SURAT MENYURAT UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
SURAT MENYURAT UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00013 05012 Revisi : 1 Diajukan oleh : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Ruang Lingkup... 1 3. Definisi... 1 4. Rujukan... 2 5. Garis Besar Prosedur... 2 5.1 Penerimaan Surat Masuk... 2 5.1 Pengadaan Surat Keluar... 3 6. Bagan Alir... 4 6.1 Penerimaan Surat Masuk... 4 6.1 Pengadaan Surat Keluar... 5 7. Lampiran... 6 7.1 Borang Agenda Surat Masuk pada Aplikasi SIAS... 6 7.2 Borang Kendali Surat Masuk pada Aplikasi SIAS... 7 7.3 Borang Agenda Surat Keluar pada Aplikasi SIAS... 8 7.4 Borang Buku Ekspedisi Surat Keluar... 8 7.5 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02). 9 7.6 Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03)... 10 iii
1. Tujuan 1. Mengatur prosedur dalam penerimaan surat masuk dan pengadaan surat keluar. 2. Memastikan semua jenis surat masuk dan surat keluar telah didistribusikan, ditindak lanjuti, dan di arsip dengan baik dan tepat. 2. Ruang Lingkup Surat masuk dan surat keluar yang diterima dan dikirim untuk dan dari PPTI-UB. 3. Definisi 1. Surat masuk adalah semua surat atau dokumen yang diterima oleh PPTI baik dari lingkungan internal maupun eksternal Universitas Brawijaya sebagai sarana komunikasi. 2. Surat keluar adalah semua surat atau dokumen yang dibuat dan dikirim oleh PPTI baik ke lingkungan internal maupun eksternal Universitas Brawijaya sebagai sarana komunikasi. Halaman 1 dari 10
4. Rujukan 1. Manual Mutu Unit TIK UB (00013 04000) 2. Dokumen Mutu Unit TIK UB 5. Garis Besar Prosedur 5.1 Penerimaan Surat Masuk 1. Helpdesk menerima surat masuk untuk PPTI dan mencatat informasi surat masuk pada aplikasi sias. 2. Bagian Administrasi melakukan scanning dokumen surat masuk, mengupload hasil scan ke aplikasi sias, dan membuat print out kendali surat masuk untuk dilampirkan pada dokumen surat masuk. 3. Surat masuk disampaikan kepada kepala PPTI untuk ditindaklanjuti atau didisposisikan kepada bagian yang bersangkutan menindaklanjuti surat masuk. 4. Bagian Administrasi mencatat informasi disposisi surat masuk pada aplikasi sias dan mendistribusikan surat masuk sesuai isi disposisi. 5. Kepala divisi menindaklanjuti surat masuk. 6. Bagian administrasi mengisi informasi akhir kendali surat masuk pada aplikasi sias, selanjutnya membalas dan atau mengarsip surat masuk. Halaman 2 dari 10
5.1 Pengadaan Surat Keluar 1. Bagian Administrasi membuat surat keluar sesuai permintaan dan kebutuhan. 2. Kepala PPTI memeriksa, menyetujui, dan membubuhkan tanda tangan pada dokumen surat keluar. 3. Bagian Administrasi mencatat informasi surat keluar dan mengupload dokumen surat keluar pada aplikasi sias, mengarsip copy surat keluar, dan mendistribusikan surat keluar. Halaman 3 dari 10
6. Bagan Alir 6.1 Penerimaan Surat Masuk Mulai Helpdesk Menerima surat masuk dan mencatat informasi surat pada aplikasi sias Dokumen surat masuk dan aplikasi sias Bag.Administrasi Menerima surat masuk, surat di scan dan diupload ke aplikasi sias, membuat print out kendali surat masuk Dokumen surat masuk, aplikasi sias, dan kendali surat masuk Ka. PPTI Mengisi disposisi pada kendali surat masuk Dokumen surat masuk dan kendali surat masuk Bag.Administrasi Mencatat informasi disposisi pimpinan pada aplikasi sias dan mendistribusikan surat Dokumen surat masuk, aplikasi sias, dan kendali surat masuk Ka. Divisi Menindaklanjuti surat masuk Dokumen surat masuk dan kendali surat masuk Bag.Administrasi Mencatat informasi akhir kendali surat pada aplikasi sias, membalas dan atau mengarsip surat masuk. Dokumen surat masuk, kendali surat masuk, dan aplikasi sias Selesai Halaman 4 dari 10
6.1 Pengadaan Surat Keluar Mulai Bag.Administrasi Membuat surat keluar sesuai permintaan atau kebutuhan Ka. PPTI Memeriksa, menyetujui, dan membubuhkan tanda tangan padai surat keluar Dokumen surat keluar Bag.Administrasi Mencatat informasi surat dan upload dokumen pada aplikasi sias, mengarsip copy, dan mendistribusikan surat keluar Dokumen surat keluar, aplikasi sias, dan buku ekspedisi surat keluar Selesai Halaman 5 dari 10
7. Lampiran 7.1 Borang Agenda Surat Masuk pada Aplikasi SIAS Halaman 6 dari 10
7.2 Borang Kendali Surat Masuk pada Aplikasi SIAS Halaman 7 dari 10
7.3 Borang Agenda Surat Keluar pada Aplikasi SIAS 7.4 Borang Buku Ekspedisi Surat Keluar PENGIRIM (Nama dan Tanggal) NOMOR SURAT TUJUAN PENERIMA (Paraf, Nama, Tanggal) Halaman 8 dari 10
7.5 Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Halaman 9 dari 10
7.6 Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Tanggal Keterangan Halaman 10 dari 10