51 BAB 4 STUDI KELAYAKAN 4.1. Langkah-langkah dalam studi kelayakan Seperti telah dijelaskan bahwa topik penulisan laporan hasil penelitian studi kelayakan tentang investasi sistem informasi / teknologi informasi dilakukan dengan pendekatan metode Cost Benefit Analysis. Memang metode studi kelayakan dengan metode analisa biaya dan manfaat ini hanya memfokuskan titik berat perhatian pada aspek aspek manfaat berwujud (tangible benefits) dan tidak membahas aspek aspek lain, misalnya biaya dan manfaat tak berwujud (tangible benefits). Adapun langkah langkah yang dilakukan dalam pendekatan metode Cost Benefit Analysis ini adalah mengidentifikasi biaya investasi, memperhitungkan biaya operasional, membuat perkiraan tentang pengurangan/ penghematan biaya serta perhitungan peningkatan pendapatan dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan terhadap kelanjutan sistem yang ada karena adanya hambatan yang merugikan perusahaan. 51
52 4.2. Identifikasi Kebutuhan Identifikasi Kebutuhan Sistem Mengontrol keberadaan para SA Mengetahui route plan SA Melakukan update data sesuai survey Menginput stok barang Menginput penjualan barang Meningkatkan efisiensi penjualan Tabel 4.1 Identifikasi Kebutuhan 4.3. Hirarki Penjualan PUSAT REGION SUB REGION AREA AREA D D D D D D D D Gambar 4.1 Hirarki Penjualan
53 4.4. Rencana Implementasi Investasi TI Sistem yang akan diimplementasikan oleh Smartfren adalah sistem Journey Cycle dan TMS. TMS adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengatur struktur hirarki sales di mobile-8 mulai dari region, sub region, area, distrik termasuk penentuan sales person di masing-masing level. Aplikasi ini juga berfungsi untuk mencatat outlet dan frontliner yang terdapat di setiap distrik. Selain itu juga untuk menangani pembuatan route plan yang diperuntukkan bagi masing-masing FA (Fren Ambassador). Sedangkan JC adalah suatu aplikasi yang digunakan oleh masingmasing SA (Sales Ambassador) untuk mengetahui route plan dan melakukan update data sesuai dengan hasil survey yang telah dilakukan. Pengisian ini meliputi total stock & total penjualan di setiap outlet. Adapun proses tersebut dilakukan secara elektronik dengan menggunakan handset berbasis java. Journey Cycle dan TMS adalah sistem yang berkaitan dengan aplikasi sales yang dirancang berdasarkan fleksibilitas untuk mendukung kebutuhankebutuhan data penjualan maupun stok persediaan barang dari seluruh galeri dan outlet yang ada. Untuk memastikan kontrol yang lebih efektif, dua alat pelengkap baru yang akan dikembangkan saat ini sangat berperan penting. Alat pertama, TMS akan digunakan oleh para Supervisor, bg administrasi untuk menerima data yang dikirim oleh para Sales Ambasador dan memantau rute yang akan dijalankan sehingga lokasi geografis para SA masing-masing dapat dilacak. Alat lain adalah JC yang akan digunakan oleh para Sales
54 Ambasador untuk menginput stok barang yang secara otomatis akan dikirim ke bagian administrasi. 4.5. Kebutuhan Konfigurasi Teknologi Informasi 4.5.1. Hardware Hardware yang akan digunakan diantaranya : I. 200 unit PC karyawan Spesifikasi :- Hardisk Minimal 80 Gb - Memory minimal 512 MB - Processor Minimal p4 2,00GHz,rekomendasi Dual Core atau Core 2 Duo II. 5 Unit printer Spesifikasi : Fuji Xerox DocuCentre II 3005 III. 1 unit server Spesifikasi : -Microsoft SQL server 2008 -Windows Server IV. 1 unit router wi-fi Spesifikasi : -Cisco-Linksys WRT160N -Wireless-N Broadband Router V. 400 Unit Handphone Spesifikasi : -400 unit K-Touch
