Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN. memberikan manfaat baik berupa manfaat tangible yang terlihat langsung

Transkripsi

1 Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 1. A 4.1. GAP Analysis Investasi yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi pasti memberikan manfaat baik berupa manfaat tangible yang terlihat langsung maupun manfaat intangible yang tidak terlihat secara langsung.maka untuk mengetahui manfaat secara nyata perusahaan atau organisasi dapat melakukan analisa dengan metode GAP Analysis. Dalam menggunakan metode GAP Analysis dibutuhkan pengukuran manfaat yang diterima user dari website BNPB. Untuk itu berikut merupakan analisa requirements dan degree of fit mengenai manfaat dari website BNPB berdasarkan pandangan dari masyarakat selaku pemakai system(user). 41

2 Fit/GAP Analysis Berikut merupakan analisa Fit/GAP analysis kebutuhan Badan Nasional Penanggulangan Bencana dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi. Tabel 1.1. Fit/GAP Analysis No Kebutuhan organisasi 1 Module E- Marketing di website BNPB 2 Perbaikan atau upgrade website BNPB Deskripsi Rank Degree of Fit Evaluasi Setiap user (masyarakat) H P Informasi mengenai dapat mendapatkan bencana alam yang ada di informasi dan mempelajari Indonesia sudah ada namun mengenai bencana yang kurang menarik perhatian ada di Indonesia user Meningkatkan dan memperbaiki tampilan website sehingga menjadi user friendly 3 Fitur Messages Setiap karyawan dapat meninggalkan message di website 4 Fitur Chatting Setiap karyawan yang memiliki user ID dapat berkomnikasi antar daerah 5 Fitur Lihat Penyumbang Setiap penyumbang dapat melihat apa yang mereka sumbang sehingga menjadi lebih transparan H P Website yang ada kurang user friendly sehingga user sulit untuk menggunakan M G Karyawan belum dapat melakukan input data atau pesan L G Karyawan antar wilayah tidak dapat melakukan komunikasi via web untuk melaporkan keadaan per wilayah M G Masyarakat yang ingin menyumbang untuk korban bencana dapat disalurkan melalui BNPB yang Rekomendasi Merancang animasi module E-Marketing yang dapat menarik perhatian user 42

3 6 Penambahan Komputer dan perangkat TI untuk masing provinsi dan kabupaten 7 Fitur Web Conferencing Penambahan dilakukan agar tiap provinsi dan kabupaten dapat berkomunikasi langsung dengan pusat Setiap kantor dapat melakukan web conference sehingga meminimalkan biaya seminar nantinya nama dan jumlah sumbangan akan tercantum di website BNPB H F Perangkat TI yang sudah ada saat ini baru mencapai 16 provinsi untuk itu dibutuhkan 17 unit untuk provinsi dan 93 unit untuk kabupaten L G Rapat online yang digunakan untuk mengurangi seminar. Keterangan : L : Low F : Fit H : High G : Gap M : Medium P : Parsial 43

4 Hasil Fit/GAP Analysis Berikut merupakan kesimpulan dari Fit/GAP anaysis yang dibandingkan dengan prioritas kebutuhan. Tabel 4.2. Kesimpulan hasil Fit/GAP Analysis Prioritas Jumlah Fit GAP Partial requirement requirement H M L Jumlah Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan kepada perusahaan yang didasarkan oleh Fit/GAP Analysis yaitu banyak dari beberapa fungsi yang seharusnya dimiliki namun BNPB belum memiliki dan memenuhi fungsi tersebut. a. Fungsi yang secara keseluruhan belum dimaksimalkan (degree partial) direkomendasikan agar perusahaan melakukan perbaikan terhadap fungsi tersebut. Tabel 4.3. Rekomendasi dengan degree partial No Fungsi Requirement 1 Animasi Module E-Marketing Merancang animasi module E-Marketing yang dapat menarik perhatian user untuk mempelajari mengenai bencana di Indonesia 2 User friendly Perbaikan atau upgrade website BNPB yang dapat menjadikan website menjadi user friendly sehingga masyarakat mudah menggunakannya 3 Penambahan Komputer dan perangkat TI Perangkat TI yang sudah ada saat ini baru mencapai 16 provinsi untuk itu dibutuhkan 17 unit untuk provinsi dan 93 unit untuk kabupaten. Digunakan untuk komunikasi antar daerah dan pusat. 44

