BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAEHOUSE 3.1 Metode Analisis dan Perancangan Untuk melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat dua metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom up dan metode top down. Metode Top-Down merupakan pendekatan yang merencanakan survey ke organisasi secara menyeluruh, dan menentukan sumber data apa yang dibutuhkan. Perencanaan top-down, sering menggambarkan perencanaan strategis, untuk mengidentifikasi sumber data yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung perubahan di masa yang akan datang. Top-down mendesain sebuah diagram hubungan antar entitas yang memberikan gambaran tentang entitas data, dimana menggambarkan hubungan antar bagian dalam suatu organisasi. Metode Bottom-up melihat dokumen atau data secara detil, tampilan dan kebutuhan akan data yang diperlukan, dalam area yang ditentukan. Bottom-up disebut juga sebagai analisis data. Dalam membangun database untuk perancangan data warehouse pada PT. Cronos Mandiri Utama, digunakan metode pendekatan Bottom-Up dan Top-Down. Pada metode bottom-up dimulai dengan menentukan subjek data dan fungsi bisnis yang ada, kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis matriks, diantaranya Matriks Unit Organisasi Vs Subjek Data, Fungsi Bisnis Vs Matriks Unit Organisasi dan Fungsi Bisnis Vs Subyek Data. Dari matriks subjek data dan fungsi bisnis ini akan dilakukan pengelompokan subjek data dan fungsi bisnis yang berkaitan. 45
46 Sedangkan metode top-down digunakan untuk menganalisa struktur organisasi, tugas dan wewenang, analisa matriks dan fungsi bisnis, dan mendapatkan data pelengkap seperti latar belakang dan lain-lain. Termasuk surat ijin untuk menggunakan data penting. 3.2 Latar Belakang Organisasi PT. Cronos Mandiri Utama didirikan pada tahun 1996 oleh Ibu Ketty Wirawati sebagai direktur perusahaan. Perusahaan yang berlokasi pada uko Niaga oxy Mas Blok e1 No.47, Jakarta Barat ini awalnya sebuah perusahaan kecil bernama Intasari didirikan sebagai distributor telepon seluler. Setelah berjalan konsisten dan dengan perkembangan teknologi sekarang sehingga kebutuhan masyarakat akan telepon seluler semakin berkembang, lama-kelamaan Intasari menjadi suatu organisasi yang lebih baik. Karena kemajuan ini, sebuah perusahaan baru, PT. Cronos Mandiri Utama menjadi perseroan terbatas pada tahun 1998, dengan manajemen yang lebih efisien dan lebih baik dari sebelumnya. Tujuan PT. Cronos Mandiri Utama di masa mendatang adalah menjadi salah satu distributor yang berkonsentrasi pada bidang telepon seluler Indonesia yang terkemuka serta memperluas wilayah pemasarannya dengan mendirikan cabang di berbagai daerah yang potensial di Indonesia. Adapun tujuan tersebut akan dicapai terutama dengan cara terus meningkatkan volume penjualan perusahaan.
47 3.3 Struktur Organisasi Agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, PT. Cronos Mandiri Utama menetapkan struktur organisasi perusahaan beserta pembagian tugas dan wewenangnya dengan jelas. Struktur organisasi perusahaan tersebut dapat dilihat pada bagan berikut ini. Direktur Manajer Umum Divisi Personalia Divisi Penjualan Divisi Pembelian Divisi Persediaan Divisi Keuangan & akuntansi Bagian Pemasaran Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Piutang Bagian Pembayaran Utang Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cronos Mandiri Utama 3.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab pada tiap bagian dalam struktur organisasi PT. Cronos Mandiri Utama : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur sebagai berikut : Menetapkan kebijakan-kebijakan yang menentukan arah perkembangan perusahaan di masa yang akan datang.