55 4.5.2. Software Setelah perencanaan sistem TI yang baru, software yang digunakan pun bertambah. Software-Software yang akan digunakan setelah implementasi antara lain : - ORACLE Indonesia (ERP, Z-Smart) - JC (Journey Cycle) - TMS (Teritory Management System) TMS & JOURNEY CYCLE PRODUCT AVAILABILITY FA TRACKING SELLING TMS & JOURNEY CYCLE TERRITORY MANAGEMENT MARKET INTELLIGENCE PROMOTION Gambar 4.2 TMS & Journey Cycle Sumber : Smartfren
56 4.6. Analisis Biaya dan Manfaat 4.6.1. Data untuk Cost Benefit Analysis Teknik tradisional Cost Benefit Analysis merupakan sarana untuk mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung. Keuntungan investasi yang diukur dalam hal ini adalah keuntungan dari pengurangan biaya operasional sejak investasi teknologi informasi diimplementasikan. Berdasarkan hasil studi dokumentasi pada laporan keuangan Smartfren, maka diperoleh data sebagai berikut : a) Biaya Yang Dikeluarkan Untuk Investasi Awal Biaya awal investasi adalah semua biaya yang dikeluarkan saat pertama kali melakukan investasi sistem, dengan keterangan seperti di bawah ini :
57 i. No Keterangan B i Harga 1 2 Biaya Lisensi JC a Biaya Installasi dan y setup JC a Rp. 25.000.000,00 Rp. 65.000.000,00 3 Biaya installasi dan setup TMS RP. 35.000.000,00 4 Biaya Training i Rp. 20.000.000,00 5 400 Unit HP @ Rp.500.000 n s Rp. 200.000.000,00 Total Rp. 345.000.000,00 t Tabel 4.2 Biaya Investasi Awal Sumber : Smartfren i. Biaya lisensi Diasumsikan biaya Lisensi sistem JC dan TMS sebesar Rp 25.000.000. ii. Biaya instalasi dan setup Biaya instalasi dan setup sistem JC dan TMS adalah sebesar Rp 100.000.000, yaitu untuk JC Rp 65.000.000. dan untuk TMS Rp 35.000.000.
58 iii. Biaya training Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan dan sosialisasi sistem yang baru untuk biaya akomodasi dan perjalanan trainer sebesar Rp. 20.000.000. iv. Biaya peralatan Biaya yang dibutuhkan untuk peralatan yang digunakan sebagai alat bantu sebanyak 400 HP dengan biaya @ Rp 500.000. Total biaya pembelian peralatan sebesar 400 x Rp 500.000 = Rp 200.000.000. b). Biaya Berjalan Biaya berjalan investasi teknologi informasi ini merupakan estimasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya berjalan yang dikeluarkan diasumsikan tetap tiap tahunnya. Biaya berjalan dengan rincian sebagai berikut :
59 Estimasi Biaya Berjalan No Keterangan Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 1. Biaya Maintenance JC 15.000.000 15.000.000 15.000.000 2. Biaya Maintenance TMS 10.000.000 10.000.000 10.000.000 2. Biaya Kertas 10.800.000 10.800.000 10.800.000 3. Biaya tinta printer 23.062.500 23.062.500 23.062.500 Total Biaya Berjalan 58.862.500 58.862.500 58.862.500 Tabel 4.3 Estimasi Biaya Berjalan Sumber: Smartfren Biaya berjalan teknologi informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya tersebut terdiri dari keseluruhan biaya-biaya berjalan pada tahun pertama (2012) implementasi perusahaan mengeluarkan biaya sampai tahun ketiga (2014). Pada tahun pertama (2012) setelah melakukan implemenentasi sistem JC&TMS, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp. 58.862.500 Dengan rincian sebagai berikut: 1. Biaya maintenance JC Biaya maintenance JC sebesar Rp 15.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem JC