5 b. Fitur-fitur yang belum tersedia (degree GAP) yang diharapkan menambah fitur-fitur untuk website antara lain : Tabel 4.4. Rekomendasi dengan degree GAP No Fungsi Requirement 1 Fitur Messages Admin membutuhkan fitur yang memungkinkan mereka untuk meninggalkan pesan sehingga memudahkan dalam menyebar informasi ke masyarakat. 2 Fitur Chatting Admin membutuhkan komunikasi antar admin di berbagai wilayah maupun dengan kantor pusat. Sehingga memudahkan kantor pusat untuk memantau keadaan di masing-masing daerah. 3 Fitur Lihat Penyumbang 4 Fitur Web Conferencing Masyarakat yang ingin menyumbang untuk korban bencana dapat disalurkan melalui BNPB yang nantinya nama dan jumlah sumbangan akan tercantum di website BNPB Web conference yang nantinya dapat digunakan oleh admin dari masing-masing daerah untuk melakukan rapat sehingga mengurangi biaya seminar. 45

6 4.2. Cost/Biaya Biaya Awal Investasi TI Seluruh komponen biaya investasi awal berupa hardware, software dan jaringan untuk mengimplementasikan teknologi informasi pada Badan Nasional Penanggulangan Bencana. Tabel 4.2. Biaya Investasi Awal (dalam satuan mata uang Rupiah) No Keterangan Rincian Jumlah Harga Satuan Total Biaya Tambahan Pembuatan Module E- Marketing Outsourcing 2 Hardware PC BPBD PC Kabupaten Handycam HDR-XR 260V Kamera EOS 600D SLR Lensa 135 mm f/2l USM Printer Software 4 Biaya Instalasi Windows Home Premium & Office Adobe Photoshop CS5 software Adobe Dream Weaver CS4 V10 Software Adobe Flash Pro CS4 V10 Software Symantec Norton Anti Virus user Pemasangan Internet Grand Total

7 Biaya Berjalan (Ongoing Cost) Berikut merupakan estimasi biaya berjalan setelah melakukan implementasi sistem dengan masa waktu pemakaian 4 tahun yaitu dari tahun yaitu, sebagai berikut : 1. Biaya Listrik Biaya listrik pada Badan Nasional Penanggulangan Bencana termasuk dalam golongan tarif kegiatan Sosial Murni dan biaya listrik dalam setahun untuk 1 kantor yaitu Rp ,- x 12 bulan = Rp ,- untuk perhitungan dengan harga pada tahun RM = 40 (jam nyala) x Daya tersambung (kva) x Biaya Pemakaian = 40 (24 jam) x 3500 VA x Rp 650,- = 960 x 3,5 x 650 = Rp ,-/bulan x 12 bulan = Rp ,- per tahun Berikut perkiraan biaya listrik setahun untuk 110 kantor yang tersebar di 33 provinsi dan 93 kabupaten di Indonesia. Berikut biaya listrik ditahun selanjutnya : Tabel 4.3. Biaya Listrik per tahun (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Biaya Listrik Jumlah Total * Diasumsikan biaya listrik pertahunnya mengalami kenaikan sebesar 10%. 47

8 2. Biaya Internet Perkiraan biaya internet setahun untuk tahun pertama setiap kantor yaitu: Biaya internet/bulan Rp ,- Biaya setahun = Rp per bulan x 12 bulan = Rp ,- Maka biaya internet untuk 1 kantor selama setahun yaitu Rp ,- untuk perhitungan dengan harga tahun Berikut biaya internet untuk tahun selanjutnya : Tabel 4.4. Biaya Internet per tahun (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Biaya Jumlah Total Internet * Diasumsikan biaya internet pertahun akan mengalami kenaikan sebesar 10%. 3. Maintenance Software/Website Perkiraan biaya maintenance website BNPB Rp ,- Maintenance website akan dilakukan 4x dalam 1 tahun. Rp ,- x 4 = Rp ,- Maka biaya yang dikeluarkan untuk maintenance website selama setahun yaitu Rp , untuk perhitungan dengan harga ditahun Berikut biaya di tahun selanjutnya : 48

