BAB IV PEMBAHASAN Proses audit operasional dilakukan untuk menilai apakah kinerja dari manajemen pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan sudah dilaksanakan dengan kebijakan yang telah ditetapkan dan juga untuk menilai apakah fungsi tersebut sudah digunakan secara efisien, efektif, dan ekonomis. Sehingga pada proses audit operasional ini akan dimulai berdasarkan tahapan audit operasional. IV.1 Audit pendahuluan Pada proses ini penulis melakukan proses interview dan observation terhadap fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan antara lain : 1. Interview dilakukan pada departemen procurement, departemen material management, dan departemen finance and accounting yang berfungsi untuk memberikan informasi fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan apakah sudah berjalan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. Penulis dalam kesempatan ini juga melakukan interview untuk latar belakang didirikannya perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan prosedur yang diterapkan perusahaan pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. 42
2. Observation digunakan untuk memberikan gambaran atas kegiatan fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan, bagaimana kegiatan pemesanan bahan baku dan penyimpanan bahan baku sampai digunakan untuk melakukan proses produksi Pada audit operasional yang dilakukan atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan dapat juga memberikan penjelasan dalam penelitian tersebut, sehingga akan memberikan tujuan dalam proses audit operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. Tujuan-tujuan yang diberikan dalam audit operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan antara lain : 1. Mengevaluasi pengendalian internal pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. 2. Melakukan identifikasi atas kelemahan-kelemahan yang terdapat pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. 3. Menganalisis apakah pelaksanaan audit operasional dapat meningkatkan efisien, efektif, dan ekonomis pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. Selesai dijalankannya audit pendahuluan yang dimulai dari proses interview dan observation. selanjutnya akan melakukan review dan pengujian atas sistem pengendalian intern yang bertujuan untuk menganalisis apakah terdapat kelemahan-kelemahan pada fungsi pembelian dan persediaan. 43
IV.2 Review dan pengujian sistem pengendalian intern atas fungsi pembelian dan fungsi persediaan Proses review dan pengujian sistem pengendalian intern ini digunakan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai sistem pengendalian intern yang baik dan berjalan sesuai dengan prosedur-prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasi nya, oleh karena itu prosedur yang akan dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi pengendalian intern yang berada di dalam perusahaan, akan melalui proses pengajuan pertanyaan melalui pemberian ringkasan ICQ (Internal Control Questionnaires) kepada masing-masing bagian yang terkait diantaranya: bagian pembelian, bagian gudang, bagian finance and accounting. Pengajuan pertanyaan yang terdapat pada ICQ (Internal Control Questionnaires) adalah hal-hal yang berhubungan dengan ruang lingkup pembelian dan pengelolaan persediaan pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper. Proses pengisian jawaban Internal Control Questionnaires nanti akan diberikan pilihan dengan hanya mengisi jawaban IYA maka pengendalian internal sudah dilakukan dengan baik oleh bagian-bagian yang ada didalam perusahaan dan jika jawaban TIDAK berarti pengendalian internal tidak dilakukan dengan baik oleh bagian-bagian yang ada didalam perusahaan, adapun jawaban dari internal control questionnaires tersebut akan dijawab dengan memberikan tanda centang ( ) untuk jawaban yang sesuai. Dari jawaban Questionnaires yang sudah dijawab nanti nya akan dilakukan proses pengambilan kesimpulan untuk menilai efektifitas pengendalian internal dalam mendukung pencapaian tujuan 44