60 pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 15.000.000 2. Biaya maintenance TMS Biaya maintenance TMS sebesar Rp 10.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem TMS pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 10.000.000 3. Biaya kertas Sebelum mengimplementasikan sistem JC&TMS, Smartfren menggunakan 50 rim kertas sebulannya. Setelah menggunakan sistem JC&TMS perusahaan mengurangi biaya kertas hingga 40%, sehingga penggunaan kertas berkurang menjadi 30 rim per bulannya. Biaya yang dikeluarkan Smartfren dalam penggunaan kertas sebesar Rp 10.800.000 pada tahun pertama. Yaitu biaya yang berasal dari (harga 1 rim kertas jumlah yang digunakan) kemudian dikali lagi dengan 12 bulan sebagai berikut : Rp 30.000 30rim = Rp 900.000/ bulan Rp 900.000 12 bulan = Rp 10.800.000/ tahun
61 4. Biaya penggunaan tinta printer Sebelum mengimplementasi sistem JC&TMS, Smartfren mengeluarkan biaya sebesar Rp 38.437.500. Dengan rincian sebagai berikut : 500 lembar 50 rim kertas = 25.000 lembar/ bulan 25.000 lembar 12 bulan = 300.000 lembar/ tahun Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun Smartfren menggunakan cartridge sebanyak : 300.000 lembar 8000 lembar = 37,5 cartridge dalam satu tahun. Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh Smartfren setiap tahunnya sebelum mengimplementasi sistem JC&TMS adalah sebesar : Rp 38.437.500 Biaya penggunaan tinta printer pada tahun pertama setelah implementasi sistem JC&TMS yaitu sebesar Rp 23.062.500 pada tahun pertama, yang didapat dari 1 rim kertas dikali dengan jumlah rim yang digunakan, kemudian dibagi dengan maksimal panggunaan dari satu cartridge lalu dikali dengan harga satu buah cartridge. Dapat dijabarkan sebagai berikut :
62 500 lembar 30 rim = 15000 lembar/bulan 12 = 180.000 8000 = 22,5 Rp 1.025.0000 = Rp 23.062.500 Pada tahun kedua (2013) dan ketiga (2014) setelah melakukan implementasi sistem JC&TMS, perusahaan mengeluarkan biaya yang sama. c. Penghematan biaya Penghematan biaya adalah berkurangnya biaya yang diperoleh dari penggunaaan aplikasi. Penghematan yang diperoleh diasumsikan tetap tiap tahunnya No Keterangan Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 1. Pengurangan biaya kertas 7.200.000 7.200.000 7.200.000 2. Pengurangan biaya tinta printer 15.375.000 15.375.000 15.375.000 3. Pengurangan biaya lembur 52.000.000 52.000.000 52.000.000 Total penghematan biaya 74.575.000 74.575.000 74.575.000 Tabel 4.4 Estimasi penghematan biaya Sumber : Smartfren
63 Rincian penghematan biaya yang diperoleh dari Smartfren sebagai berikut : Pada tahun 2012 atau tahun pertama setelah implementasi sistem JC&TMS, perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 74.575.000. Dengan rincian sebagai berikut: 1. Pengurangan biaya kertas Pengurangan biaya kertas yang yang diperoleh Smartfren setelah menggunakan sistem JC&TMS yaitu sebesar 40% dari biaya kertas sebelum menggunakan sistem JC&TMS. Dengan rincian : Jumlah biaya kertas yang dikeluarkan sebelum mengimplementasi JC&TMS : Rp 30.000 50 rim kertas = Rp 1.500.000/ bulannya, sehingga biaya per tahunnya : Rp 1.500.000 12 bulan = Rp 18.000.000 Pengurangan biaya sebesar 40% : Rp 18.000.000 40 % = Rp 7.200.000 pada tahun pertama setelah implementasi sistem JC&TMS. 2. Pengurangan biaya tinta printer Sebelum menggunakan sistem JC&TMS, Smartfren mengeluarkan biaya sebesar Rp 38.437.500 per tahunnya. Dengan rincian sebagai berikut: 500 lembar 50 rim kertas = 25.000 lembar/ bulan