48 Membuat perencanaan dan mengambil keputusan strategis berdasarkan hasil analisis yang logis dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Mengendalikan dan mengawasi kemajuan kinerja perusahaan secara periodik. 2. Manajer Umum Manajer Umum mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh divisi perusahaan untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan target. Memastikan seluruh kegiatan operasional dapat berjalan lancar sesuai dengan rencana dan senantiasa berusaha menyempurnakan aliran proses/kegiatan dalam perusahaan. Menyampaikan gagasan/masukan dan membantu direktur dalam menentukan keputusan/kebijakan yang berhubungan dengan perkembangan perusahaan. Memberikan laporan kepada direktur mengenai perkembangan perusahaan secara periodik. Menerima dan mengevaluasi laporan dari setiap divisi perusahaan secara berkala untuk mengawasi kegiatan dan masalah yang muncul pada tiap divisi.
49 3. Divisi Personalia Divisi Personalia mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Bekerjasama dengan Direktur perusahaan dalam menentukan kebijakan pemberdayaan dan pengembangan sumber daya manusia (karyawan) perusahaan. Mengelola segala hal yang berkaitan dengan perekrutan, promosi, mutasi, dan pemecatan karyawan. Menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya dan memberikan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kualitas kerjanya. Menetapkan besarnya gaji karyawan berdasarkan pendidikan dan kemampuan yang dimilikinya. Memeriksa daftar absensi dan mengevaluasi hasil kerja karyawan secara berkala untuk mempromosikan karyawan yang kinerjanya baik. Memberikan laporan secara periodik kepada Direktur mengenai halhal yang berkaitan dengan karyawan perusahaan. 4. Divisi Penjualan Tugas dan tanggung jawab Divisi Penjualan sebagai berikut : Menganalisa dan memperhatikan pangsa pasar. Mencari dan memutuskan area-area baru pemasaran. Mengawasi kegiatan sales.
50 Tanggung jawab Divisi Penjualan adalah mengawasi dan memimpin sales serta bertanggung jawab langsung kepada Direktur. 5. Bagian Pemasaran Tugas dan tanggung jawab bagian pemasaran sebagai berikut : Menaati kebijakan dan menjalankan rencana kerja pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan. Berusaha mencari calon pelanggan baru dan tetap mempertahankan pelanggan yang telah ada melalui promosi dan pelayanan yang baik untuk meningkatkan volume penjualan semaksimal mungkin. Bertanggung jawab atas pemasaran produk serta penerimaan pesanan dan retur produk dari para pelanggan. Memberikan ide dan masukan kepada pihak manajemen akan situasi dan kebutuhan pelanggan yang dapat mendukung strategi pemasaran dan penjualan perusahaan. 6. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Memastikan agar para pelanggan dapat menerima semua pesanannya dengan lengkap dan tepat waktu. Membawa produk-produk yang diretur dari para pelanggan ke gudang untuk ditukarkan dengan yang baru dan melaporkannya kepada staf penjualan yang berwenang.
51 Menyerahkan formulir bukti bahwa pesanan telah diterima oleh pelanggan kepada staf penjualan yang berwenang. 7. Divisi Pembelian Tugas dan tanggung jawab Divisi Pembelian sebagai berikut : Mewakili Direktur dalam hal yang berhubungan dengan pembelian barang berupa handphone dan aksesorisnya, seperti pertemuan dengan para pemasok (Supplier), melakukan perencanaan dan penentuan pembelian barang serta penyetujuan pembelian barang. Bekerja sama dengan Divisi Persediaan dalam mengendalikan dan mengawasi persediaan produk. Memberikan laporan secara berkala kepada manajer umum. 8. Divisi Persediaan Divisi Persediaan mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Mengendalikan dan memonitor persediaan produk di gudang. Bertanggung jawab atas semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran produk. Mengatur hal-hal yang berkaitan dengan penanganan, penyimpanan, dan pengamanan produk. Memeriksa ketersediaan dan kelengkapan produk yang dipesan oleh pelanggan.
