BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. Hero Mandiri Indonesia didirikan sejak tahun 2004 dengan nama Hero Plasindo. Pada tahun 2005, perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Hero Plasindo. Kemudian pada awal tahun 2010, perusahaan ini barganti nama menjadi PT. Hero Mandiri Indonesia. Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Steven Wong selaku Direktur Utama dan Bapak Theofilus Johan Wong selaku Managing Director. Pada awal berdirinya, PT. Hero Mandiri Indonesia masih memproduksi barang dalam jumlah yang kecil, namun dengan adanya perkembangan kualitas yang dilakukan oleh perusahaan, hal tersebut memberikan dampak yang sangat baik, sehingga perusahaan ini memiliki pelanggan yang cukup banyak. Meskipun perusahaan ini bergerak dalam bidang yang memiliki persaingan yang ketat, namun berkat kerja keras pemimpin dan para karyawannya maka hingga saat ini perusahaan terus mengalami kemajuan dan peningkatan penjualan. Lokasi dari PT. Hero Mandiri Indonesia tersebut adalah di Jl. Raya Salembaran Jati No. 9 Kosambi Dadap, Tangerang 15214. 40
III.2. Kegiatan Usaha Perusahaan PT. Hero Mandiri Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas dibidang Plastic Manufactures and Promotion. Perusahaan ini mempunyai pabriknya sendiri dalam memproduksi barang-barangnya dan kemudian menjualnya kepada pelanggannya yang tersebar di Jabodetabek dengan menerima pesanan berupa design yang diinginkan oleh masing-masing pelanggan. Produk-produk yang diproduksi dan dijual oleh PT. Hero Mandiri Indonesia adalah berupa produk yang terbuat dari biji plastik seperti peralatan makan dan peralatan rumah tangga. PT. Hero Mandiri Indonesia dalam melakukan operasi penjualannya memberikan jangka waktu kredit selama 30 hari (1 bulan) kepada para pelanggannya. III.3. Visi dan Misi Perusahaan III.3.1. Visi Perusahaan PT. Hero Mandiri Indonesia dalam menjalankan kegiatan perusahaannya mempunyai visi yaitu harus selalu tumbuh dan berkembang seiring dengan tuntutan pasar dan perkembangan zaman. Dengan demikian diharapkan perusahaan dapat berkembang menjadi yang terdepan dalam bidang Plastic Manufactures and Promotion. 41
III.3.2. Misi Perusahaan Berdasarkan visi diatas, maka untuk mencapai visi tersebut PT. Hero Mandiri indonesia mempunyai misi yaitu harus mengutamakan kepuasan pelanggan dengan memproduksi barang-barang berkualitas yang sesuai spesifikasi dan yang ditentukan pelanggan. III.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang mempunyai maksud dan tujuan yang berbeda yang bekerja sama untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Oleh karena itu maka diperlukan adanya suatu proses pengorganisasian untuk mengatur dan mengalokasi pekerjaan agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efisien. Dengan adanya struktur organisasi, hubungan antara yang memimpin dan dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut oleh perusahaan, yaitu apakah pemimpin perusahaan langsung berhubungan dengan bawahannya atau melalui perantara dalam suatu hierarki organisasi. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan baik, lancar dan efektif bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 42
Berikut ini menunjukkan struktur organisasi dari PT. Hero Mandiri Indonesia dimana kekuasaan mengarah dari Direktur Utama kepada beberapa bagian dibawahnya. III.4.1. Struktur Organisasi PT. Hero Mandiri Indonesia Struktur organisasi yang ada pada PT.Hero Mandiri Indonesia Direktur Utama Manajer Bagian Penjualan Bagian Pembelian Bagian Produksi Bagian Keuangan Bagian Gudang Karyawan Pabrik Kurir Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Hero Mandiri Indonesia III.4.2. Uraian Tugas Berdasarkan struktur organisasi yang telah digambarkan sebelumnya, adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 43
