BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat mengharuskan setiap perusahaan memiliki sistem informasi yang dapat mendukung seluruh kegiatan operasinya agar dapat berjalan secara efektif dan efisien serta mampu bersaing dalam dunia bisnis untuk mencapai tujuan dan sasaran pendiriannya. Dalam hal ini, General Ledger merupakan salah satu komponen utama yang berhubungan erat dengan perusahaan sehingga harus benar-benar diperhatikan. Fungsi General Ledger yang baik harus didukung dengan sistem informasi yang memadai guna menjaga, mendeteksi dan memberikan mekanisme pembetulan terhadap kemungkinan terjadinya kesalahan maupun penyalahgunaan. Namun penerapan sistem informasi berbasis komputer seringkali menimbulkan masalah sebagai akibat dari sistem yang tidak efisien ataupun sistem yang tidak terkendali sebagaimana mestinya. Adapun masalah-masalah yang sering muncul yaitu kurangnya pengendalian terhadap data yang ada. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan audit terhadap sistem informasi General Ledger yang mencakup pengendalian aplikasi dan pengendalian manajemen untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan perusahaan. General Ledger berfungsi untuk mengumpulkan 1
2 semua data akuntansi dari subsistem perusahaan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi akuntansi. PT. Karya Mandiri Persada adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontraktor. Saat ini perusahaan mengalami kendala yaitu sistem aplikasi yang digunakan tidak menggunakan kode pengaman ( password ) sehingga menyebabkan setiap orang ( pengguna ) yang tidak berkepentingan dapat menggunakan / melihat-lihat semua data yang ada dan kendala lainnya adalah Staff bagian Accounting yang berhubungan erat dengan penggunaan aplikasi Ledger ini juga tidak dapat menyelesaikan tugasnya dalam membuat dan pengumpulan laporan keuangan dengan tepat waktu, sehingga untuk mengatasi masalah ini, perlu diadakan audit dan evaluasi terhadap sistem General Ledger pada perusahaan. Aplikasi sistem yang digunakan oleh PT. Karya Mandiri Persada ( PT. KPM ) bernama Aplikasi Ledger dimana isi dari program sistem tersebut adalah : A. Modul Entry Modul Entry Terdiri dari : 1. Entry Kode Perkiraan, 2. Entry Kode Proyek, 3. Entry Kontrol File, 4. Entry Tabel, 5. Entry Jurnal Umum, 6. Entry Jurnal 7. Entry Piutang Dagang 8. Entry Hutang Dagang 9. Exit
3 B. Modul Laporan Modul Laporan terdiri dari : 1. Print Jurnal Harian 2. Print Buku Besar 3. Print Neraca Percobaan 4. Print Rugi / Laba 5. Print R/L per Proyek 6. Print Neraca 7. Print Perincian Neraca 8. Print Perincian R/L 9. Print Perincian R/L per Proyek 10. Print Piutang per Jatuh Tempo 11. Print Hutang per Jatuh Tempo 12. Exit C. Modul Utility Modul Utility terdiri dari : 1. Reindex data 2. Password 3. Transfer Data 4. Restore Data 5. Copy data ke disket 6. Copy data ke Hard Disc 7. Proses Akhir Bulan
4 8. Proses Akhir Tahun 9. Exit Dengan demikian, audit terhadap sistem informasi General Ledger pada PT. Karya Mandiri Persada ( PT. KMP ) perlu dilakukan untuk mengevaluasi bagaimana tingkat kesesuaian antara aplikasi sistem informasi General Ledger dengan prosedur yang telah ditetapkan serta mengetahui apakah suatu sistem informasi mempunyai internal control dan menjamin integritas data yang memadai. Alasan pemilihan topik ini karena audit terhadap sistem informasi General Ledger dapat dilakukan untuk menghasilkan solusi dalam mengatasi ketidaksesuaian data akuntansi pada PT. KMP. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulisan skripsi dibuat dengan judul Evaluasi Sistem Informasi General Ledger pada PT. Karya Mandiri Persada. Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk perusahaan dalam memperbaiki kegiatan bisnisnya. 1.2 Ruang Lingkup Karena luasnya sistem informasi yang diterapkan oleh suatu perusahaan, maka untuk lebih mengarahkan penelitian ini, diperlukan batasan-batasan sebagai ruang lingkup yang meliputi : 1. Evaluasi dilakukan pada system informasi General Ledger PT. KMP yang dimulai dari Buku Besar, Jurnal, hingga laporan Rugi Laba. 2. Pelaksanaan audit dilakukan dengan metode audit around the computer, yaitu pendekatan dan pengujian yang hanya berfokus pada input dan output dari sistem komputer
