BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Layanan jasa profesional atau biasa disebut Professional Services berkemban g menjadi pasar yang menjanjikan pada era sekarang ini. Bidang usaha ini berkembang karena kebutuhan pasar terutama perusahaan maju dalam mencari solusi bisnis untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam usaha bisnis mereka. Layanan jasa profesional,yang terdiri dari sekumpulan sumber daya manusia yang memiliki berbagai keahlian dan pengetahuan yang spesifik, menyewakan jasa mereka untuk memberikan bantuan layanan solusi bisnis. Dalam menjalankan usaha, professional services erat kaitannya dengan proyek. Layanan yang diberikan berupa kegiatan yang bersifat sementara yang dilakukan untuk menghasilkan suatu jasa. Kegiatan ini memiliki tujuan tertentu, memiliki masa awal dan akhir, dan membutuhkan sumber daya dari berbagai keahlian dan bidang. Sebuah professional services harus dapat merencanakan dan mengelola proyeknya dengan baik. Waktu, ruang lingkup serta biaya adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam sebuah project management. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek, penghitungan biaya yang tepat, dan jasa yang diberikan sesuai dengan harapan pelanggan menjadi titik kritis dalam kesuksesan sebuah project management. Project management yang baik akan memberikan kepuasan pelanggan guna meningkatkan citra perusahaan professional services pada umumnya. PT. Royston Advisory Indonesia sebagai salah satu perusahaan layanan jasa profesional yang independen di Indonesia. Perusahaan ini bergerak di bidang strategic marketing and communication, membantu berbagai perusahaan maju dan berkembang di Indonesia dalam mengatasi permasalahan relasi dan hubungan dengan publik, dan menjaga investasi perusahaan klien di Indonesia. Guna mewujudkan visi perusahaan dan berkembang menjadi lebih baik, PT. Royston Advisory Indonesia memerlukan sistem manajemen proyek yang terintegrasi. Sistem manajemen proyek yang terintegrasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas waktu pelaksanaan proyek 1
2 sehingga penyelesaian proyek tepat waktu, meningkatkan efisiensi biaya, dan meningkatkan ketepatan pengerjaan proyek. Sistem manajemen proyek terintegrasi juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalam menggunakan jasa professional PT. Royston Advisory Indonesia. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menjawab kebutuhan PT. Royston Advisory Indonesia untuk meningkatkan sistem informasi manajemen proyek berjalan lebih baik. Dengan teknologi informasi dari ERP sistem, dapat membantu manajemen proyek untuk mengelola proyek yang besar dan sulit. ERP sistem dapat memadukan beberapa bagian seperti project management dan financial, menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP sistem juga menjawab kebutuhan perusahaan mendapatkan informasi secara real-time sehingga membantu para pimpinan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. ERP akan memenuhi tantangan dalam mengelola proyek-proyek PT. Royston Advisory Indonesia sehingga membantu perusahaan untuk menjadi yang terdepan dalam bidang layanan jasa profesional. Ada bermacam-macam piranti lunak ERP sekarang ini. Piranti lunak ERP tersedia mulai dari yang Open Source hingga yang berbayar. ERP juga tersedia untuk bermacam-macam bidang industri seperti manufacturing, pendidikan, konstruksi, layanan jasa (professional services), dan bidang industri lainnya. Kali ini, penulis akan melakukan penelitian pada satu piranti lunak ERP yang memiliki kecocokan dengan bidang industri dari PT. Royston Advisory Indonesia. Microsoft Dynamics SL 7.0 merupakan piranti lunak ERP berbayar yang memberikan solusi untuk bidang industri professional services. Microsoft Dynamics SL 7.0 ini dapat mengintegrasikan project management dan financial accounting. Piranti lunak ini diharapkan dapat membantu PT. Royston Advisory Indonesia menjadi lebih efektif dan efisien serta meningkatkan performa dari karyawan PT. Royston Advisory Indonesia dalam bekerja. Pada umumnya implementasi ERP sulit dilakukan karena memerlukan biaya, waktu dan memiliki resiko kegagalan dalam penerapannya. Sebelum melakukan implementasi ERP, diperlukan studi kelayakan untuk meminimalkan resiko kegagalan implementasi. Laporan studi kelayakan pada PT. Royston Advisory akan mempertimbangkan faktor ekonomi, sumber daya manusia, operasional, jadwal hingga