1. Direktur Utama Bertanggung jawab atas kemajuan dan perkembangan perusahaan, memimpin perusahaan, menetapkan kebijakan perusahaan, dan mengkoordinir jalannya operasional perusahaan secara menyeluruh. 2. Manajer Membantu Direktur dalam merencanakan dan mengatur semua divisi perusahaan sehingga dapat bekerja dengan maksimal dan memantau seluruh kegiatan operasional perusahaan. 3. Bagian Penjualan Memproses pesanan yang diterima dari pelanggan yaitu dengan menerbitkan Sales Order, membuat surat jalan serta faktur penjualan. 4. Bagian Pembelian Melayani seluruh pengeluaran biaya operasional dalam perusahaan, melakukan pembelian atas stok bahan baku yang kurang, mencatat setiap pembelian ke dalam laporan pembelian. 5. Bagian Produksi Membuat design produk sesuai dengan permintaan pelanggan, memerintahkan karyawan pabrik untuk memproduksi barang sesuai dengan pesanan, dan memantau segala aktivitas karyawan pabrik. 44
6. Bagian Keuangan Membuat laporan piutang, laporan penerimaan kas dari piutang, laporan penjualan tunai, laporan atas retur penjualan, laporan keuangan setiap bulan, mengecek dan melakukan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo, dan menerima pembayaran baik tunai maupun kredit. 7. Bagian Gudang Mengecek barang jadi yang akan dikirim ke pelanggan, mengecek barang yang diretur, Mencatat barang masuk dan barang keluar serta retur penjualan. 8. Kurir Bertugas untuk mengantarkan barang kepada pelanggan atas dasar surat jalan dan bertanggung jawab tidak ada barang keluar tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. 9. Karyawan Pabrik Memproduksi bahan baku menjadi barang jadi sesuai dengan pemesanan. 45
III.5.Tinjauan Umum Mengenai PT. Hero Mandiri Indonesia Walaupun terdapat penjualan yang dilakukan secara tunai, namun secara garis besar PT. Hero Mandiri Indonesia lebih mengarah pada penjualan secara kredit dengan termin pembayaran yang telah disepakati sebelumnya. Beberapa customer tetap pada PT. Hero Mandiri Indonesia antara lain adalah PT. ASIA PACIFIC MAKMUR, PT. JAYA INDONESIA, PT. PYRAMIDA WEKA SOLUTIONS, PT ANEKA LESTARI. Adapun proses penerimaan pembayaran yang dilakukan PT. Hero Mandiri Indonesia selama ini, yaitu via transfer, cek dan giro. Dokumen yang digunakan 1. Sales Order Sales Order dibutuhkan untuk : a. Mencatat barang-barang yang dipesan oleh pelanggan beserta total pembayaran. b. Sebagai bukti adanya pesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Jika Form Sales Order tidak ada maka tidak ada bukti pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. 2. Surat Jalan Surat Jalan dibutuhkan untuk : a. Mencatat barang-barang yang dipesan oleh pelanggan untuk dikirim. b. Sebagai bukti untuk mengeluarkan barang dari gudang. c. Sebagai bukti bagi perusahaan bahwa barang yang diterima oleh pelanggan sudah benar dan diterima dengan baik. 46
Jika Surat Jalan tidak dibuat, maka tidak ada bukti tertulis bahwa perusahaan telah mengeluarkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan. 3. Faktur Penjualan Faktur Penjualan digunakan untuk megontrol penagihan terhadap pelanggan karena terdapat tanggal jatuh tempo penagihan. Jika Faktur Penjualan tidak dibuat, maka bagian penjualan dapat saja melakukan kesalahan seperti tidak menagih piutang sesuai dengan tanggal jatuh tempo atau bahkan lupa untuk melakukan penagihan ke pelanggan, sehingga dapat sangat merugikan perusahaan. 