52 Memberikan laporan secara periodik kepada Direktur mengenai persediaan produk. 9. Divisi Keuangan & Akuntansi Divisi Keuangan dan Akuntansi mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Menyusun rancangan anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan serta mengawasi pelaksanaannya bila disetujui oleh direktur perusahaan. Bertanggung jawab atas pembukuan semua proses penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. Mengendalikan dan memonitor seluruh utang dan piutang perusahaan serta menginventarisasi kekayaan perusahaan. Secara berkala membuat laporan keuangan untuk diserahkan kepada direktur. Bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan. 10. Bagian Penagihan Piutang Bagian Penagihan Piutang, sebuah Subdivisi Akuntansi dan Keuangan, mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Menagih piutang dari para pelanggan sebelum melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan.
53 Menyerahkan hasil penagihan piutang tersebut kepada staf keuangan yang berwenang. 11. Bagian Pembayaran Utang Bagian pembayaran utang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Membayar utang kepada para pemasok sebelum melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Menyerahkan bukti pelunasan utang kepada staff keuangan yang berwenang. 3.4 Subyek Data dan Fungsi Bisnis 3.4.1 Subyek Data Subjek data merupakan sekumpulan data yang dapat digunakan untuk menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Subyek data pada PT.Cronos Mandiri Utama dapat dilihat dari tabel berikut : No. Subyek Data 1. Pelanggan 2. Karyawan 3. Pembelian 4. Persediaan 5. Produk Keterangan Berisi informasi mengenai data-data pelanggan. Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan, jabatan dan absensi karyawan Berisi informasi mengenai pembelian yang dilakukan oleh PT.Cronos Mandiri Utama. Berisi informasi mengenai persediaan produk di PT. Cronos Mandiri Utama. Berisi informasi mengenai semua detail produk yang dijual oleh PT. Cronos Mandiri Utama.
54 6. Penjualan Berisi informasi mengenai transaksi penjualan yang dilakukan 7. Pemasok Berisi informasi mengenai daftar pemasok 8. Keuangan Berisi informasi mengenai administrasi dan keuangan perusahaan. Tabel 3.1 - Subjek Data 3.4.2 Fungsi Bisnis Yang dimaksud dengan fungsi bisnis adalah kegiatan dari setiap bagian/divisi dalam sebuah perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kegiatan yang menjadi fungsi bisnis dari PT. Cronos Mandiri Utama. Fungsi Bisnis Analisis dan Perencanaan Strategis Pengawasan Perusahaan Pengendalian SDM Pembayaran Gaji Pembuatan Laporan Pembelian Pembuatan Laporan Penjualan Pembuatan Laporan Keuangan Kontrol Persediaan Pemesanan Produk dari Pemasok Penerimaan Produk dari Pemasok etur Pembelian Pembayaran Utang kepada Pemasok Penerimaan Pesanan Pelanggan Pengiriman Produk kepada Pelanggan
55 etur Penjualan Penagihan Piutang dari Pelanggan Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Cronos Mandiri Utama 3.5 Analisis Matriks 3.5.1 Unit Organisasi vs Subyek Data Tabel berikut ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dengan subyek data yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Subyek Data Unit Organisasi Karyawan Produk Pemasok Pelanggan Pembelian Persediaan Penjualan Keuangan Direktur X X X X X Manajer Umum X X X X X Divisi Penjualan X X X X X Bagian Pemasaran X X X X Bagian Pengiriman X X X Divisi Keuangan & Akuntansi X X X X X X X Bagian Penagihan Piutang X X X Bagian Pembayaran Utang X X X Divisi Persediaan X X X X X X Divisi Pembelian X X X X X Divisi Personalia X Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
56 3.5.2 Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang bertanggung jawab untuk menanganinya. Fungsi Bisnis Unit Organisasi Direktur Manajer Umum Divisi Penjualan Bagian Pemasaran Bagian Pengiriman Divisi Keuangan & Akuntansi Bagian Penagihan Piutang Bagian Pembayaran Utang Divisi Persediaan Divisi Pembelian Divisi Personalia Analisis dan Perencanaan A Strategis Pengawasan Perusahaan A Pengendalian SDM A Pembayaran Gaji A Pembuatan Laporan A Pembelian Pembuatan Laporan A Penjualan Pembuatan Laporan A Keuangan Kontrol Persediaan A I Pemesanan Produk dari A I Pemasok Penerimaan Produk dari A Pemasok I etur Pembelian A A