64 25.000 lembar 12 bulan = 300.000 lembar/ tahun Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun Smartfren menggunakan cartridge sebanyak = 300.000 lembar 8000 lembar = 37,5 cartridge dalam satu tahun. Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh Smartfren setiap tahunnya sebelum menggunakan sistem JC&TMS adalah sebesar : Rp 38.437.500 Pengurangan biaya yang dikeluarkan Smartfren untuk tinta printer adalah sebesar Rp 15.375.000. Dengan rincian sebagai berikut : Total jumlah biaya penggunaan tinta printer sebelum implementasi sistem JC&TMS persentase pengurangan biaya tinta printer. Rp 38.437.500 40% = Rp 15.375.000 3. Pengurangan biaya lembur Sebelum mengimplementasikan sistem JC&TMS, Smartfren mengeluarkan biaya lembur untuk para Admin sebanyak 50 karyawan. Diasumsikan bahwa dalam satu minggu, 1 karyawan mendapat jatah lembur sebanyak 2 kali. Dalam satu kali lembur maksimal
65 waktu yang diberikan selama 2 jam. 1 kali lembur karyawan mendapat upah sebesar Rp 10.000. Rinciannya sebagai berikut : 2 hari x Rp 10.000 = Rp 20.000/minggu 52 minggu x Rp 20.000 = Rp 1.040.000/tahun Untuk 50 karyawan = 50x Rp 1.040.000 = Rp 52.000.000/tahun Pada tahun kedua (2013) dan ketiga (2014) setelah melakukan implementasi sistem JC&TMS, pengurangan biaya yang dilakukan sama. d. peningkatan pendapatan Perusahaan mengestimasikan pendapatan yang diperoleh setelah mengimplementasikan JC&TMS meningkat sebesar 3%. Peningkatan pendapatan yang diterima Smartfren setelah implementasi sistem JC&TMS adalah sebagai berikut: Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Pendapatan 4.800.000.000 4.944.000.000 5.092.320.000 5.245.089.600 Peningkatan pendapatan 144.000.000 148.320.000 152.769.600 Tabel 4.5 Estimasi peningkatan pendapatan
66 4.6.2. Arus Kas Tahun Keterangan Tahun ke 0 2012 2013 2014 Biaya investasi awal Biaya lisensi JC 25.000.000 Instalasi dan setup JC 65.000.000 Instalasi dan setup TMS 35.000.000 Training 20.000.000 400 unit HP 200.000.000 Total 345.000.000 Biaya berjalan Maintenance JC 15.000.000 15.000.000 15.000.000 Maintenance TMS 10.000.000 10.000.000 10.000.000 Biaya kertas 10.800.000 10.800.000 10.800.000 Biaya tinta printer 23.062.500 23.062.500 23.062.500 Total 58.862.500 58.862.500 58.862.500 Penghematan Biaya Pengurangan biaya kertas 7.200.000 7.200.000 7.200.000 Pengurangan biaya tinta printer 15.375.000 15.375.000 15.375.000 Pengurangan biaya lembur 52.000.000 52.000.000 52.000.000 Total 74.575.000 74.575.000 74.575.000 Peningkatan Pendapatan 144.000.000 148.320.000 152.769.600 NCF 159.712.500 164.032.500 168.482.100 Tabel 4.6 Arus Kas
67 Perhitungan NCF : NCF = Peningkatan pendapatan + penghematan biaya biaya berjalan NCF tahun 1 = 144.000.000 + 74.575.000 58.862.500 = 159.712.500 NCF tahun 2 = 148.320.000 + 74.575.000 58.862.500 = 164.032.500 NCF tahun 3 = 152.769.600 + 74.575.000 58.862.500 = 168.482.100 4.6.3 Payback Period Payback Period adalah lama waktu pengembalian biaya investasi dari sistem. Berikut ini tabel lamanya waktu selama 3 tahun pengembalian masing-masing sistem : Tahun Biaya NCF Payback 0 345.000.000 0 (345.000.000) 1 159.712.500 (185.287.500) 2 164.032.500 (21.255.000) 3 168.482.100 147.227.100 Tabel 4.7 Perhitungan Payback Period
68 Berarti sisa investasi yang belum tertutup dapat ditutup dalam: Payback Period = Jumlah tahun minus + PaybackMinus Benefit = 2 tahun + 21 168.255.482.000.100 = 2 tahun + 0,12 tahun = 2 tahun 1 bulan Dengan menggunakan perhitungan Payback Periode, diperkirakan bahwa waktu yang diperlukan perusahaan untuk mendapatkan nilai dari investasi yang dilakukan adalah 2 tahun 1 bulan. 4.6.4. Return On Investment Biaya investasi awal, biaya berjalan, dan manfaat akan dimasukkan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis untuk perhitungan Return On Investment (ROI). ROI = NCF Revenue x Re venue InitialInvestment 100%
