1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini penggunaan teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan kita, terutama di dalam suatu perusahaan. Teknologi informasi yang telah diintegrasikan dengan proses pekerjaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mutlak dalam perusahaan. Mengapa? Karena di dalam suatu perusahaan terdapat suatu kebutuhan untuk menganalisis masalah masalah yang harus dihadapi serta kebutuhan dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan informasi yang benar, tepat dan lengkap merupakan kebutuhan pokok untuk kelangsungan hidup perusahaan. Upaya memaksimalkan kinerja perusahaan merupakan hal yang prioritas saat ini. Perusahaan yang secara jelas mampu mengidentifikasi, menjelaskan, dan mengimplementasikan strateginya akan mampu berkembang dan berkompetisi lebih baik. Dalam hal ini kami mengambil kasus suatu perusahaan yang bergerak di bidang retail. Perusahaan retail ini menjual barang kebutuhan sehari-hari dalam jumlah yang besar dan bermacam-macam jenisnya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan banyak supplier. Supplier mempunyai peran yang sangat penting dalam perusahaan ini. Supplier akan mengirimkan barang yang dibeli oleh perusahaan dimana barang tersebut adalah barang yang akan dibeli
2 oleh konsumen. Maka, supplier berperan dalam menjaga bisnis perusahaan agar berjalan secara efektif. Untuk menilai kinerja supplier, perusahaan ini menggunakan suatu sistem, dimana sistem ini dinamakan Service Level untuk supplier. Sistem Service Level untuk supplier penting untuk produktivitas perusahaan retail, karena perusahaan ini bergantung pada ketersediaan barang untuk menjaga kelancaran proses bisnis perusahaan. Hal ini dikarenakan jika stok barang habis dan supplier tidak mengirimkan barang tepat pada waktunya, maka perusahaan dapat mengalami kerugian. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu mengakibatkan kuantitas barang berada di bawah batas minimum sehingga menghambat kelancaran bisnis perusahaan. Begitu pula dengan kuantitas barang yang dikirim oleh supplier. Jika kuantitas barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan, maka akan mempengaruhi profit penjualan. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penelitian skripsi ini ruang lingkup dibatasi pada perancangan dan implementasi Business Intelligence pada PT. XYZ yang bergerak di bidang retailer, yang merupakan klien perusahaan CV. RumahITKu. Batasan yang perlu diperhatikan sebagai berikut: 1. Aplikasi Business Intelligence untuk sistem Service Level Supplier meliputi: Purchase Order berupa pengiriman surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit unit
3 organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Receiving Order berupa pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 2. Komponen Business Intelligence seperti data operasional, ETL (Extract, Transform, Load), data warehouse, dan OLAP (Online Analytical Processing). 3. Analisis service level supplier ini melibatkan proses bisnis di departemen store, finance, merchandising, dan supply chain. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari skripsi ini adalah: a. Melakukan analisis yang berkaitan dengan sistem Service Level supplier serta mengidentifikasi masalah masalah. b. Mencari solusi atau teknologi yang tepat untuk mengatasi masalah yang terjadi di perusahaan. c. Merancang Business Intelligence sebagai solusi untuk mengatasi masalah perusahaan.
4 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat dari skripsi ini adalah: a. Adanya tool yang mempermudah pembuatan laporan untuk analisis Service Level untuk supplier. b. Laporan dapat dibuat tanpa bergantung dengan staff departemen IT. c. Laporan dapat dibuat dalam waktu yang singkat. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam menyelesaikan aplikasi yang merupakan bagian dari skripsi ini, metodologi dan langkah - langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan data a. Wawancara dengan Project Manager Tujuan dari tahap ini adalah untuk memperoleh informasi dari project manager tentang kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan klien mereka dalam bidang retailer, serta masalah masalah yang sedang dihadapi. Pada tahap ini juga, project manager menetapkan serta memberikan informasi tentang solusi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh klien perusahaan. b. Studi kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan untuk mendapatkan teori penunjang sistem, yaitu dengan mencari buku buku teks serta artikel di internet yang berkaitan dengan analisis dan perancangan data warehouse.
5 2. Analisis proses bisnis perusahaan Menganalisis proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan untuk mengetahui proses - proses yang sudah ada saat ini. 3. Perancangan oleh Ralph Kimball yang dikenal dengan nine-step methodology a. Memilih proses (Choosing the process) Memilih proses (fungsi) bisnis yang merujuk pada subyek masalah atau kebutuhan bisnis dan menganalisis data yang tersedia pada perusahaan. b. Memilih grain (Choosing the grain) Memilih secara tepat apa yang direpresentasikan oleh record dari tabel fakta. c. Identifikasi dan membuat dimensi yang sesuai (Identifying and conforming the dimensions) Mengidentifikasi dimensi data apa saja yang diperlukan pada tabel fakta dan dari data tersebut dibuat tabel dimensi. d. Memilih fakta (Choosing the facts) Memilih fakta yang akan digunakan dalam tabel fakta berdasarkan proses bisnis dan grain yang telah ditentukan. e. Menyimpan pre-kalkulasi dalam tabel fakta (Storing pre-calculation in the fact table) Setelah menentukan fakta, maka setiap fakta perlu diuji apakah terdapat pre-kalkulasi yang perlu disimpan. f. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the dimension tables)
6 Pada tahap ini, kita kembali ke dalam tabel dimensi dan menambah deskripsi yang sebanyak banyaknya. Deskripsi harus jelas dan mudah dimengerti sehingga cukup jelas. g. Memilih durasi dari database (Choosing the duration of the database) Menentukan durasi data yang akan dimasukkan ke dalam data warehouse berdasarkan kebutuhan perusahaan. h. Melacak perubahan dari dimensi secara perlahan (Tracking slowly changing dimension) Menelusuri perubahan dimensi secara perlahan dimana terdapat tiga tipe dasar dari dimensi yang berubah secara perlahan. i. Memutuskan prioritas dan cara query (Deciding the query priorities and the query modes) Pada tahap ini persoalan yang harus dipertimbangkan adalah membuat rancangan fisikal yang bertujuan untuk senantiasa menjaga dan meningkatkan performa dari data warehouse. 1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ini dibagi dalam 5 bab yang diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup yang ditulis di dalam penulisan, tujuan dan manfaat skripsi, metodologi penelitian yang digunakan untuk melakukan penelitian dan sistematika penulisan dalam skripsi ini.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini dan berguna untuk membantu serta mendukung dalam melakukan penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menguraikan riwayat perusahaan, struktur organisasi yang di dalamnya berisi tugas dan wewenang, analisis sistem yang berjalan, diagram alir dokumen, permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, usulan pemecahan masalah yang diusulkan serta perancangan sistem yang akan dibuat. BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Bab ini menampilkan proses implementasi dari rancangan sistem yang telah dibuat dan evaluasi yang dilakukan setelah sistem telah dijalankan oleh para penggunanya secara langsung. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi simpulan yang diperoleh dari analisis dan perancangan Business Intelligence di klien CV. RumahITKu dan saran-saran yang disampaikan sebagai bahan masukan dalam penerapan sistem.