BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem dan Prosedur Penggajian Sistem dan prosedur penggajian yang diterapkan PT. Framas Indonesia sesuai dengan peraturan Manajemen Perusahaan. Prosedur-prosedur yang membentuk sistem pembayaran gaji adalah prosedur penerimaan karyawan, prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur perhitungan gaji/ pembuatan daftar gaji, dan prosedur pembayaran gaji. Penjelasan secara lengkap mengenai prosedur-prosedur tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Prosedur Penerimaan Karyawan Seperti perusahaan pada umumnya PT. Framas Indonesia akan melaksanakan kegiatan penerimaan karyawan sesuai dengan jumlah kebutuhan dari perusahaan. Dalam proses penerimaan karyawan, perusahaan akan melaksanakan penerimaan karyawan secara terbuka, selektif, berdaya guna, dan berhasil guna. Pemenuhan kebutuhan karyawan mengutamakan sumber tenaga kerja dari dalam perusahaan. Bila tidak terpenuhi, maka perusahaan dapat menggunakan sumber tenaga kerja dari luar perusahaan sesuai dengan kriteria dan persyaratan jabatan yang ditetapkan. Bagi calon karyawan yang diterima bekerja diperusahaan akan diberikan surat perjanjian kerja yang telah disepakati oleh perusahaan dan karyawan. 51
Penjelasan secara lengkap mengenai prosedur penerimaan karyawan diuraikan sebagai berikut: a. Permintaan Karyawan Masing-masing Manager Department yang membutuhkan karyawan harus mengisi formulir permintaan karyawan baru dan diserahkan kepada Divisi SDM. b. Pemeriksaan Berkas Lamaran Divisi SDM melaksanakan seleksi surat-surat lamaran yang masuk berdasarkan kebutuhan baik pendidikan, keahlian atau keterampilan, dan pengalaman kerja yang telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila surat lamaran yang telah diseleksi memenuhi syarat, maka akan dikabarkan kepada calon tenaga kerja untuk melakukan tes. Biasanya penyampaian informasi dilakukan melalui telepon dan email. c. Tes Psikologi Dilaksanakan untuk menguji kemampuan intelektual, bakat dan minat calon karyawan. Apabila calon karyawan dinyatakan tidak lulus maka diinformasikan penolakan kepada pelamar, sedangkan calon karyawan yang lulus diproses ke tahap berikutnya. d. Wawancara dengan divisi SDM dan Pengguna 52
Setelah calon karyawan dinyatakan lulus tes psikologi, maka selanjutnya kepada calon karyawan dilakukan wawancara oleh divisi SDM dan pengguna. Pada tahap ini divisi SDM dan pengguna akan mengetahui kemampuan dan keahlian dari calon karyawan, apakah calon karyawan menguasai bidang pekerjaan yang akan didudukinya. e. Tes Kesehatan dan Buta Warna Setelah calon karyawan selesai menjalani seluruh tahapan seleksi, maka selanjutkan calon karyawan wajib untuk mengikuti tes kesehatan dan buta warna yang merupakan tahap akhir dari proses penerimaan karyawan. PT. Framas Indonesia bekerja sama dengan Rumah Sakit Siloam dan St. Elisabeth untuk melakukan pemeriksaan kesehatan calon karyawan. Setelah dilakukan pemeriksaan maka pihak Rumah Sakit akan memberikan hasil kesehatan calon karyawan. Apabila karyawan dinyatakan sehat dan tidak ada kelainan apapun maka karyawan tersebut diterima sebagai karyawan PT. Framas Indonesia, namun bagi karyawan yang gagal dalam tes kesehatan maka dianggap gugur. f. Keputusan Penerimaan Bagi karyawan yang diterima bekerja di perusahaan akan diberikan surat perjanjian kerja yang telah disepakati oleh perusahaan dan karyawan. Pada tahap awal karyawan yang diterima bekerja harus melalui masa percobaan selama tiga bulan. Selama masa percobaan dilakukan evaluasi 53
oleh atasan karyawan tersebut dengan mengisi formulir Penilaian Masa Percobaan Karyawan. Karyawan yang lulus melalui masa percobaan, maka akan dibuatkan surat Pengangkatan karyawan oleh divisi SDM dan status karyawan akan diubah pada data base HRIS SQL Server dengan status permanent. Bila karyawan dinyatakan tidak lolos masa percobaan maka dibuatkan formulir Pengurangan Tenaga Kerja dan ditulis tanggal keluar karyawan pada HRIS SQL Server. 2. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu kerja karyawan direkam oleh mesin finger scan dengan cara mendeteksi jari tangan karyawan (finger scan). Saat datang maupun pulang kerja karyawan harus absen dengan finger scan, apabila salah satu tidak absen baik masuk atau pulang kerja, maka sistem tidak dapat menghitung lembur apabila karyawan bekerja lebih dari jam kerja yang telah ditentukan, dan karyawan tidak berhak mendapatkan perfect attendance. Penggunaan Finger scan ini mulai dilakukan pada Februari 2011. Sebelumnya PT. Framas Indonesia menggunakan mesin Handkey untuk mencatat kehadiran karyawan. Kelemahan sistem ini tidak dapat di eksport ke sistem penggajian sehingga dalam proses perhitungan gaji dikerjakan secara manual. Maka Human Resource memutuskan untuk melakukan perubahan sistem untuk meningkatkan fungsi kerja yang efektif dan efisien. Data kehadiran akan tercatat pada mesin absensi, dan pada hari berikutnya data 54
tersebut ditarik kedalam sistem SQL server untuk dilakukan pengecekan oleh bagian payroll. Pencatatan waktu hadir dibagi menjadi waktu hadir biasa dan waktu hadir lembur. a. Waktu Hadir Biasa Pencatatan waktu ini adalah pencatatan waktu datang dan waktu pulang setiap karyawan pada hari kerja rutin. Lama kerja dalam seminggu adalah 40 jam, yaitu 8 jam kerja untuk karyawan non shift dari hari seninjumat, dan 7 jam kerja untuk karyawan shift 1,2 dan 3 dari Senin-jumat dan 5 jam kerja pada hari sabtu, Berikut jam kerja di PT. Framas Indonesia: a) Shift 1 : 07.00 s.d. 15.00 b) Shift 2 : 15.00 s.d. 23.00 c) Shift 3 : 23.00 s.d. 07.00 d) Non Shift : 07.00 s.d. 16.00 Ketidakhadiran karyawan akan mempengaruhi gaji dan uang makan, setiap kali ketidakhadiran karyawan tanpa keterangan maka gaji dan uang makan akan dipotong sebesar satu hari, namun apabila karyawan tidak hadir dikarenakan sakit dan dibuktikan dengan pemberian surat keterangan sakit dari dokter maka hanya dilakukan pemotongan untuk uang makan. b. Waktu Hadir Lembur Pelaksanaan waktu kerja lembur dilakukan oleh karyawan diluar jam kerja, kerja lembur dilaksanakan dengan maksud untuk menyelesaikan 55
pekerjaan-pekerjaan yang diperintahkan secara mendadak atau mendesak dan harus diselesaikan segera, selain itu pekerjaan tersebut tidak dapat dilakukan pada hari kerja biasa. Kerja lembur dilaksanakan apabila karyawan diperintahkan oleh Manager masing-masing divisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan menggunakan surat perintah lembur yang berlaku diperusahaan. Pada tanggal cut off seluruh adminstrasi departemen menyerahkan surat perintah lembur untuk diperiksa kembali oleh Manager departemen, kemudian diserahkan ke divisi SDM untuk di periksa apakah jam lembur sesuai dengan yang terekam pada sistem penggajian SQL Server. 3. Prosedur Perhitungan Gaji PT. Framas Indonesia menggunakan sistem SQL server sebagai data base karyawan dan perhitungan gaji karyawan, namun report yang dihasilkan tidak memberikan hasil yang akurat sehingga perlu dilakukan pengecekan ulang. Proses perhitungan gaji dimulai dari Staff payroll mengecek database karyawan baru yang telah di input oleh bagian Recruitment sesuai dengan perjanjian kerja yang telah disepakati oleh perusahaan dan karyawan, serta memastikan gaji dan nomor rekening telah terisi. Setiap hari staff payroll melakukan penarikan data dari mesin pencatat kehadiran ke sistem penggajian SQL Server, dan merekonsiliasi absensi antara mesin pencatat kehadiran dengan absensi manual yang dibuat oleh administrasi masing-masing 56
departemen. Selain itu staff payroll merubah data atau kode mangkir(m) karyawan yang tidak masuk bekerja karena cuti, ijin atau sakit menjadi kode cuti(ct) ijin(i) atau surat keterangan dokter (SKD) pada sistem penggajian. Merubah kode ini dilakukan jika ada bukti yang kuat yaitu request form untuk cuti atau ijin yang sudah diisi dan disetujui serta ditandatangani oleh manager departemen, bagi karyawan yang sakit harus menyerahkan Surat keterangan dokter yang dilengkapi dengan diagnosa dokter, copy resep dan kwitansi dari Rumah Sakit atau Klinik. Sistem SQL server tidak dapat memotong cuti karyawan secara otomatis sehingga perlu dilakukan dua kali pengerjaan, pertama bagian payroll menginput cuti untuk pengurangan jumlah cuti kemudian menginput kembali pada sistem penggajian agar tanggal yang kosong tidak tercatat mangkir melainkan cuti. Setelah tutup buku periode penggajian (tanggal 20) Staff payroll juga mengecek seluruh data lembur dan mengisi jam kerja dan lembur karyawan untuk departemen tertentu yang ditempatkan di Perusahaan lain serta karyawan yang bekerja tidak mengikuti jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan berdasarkan surat perintah lembur (SPL) yang diberikan oleh masing-masing administrasi departemen. Lemburan karyawan akan terhitung pada sistem apabila terdapat finger in dan out dengan waktu kerja lebih dari waktu kerja biasa. Apabila pada sistem hanya tercatat finger in atau out saja 57