69 *ROI a. Investasi Awal 345.000.000 b. Arus Kas tahunan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Total Peningkatan 144.000.000 148.320.000 152.769.600 Pendapatan Penghematan Biaya 74.575.000 74.575.000 74.575.000 (-) Biaya Berjalan 58.862.500 58.862.500 58.862.500 (=) NCF 159.712.500 164.032.500 168.482.100 492.227.100 46,3% 47,5% 48,83% 142,63% c. ROI rata-rata = Total NCF 3 tahun /jumlah tahun/biaya investasi awal 100% = 492.227.100/3/345.000.000 100% = 47,56% d. Scoring economic impact Score Simple ROI 0 Zero to less 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 over Tabel 4.7 Perhitungan Payback Period Rincian perhitungan ROI sebagai berikut : ROI tahun 1 = 159.712.500 100% = 46,3 % 345.000.000 ROI tahun 2 = ROI tahun 3 = 164.032.500 100% = 47,5 % 345.000.000 168.482.100 100% = 48,83% 345.000.000 ROI rata rata = 492.227.100 3 345.000.000 = 47,56 % ROI Total = ROI tahun 1 + ROI tahun 2 + ROI tahun 3
70 = 46,3% + 47,5% + 48,83% = 142,63% Dari hasil perhitungan di atas, dapat dilihat bahwa ROI rata-rata yang dihasilkan selama 3 tahun sebesar 47,56%. Nilai ini memiliki score 1, yang artinya investasi tersebut layak untuk diimplementasikan. 4.6.5. Net Present Value Net Present Value merupakan nilai uang yang telah dikurangi suku bunga tahun tersebut. Perhitungan ini diasumsikan bahwa discound factor sebesar 6,5% per tahun untuk 3 tahun mendatang. Perhitungan NPV dapat dijabarkan dalam tabel sebagai berikut : Tahun Biaya investasi DF NCF NPV 0 345.000.000 1-345.000.000,00 1 0,94 159.712.500 150.129.750 2 0,88 164.032.500 144.348.600 3 0,83 168.482.100 139.840.143 TOTAL 89.318.493 Tabel 4.8 Perhitungan Net Present Value Rumus Perhitungan NPV & DF DF = ( 1 1 + i ) n NPV = DF NCF
71 Perhitungan DF : 1 DF tahun 0 = 0 (1 + 0,065) = 1 1 DF tahun 1 = 1 (1 + 0,065) = 0,94 1 DF tahun 2 = 2 (1 + 0,065) = 0,88 1 DF tahun 3 = 3 (1 + 0,065) = 0,83 Perhitungan NPV : NPV tahun 1 = 0,94 159.712.500 = 150.129.750 NPV tahun 2 = 0,88 164.032.500 = 144.348.600 NPV tahun 3 = 0,83 168.482.100 = 139.840.143 Total NPV = -345.000.000 + (0,94 159.712.500) + (0,88 164.032.500) + (0,83 168.482.100) = -345.000.000 + 150.129.750 + 144.348.600 + 139.840.143 = 89.318.493 Dari perhitungan NPV investasi sistem JC&TMS pada tabel 4.8, maka dapat dihasilkan NPV selama 3 tahun dengan tingkat suku bunga 6,5% sebesar 89.318.493. Hasil tersebut menunjukkan bahwa nilai tersebut lebih dari 1, yang artinya investasi ini layak untuk diimplementasikan.
72 4.6.6. Profitability Index Kriteria nilai bersih sekarang, investasi memberikan ukuran kelayakan proyek dalam nilai uang yang absolut, maka indeks keuntungan memberikan ukuran relatif dari keuntungan bersih masa depannya terhadap investasi awal. Indeks keuntungan dapat dijabarkan sebagai berikut : Tahun Biaya investasi DF NCF NPV 0 345.000.000 1-345.000.000 1 0,94 159.712.500 150.129.750 2 0,88 164.032.500 144.348.600 3 0,83 168.482.100 139.840.143 TOTAL 89.318.493 Tabel 4.9 Perhitungan Profitability Index (PI) PI = TotalNPV + InvestasiAwal InvestasiAwal = 89.318.493 + 345.000.000 345.000.000 = 434.318.493 345.000.000 = 1,26 Berdasarkan hasil perhitungan di atas, dengan total NPV Rp 89.318.493 dan investasi awal sebesar Rp 345.000.000, maka dapat dihasilkan rasio perbandingan nilai uang sekarang dengan nilai investasi awal adalah sebesar 1,26.
