan.