BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Perusahaan Rent n Play merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yaitu penyewaan mainan bagi anak-anak dan balita. Usaha ini dibangun dari nol oleh seorang wanita bernama Anita Rachman, beliau berpikir bahwa mainan bagi balita atau anak-anak sangatlah penting untuk proses tumbuh kembang mereka. Namun terkadang banyak orang berpikir bahwa membeli mainan itu hanya membuang biaya saja karena mainan tersebut tidak akan selamanya dipakai dan dimainkan oleh si anak. Oleh karena itu, tercetuslah sebuah ide untuk menyewakan mainan kepada anak-anak tanpa perlu membelinya. Perusahaan Rent n Play sampai saat ini memiliki 150 unit lebih berbagai macam mainan anak-anak, dimana perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa ini memiliki 20 orang karyawan dalam menjalankan proses bisnisnya. Perusahaan ini beralamatkan di Jalan H.Ridi no 10. Perusahaan ini masih menggunakan pembukuan dan komputerisasi dalam penyimpanan data maupun dalam melakukan transaksi pada setiap proses bisnisnya karena menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan ini sendiri.
3.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi dari PT. Rent n Play pada Gambar 3.1 adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rent n Play Tugas yang dimiliki tiap tiap bagian pada PT. Rent n Play adalah : Direktur Operasional : Memastikan kelangsungan dari operasional perusahaan. Mengambil keputusan keputusan yang berhubungan dengan kelangsungan dan perkembangan dari perusahaan. Bagian Keuangan : Mencatat seluruh arus kas yang masuk dan keluar dari perusahaan. Membuat laporan keuangan. Bagian Marketing : Menangani pemesanan mainan baru.
Mencari pelanggan baru Memasarkan dan memperkenalkan barang. Bagian Logistik : Bertanggung jawab terhadap barang yang masuk dan keluar yang terdapat didalam gudang. Mengatur pengiriman dan pengambilan barang. Mengontrol dan merawat mainan. 3.3 Visi dari Rent `n Play Visi dari perusahaan adalah memberikan pelayanan terbaik dan menjadi perusahaan paling unggul di bidang jasa penyewaan mainan anak 3.4 Misi dari PT. Rent `n Play Misi dari perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Memenuhi kebutuhan pelanggan akan mainan yang berkualitas tinggi dan aman bagi anak 2. Menyediakan berbagai macam mainan anak dengan harga yang terjangkau 3. Mengupdate dan memberikan informasi yang akurat mengenai model model mainan anak 4. Bekerja dengan penuh tangung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan tempat berusaha.
3.5 Tujuan Perusahaan Tujuan dari didirikannya perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Membina hubungan baik dengan pelanggan beserta anaknya 2. Memberikan pelayanan terbaik, serta menjawab permasalahan pelanggan. 3. Memberikan kemudahan dan informasi yang lengkap untuk menyewa produk perusahaan. 3.4 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan 3.4.1 Untuk Sistem Penyewaan yang Berjalan Pelanggan yang ingin menyewa mainan akan melihat brosur pada mainan lalu menelpon ke Bagian Penyewaan untuk menyewa mainan, Bagian Penyewaan akan mengecek terlebih dahulu mainan yang dipesan dengan menghubungi Bagian Gudang. Bila mainan tersebut tersedia maka Bagian Penyewaan akan mengkonfirmasi kepada pelanggan dan membuat Surat Pemesanan yang akan diberikan kepada Bagian Gudang. Setelah Bagian Gudang menerima Surat Pemesanan tersebut maka Bagian Gudang akan menyiapkan mainan yang telah dipesan lalu membuat Surat Jalan yang akan diberikan kepada Bagian Pengiriman beserta mainan yang telah dipersiapkan. Bagian Pengiriman yang menerima Surat Jalan tersebut lalu mengantar mainan tersebut ke rumah Pelanggan dan memberikan mainan serta Surat Jalan untuk ditanda tangani oleh Pelanggan dimana Surat Jalan terdiri dari dua rangkap untuk diberikan kepada Pelanggan dan Bagian Pengiriman sebagai bukti Pengiriman.
Berdasarkan Surat Jalan yang ditandatangani, Pelanggan yang ingin membayar membawa Surat Jalan tersebut ke Bagian Keuangan dan setelah proses pembayaran maka Bagian Keuangan membuat Faktur Pembayaran yang akan diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti pembayaran. Setelah masa sewa mainan telah habis maka Bagian Penyewaan akan menelpon Pelanggan untuk menanyakan mengenai pengembalian barang atau memperpanjang masa sewa mainan. Bila Pelanggan tidak ingin memperpanjang masa sewa mainan maka Bagian Penyewaan akan membuat Surat Pengambilan Barang yang akan diberikan kepada Bagian Pengiriman untuk mengambil mainan tersebut kerumah Pelanggan yang dituju. 3.4.2 Untuk Sistem Persediaan yang Berjalan Ketika Bagian Peyewaan melakukan transaksi penyewaan dengan Pelanggan, makan Bagian Gudang bertugas mengecek stok barang yang tersedia di gudang dan mengkonfirmasi stok barang tersebut kepada Bagian Penyewaan. Bagian Gudang juga bertugas mendata barang yang masuk dan keluar ketika terdapat mainan yang disewa dan mainan yang telah dikembalikan. Bagian Gudang juga bertanggung jawab memeriksa bila terdapat mainan yang rusak dan melapor kepada direktur untuk melakukan pergantian mainan, lalu Bagian Gudang juga secara rutin merawat dan membersihkan mainan yang terdapat digudang.
3.4.3 Aliran Proses pada PT. Rent n Play Gambar 3.2 Aliran Proses Penyewaan Barang PT. Rent n Play
Keterangan Proses Penyewaan Barang pada Gambar 3.2 : 1. Pelanggan yang berminat ingin menyewa mainan setelah melihat showroom yang ada diwebsite Rent n Play menelpon ke PT. Rent n Play untuk memesan mainan. 2. Bagian Penyewaan akan memeriksa ke arsip pelanggan apakah pelanggan sudah terdaftar atau belum. 3. Bagian Penyewaan yang menerima pesanan tersebut mengecek sebelumnya stok barang yang ada digudang dengan menghubungi bagian Gudang. 4. Bagian Penyewaan akan membuat Surat Pemesanan bila barang yang dipesan tersedia lalu diberikan kepada Bagian Gudang. 5. Bagian Gudang menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan Surat Pemesanan lalu membuat Surat Jalan yang nantinya akan diberikan kepada Bagian Pengiriman. 6. Bagian Pengiriman mengirimkan barang tersebut beserta dengan Surat Jalan kepada pelanggan yang bersangkutan. Pelanggan menerima barang yang disewa beserta rangkap dari Surat Jalan yang telah ditanda tangani oleh pelanggan sebelumnya. 7. Bagian Pengiriman memberikan rangkap Surat Jalan yang telah ditanda tangani oleh pelanggan kepada Bagian Keuangan.
8. Bagian Keuangan membuat Surat Faktur berdasarkan Surat Jalan yang telah ditanda tangani oleh Pelanggan untuk nantinya dilakukan penagihan terhadap Pelanggan. 9. Pelanggan melakukan pembayaran kepada Bagian Keuangan. Gambar 3.3 Aliran Proses Pengembalian Barang PT. Rent n Play
Keterangan proses Pengembalian Barang pada Gambar 3.3 : 1. Bagian Penyewaan akan memeriksa arsip Pelanggan untuk memeriksa masa sewa mainan Pelanggan yang telah habis. 2. Bagian Penyewaan menelpon pelanggan yang menyewa untuk menanyakan mengenai pengembalian barang atau perpanjangan sewa bila masa sewa mainan telah habis. 3. Bagian Penyewaan akan membuat Surat Pengambilan Barang yang nantinya akan diberikan kepada Bagian Pengiriman untuk mengambil mainan tersebut bila pelanggan tidak ingin memperpanjang masa sewa mainan. 4. Bagian Pengiriman lalu memberikan Surat Pengambilan Barang tersebut kepada Bagian Gudang untuk menerima persetujuan akan pengambilan tersebut lalu diteruskan kepada Bagian Pengiriman. 5. Bagian Pengiriman mengambila barang kepada Pelanggan berdasarkan Surat Pengambilan Barang tersebut
Gambar 3.4 Rich Picture yang berjalan pada PT. Rent `n Play
3.5 Business Process Reengineering Drivers dan Triggers Pemicu dan penyebab yang menyebakan perlunya dilakukan rekayasa proses bisnis : Tabel 3.1 Business Process Reengineering Drivers dan Triggers Reorganization perubahan peran dan tanggung jawab Kebutuhan dalam menghasilkan performa kerja yang tinggi Kurangnya kepuasan karyawan dalam bekerja Membtutuhkan waktu yang lama dalam memenuhi kebutuhan pelanggan Barang yang ditawarkan bersifat kompleks Tidak jelasnya tanggung jawab dan tugas dari perspektif proses Organization Management Employees Customers Product & Services Dalam struktur organisasi kurang jelas pembagian tugasnya Manajemen waktu pelayanan kurang diperhatikan Prosedur kerja yang lambat dan menyulitkan karyawan Diperlukan waktu yang lama untuk mengetahui stok barang yang dipesan pelanggan Sulit untuk mencari barang digudang Process Tidak ada peringatan bila masa sewa barang habis
3.6 Masalah yang Dihadapi Berdasarkan penelitian dan pemahaman yang dilakukan pada PT. Rent n Play, terdapat beberapa masalah yang terjadi didalam proses bisnis yang berjalan diperusahan tersebut, yaitu : 1. Tidak terintegrasinya Bagian Gudang dengan Bagian Penyewaan sehingga sulit mengetahui jumlah stok barang pada saat proses bisnis. 2. Jumlah barang yang ada di gudang tidak ter update secara Real Time sehingga Bagian Penyewaan tidak mengetahui secara pasti jumlah stok barang. 3. Sulit mencari Data Pelanggan karena dokumen pelanggan masih tertera secara manual sehingga menyulitkan pencarian data pelanggan. Disamping itu, tidak adanya alat bantu pencarian data yang memudahkan untuk mencari data pelanggan. 4. Tidak adanya peringatan dini ketika masa sewa mainan telah habis sehingga sering terjadinya kesalahan dalam proses penyewaan. 5. Sulit mencari mainan yang terdapat didalam gudang karena tidak adanya sistem penomoran pada stok barang yang ada di gudang. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menjawab permasalahan yang terjadi pada PT. Rent n Play, terdapat beberapa solusi untuk menjawab permasalahan tersebut, antara lain : 1. Melalui pengintegrasian sistem dimana Bagian Penyewaan dapat melihat jumlah stok barang yang tersedia didalam gudang tanpa perlu menghubungi Bagian Gudang terlebih dahulu.
2. Memanfaatkan algoritma search engine sehingga mempermudah dalam pencarian Data Pelanggan. 3. Membuat sistem pendataan barang-barang yang tersimpan di gudang secara otomatisasi melalui pendataan barcode sehingga setiap barang yang masuk dan keluar dapat diketahui dan diupdate secara Real Time. 4. Memberikan penomoran pada setiap mainan yang ada digudang sehingga mempermudah Bagian Gudang dalam pencarian mainan. 5. Membangun early warning system atau sistem peringatan dini yang dapat memberitahu bila terdapat masa sewa mainan yang akan habis waktu sewanya.