3 kebutuhan sistem untuk penerapan ERP. Studi kelayakan ini akan menambahkan kunci keberhasilan penerapan ERP pada PT. Royston Advisory Indonesia. Pada penelitian studi kelayakan ini, akan dilakukan suatu analisis biaya dan manfaat dari Microsoft Dynamics SL 7.0 bagi PT. Royston Advisory Indonesia. Penelitian kelayakan ini akan menggunakan metode Information Economics sebagai tools untuk menentukan hasil kelayakan. Penulis akan memberikan bobot-bobot penilaian dengan mengukur manfaat berwujud (tangible) dan manfaat yang tidak berwujud (intangible). Setelah mendapatkan bobot tersebut, penulis akan menghitung dan memasukkan kedalam lembar kerja Information Economics. Pada akhirnya akan ditemukan hasil kelayakan dari penelitian tersebut. Penelitian ini akan memberikan masukan baru bagi PT. Royston Advisory Indonesia, meminimalisir kegagalan penerapan ERP yang umumnya sering terjadi, dan melihat seberapa besar biaya dan manfaat dari penerapan Microsoft Dynamics SL 7.0 bagi PT. Royston Advisory Indonesia. 1.2 Ruang Lingkup Untuk memfokuskan masalah yang akan dibahas maka akan ada pembatasan ruan g lingkup berkaitan dengan masalah itu sendiri. Adapun hal-hal yang akan dibahas agar studi ini dapat lebih terarah sebagai berikut : - Menganalisis kelayakan Microsoft Dynamics SL 7.0 dengan pengukuran biaya dan manfaat menggunakan metode Information Economics. - Analisis studi kelayakan ERP dibatasi pada modul Project Management dan Financial Accounting. - Analisis dilakukan terhadap proses bisnis berjalan pada PT. Royston Advisory Indonesia. - Analisis dilakukan dengan menggunakan metode Information Economics dengan melakukan perhitungan : o Traditional Cost Benefit Analysis o Value Linking o Value Acceleration o Value Restructuring
4 - Pada penelitian ini, faktor Innovation Valuation tidak dianalisis, karena tidak menghasilkan manfaat atau fungsi baru di dalam PT. Royston Advisory Indonesia, dan sulit untuk mengkuantifikasikannya ke dalam Rupiah, selain itu faktor ini juga jarang ditemukan untuk proyek skala kecil dan menengah. - Analisis cost and benefit akan mencakup perhitungan terbatas pada Simple ROI (Return on Investment). - Dalam melakukan penelitian ini, data yang dikumpulkan adalah berdasarkan hasil wawancara. Wawancara dilakukan kepada executive board, senior associate, dan financial controller dari PT. Royston Advisory Indonesia. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai dari analisis kelayakan penelitian ini adalah: - Menganalisis sistem informasi berjalan dan perhitungan corporate value. - Menganalisis biaya dan manfaat untuk melakukan perhitungan Simple ROI. - Menghasilkan nilai kelayakan terhadap rencana penerapan aplikasi Microsoft Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston Advisory Indonesia yang akan ditampilkan dalam Information Economics Scorecard. Adapun manfaat yang akan diperoleh adalah: Bagi Perusahaan : - Memberikan informasi bahwa adanya manfaat tangible seperti pengurangan biaya operasional (misalnya kertas, perlengkapan, biaya lembur) yang disebabkan oleh penerapan sistem aplikasi Microsoft Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston Advisory Indonesia. Selain itu, penerapan aplikasi dapat meningkatkan produktifitas kinerja bisnis, meningkatkan kecepatan kinerja, meningkatkan keuntungan dan ketepatan dalam mengestimasi sebuah proyek serta manfaat-manfaat lainnya yang akan dihitung dalam penulisan ini.