57 Pembayaran Utang kepada A Pemasok Penerimaan Pesanan Pelanggan A I Pengiriman Produk kepada Pelanggan A I etur Penjualan A I I Penagihan Piutang dari Pelanggan I A Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi I (Direct Management esponsibility): menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis. A (Executive or Policy Making Authority): menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis. I (Involved in the Function): menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis, namun tidak bertanggung jawab dan tidak berhak ataupun berkuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E (Technical Expertise): menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis. W (Actual Execution of the Work): menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
58 3.5.3 Fungsi Bisnis vs Subyek Data Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan subyek data yang berkaitan dengan fungsi bisnis tersebut. Fungsi Bisnis Subyek Data Karyawan Produk Pemasok Pelanggan Pembelian Persediaan Penjualan Keuangan Analisis dan Perencanaan Strategis Pengawasan Perusahaan Pengendalian SDM C UD Pembayaran Gaji C UD Pembuatan Laporan Pembelian Pembuatan Laporan Penjualan Pembuatan Laporan Keuangan Kontrol Persediaan C UD Pemesanan Produk dari Pemasok C UD Penerimaan Produk dari Pemasok C C UD UD U etur Pembelian U U Pembayaran Utang kepada C Pemasok UD Penerimaan Pesanan Pelanggan C UD Pengiriman Produk kepada C U Pelanggan UD etur Penjualan U U Penagihan Piutang dari Pelanggan C UD Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
59 C (Create): menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis. (ead): menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis. U (Update): menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis. D (Delete): menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis. 3.6 Teknologi Informasi PT. Cronos Mandiri Utama Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Cronos Mandiri Utama telah memanfaatkan dukungan teknologi informasi. Adapun teknologi informasi yang digunakan dalam perusahaan ini antara lain: 3.6.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan pada PT. Cronos Mandiri Utama adalah sebagai berikut: 1. Satu buah komputer server dengan prosesor Pentium IV 2,8 GHz, memori 1 GB, dan harddisk 80 GB. 2. Sepuluh buah komputer client dengan prosesor dari Pentium III 333 MHz sampai 1,5 MHz, memori 128 MB sampai 256 MB, harddisk 2 GB sampai 10 GB. 3. Empat buah printer LaserJet. 4. Jaringan yang menghubungkan server dengan komputer client.
60 3.6.2 Piranti Lunak Piranti lunak yang digunakan untuk mendukung fungsi bisnis pada PT. Cronos Mandiri Utama adalah sebagai berikut: 1. Sistem operasi Microsoft Windows 98 (client) dan Microsoft Windows 2000 (server) 2. Microsoft Office 2000 3. Microsoft SQL Server 2000 4. Integrated Distribution System General Ledger (GL) 5. Integrated Distribution System Employee 6. Integrated Distribution System Purchasing 7. Integrated Distribution System Sales 8. Integrated Distribution System Inventory 9. Integrated Distribution System Payment 3.6.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Tabel berikut ini menunjukkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan aplikasi yang menanganinya.
61 Fungsi Bisnis Aplikasi General Ledger (GL) Employee Purchasing Sales Inventory Payment Analisis dan Perencanaan Strategis X X X X Pengendalian Perusahaan X X X X X X Pengendalian SDM X Pembayaran Gaji X X Pembuatan Laporan X X X X X Kontrol Persediaan X Pemesanan Produk dari Pemasok X Penerimaan Produk dari Pemasok X X etur Pembelian X X Pembayaran Utang kepada Pemasok X X Penerimaan Pesanan Pelanggan X Pengiriman Produk kepada Pelanggan X X etur Penjualan X X Penagihan Piutang dari Pelanggan X X Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi 3.6.4 Matriks Subyek Data vs Aplikasi Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara subyek data dengan aplikasi yang menggunakannya.