5 3. Pengendalian terhadap prosedur dan pelaksanaan sistem informasi terfokus pada dua bagian yaitu: a. Pengendalian manajemen (management control) b. Pengendalian aplikasi (application control) 4. Pengendalian manajemen yang dibahas hanya dua bagian yaitu: a. Pengendalian manajemen operasional (operation management controls) b. Pengendalian manajemen keamanan (security administration management control) 5. Pengendalian aplikasi yang dibahas hanya tiga bagian yaitu: a. Pengendalian batasan (boundary control) b. Pengendalian input (input control) c. Pengendalian output (output control) 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini antara lain adalah : 1. Mengidentifikasi masalah pengendalian yang ada pada sistem informasi General Ledger pada PT. KMP 2. Mengevaluasi pengendalian internal yang dilaksanakan terhadap sistem informasi yang berjalan dalam perusahaan khususnya sistem informasi General Ledger. 3. Menilai resiko yang terkait dalam sistem General Ledger dan memberikan rekomendasi yang ditemukan atas kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi General Ledger tersebut
6 Manfaat dari penelitian ini antara lain adalah : 1. Meningkatkan pengendalian terhadap sistem komputerisasi, baik pengendalian manajemen maupun pengendalian aplikasi 2. Memberikan informasi kepada perusahaan mengenai kelemahan pada sistem General Ledger yang sedang berjalan di perusahaan 3. Menyediakan informasi yang menyatakan kondisi sistem informasi General Ledger ada saat ini 4. Memberikan solusi untuk perbaikan atas kelemahan yang ada berupa informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan 1.4 Metodologi Dalam penelitian ini data yang dibutuhkan diperoleh dari metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Yaitu penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data secara tertulis mengenai penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan menelaah buku-buku, literatur dan tulisan-tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian. 2. Studi Lapangan Dilakukan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan informasi dan data yang lebih akurat. Dalam penelitian lapangan ini, digunakan empat metode yaitu :
7 a. Wawancara Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara terhadap karyawan internal IT dan pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian. b. Pengamatan Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan bersangkutan dengan objek penelitian. c. Check List Yaitu suatu bentuk pengumpulan data yang dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan secara tidak langsung yaitu berupa daftar pertanyaan yang berhubungan dengan objek penelitian. Pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun dalam tujuan untuk mengevaluasi pengendalian manajemen dan pengendalian aplikasi terhadap sistem informasi General Ledger yang sedang berjalan. d. Dokumentasi Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari laporan-laporan yang telah dibuat dan digunakan oleh perusahaan.
8 3. Metode Audit Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode audit around the computer dimana struktur pengendalian ditelaah dan hasil input dan output pada sistem aplikasi diuji. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang masalah sehingga dibuatnya penulisan ini, ruang lingkup pembahasan masalah, tujuan dan manfaat dari penulisan ini, metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang diperoleh dari studi pustaka yang dilakukan sehingga dapat mendukung pada saat melaksanakan evaluasi sistem informasi. Teori-teori ini berkaitan dengan evaluasi sistem General Ledger yang dilakukan. BAB III GAMBARAN PERUSAHAAN Bab ini berisi mengenai penjelasan perusahaan yang diteliti, sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, prosedur yang sedang berjalan, sistem informasi yang berjalan, dan pengendalian yang sudah ada di perusahaan.
9 BAB IV HASIL PENELITIAN Bab ini berisi mengenai hasil penelitian yang telah dilakukan yang terdiri dari hasil evaluasi sistem informasi dari tiap pengendalian yang digunakan. BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dan saran yang diajukan dengan berdasarkan pada evaluasi sistem informasi yang telah dilakukan.