perusahaan dan juga untuk dianalisis apakah terdapat kelemahan-kelemahan pada proses pembelian dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan Daftar Internal Control Questionnaires dengan jawaban yang sudah dijawab oleh bagian yang berhubungan dengan pembelian dan pengelolaan persediaan didalam perusahaan : Internal Control Questionnaires Bagian pembelian NO DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 1. Apakah bagian pembelian terpisah dari bagian : a. Penerimaan bahan baku? b. Penyimpanan bahan baku? c. Finance and accounting? 2. Apakah pada bagian pembelian terdapat Standard Operational Procedures (SOP) yang dibuat oleh perusahaan? 3. Apakah setiap pembelian bahan baku, dilakukan pengecekan harga terlebih dahulu kepada supplier lain? 4. Apakah supplier mengirimkan bahan baku yang dipesan tepat pada 45
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK waktu yang sudah ditentukan? 5. Apakah terdapat kebijakan rotasi karyawan untuk bagian pembelian? 6. Apakah dalam purchase order selalu ditetapkan persetujuan : a. Jenis barang yang dipesan? b. Quality? c. Harga? 7 Apakah setiap pembelian bahan baku yang dilakukan berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ)? 8. Apakah dalam purchase order : a. Diotorisasi pejabat tertentu? b. Mempunyai nomor urut tercetak? c. Disimpan lengkap termasuk yang dibatalkan? d. Tembusan dikirimkan kepada : - departemen finance dan accounting untuk dicocokan dengan laporan penerimaan bahan baku waste paper local dan 46
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK faktur? - bagian penerimaan barang untuk diotorisasi dalam menerima bahan baku? 9. Apakah bagian pembelian selalu membuat laporan harga LOCC per tahun? 10. Apakah bagian pembelian mengirimkan Purchase Order kepada supplier melalui faximile, dan juga bagian pembelian akan melakukan konfirmasi ulang kepada supplier? 11. Apakah setiap terdapat perubahan harga bagian pembelian akan mengajukan proposal perubahan harga ke vice president dan diketahui oleh bagian produksi? 12. Apakah dalam penerimaan nota penerimaan barang timbangan bagian pembelian juga menerima surat jalan dan report penerimaan waste paper local dari bagian gudang? 13. Apakah setiap penerimaan invoice receipt bagian pembelian selalu mencocokan dan memverifikasi : a. Kwintansi? b. Rincian tagihan? 47
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK c. Report penerimaan waste paper? Internal Control Questionnaires Bagian gudang NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 1. Apakah dalam penerimaan formulir pesanan bahan baku, bagian gudang akan terdahulu untuk melakukan pengecekan data atas persediaan bahan baku? 2. Apakah setiap bahan baku dan sparepart dikelompokkan berdasarkan jenis dan ukurannya? 3. Apakah terdapat kebijakan atas stock persediaan dalam bagian gudang? 4. Apakah dalam pengajuan pembelian bahan baku bagian gudang menyertakan purchase requisition kepada bagian pembelian? 5. Apakah dalam bagian penerimaan bahan baku setengah jadi terpisah dari bagian gudang? 6. Apakah bahan baku yang diterima dilakukan pengecekan antara 48
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK fisik barang dengan surat jalan dan Purchase Order (PO)? 7. Apakah terdapat Standar Operational Procedures (SOP) pada bagian gudang? 8. Apakah bahan baku yang diterima selalu diperiksa kuantitas dan kualitas agar sesuai dengan bahan baku yang dipesan? 9. Apakah setiap periode selalu dilakukan cek fisik (stock opname) terhadap bahan baku dan barang yang terdapat di gudang? 10 Apakah karyawan yang melakukan stock opname bukan dari bagian gudang? 11. Apakah karyawan bagian pencatatan kartu stock dengan pencatatan stock pada komputer sama? 12. Apakah bagian pencatatan pemasukan barang dengan pengeluaran orang nya sama? 13. Apakah tempat penyimpanan persediaan bahan setengah jadi (pulp paper) terpisah dengan penyimpanan persediaan barang jadi? 15. Apakah terdapat perlindungan atas persediaan bahan baku dan sparepart yang ada dari : a. Kebakaran? 49
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK b. Pencurian c. Kerusakan, banjir dan resiko lainnya? 16. Apakah pengeluaran bahan baku dari bagian gudang berdasarkan reservasi dari bagian produksi (user)? 17. Apakah persediaan yang menumpuk dilaporkan secara berkala? 18. Apakah bahan baku yang diterima langsung disimpan oleh bagian gudang? 19. Apakah bahan baku yang diterima langsung disimpan oleh bagian gudang 20. Apakah ada bagian gudang mempunyai jadwal yang teratur untuk melakukan pembersihan gudang? 21. Apakah laporan penerimaan barang : a. Mencatat jumlah yang diterima berdasarkan perhitungan yang sebenar nya? b. Diberi nomor urut? c. Diarsip termasuk yang dibatalkan? d. Tembusannya dikirim kepada : - Departemen pembelian untuk sebagai informasi bahwa pesanan yang dari supplier telah diterima? 50