73 Jika nilai PI yang dihasilkan lebih dari 1 maka investasi yang akan diimplementasikan dinyatakan layak. 4.6.7 Benefit to Cost Ratio Analisa biaya dan manfaat dapat menunjukan kelayakan suatu investasi apabila Benefit to Cost Ratio lebih besar dari satu yang artinya manfaat lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Berikut ini adalah tabel Benefit to Cost Ratio: Tahun Manfaat Biaya DF (6,5%) 0 1 1 218.575.000 58.862.500 0,94 2 222.895.000 58.862.500 0,88 3 227.344.600 58.862.500 0,83 TOTAL Tabel 4.10 Perhitungan B/C Ratio Manfaat bersih 205.460.500 196.147.600 188.696.018 590.304.118 Dari tabel di atas dapat diketahui total manfaat bersih dan total biaya bersih yang digunakan untuk menghitung Benefit to Cost Ratio. Perhitungannya dapat dijabarkan sebagai berikut : B/C Ratio = TotalManfaatBersih TotalBiaya + Investasi = 590.304.118 176.587.500 + 345.000.000 = 1,1 Dari hasil perhitungan diatas Benefit to Cost Ratio pada sistem JC&TMS sebesar 1,1. Hal ini berarti untuk setiap Rp 1.000 yang
74 dikeluarkan perusahaan akan mendapatkan pengembalian sebesar Rp 1.100 sehingga sistem ini layak diimplementasikan karena tingkat pengembaliannya dianggap cukup untuk pemakaian 3 tahun pertama. Diatas telah ditampilkan perhitungan Payback Periode, ROI, NPV, PI dan B/C Ratio. Berikut ini tabel hasil perhitungannya: Payback Period ROI NPV PI B/C Ratio 2 tahun 1 bulan 47,56% 89.318.493 1,26 1,1 Tabel 4.11 Hasil Perhitungan Suatu investasi dinyatakan layak secara ekonomis apabila memenuhi syarat sebagai berikut: Nilai NPV dari investasi tersebut harus positif (lebih dari nol) Nilai ROI memperoleh score lebih dari 0 Rasio Profitability Index yang diperoleh lebih dari 1 Benefit to Cost Ratio yang didapat lebih dari 1 Berdasarkan hasil perhitungan analisa kelayakan ekonomis, dihasilkan Total Net Cash Flow (NCF) selama 3 tahun sebesar Rp 492.227.100. Lama waktu pengembalian biaya investasi dari sistem
75 JC&TMS membutuhkan waktu selama 2 tahun 1 bulan. Tingkat pengembalian investasi (ROI) rata-rata untuk 3 tahun sebesar 47,56% dan memperoleh score 1. Total NPV sebesar 89.318.493 dengan DF sebesar 6,5% dan rasio profitability Index sebesar 1,26. Hasil tersebut menunjukan bahwa investasi sistem JC&TMS dinyatakan layak untuk diimplementasikan karena sudah memenuhi syarat kelayakan suatu investasi. 4.7. Analisa Kelayakan Operasional Untuk menganalisa kelayakan operasional sebuah sistem, ada 2 aspek yang harus diperhatikan yaitu aspek teknis dan aspek psikologis. Pada aspek teknis, sistem JC&TMS yang akan diimplementasikan diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang ada seperti, pencatatan transaksi penjualan dan pengiriman data ke bagian administrasi menjadi lebih efisien dan waktu yang diperlukan menjadi lebih singkat. Pada aspek psikologis, perusahaan diperkirakan tidak memerlukan restrukturisasi organisasi dan para pengguna pun merasakan sistem yang user-friendly. Tetapi perusahaan tetap memberikan training kepada karyawan dengan tujuan memperkenalkan penggunaan dan memberikan pengetahuan tentang sistem yang baru agar pada saat sistem dijalankan tidak mengalami banyak kesalahan pada penggunaannya.
76 4.8. Analisa Kelayakan Teknis Dalam menganalisa kelayakan teknis, teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung operasional sistem JC&TMS sudah tersedia dan siap diimplementasikan. Pengimplementasian dari teknologi tidak menemukan masalah dikarenakan sebelumnya perusahaan masih menggunakan sistem manual. JC&TMS dinilai cukup memadai dalam membantu sistem-sistem yang ada di Smartfren, terutama dalam sistem Sales Distributor Smartfren. 4.9. Analisis Fit/Gap Analisa requirement yang diajukan oleh perusahaan dapat ditentukan dengan kategori prioritas dan kondisi dari pemenuhan requirement terhadap JC&TMS yang akan dijelaskan dalam tabel di bawah ini:
77 Tabel 4.13 Analysis Fit/Gap No. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment 1. Sistem Distribusi Bisnis 1.1 Briefing para SA Pengetahuan-pengetahuan atau data-data yang berhubungan dalam tugas SA. L G Karena untuk briefing tidak diperlukan pengenalan tentang sistem yang akan diimplementasikan yaitu sistem JC&TMS 1.2 Pembekalan 1. Pengenalan-pengenalan akan M G Karyawan hanya perlu mengetahui produk produk apa saja yang akan didistribusikan produk apa saja yang akan didistribusikan. 2. Pembagian jumlah produk L G Supervisor membagikan barang kepada kepada masing-masing SA. masing-masing SA dengan jumlah yang sama.
78 No. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis a. Pembagian 1. Aplikasi yang dapat M F Sistem JC&TMS telah menyediakan rute SA memberitahukan kepada para SA fasilitas yaitu sebuah handphone yang tentang rute hari ini. didalanya terdapat aplikasi untuk para SA untuk mengecek rute yang harus dijalani tanpa harus dibriefing terlebih dahulu. 2. Aplikasi yang memiliki database yang terintegrasi sehingga : Para SA dapat mengetahui H F Pada sistem JC&TMS, para SA dapat rute harian mereka masing- mengecek jadwal mereka masing- masing. masing di handphone yang didalamnya sudah ada aplikasi sistem tersebut.
79 No. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis Para SA dapat mengecek H F Dengan sistem JC&TMS, Para SA outlet apa saja yang harus dapat melihat outlet yang harus dikunjungi dikunjungi dan setelah itu para SA harus memberi konfirmasi apakah mereka mengunjungi atau tidak megunjungi outlet tersebut dan memberitahukan alasannya apabila mereka tidak mengunjungi. 3. Aplikasi yang terhubung dengan H F Dengan sistem JC&TMS, para para supervisor sehingga para supervisor dapat memantau dan supervisor dapat memantau mengecek rute para SA dan apakah SA pekerjaan dan rute para SA. tersebut sudah menjalankan perintah-
80 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis perintah sesuai dengan rute yang mereka terima di handphone masingmasing. 1.4 Mencatat produk 1. Aplikasi yang dapat H F Sistem JC&TMS menyediakan aplikasi yang terjual memberikan kemudahan untuk yang dibutuhkan para SA untuk para SA dalam mencatat produk memasukkan hasil penjualan mereka. yang telah terjual. 2. Aplikasi yang dapat terhubung H F Para SA dapat langsung mengirimkan dengan bagian administrasi. data penjualan mereka ke bagian administrasi karena sistem JC&TMS yang terhubung
81 NO. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis 1.5 Mencatat sisa stok 1. Aplikasi yang dapat H P Harus ditambah aplikasi yang dapat produk memberikan kemudahan untuk menghitung jumlah stok barang dan para SA, sehingga apabila SA menguranginya secara otomatis apabila sudah memasukkan data barang terjadi penjualan untuk yang telah terjual, maka stok mengintegrasikan sistem stok barang barang yang tersedia dapat dengan sistem JC&TMS. berkurang secara otomatis. 2. Aplikasi yang terintegrasi L P Akan dibuat aplikasi tambahan untuk dengan sistem distribusi produk mengintegrasikan sistem penjualan dengan sistem distribusi barang.
82 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis 2. Sistem 2.1 SA mencatat 1. Aplikasi yang dapat H F Didalam sistem JC&TMS terdapat Inventory penjualan dan stok memberikan kemudahan untuk aplikasi yang dapat diisi oleh para SA barang sisa para SA dalam mencatat produk seperti formulir transaksi. yang telah terjual. 2. Aplikasi yang dapat H F Didalam JC&TMS, terdapat aplikasi memberikan kemudahan untuk untuk sisa stok barang yang akan para SA, sehingga apabila SA berkurang secara otomatis apabila SA sudah memasukkan data barang menginput data penjualan kedalam yang telah terual, maka stok barang aplikasi pencatatan penjualan. yang tersedia dapat berkurang secara otomatis.