4. Bukti Tanda Terima Bukti Tanda Terima digunakan untuk : a. Sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. b. Mencantumkan informasi dari faktur yang telah dibayarkan. Jika Bukti Tanda Terima tidak dibuat maka dapat merugikan pelanggan karena pelanggan mungkin saja melakukan pembayaran sebanyak dua kali karena tidak dapat mengingat tagihan mana yang telah dibayar. 5. Surat Jalan atas Retur Surat Jalan atas Retur digunakan sebagai bukti pengiriman barang baru atas retur dari pelanggan. Jika Surat Jalan atas Retur tidak ada, maka perusahaan tidak memiliki bukti atas adanya pengiriman barang atas retur dan pelanggan tidak memiliki bukti penerimaan barang baru. 47
6. Laporan penjualan Kredit Laporan Penjualan Kredit dibutuhkan untuk mengetahui : a. Seberapa banyak transaksi penjualan kredit yang dilakukan selama periode tertentu. b. Mengetahui pelanggan yang melakukan pemesanan terbanyak. Jika Laporan Penjualan Kredit tidak dibuat maka pimpinan sulit mengetahui hasil penjualan yang telah dilakukan perusahaan. Laporan ini juga dapat menjadi dasar bagi pimpinan dalam memberikan kredit bagi pelanggan. 7. Laporan penjualan Tunai Laporan Penjualan Tunai dibutuhkan untuk mengetahui seberapa banyak transaksi penjulan tunai yang dilakukan selama periode tertentu. Jika Laporan Penjualan Tunai tidak dibuat maka pimpinan sulit mengetahui berapa banyak pelanggannya yang melakukan penjualan tunai selama periode tertentu. 8. Laporan Piutang Laporan Piutang dibutuhkan untuk mengetahui jumlah piutang pelanggan yang belum dilunasi. Jika Laporan Piutang tidak dibuat maka bagian penjualan akan kesulitan dalam melakukan penagihan kepada masing-masing pelanggan. Hal tersebut dapat mengakibatkan risiko piutang tidak tertagih bagi perusahaan. 9. Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan untuk mengetahui total penerimaan kas dari setiap transaksi penjualan. 48
Jika Laporan Penerimaan Kas tidak dibuat, maka pimpinan sulit untuk mengetahui jumlah keseluruhan dari penerimaan kas yang didapat dari perusahaan, baik penerimaan kas atas Down Payment atau pelunasan dan pembayaran piutang. 10. Laporan Retur Penjualan Laporan Retur Penjualan digunakan untuk mengetahui banyaknya retur penjualan yang terjadi pada periode tertentu dan sebagai bukti adanya penerimaan barang atas retur dan pengeluaran barang atas retur. Jika Laporan Retur Penjualan tidak dibuat, maka pimpinan sulit mengetahui jumlah retur penjualan pada periode tertentu. 11. Laporan Keuangan Laporan Keuangan dibutuhkan oleh perusahaan sebagai alat untuk menganalisis dan mereview keuangan perusahaan setiap bulannya. Jika Laporan Keuangan tidak dibuat, maka perusahaan tidak dapat menganalisa dan membandingkan keuntungan perusahaan yang didapat bulan ini dengan bulan-bulan sebelumnya. III.6.Temuan Hasil Survey Berdasarkan Komponen Pengendalian Internal pada PT. Hero Mandiri Indonesia 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) o Integritas dan Etika Integritas merupakan suatu kebijakan perusahaan yang mengharuskan setiap karyawannya untuk bekerja secara professional dan penuh kejujuran. 49
Integritas menuntut kejujuran dengan mengesampingkan keuntungan dan kenikmatan pribadi. Tata Tertib Kerja yang berlaku pada PT. Hero Mandiri Indonesia adalah setiap karyawan tidak diijinkan : - Melakukan pekerjaan untuk kepentingan/ keuntungan dirinya sendiri sehubungan dengan jabatannya. - Melakukan tindakan yang pada umumnya berlawanan dengan hukum atau tindakan yang merugikan perusahaan baik secara moril maupun materiil. - Menggunakan barang-barang milik Perusahaan untuk kepentingan dirinya sendiri tanpa mendapat persetujuan pimpinan. - Mambawa barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pimpinan. Dalam