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK - Bagian pembelian untuk dicocokan dengan purchase order dan faktur? 22. Apakah setiap kelebihan pemakaian bahan baku akan dikembalikan ke bagian gudang? 23. Apakah bagian gudang memeriksa apakah jumlah bahan baku yang diambil oleh bagian produksi sama dengan jumlah bahan baku yang diminta? Internal Control Questionnaires Bagian Accounting NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 1. Apakah bagian accounting mengadakan stok opname (cek fisik) secara periodic? 2. Apakah invoice yang telah diverifikasi oleh bagian pembelian akan selalu diberikan kepada bagian accounting untuk dilakukan pencatatan? 3. Apakah bagian accounting memiliki prosedur dan kebijakan yang mengatur pencatatan transaksi pembelian secara tertulis? 51
NO DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 4. Apakah bagian accounting mempunyai daftar uraian tugas secara tertulis untuk para karyawannya? 5. Apakah hanya bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntansi didalam sistem? 6. Apakah perusahaan memiliki kartu hutang? Jika Punya : a. apakah secara periodic diadakan pencocokan dengan buku besar? b. apakah yang melakukan pencatatannya terpisah dari yang membuat buku besar? 7. Apakah semua informasi yang berhubungan dengan pencatatan pembelian dan pembukuan telah dikomunikasikan dengan baik oleh bagian accounting kepada pihak-pihak yang terkait? 8. Apakah sudah terjalin komunikasi yang baik antara karyawan bagian accounting dengan bagian-bagian yang lainnya dalam perusahaan? 9. Apakah dilakukan pembuatan laporan keuangan yang untuk diberikan kepada management? Serta pemberian laporan keuangan diberikan secara : a. Bulanan? 52
b. Per 3 bulan? c. Per 6 bulan? d. Secara tahunan? Internal Control Questionnaires Bagian finance NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 1. Apakah dalam perusahaan mempunyai prosedur dan kebijakan dalam pembayaran hutang secara tertulis? 2. Apakah bagian finance mempunyai daftar uraian tugas secara tertulis untuk karyawan bagian finance? 3. Apakah terdapat pemisahan dokumen hutang yang sudah dibayar sama belum dibayar? 4. Apakah fungsi bagian finance terpisah dari : a. Fungsi gudang? b. Fungsi akuntansi? c. Fungsi pembelian? d. Fungsi penerimaan? 5. Apakah bagian finance akan mengacu pada dokumen-dokumen yang 53
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK berhubungan seperti invoice yang sudah diverifikasi oleh bagian accounting, voucher pembayaran, kwintansi, surat jalan, laporan penerimaan barang sebelum melakukan pembayaran? 6. Apakah hanya bagian finance yang mempunyai hak untuk membuat dan mengeluarkan giro serta melakukan pembayaran hutang? 7. Apakah pada penyerahan giro selalu diminta untuk diotorisasi atas bukti pengeluaran bank dari supplier sebagai bukti pembayaran? 8. Apakah bukti kas keluar : a. Diberikan nomor urut? b. Ditanda tanganin oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan? c. Distempel LUNAS untuk menghindari terjadi nya pembayaran kedua kali? 9. Apakah setiap copy bukti pembayaran akan diberikan kepada bagian accounting untuk dilakukan pencatatan? 10. Apakah bagian finance melakukan pencatatan atas : a. Voucher register? b. Check register? 54
NO. DAFTAR PERTANYAAN IYA TIDAK 11. Apakah pembayaran hutang perusahaan telah berjalan dengan lancar dan tepat waktu? 12.. Apakah semua kegiatan pembelian sudah dilakukan komunikasi dengan baik pada tiap-tiap bagian? Jika iya, apakah : a. Laporan atas pengeluaran kas diberikan dengan rutin ke bagian accounting dan management? b. Bagian finance mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan bahan baku apabila ada terjadi retur pembelian atas bahan baku tersebut? 13. Apakah setiap laporan pengeluaran giro dan pengeluaran kas yang terjadi akan dilaporkan kepada direksi atau management? Berdasarkan hasil dari Internal Control Questionniares yang telah diberikan maka diperoleh jawabannya dari perusahaan sehingga dapat diketahui bahwa terdapat kelemahan-kelemahan yang ada di dalam perusahaan atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan tidak berjalan efektif. Kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan antara lain : 55
