MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Transkripsi

1 DOKUMEN DAN REKAMAN UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : Revisi : 0 Diajukan oleh : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan Ruang Lingkup Definisi Rujukan : Garis Besar Prosedur : Pengendalian Dokumen Internal Pengendalian Dokumen Eksternal Pengendalian Rekaman Bagan Alir Pengendalian Dokumen Pengendalian Dokumen Ekternal Pengendalian Rekaman Lampiran Daftar Nomor Dokumen ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) i

4 1. Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Deskripsi Tugas, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi TIK UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Halaman 1 dari 16

5 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis TIK UB dan sasaran mutu TIK UB. 3. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Unit TIK UB meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 4. Rujukan : 1. Manual Mutu Unit TIK UB ( ) 2. Dokumen Mutu UB 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Halaman 2 dari 16

6 5. Garis Besar Prosedur : 5.1 Pengendalian Dokumen Internal 1. Dokumen yang baru atau revisi dokumen disusun oleh Kepala Sub Unit, dikaji ulang dan disetujui dalam Rapat Pimpinan TIK. 2. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus diterapkan oleh Kepala Sub Unit, dikaji dan dikendalikan oleh MR dan harus disahkan oleh Kepala Unit TIK. 3. Management Representative menerbitkan dan menggandakan dokumen. 4. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing Kepala Sub Unit dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen ( ) dan Daftar Perubahan Dokumen ( ). 5. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. Halaman 3 dari 16

7 6. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau oleh Kepala Sub Unit dan disetujui oleh Kepala Unit. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. Semua dokumen dapat diunggah pada laman Unit TIK UB. 7. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala Unit TIK. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 8. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 9. Setiap dokumen mutu harus diberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama Halaman 4 dari 16

8 2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi) 10. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 11. Masing-masing Kepala Sub Unit harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : 1. Peta lokasi file dokumen (site map) 2. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. 12. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 13. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 14. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 15. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Halaman 5 dari 16

9 Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 5.2 Pengendalian Dokumen Eksternal 1. Dokumen yang berasal dari luar Unit TIK diterima oleh Bagian Administrasi untuk kemudian dilakukan pencatatan dan pengarsipan. 2. Bagian Administrasi menyerahkan dokumen eksternal kepada Kepala Unit TIK untuk dikaji dan dilakukan tindak lanjut sesuai dengan kebutuhan, apabila diperlukan untuk diperbanyak dan didistribusikan maka Kepala Unit menentukan sasaran distribusinya. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan Bagian Administrasi sesuai dengan penentuan distribusi dari Kepala Unit TIK dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen ( ) dan Daftar Perubahan Dokumen ( ). 4. Apabila terdapat revisi dokumen eksternal maka penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Prosedur Halaman 6 dari 16

10 pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 6. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 7. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 5.3 Pengendalian Rekaman 1. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masingmasing Kepala Sub Unit harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. Halaman 7 dari 16

11 2. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kepala Sub Unit harus memberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi) 3. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 4. Masing-masing Kepala Sub Unit harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: 1. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang 2. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 6. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/Catatan Mutu ( ) sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan Halaman 8 dari 16

12 kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu Kepala Sub Unit sesuai dengan metode pemusnahannya. Halaman 9 dari 16

13 6. Bagan Alir 6.1 Pengendalian Dokumen Halaman 10 dari 16

14 6.2 Pengendalian Dokumen Ekternal Halaman 11 dari 16

15 6.3 Pengendalian Rekaman Mulai Menyimpan daftar distribusi dan memberi Identitas Melaksanakan kegiatan dan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu Melakukan tabulasi data Menganalisa data Data Terolah Menyusun laporan dan tinjauan manajeman Laporan Selesai Halaman 12 dari 16

16 7. Lampiran 7.1 Daftar Nomor Dokumen ( ) No Dokumen Tingkat Kode 1. Visi dan Misi TIK TIK Rencana Strategis TIK TIK Program Kerja TIK TIK Manual Mutu TIK TIK MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK TIK MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai TIK TIK MP Tindakan Korektif dan Pencegahan TIK TIK MP Audit Internal TIK TIK & Sub Manual Prosedur Unit TIK & Sub Instruksi Kerja Unit TIK & Sub Borang Unit TIK & Sub Dokumen Pendukung Unit Halaman 13 dari 16

17 7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan Halaman 14 dari 16

18 7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke Tanggal Keterangan Halaman 15 dari 16

19 7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode Pemusna han Halaman 16 dari 16