hal karyawan melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, kebijakan, prosedur standar operasi, dalam hal ini terhadap karyawan dikenakan sanksi sesuai dengan kebijakan dari pimpinan. Etika merupakan suatu kebijakan perusahaan untuk menerapkan kedisiplinan dan kesopanan bagi karyawannya. Kedisiplinan dapat terlihat dari adanya kebijakan jam kerja yang harus dipatuhi oleh setiap karyawannya, baik karyawan kantor dan karyawan pabrik yaitu Senin-Jumat pukul 08.00-17.00 WIB dan Sabtu libur. Jika banyaknya pesanan mengharuskan karyawan pabrik untuk lembur atau bekerja di hari Sabtu, maka mereka akan mendapatkan uang lembur sesuai dengan kebijakan pimpinan. 50
- Setiap karyawan wajib hadir di tempat kerja dan siap melaksanakan tugas tepat pada waktu dimulainya jam kerja. - Setiap karyawan hanya boleh meninggalkan tempat kerja setelah usai jam kerja atau pada jam-jam istirahat. - Pengecualian diatas adalah harus mendapatkan ijin atasan langsung atau manajer. Etika kesopanan yang diajarkan oleh pimpinan kepada karyawankaryawannya, yaitu : - Karyawan wajib menghormati atasan dengan berperilaku sopan dalam bertindak dan dalam berbicara. - Karyawan wajib menghormati pelanggan. - Karyawan wajib menjaga etika yang baik, ramah kepada setiap pelanggannya. o Komitmen untuk meningkatkan kompetensi Direktur dan manajer sadar bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai jika karyawan adalah orang-orang yang kompeten. Oleh karena itu, manajer memakai pekerja yang memang telah terbukti memiliki keahlian dan kemampuan di bidang mereka masing-masing. Hal ini dapat dilihat dari : - Bagian Keuangan terbukti dapat mengerjakan tugasnya dengan baik. Mempunyai keahlian dibidang akuntansi, dapat dilihat dari pembuatan jurnal-jurnal atas transaksi serta laporan keuangan perusahaan setiap bulan. 51
- Bagian Penjualan terbukti mengerti proses penjualan pada PT. Hero Mandiri Indonesia sehingga mengerti dengan benar proses penerimaan pesanan dari pelanggan, mengerti dengan benar kapan saat Sales Order, Faktur Penjualan harus dibuat serta kapan Surat Jalan harus dibuat. - Bagian Produksi terbukti mempunyai keahlian dibidangnya yaitu dengan memiliki keahlian dan kemampuan untuk membuat design seperti yang diinginkan oleh masing-masing pelanggan. - Bagian Gudang terbukti mempunyai kemampuan dibidang perhitungan persediaan, yaitu dapat dilihat dari kemampuan atas pembuatan laporan pembelian bahan baku, pengeluaran stok barang jadi, dan laporan atas retur penjualan. - Bagian Pembelian terbukti mengerti dengan tugas-tugasnya dapat dilihat dari kemampuan dalam mengurus setiap pengeluaran biaya operasional perusahaan, pembelian bahan baku dan pencatatan atas laporan pembelian. - Bagian Pengiriman (kurir) terbukti mempunyai kemampuan dalam mengantar barang sesuai dengan alamat pelanggan yaitu dari pengetahuannya mengenal banyak jalan, sehingga pengiriman barang yang dilakukan tidak terjadi kesalahan pengiriman. - Karyawan Pabrik terbukti mempunyai keahlian dan kemampuan dalam memproduksi barang pesanan, mengerti proses pembuatan dan pengolahan biji plastik menjadi produk jadi. 52