5 - Memberikan informasi adanya manfaat intangible yang dampaknya jarang disadari oleh perusahaan pada umumnya karena manfaat intangible tidak secara langsung mempengaruhi finansial perusahaan tetapi memberikan pengaruh positif bagi perusahaan. Dengan Microsoft Dynamics SL 7.0, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja, memiliki keunggulan bersaing dengan kompetitor, dan meningkatkan hubungan manajemen dengan mitra perusahaan. - Memberikan skor kelayakan investasi sistem aplikasi Microsoft Dynamics SL 7.0 yang akan dihitung dengan Information Economics Scorecard agar penerapan investasi sistem pada PT. Royston Advisory Indonesia tepat guna dan benar bermanfaat bagi perusahaan. Bagi penulis, memberikan pemahaman dan wawasan baru mengenai suatu konsep penilaian atau analisis kelayakan penerapan teknologi informasi dalam dunia usaha dengan menggunakan metode Information Economics. Bagi mahasiswa dan pembaca, diharapkan dengan adanya penelitian ini akan memberikan pemahaman dan wawasan baru mengenai metode Information Economics dan dapat menjadi acuan atau referensi dalam penelitian selanjutnya. Bagi bidang ilmu pengetahuan, diharapkan dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi perkembangan bidang ilmu teknologi informasi dan sistem informasi dalam hal pemanfaatan teknologi informasi, serta penerapan yang lebih tepat guna dalam perkembangan dunia usaha.
6 1.4 Metodologi Penelitian dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1.4.1 Objek Penelitian Objek - objek yang akan di teliti pada skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. PT. Royston Advisory Indonesia. 2. Microsoft Dynamics SL 7.0. 3. Proses bisnis berjalan pada perusahaan sebelum implementasi Microsoft Dynamics SL 7.0. 1.4.2 Metode Pengumpulan Data Metode metode pengumpulan data yang digunakan meliputi : 1. Metode studi kepustakaan Data dikumpulkan melalui pencarian dan pembelajaran dari berbagai buku literatur, internet, maupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan landasan teori. 2. Wawancara Data dikumpulkan dengan melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para head officer dan user yang menggunakan sistem sehingga dapat menganalisis dan mengidentifikasi proses bisnis sebelum implementasi sistem berbasis ERP di perusahaan. 3. Observasi secara langsung Pengumpulan data dilakukan dengan mengamati kegiatan operasional serta keadaan pada PT. Royston Advisory Indonesia melalui jalur internship.
7 1.4.3 Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode Information Economics, yang digunakan untuk menganalisis biaya dan manfaat kepada perusahaan dimana data-data yang diperoleh akan digunakan untuk menentukan layak atau tidak layaknya implementasi Microsoft Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston Advisory Indonesia. Adapun analisis yang akan digunakan adalah sebagai berikut : - Analisis tingkat pengembalian modal (Return on Investment) - Analisis domain bisnis dan domain teknologi. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai penulisan skripsi ini, berikut adalah penjelasan yang dibagi secara sistematis: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menjelaskan mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan untuk penulisan dan pemecahan masalah. BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Pada bab ini akan dituliskan analisis terhadap permasalahan sistem informasi yang sedang berjalan.
8 BAB 4 HASIL PENELITIAN ANALISIS KELAYAKAN RENCANA PENERAPAN MICROSOFT DYNAMICS SL 7.0 Pada bab ini akan dijabarkan hasil penelitian, usulan studi kelayakan dan evaluasi proses bisnis dan sistem informasi. Bab ini diharapkan dapat memberikan hasil perbandingan antara sistem lama dan sistem baru yang diusulkan serta hasil kelayakan studi dari berbagai aspek. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan dituliskan kesimpulan dari hasil analisis studi kelayakan pada PT. Royston Advisory Indonesia serta saran-saran untuk pengembangan sistem di masa mendatang.