1. Bahan baku yang dibeli lebih mahal dibandingkan dengan barang sejenisnya dari supplier lain. 2. Perusahaan tidak melakukan rotasi karyawan pada bagian pembelian. 3. Kualitas dan kuantitas bahan baku dan sparepart yang diterima tidak sesuai pesanan. 4. Bagian pembelian tidak mengajukan proposal perubahan harga kepada vice president ketika terjadi perubahan harga bahan baku pada setiap proses pembelian. 5. Bagian gudang tidak berpartisipasi dalam proses stock opname yang dilakukan oleh bagian accounting. 6. Pembayaran hutang yang dilakukan bagian finance tidak berjalan dengan lancar dan tepat waktu. 7. Bagian finance tidak mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan bahan baku saat terjadi retur pembelian bahan baku. Selain melakukan pengujian internal dengan menggunakan internal control Questionnaires pada PT Indah Kiat Pulp & Paper yang digunakan untuk melihat kelemahan perusahaan, juga dilakukan pengujian terhadap lima komponen pengendalian intern, sebagai berikut : 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Control Environment PT Indah Kiat Pulp & Paper sudah berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dengan adanya departemen audit internal dalam perusahaan yang berguna untuk mengawasi dan mengevaluasi kecurangan 56
yang mungkin muncul di perusahaan. Selain itu, departemen audit internal juga mempengaruhi tingkat kesadaran karyawan terhadap tanggung jawabnya sehingga kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih efektif. Integritas dan nilai etika perusahaan juga tercermin dengan adanya call center etika yang digunakan sebagai pos pengaduan pelanggaran etika dan kecurangan yang dilakukan karyawan lain. 2. Risk Assesment (Penilaian Resiko) Penilaian risiko dalam PT. Indah Kiat Pulp & Paper dilakukan oleh manajemen melalui analisis setiap permasalahan yang muncul dan mengkonsultasikannya kepada departemen audit internal. Hal ini dilakukan untuk menilai sejauh mana risiko yang muncul akan berdampak pada tidak maksimalnya kegiatan operasional perusahaan. Manajemen dan departemen audit internal menilai setiap risiko melalui pertimbangan atas setiap perubahan yang terjadi dalam lingkungan operasi sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi) Information and communication PT Indah Kiat Pulp & Paper sudah terjalin dengan baik. Setiap informasi yang manajemen perusahaan dapatkan, seperti adanya perubahan kebijakan dalam melakukan pencatatan transaksi, akan dilaporkan langsung ke bagian yang terkait. PT Indah Kiat Pulp & Paper juga mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab setiap bagian dalam 57
perusahaan berdasarkan kebijakan yang disusun bagian departemen audit internal perusahaan. 4. Control Activities (Aktivitas Pengendalian) Pada proses Control Activities PT. Indah Kiat Pulp & Paper terlihat pembagian-pembagian tugas dan tanggung jawab pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan sangat jelas dan baik. Job description PT. Indah Kiat Pulp & Paper hanya dijelaskan berdasarkan bagian yang terkait atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan, yaitu : a. Mill Head Mempunyai tanggung jawab dan tugas antara lain : 1) Mengarahkan semua penyusunan kebijakan dan rencana yang dimiliki perusahaan. 2) Mengatur semua kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan oleh perusahaan. 3) Memberikan petunjuk kepada masing-masing divisi terhadap segala permasalahan yang dialami oleh divisi tersebut. b. Logistic & Delivery Division Mempunyai tanggung jawab yang dibagikan ke beberapa fungsi yang dimiliki oleh Logistic & Delivery Division antara lain : 1) Procurement Department Mempunyai tanggung jawab yang dibagikan lagi menjadi dua bagian antaran lain : a) Purchasing Section Mempunyai tanggung jawab antara lain : 58