o Dewan Komisaris dan Komite Audit Karena PT. Hero Mandiri Indonesia bukan merupakan perusahaan akuntabilitas publik (perusahaan terbuka), maka pada perusahaan ini tidak memiliki Dewan Komisaris dan Komite Audit. Dimana Komite Audit (audit committe) adalah subkomite dari dewan komisaris yang biasanya terdiri atas komisaris yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan komite audit harus mangemban tanggung jawab secara serius dan secara aktif mengawasi kebijakan dan prosedur akuntansi dan pelaporan entitas. o Filosofi manajemen dan gaya operasi Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi manajemen yang ditetapkan oleh PT. Hero Mandiri Indonesia menekankan kerjasama dalam menjalankan bisnisnya yaitu : Kami berkeyakinan bahwa kerjasama merupakan landasan semua hubungan bisnis kami; oleh karena itu, kami mengharapkan semua karyawan kami dapat saling bekerjasama dengan baik antara satu dengan yang lainnya guna mencapai kepentingan bersama. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. Dalam lingkungan bisnis, pada PT. Hero Mandiri Indonesia sangat mementingkan kepuasan customer atas produknya 53
sehingga sedikit atau bahkan hampir tidak ada customer yang komplain atas produk yang dibeli. o Struktur Organisasi Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tangggung jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur ini menyediakan kerangka kerja di mana aktivitas entitas direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan direview untuk mencapai tujuan entitas secara keseluruhan. Suatu entitas menyusun struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhannya. Dalam menyusun struktur organisasi yang relevan diperlukan pertimbangan mengenai area-area kunci dari wewenang dan tanggung jawab dan garis pelaporan yang tepat. Pada PT. Hero Mandiri Indonesia sendiri sudah memiliki gambaran struktur organisasi yang jelas sehingga semua karyawan sudah mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing. o Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Merupakan perpanjangan dari pengembangan suatu struktur organisasi. Wewenang dan tanggung jawab mencakup penjelasan-penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan. - Bagian penjualan, bagian keuangan, bagian produksi, bagian pembelian, bagian gudang, karyawan pabrik, dan kurir mengetahui bagaimana 54
tindakannya saling berhubungan satu dengan yang lainnya dalam memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan entitas. - Masing-masing bagian mengerti untuk bertanggung jawab atas pekerjaannya sesuai dengan wewenang dan tugasnya. o Kebijakan dan praktek sumber daya manusia Kebijakan-kebijakan yang diterapkan perusahaan dalam hal ini adalah dengan melakukan proses interview bagi karyawan baru dan masa training selama 1 bulan sebelum karyawan ditetapkan menjadi karyawan tetap. Tetapi dalam hal sumber daya manusia pada PT. Hero Mandiri Indonesia ditemukan beberapa masalah, yaitu kurangnya pegawai kantor yang cukup untuk meningkatkan efektifitas pengendalian internal perusahaan. Pada bagian Penjualan, bagian Pembelian, bagian Keuangan, bagian Gudang, dan bagian Produksi hanya beranggotakan satu pekerja pada masing-masing bagian, sehingga jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti karyawan yang sedang sakit, cuti, bahkan mengundurkan diri, maka perusahaan tidak memiliki cadangan karyawan yang dapat segera menggantikan posisi mereka dan yang mengerti dengan cepat alur kerja perusahaan. Selain itu juga, proses kerja menjadi terhambat dikarenakan karyawan lain harus ikut mengerjakan tugas dari karyawan yang tidak masuk tersebut. Perusahaan juga tidak memiliki marketing yang dapat membantu mencari pelangganpelanggan baru dan mempromosikan produknya karena pekerjaan tersebut hanya dilakukan oleh Direktur dan Manajer perusahaan itu sendiri. 55