62 Subyek Data Aplikasi General Ledger (GL) Employee Purchasing Sales Inventory Payment Karyawan X Produk X X X Pemasok X Pelanggan X Pembelian X X X Persediaan X Penjualan X X X Keuangan X X X X Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi 3.7 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Untuk mendukung kemajuan perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahaan lainnya yang sejenis dan mencapai tujuannya, pihak manajemen PT. Cronos Mandiri Utama senantiasa dituntut untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat sehubungan dengan kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Pengambilan keputusan tersebut tidak boleh dilakukan secara sembarang, melainkan harus didasari dan didukung oleh data dan informasi yang tepat.
63 Berdasarkan survei yang dilakukan, perusahaan ini memerlukan laporan yang berisi data berikut dalam melaksanakan fungsi-fungsi bisnisnya: 1. Data penjualan produk kepada pelanggan, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang terjual, tanggal penjualan, total pembayaran, salesman yang menanganinya, serta batas waktu kredit yang diberikan. 2. Data produk yang diretur oleh pelanggan, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang diretur, tanggal retur, serta total retur. 3. Data piutang pelanggan yang memuat total piutang tiap pelanggan. 4. Data pembelian produk dari pemasok, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang dibeli, tanggal pembelian, total pembayaran, serta batas waktu kredit yang diberikan. 5. Data produk yang diretur kepada pemasok, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang diretur, tanggal retur, serta total retur. 6. Data Hutang kepada pemasok yang memuat total hutang kepada tiap pemasok. 7. Data persediaan produk, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang masih tersedia dalam perusahaan. Semua laporan tersebut harus dapat ditampilkan berdasarkan pelanggan, pemasok, dan wilayah/lokasinya. Di samping itu, laporan tersebut juga harus dapat dilihat pertahun, perkuartal, persemester, maupun perbulan. 3.8 Masalah yang Dihadapi PT Cronos Mandiri Utama sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi telepon seluler dan aksesorisnya berusaha menjadi
64 sebuah perusahaan yang maju baik dalam hal penjualan maupun pelayanannya. Namun berbagai kendala dan hambatan masih dihadapi oleh PT Cronos Mandiri Utama yang masih memiliki masalah dalam hal pengaturan dan penggunaan data perusahaan. Masalah itu antara lain adalah tidak tersedianya fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif. Hal ini menyebabkan pada saat melakukan analisis terhadap data historis akan membutuhkan waktu cukup lama dan cukup menyulitkan untuk mencari data dan informasi yang diinginkan. 3.9 Pemecahan Masalah Berdasarkan hasil analisis mengenai data dan informasi yang dibutuhkan serta permasalahan yang dihadapi oleh PT. Cronos Mandiri Utama, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah perancangan dan pengimplementasian suatu alat bantu aplikasi yang dapat mengelola data yang ada dengan lebih baik. Alat bantu aplikasi yang dimaksud di sini adalah sebuah aplikasi data warehouse penjualan, pembelian dan persediaan yang didukung oleh database perusahaan itu sendiri. Data warehouse tersebut akan menyimpan data dan informasi penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan dalam bentuk yang ringkas (summarized), terintegrasi, memuat data historis, dan tidak akan mengalami perubahan. Dengan demikian, aplikasi data warehouse tersebut mampu menyediakan laporan yang berisi informasi penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan dengan lebih cepat sesuai dengan kebutuhan pemakainya sehingga dapat mempermudah pihak
65 manajemen atas dalam melakukan proses analisis dan pengambilan keputusan di bidang penjualan, pembelian dan persediaan.