(1) Melakukan pembelian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan (2) Mengatur untuk pembelian bahan baku yang diimpor (3) Mengatur semua pembelian bahan baku waste paper (4) Mengatur tempat penyimpanan bahan baku (5) Mengecek harga ke vendor (6) Membuat laporan kepada manajer keuangan b) Local Recycle Paper & Bid Package Section Mempunyai tanggung jawab antara lain : (1) Menangani semua urusan kontrak untuk pembelian bahan baku dari supplier (2) Mengatur proses pembelian pendauran ulang kertas yang berasal dari dalam negeri. 2) Material Management Department Mempunyai tanggung jawab yang dibagikan ke beberapa bagian yang dimiliki oleh Material Management Department antara lain : a) Raw Material Section Mempunyai tanggung jawab antara lain : (1) Menyimpan persediaan bahan baku utama perusahaan seperti waste paper atau bubur kertas. (2) Melakukan perawatan dan pengecekan persediaan bahan baku. (3) Membuat surat pesanan bahan baku. 59
(4) Memantau stock bahan baku digudang. b) Plastic Recycle Section Mempunyai tanggung jawab antara lain : (1) Memantau proses daur ulang kertas agar terpisah dari bahanbahan plastic. (2) Menguji atas bahan baku kertas yang didaur ulang supaya bisa digunakan untuk diproduksi menjadi kertas 5. Monitoring (Pemantauan) Manajemen selalu meninjau apakah aktivitas perusahaan sudah berjalan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. seperti, bagian gudang dan bagian pembelian yang meskipun telah melaksanakan semua fungsinya dengan baik, namun masih juga kurang efektif. Untuk mengatasinya, perusahaan memperbaharui setiap kebijakan tersebut sehingga kegiatan dalam bagian gudang dan pembelian dapat berjalan dengan lebih efektif. IV.3 Audit Terinci Pada tahap ini penulis melakukan pengumpulan bukti-bukti yang cukup dan kompeten. Selain itu juga akan dilakukan untuk pengembangan temuan dalam mencari keterkaitan antar temuan yang digunakan untuk menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit yang akan dicapai. Proses audit terinci berdasarkan ruang lingkup aktivitas pembelian dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan, yang nantinya akan digunakan sebagai alat untuk menetapkan 60
pengawasan dan pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Audit terinci meliputi langkah-langkah untuk menentukan tujuan pemeriksaan setiap fungsi dan prosedur audit yang dilakukan. 1. Pemeriksaan atas kegiatan bagian pembelian a. Tujuan pemeriksaan Proses ini bertujuan untuk melakukan suatu evaluasi dan penilaian atas kegiatan pembelian apakah sudah dijalankan dengan efektif, efesien dan ekonomis dalam kegiatan operasional perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan meliputi kegiatan bagian pembelian untuk melihat apakah bagian pembelian telah menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik dan tidak melanggar kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. b. Prosedur audit 1) Melakukan pemeriksaan dan interview kepada perusahaan apakah terdapat kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan. 2) Melakukan pemeriksaan apakah perusahaan melakukan pengendalian safety stock dan mempunyai titik maksimum atas persediaan yang terdapat di bagian gudang sehingga nanti nya tidak terjadi pemborosan atas persediaan. 3) Melakukan interview terhadap bagian pembelian apakah hanya bagian pembelian yang bisa melakukan proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan. 61
4) Membuat daftar pertanyaan kepada bagian pembelian untuk menanyakan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan. 5) Melakukan pemeriksaan atas purchase order apakah selalu di otorisasi oleh pejabat tertentu dan selalu diarsipkan berserta dengan yang dibatalkan. 6) Melakukan pemeriksaan apakah dalam proses pembelian selalu ada disertakan terdahulu Purchase Requisition dari bagian gudang. 7) Melakukan pemeriksaan apakah terdapat peraturan safety stock didalam perusahaan. 8) Melakukan interview terhadap bagian pembelian apakah setiap terjadi perubahan harga selalu mengajukan proposal perubahan harga terdahulu kepada vice president. 9) Melakukan pemeriksaan apakah setiap menerima NPBT bagian pembelian juga menerima surat jalan dan report penerimaan waste paper dari bagian gudang. 10) Melakukan pemeriksaan atas invoice receipt yang diterima, bagian pembelian selalu mencocokan dan memverifikasi, kwintansi, rincian tagihan, report penerimaan waste paper. 11) Melakukan pemeriksaan atas penentuan harga oleh bagian pembelian kepada supplier berdasarkan dengan daftar harga yang ada pada bagian produksi. 62