maka sistem tidak dapat menghitung kerja lembur. Untuk itu perlu dilakukan pengecekan kepada administrasi departemen dari SPL yang diberikan ke Human Resources dengan report kerja yang ada. Administrasi departemen harus menunjukan report kerja pada tanggal karyawan bekerja lembur untuk dilakukan pengisian jam lembur pada sistem. Apabila administrasi tidak dapat menunjukan report kerja maka karyawan dianggap tidak bekerja lembur. Selain itu sistem akan salah menghitung overtime ketika karyawan salah menekan tombol in menjadi out pada saat masuk kerja atau out menjadi in pada saat pulang kerja. Pada sistem ini belum terdapat pengingat yang tidak mengijinkan kesalahan dalam menekan tombol. Pengingat ini membantu untuk mengurangi kesalahan absensi yang berakibat terjadinya kesalahan perhitungan overtime, sehingga bagian SDM perlu melakukan pengecekan ulang untuk perhitungan overtime setiap karyawan. 4. Prosedur Pembayaran Gaji Staff payroll menyiapkan daftar gaji karyawan dan diberikan kepada Manager HRD untuk dicek ulang. Setelah disetujui maka staff payroll membuat Inter Office Memo (IOM) dan melampirkan daftar gaji sebagai surat permohonan kepada departemen finance untuk menyiapkan dana gaji karyawan. Staff Finance mengeluarkan cek sesuai dengan dana gaji yang dibutuhkan, kemudian mengirim cek tersebut kembali ke payroll untuk ditransfer ke rekening masing-masing karyawan melalui Bank Mandiri, dan 58
payroll akan memberikan tanda bukti penerimaan cek dari Bank Mandiri untuk diarsip oleh departemen finance. Penggajian pada PT. Framas Indonesia sama dengan perusahaanperusahaan pada umumnya yaitu dimulai tanggal 21 bulan sebelumnya dan berakhir pada tanggal 20 bulan berjalan, dan gaji dibayarkan pada tanggal 27 setiap bulannya (Contoh, periode penggajian 21 Juni 2013 sampai dengan 20 Juli 2013, akan dibayarkan tanggal 27 Juli 2013) melalui transfer ke rekening tabungan karyawan di bank Mandiri. Pembayaran gaji dilakukan harus pada tanggal 27 setiap periode penggajian, tidak boleh dilakukan lebih awal kecuali ada situasi khusus yang mengharuskan dilakukan lebih awal, seperti tanggal 27 jatuh di hari libur maka pembayaran dilakukan ditanggal sebelumnya yaitu tanggal 26. Sebelum melakukan pembayaran gaji, data gaji karyawan harus diotorisasi oleh Presiden Direktur. B. Evaluasi Efektif dan Efisien Penggunaan Sistem SQL Server pada PT. Framas Indonesia 1. Proses Penerimaan Karyawan pada PT. Framas Indonesia Prosedur penerimaan karyawan sudah optimal karena proses penerimaan karyawan dimulai dengan adanya kebutuhan atau permintaan 59
penambahan karyawan baru dan dilakukan tes tertulis maupun lisan bagi calon karyawan. Karyawan yang diterima bekerja merupakan karyawan yang lulus melewati setiap tes yang diberikan oleh perusahaan dan karyawan tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perusahaan, sehingga tidak ada karyawan yang bekerja tanpa melalui tes masuk. 2. Proses Absensi karyawan pada PT. Framas Indonesia Proses pencatatan waktu hadir sudah optimal karena absensi menggunakan jari tangan sendiri sehingga tidak dapat digantikan dengan karyawan lain dan disetiap mesin absensi (finger scan) dilengkapi dengan kamera CCTV untuk meningkatkan keamanan dan pengendalian secara internal. 3. Proses Perhitungan dan Pembayaran Gaji Karyawan pada PT. Framas Indonesia a. Proses perhitungan gaji karyawan belum optimal meskipun sudah menggunakan sistem. Sistem penggajian yang digunakan yaitu SQL server belum memberikan hasil yang maksimal dalam proses perhitungan gaji secara akurat dan relevan baik dalam perhitungan lembur maupun hari kerja. Selain itu sistem SQL belum memberikan report yang sesuai dengan kebutuhan dan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kenyataan atau kejadian yang sesungguhnya terjadi, sehingga perlu dilakukan pengecekan ulang secara manual. 60