2. Penaksiran Risiko (Risk Assessment) Direktur perusahaan telah melakukan penaksiran risiko atas faktor eksternal dan internal, yaitu : a. Persaingan harga terhadap industri biji plastik. b. Perawatan berkala terhadap alat-alat produksi perusahaan. c. Perusahaan memiliki konek server yang menyambungkan antara masingmasing komputer karyawan kantor dengan komputer Direktur dan manajer. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian yang terkait dalam penerimaan pesanan dan pengiriman barang. Bagian Penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, fax, atau email. Jika pelanggan ingin melakukan penawaran harga, maka bagian penjualan harus mengkonfirmasikan terlebih dahulu kepada manajer. Jika negosiasi harga telah diterima, maka pelanggan dapat mengirimkan Purchase Order kepada bagian penjualan. Bagian penjualan memeriksa kesesuaian Purchase Order dengan penawaran harga yang telah dibuat sebelumnya berdasarkan catatan harga dari manajer. Jika pelanggan menginginkan produk yang dipesan berdasarkan design mereka sendiri, maka pelanggan dapat mengirimkan Surat Keterangan spesifikasi produk yang mereka inginkan. 56
Bagian penjualan akan memeriksa apakah data pelanggan sudah tersedia. Jika belum, bagian penjualan akan mendata pelanggan tersebut. Jika data sudah tersedia, maka bagian penjualan akan membuat Sales Order. Sales Order dibuat rangkap tiga, dengan rincian sebagai berikut : - Sales Order rangkap pertama akan dikirimkan kepada pelanggan via fax terlebih dahulu, selanjutnya diserahkan bersamaan dengan Surat Jalan dan Faktur Penjualan pada saat pengiriman barang. - Sales Order rangkap kedua akan diarsip oleh bagian penjualan. - Sales Order rangkap ketiga akan diberikan kepada bagian keuangan. Bagian penjualan akan mengkonfirmasikan adanya pemesanan kepada bagian gudang. Jika stock barang tidak mencukupi, maka bagian gudang akan mengkonfirmasikan hal tersebut kepada bagian produksi. Pelanggan melakukan pembayaran Down Payment sebesar 30% via transfer, cek atau giro. Bagian Keuangan akan mencatat taransaksi yang terjadi ke dalam Laporan Piutang atau Laporan Penjualan Tunai dan Laporan Penerimaan Kas. Setelah barang selesai diproduksi, bagian Produksi akan mengkonfirmasikan kepada bagian Penjualan bahwa barang sudah 57
selesai diproduksi, mencatat laporan atas barang jadi dan mengirimkan barang jadi kepada bagian Gudang. Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan rangkap tiga dengan rincian : - Surat jalan rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan. - Surat jalan rangkap kedua akan diarsip oleh bagian Penjualan. - Surat jalan rangkap tiga akan diarsip oleh bagian Gudang. Bagian penjualan juga membuat Faktur Penjualan untuk mencatat keterangan tanggal batas jatuh tempo pembayaran kredit yaitu satu bulan setelah barang diterima. Jika penjualan tunai, maka kolom tanggal batas jatuh tempo pada faktur penjualan dikosongkan. Faktur Penjualan dibuat rangkap tiga, dengan rincian sebagai berikut : - Faktur Penjualan rangkap pertama akan diserahkan kepada pelanggan. - Faktur Penjualan rangkap kedua akan diarsip oleh bagian penjualan. - Faktur Penjualan rangkap ketiga akan diberikan kepada bagian keuangan. Bagian Gudang menerima barang jadi dari bagian produksi. Bagian Gudang akan mengecek ulang jumlah barang yang diberikan dengan jumlah pesanan yang tertera pada Surat Jalan yang dibuat oleh bagian Penjualan berdasarkan Faktur Penjualan. 58