12) Membuat kesimpulan atas hasil pemeriksaan kegiatan bagian pembelian dengan serta saran-saran yang diberikan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada. 2. Pemeriksaan atas kegiatan penerimaan bahan baku a) Tujuan Pemeriksaan Proses ini berfungsi untuk menilai kegiatan penerimaan bahan baku dalam perusahaan apakah dilakukan oleh fungsi yang bertanggung jawab atas penerimaan bahan baku, dan apakah kegiatan penerimaan bahan baku sudah berjalan dengan efektif dan efisien. b) Prosedur audit 1) Melakukan pemeriksaan kepada bagian gudang apakah sudah dilakukan dengan benar proses penerimaan bahan baku dengan mengacu kepada dokumen-dokumen yang terkait. 2) Melakukan pemeriksaan apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan bahan baku sudah dilakukan otorisasi oleh pejabat yang berwenang didalam perusahaan. 3) Melakukan pemeriksaan atas nota penerimaan barang timbangan dari bagian seksi timbangan apakah bahan baku yang diterima sesuai dengan purchase requisition bagian gudang. 4) Melakukan observasi apakah bagian penerimaan bahan baku sudah terpisah dari bagian pembelian, bagian pengeluaran dan bagian produksi. 5) Melakukan interview apakah terdapat kebijakan yang mengatur kegiatan penerimaan bahan baku. 63
6) Melakukan pemeriksaan atas bahan baku yang diterima dengan berdasarkan penentuan standar yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. 7) Membuat simpulan audit. 3. Pemeriksaan atas kegiatan penyimpanan bahan baku a) Tujuan pemeriksaan Proses ini mempunyai tujuan untuk menyakinkan kepada management perusahaan bahwa kegiatan penyimpanan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan sudah dijalankan sesuai dengan peraturan yang telah dibuat dan diterapkan sebelumnya, sehingga pemanfaatan atas ruangan penyimpanan bahan baku yang terdapat pada bagian gudang sudah berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis. b) Prosedur audit 1) Melakukan observasi ke gudang penyimpanan bahan baku untuk melihat apakah penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai dengan luas ruangan yang terdapat bagian gudang. 2) Melakukan pemeriksaan atas purchase requisition apakah selalu diberikan kepada bagian pembelian yang nanti nya akan digunakan dalam pembuat purchase order 3) Melakukan proses sampling atas bahan baku yang ada didalam gudang untuk melihat apakah kualitas bahan baku masih terjaga kualitasnya. 4) Melakukan interview kepada bagian gudang bagaimana kebijakan atas fungsi penyimpanan bahan baku dijalankan dengan baik. 64
5) Melakukan proses interview kepada bagian gudang apakah gudang dijaga keamanan 24 jam setiap hari. 6) Melakukan pemeriksaan atas pembagian jenis masing-masing barang jadi sehingga memudahkan untuk pencarian barang jadi. 7) Membuat simpulan audit. 4. Pemeriksaan atas kegiatan pencatatan persediaan a) Tujuan pemeriksaan Proses ini untuk memastikan apakah kegiatan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh bagian accounting sudah dijalankan sesuai dengan kebijakan-kebijakan supaya tidak terdapat pelanggaran terhadap kebijakan-kebijakan tersebut yang nantinya akan membuat ketidakefisiensi proses pencatatan persediaan. b) Prosedur audit 1) Melakukan pemeriksaan dengan proses evaluasi terhadap sistem yang digunakan oleh bagian accounting untuk mencatat persediaan. 2) Melakukan interview kepada bagian accounting bagaimana metode pencatatan persediaan yang dilakukan dan 3) Melakukan interview untuk mengetahui apakah sistem pencatatan persediaan yang digunakan oleh bagian accounting boleh diakses oleh bagian-bagian yang lainnya didalam perusahaan. 4) Melakukan pemeriksaan atas laporan cek fisik yang dilakukan oleh bagian accounting dengan fisik persediaan yang terdapat didalam gudang. 5) Membuat simpulan audit. 65