83 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis 2.2 SA menyerahkan data ke bagian admin. Aplikasi yang memungkinkan para SA untuk memasukkan data-data transaksi untuk secara otomatis terkirim ke bagian administrasi, sehingga: Para SA dapat langsung H F Dengan sistem JC&TMS yang melaporkan hasil penjualan terhubung dapat memudahkan para SA mereka dan sisa produk untuk langsung mengirimkan data-data yang ada. transaksi penjualan yang terjadi saat itu juga. Bagian administrasi tidak H F Aplikasi dari JC&TMS membuat para harus lembur dan SA dan bagian administrasi terhubung
84 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis menunggu para SA untuk secara online, sehingga bagian melaprorkan hasil transaksi administrasi dapat langsung melihat pada hari tersebut produk yang terjual dan sisa stok. Bagian administrasi dapat H F Aplikasi dari JC&TMS membuat para langsung menerima data SA dan bagian administrasi terhubung dan melakukan penginpuan secara online, sehingga bagian data ke dalam komputer. administrasi dapat langsung melihat produk yang terjual dan sisa stok. 2.3 Bagian admin Diperlukan karyawan yang cekatan Tidak termasuk dalam pembahasan memproses data dan teliti dalam memproses data ruang lingkup dan menginputnya.
85 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Requirement Rank Fit/Gap Comment Bisnis 3. Sistem 3.1 Melakukan 1. Karyawan yang handal dan Tidak termasuk dalam pembahasan pemasaran promosi menarik dalam melakukan promosi ruang lingkup tentang produk yang akan dijual. 2. Aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menampilkan dan mempromosikan produk yang akan dijual. 3.2 Menarik 1. Aplikasi yang dapat Tidak termasuk dalam pembahasan pelanggan menampilkan fitur-fitur yang ruang lingkup menarik pelanggan sehingga
86 No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis Requirement pelanggan tertarik untuk membeli produk tersebut. 2. Karyawan yang handal dan Rank Fit/Gap Comment capable dalam mempromosikan produk yang dijual sehingga menarik niat para pelanggan. Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap
87 4.9.1 Hasil analisis Fit/Gap Berdasarkan analisis Fit/Gap yang telah diuraikan diatas, maka didapatkan jumlah requirement yang diajukan perusahaan 16 buah. Requirement-requirement tersebut terdiri dari kategori prioritas high, medium dan low dan kategori kondisi pemenuhan yaitu fit, partial fit dan gap. Berikut adalah hasil analisis fit/gap tersebut: Prioritas Requirement Jumlah Requirement F P G H 11 10 1 0 M 2 1 0 1 L 3 0 1 2 Jumlah 16 11 2 3 Tabel 4.14 Hasil Analisis Fit/Gap Setelah dilakukan analisis, jumlah requirement yang diajukan oleh perusahaan adalah 16 buah, 11 diantaranya dikategorikan High, 2 diantaranya dikategorikan Medium dan 3 dikategorikan Low. Menurut dari hasil yang didapat, dari 16 requirement yang dibutuhkan, sistem JC&TMS cukup untuk memenuhi requirement yang diperlukan Smartfren karena 11 diantaranya Fit dengan sistem yang akan diimplementasi.
88 4.10 Manfaat Intangible Rencana pengimplementasian sistem JC&TMS memberikan manfaat yang besar dalam proses bisnis yang sedang berjalan. Khususnya dalam bidang Sales Distribution. Manfaat yang sangat dirasakan perbedaannya adalah segi efisiensi atau penghematan waktu. Sebelum menggunakan sistem, bagian administrasi tidak dapat menginput barang yang telah terjual sebelum para ambasador kembali ke kantor untuk mengumpulkan formulir yang berisi tentang banyaknya dan barang apa saja yang telah terjual di hari itu, kini proses penginputan sales distributor yang dilakukan jauh lebih efisien, bagian administrasi dapat langsung menginput barang apa saja yang terjual saat itu juga dikarenakan sistem JC&TMS tersebut. Dengan adanya sistem JC&TMS, maka Smartfren dapat menghemat biaya biaya yang harus dikeluarkan pada saat sistem masih manual, seperti : Biaya lembur, Biaya melakukan print yakni biaya penggunaan kertas dan biaya penggunaan tinta printer untuk kurang lebih 250 karyawan. Selain penghematan di atas, manfaat yang intangible atau tidak berwujud adalah lebih efektif dan efisiennya pada saat proses pengolahan data-data sales tersebut. Pengiriman dan penyampaian data-data yang harus diinput pun dilakukan lebih cepat dengan adanya sistem JC&TMS.
89 Smartfren berencana untuk melakukan pengembangan sistem JC&TMS yang akan dilakukan secara terus menerus sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan. Dengan proses pengembangan tersebut, karyawan dan perusahaan dapat lebih mengingkatkan efisiensi, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dimasa yang akan datang.