Bagian Gudang kemudian mencatat laporan pengeluaran stok barang jadi. Barang jadi akan dikirimkan kepada pelanggan beserta Sales Order rangkap pertama, Surat Jalan dan Faktur Penjualan melalui jasa kurir. Pelanggan tidak dapat membatalkan pesanan apabila barang sudah diproduksi dan sudah dikirimkan. Aktivitas pengendalian yang terkait dalam Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas Bagian Keuangan akan memeriksa tanggal jatuh tempo kredit setiap pelanggan dan melakukan penagihan kepada pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo. Kemudian bagian Keuangan akan membuat Bukti Tanda Terima berdasarkan faktur penjualan untuk pelanggan. Bukti Tanda Terima dibuat rangkap dua dengan rincian : - BTT rangkap pertama akan diserahkan kepada pelanggan. - BTT rangkap kedua akan diarsip oleh bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan mencatat pembayaran piutang terhadap pelanggan yang bersangkutan serta mencatat penerimaan kas sesuai dengan jumlah pembayaran. Bagian keuangan juga akan memberikan cap Lunas pada faktur penjualan. 59
Kemudian setiap hari, bagian Keuangan akan menyetorkan bukti transfer, cek atau giro kepada manajer untuk diperiksa. Setiap satu bulan, bagian keuangan akan melaporkan pencatatan laporan keuangan perusahaan kepada manajer yang kemudian akan diberikan kepada Direktur Utama. Aktivitas pengendalian yang terkait dalam Retur Penjualan Pada saat barang diterima oleh pelanggan, jika terdapat kerusakan atas barang tersebut, maka pelanggan harus membuat Surat Retur. Setelah barang yang diretur sampai di bagian Penjualan, bagian Penjualan akan melakukan pengecekan kembali terhadap kondisi barang yang diretur apakah sesuai dengan surat retur yang diajukan. Jika sudah sesuai, maka bagian Penjualan akan menandatangani Surat Retur tersebut dan mengirimkan barang tersebut kepada bagian gudang untuk diganti dengan yang baru. Jika tidak sesuai atau tidak memenuhi syarat retur, maka retur barang tidak dapat diterima dan barang tersebut akan dikirimkan kembali kepada pelanggan. Bagian Gudang kemudian mencatat laporan pengembalian barang dalam buku Retur. Bagian penjualan akan membuat Surat Jalan atas Retur berdasarkan Surat Retur dari pelanggan. Surat Jalan atas Retur dibuat rangkap tiga dengan rincian : - Surat Jalan rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan. 60
- Surat Jalan rangkap kedua akan diarsip oleh bagian gudang. - Surat Jalan rangkap tiga akan diarsip oleh bagian keuangan. Bagian keuangan mencatat retur pada buku retur dan membuat laporan retur tiap bulannya. Kemudian kurir akan mengirimkan Surat Jalan atas Retur kepada pelanggan serta menyerahkan barang baru sesuai dengan jumlah yang diretur. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Perusahaan telah terdapat sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur yang memperhatikan bagaimana transaksi yang terjadi dicatat, diklasifikasikan, dan kemudian dilaporkan. Pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan yang berhubungan dengan informasi dan komunikasi adalah adanya komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya, baik yang dilakukan antara pimpinan dengan salah satu karyawan atau antara pimpinan dengan semua karyawannya secara bersama-sama. Penyampaian informasi dan komunikasi yang dilakukan pimpinan dengan semua karyawannya secara bersama-sama disebut dengan Rapat bersama. Rapat bersama tersebut dibagi menjadi dua yaitu Rapat bersama antar karyawan kantor dan Rapat bersama antar karyawan pabrik. Hal tersebut dikarenakan adanya perbedaan masalah antara karyawan pabrik dengan karyawan kantor. Akan tetapi Rapat bersama tersebut hampir tidak pernah dilaksanakan lagi oleh pimpinan. 61
5. Pemantauan (Monitoring) Pada PT. Hero Mandiri Indonesia, beberapa bentuk pemantauan yang dilakukan adalah sebagai berikut : Manajer melakukan perhitungan fisik atas bukti transfer, cek atau giro setiap hari. Direktur yang rutin memeriksa laporan keuangan setiap bulan serta semua pencatatan transaksi yang ada. Direktur yang sesekali memantau seluruh kegiatan operasional. Manajer melakukan pengecekan secara rutin terhadap persediaan barang digudang. 62