b. Prosedur pembayaran lembur dan gaji sudah optimal karena bagian payroll hanya mendata dan membayar lembur untuk karyawan yang namanya tercantum dalam surat perintah lembur dan membayar gaji bagi karyawan yang masih aktif bekerja. c. Prosedur pembayaran gaji sudah optimal karena pembayaran hanya bisa dilakukan setiap tanggal 27 kecuali terdapat situasi lain, dan sebelum melakukan pembayaran, dokumen yang harus diserahkan ke bank harus sudah diotorisasi oleh Presiden Direktur dan di cap dengan stempel khusus untuk cek gaji. 4. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian pada PT. Framas Indonesia a. Otorisasi Transaksi Sistem otorisasi sudah optimal karena setiap transaksi harus diotorisasi oleh Presiden Direktur. b. Pemisahan Tugas 1. Staff Payroll mempunyai data absensi manual per periode penggajian yang di rekap oleh bagian administrasi masing-masing departemen untuk digunakan sebagai rekonsiliasi ketidakhadiran karyawan, karena data yang terekam oleh mesin adalah Mangkir jika tidak ada kegiatan absensi, Untuk merubah data mangkir staff payroll membutuhkan dokumen bukti 61
yaitu Request form untuk cuti, dan ijin, dan surat keterangan sakit dari dokter bagi karyawan yang sakit. Seharusnya fungsi ini dilakukan oleh fungsi pencatat waktu bukan oleh fungsi penghitung gaji. 2. Staff payroll mempunyai tugas rangkap, selain berfungsi sebagai pendata waktu kehadiran karyawan juga sebagai penghitung gaji. Seharusnya fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi penghitung gaji. Karena jika fungsi ini dikerjakan oleh satu staff, maka akan terjadi kecurangan seperti merubah kode mangkir menjadi cuti atau sakit, dimana mangkir akan mengurangi gaji, namun cuti dan sakit tidak mengurangi gaji. 3. Staff payroll selain sebagai penghitung gaji juga berfungsi sebagai pembayar gaji ke bank. Seharusnya fungsi ini dipisahkan untuk menghindari staff payroll membesarkan atau mengecilkan gaji karyawan yang lain saat melakukan transfer ke bank. Seharusnya fungsi pembayar gaji ini tugas dari fungsi keuangan. Departemen Human Resources mempunyai wewenang penuh untuk menangani penggajian karyawan tanpa melibatkan fungsi akuntansi maupun fungsi keuagan. Seharusnya PT. Framas Indonesia menciptakan praktek yang sehat dengan cara melibatkan fungsi akuntansi untuk melakukan pengecekan ketelitian dan keandalan data dari hasil perhitungan gaji sebelum dilakukan pembayaran kepada karyawan. Pembayaran gaji ke bank pun seharusnya dilakukan oleh fungsi keuangan setelah mendapat perintah dari fungsi akuntansi. 62
4. Pengelolaan dan kewajiban karyawan seperti cicilan pinjaman karyawan dilakukan oleh staff payroll yang juga sebagai penghitung gaji. Pengurangan gaji ini sudah mendapat otorisasi oleh bagian akuntansi, agar tidak terjadi kesalahan dalam memotong gaji dan kesalah pahaman dengan karyawan. 5. Staff Accounting melakukan penjurnalan atas transaksi pembayaran gaji dan iuran JHT yang telah dilakukan oleh staff keuangan. Fungsi ini sudah dipisahkan yaitu fungsi akuntansi sebagai penjurnal semua transaksi dan fungsi keuangan sebagai pembayar gaji dan iuran JHT. c. Supervisi Sistem pencatatan waktu kehadiran karyawan dilakukan dengan mesin finger scan yang dikeluarkan oleh pengembang yaitu PT. Sarana Sistem Mikro. Hal ini mempunyai kekuatan untuk menghindari kecurangan karyawan dari penitipan absensi jika karyawan tersebut terlambat datang, karena tentunya jari tangan seseorang tidak dapat digantikan dengan orang lain. Dan jika ada karyawan yang lupa absen, data tersebut akan terekam sebagai mangkir dan tentunya akan mempengaruhi perhitungan gaji. Untuk merubah data mangkir menjadi masuk harus disertai dokumen yang telah ditentukan yaitu form tidak absent dan dilampirkan bukti laporan kerja karyawan pada hari tersebut yang telah ditanda tangani oleh head departemen. Adanya form ini memenuhi standar catatan akuntansi atau 63
dokumen yang memadai yang dapat memperkuat sistem supervisi antara head departemen dan karyawan langsung. 64