IV.4 Hasil Audit Operasional Dari hasil audit operasional yang dilakukan terhadap fungsi pembelian dan persediaan pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper, ditemukan hal-hal sebagai berikut: 1. Bahan baku dan sparepart yang dibeli lebih tinggi dibandingkan dengan bahan baku dan sparepart sejenisnya dari supplier lainnya. Perusahaan mendapatkan harga bahan baku dan sparepart yang dibeli lebih tinggi dibandingkan dengan bahan baku dan sparepart yang sejenis dari supplier lain. Perusahaan seharusnya mendapatkan harga bahan baku dan sparepart yang dibeli dengan harga yang bersaing dengan supplier lain. Bagian pembelian tidak melakukan penyeleksian supplier terlebih dahulu agar bisa mendapatkan harga bahan baku dan sparepart yang bersaing dengan perusahaan kompetitor. Perusahaan akan mengeluarkan dana lebih besar sehingga mengalami kerugian dalam pembelian bahan baku dan sparepart. Perusahaan sebaiknya melakukan penyeleksian supplier terlebih dahulu dalam pengadaan bahan baku dan sparepart sehingga akan mendapatkan harga yang lebih bersaing dengan perusahaan kompetitor. 2. Bahan baku dan sparepart yang diterima kualitas dan kuantitas tidak sesuai dengan yang dipesan. Perusahaan tidak mendapatkan bahan baku dan sparepart sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dipesan pada saat pembelian, yang seharusnya 66
perusahaan mendapatkan kualitas dan kuantitas atas bahan baku dan sparepart sesuai dengan yang dipesan. Penerimaan bahan baku dan sparepart yang dilakukan oleh bagian gudang tidak langsung dilakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas bahan baku dan sparepart. Perusahaan akan terganggu proses operasionalnya pada bagian produksi dan menimbulkan kerugian secara materiil. pada saat terjadi kegiatan penerimaan bahan baku dan sparepart, perusahaan harus langsung melakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas bahan baku dan sparepart. 3. Bagian gudang tidak mengarahkan bagian accounting untuk melakukan stock opname, sehingga dalam pelaksanaannya, stock opname tersebut berjalan tidak efektif. Setiap dilakukan stock opname oleh bagian accounting maka bagian gudang tidak mengarahkan proses stock opname. Sebaiknya bagian gudang dalam proses stock opname yang dilakukan oleh bagian accounting harus diikutsertakan kedalam proses tersebut. Perusahaan menyerahkan semua proses stock opname agar dilakukan oleh bagian accounting dengan tujuan untuk menjaga indepedensi. Jika proses stock opname dilakukan hanya oleh bagian accounting tanpa arahan dari bagian gudang maka stock opname tidak akan efektif karena bagian accounting tidak mengetahui setiap penyimpanan bahan baku, sparepart, dan barang jadi yang dikelompokan berdasarkan spesifikasi, ukuran, kualitas. 67
Perusahaan seharusnya mengikutsertakan bagian gudang dalam melaksanakan stock opname, agar stock opname tidak memakan waktu yang lama dan menjadi lebih efektif, efisien dan ekonomis akan tetapi bagian gudang hanya berperan untuk mengarahkan dan tidak untuk melakukan stock opname. 4. Perusahaan tidak membuat kebijakan yang tertulis dalam melakukan rotasi terhadap karyawan bagian pembelian. Pada bagian pembelian perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang tertulis untuk melakukan rotasi karyawan pada bagian tersebut. Seharusnya perusahaan melakukan rotasi terhadap bagian pembelian. Tidak ada karyawan bagian pembelian yang mau diterima untuk dirotasi kekantor cabang karena karyawan menganggap bahwa rotasi yang dilakukan kekantor cabang dirasakan lebih jauh. Perusahaan jika tidak melakukan rotasi pada bagian pembelian akan menimbulkan kecurangan (fraud) yang dilakukan oleh bagian pembelian dalam mengambil keuntungan pada setiap pembelian bahan baku dan sparepart. Perusahaan harus membuat kebijakan yang tertulis untuk melakukan rotasi karyawan pada bagian pembelian, hal ini dimaksudkan agar bagian pembelian tidak melakukan kecurangan dengan menjalin kerjasama kepada supplier dalam mengambil keuntungan dari setiap pembelian bahan baku dan sparepart. 68
5. Pembayaran hutang yang dilakukan bagian finance tidak berjalan dengan lancar dan tepat waktu kepada supplier. Bagian finance melakukan pembayaran hutang kepada supplier tidak berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Sebaiknya pembayaran hutang kepada supplier harus berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Bagian finance untuk melakukan pembayaran hutang harus menunggu proses pencairan dana dari pinjaman bank, karena proses pembayaran hutang pada supplier, bagian finance menunggu kapan pencairan dana dari bank selesai. Supplier tidak akan memberikan bahan baku dan sparepart yang dipesan tepat waktu sampai perusahaan membayarkan hutangnya terlebih dahulu. Perusahaan harus khusus membuatkan anggaran untuk pembayaran hutang kepada bagian finance, supaya pembayaran hutang dilakukan dengan lancar tanpa menunggu pencairan dana dari pinjaman bank. 69