9 Tabel 4.5. Biaya Maintencance Software/Website per tahun (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Biaya Maintenance web * Diasumsikan biaya maintenance software/website pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. 4. Maintenance Komputer dan LAN Perkiraan biaya maintenance komputer dan LAN Rp ,. Maintenance komputer dan LAN akan dilakukan 4x dalam 1 tahun.biaya maintenance komputer dan LAN selama setahun yaitu Rp ,- x 4 = Rp ,- Biaya Total Rp ,- x 110 kantor = Rp ,- Maka biaya maintenance komputer dan LAN untuk 110 kantor yaitu Rp ,- untuk perhitungan dengan harga di tahun 2012.Berikut biaya di tahun selanjutnya : Tabel 4.6. Biaya Maintenance Komputer dan LAN per tahun (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Biaya maintenance Jumlah Total PC&LAN * Diasumsikan biaya maintenance komputer dan LAN pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. 49

10 Estimasi biaya yang akan datang Berikut merupakan perkiraan biaya-biaya ditahun yang akan datang setelah implementasi investasi Teknologi Informasi, antara lain : Tabel 4.7. Estimasi biaya yang akan datang (dalam satuan mata uang Rupiah). No Keterangan Jumlah Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Biaya listrik Biaya internet Maintenance 1 - software/website (4x/tahun) Maintenance Komputer & LAN (4x/tahun) Total

11 4.3. Benefit/Manfaat Manfaat Tangible Dengan mengimplementasikan investasi teknologi informasi maka manfaat tangible yang akan diperoleh yaitu berupa pengurangan beberapa biaya-biaya, yaitu : 1. Biaya iklan, seperti : a. Billboard 1) Ukuran : 6m x 12m x 1mk (Vertikal) 2) Konstruksi, visual digital print, lampu HPIT 400 watt (10 unit) 3) Koneksi listrik ke PLN 4) Sewa Lokasi, Pajak dan Perizinan 5) Perawatan & Asuransi Biaya per tahun untuk 1 billboard yaitu Rp ,-. Jumlah billboard yang disewa oleh BNPB yaitu 99 yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia dengan masing-masing provinsi memiliki 3 billboard. Sehingga total biaya billboard Rp ,- untuk perhitungan dengan harga di tahun

12 Tabel 4.8. Biaya Billboard (dalam satuan mata uang Rupiah(.000)). Thn billboard Biaya Sebelum Implementasi Biaya Setelah Implementasi Penghematan Jmlh Total Jmlh Total * Seiiring dengan meningkatnya pengguna website BNPB, penggunaan billboard akan dikurangi 1 dari masing-masing provinsi sehingga tiap provinsi hanya memiliki 2 billboard. ** Diasumsikan biaya Billboard pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. b. Spanduk Spanduk digunakan untuk pengumuman kegiatan yang akan dilaksanakan dan sebagai media sosialisasi mengenai bencana yang sering terjadi di Indonesia. 1) 1000 spanduk 2) Full color 3) Ukuran 4 x 1m Biaya cetak spanduk Rp ,-. Total biaya cetak spanduk dalam 1 tahun yaitu Rp ,- yang dihitung dengan harga ditahun

13 Tabel 4.9. Biaya Spanduk (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Harga Biaya Sebelum Biaya Setelah Peng- * Satuan Implementasi Implementasi hematan Jmlh Total Jmlh Total S e i * Seiring dengan meningkatnya pengguna website BNPB maka biaya spanduk untuk pengumuman kegiatan dihilangkan. ** Diasumsikan biaya spanduk pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. c. Brosur Brosur dicetak oleh BNPB pusat yang didistribusikan ke 33 provinsi.masing-masing provinsi menerima 1 rim (500 lembar) untuk dibagikan selama 1 tahun. Maka untuk 33 provinsi memerlukan 33 rim brosur ( lembar) 1) Art Paper 150 gr, 2) Finishing UV varnish 3) Ukuran A3 (29,7 x 42 cm) Biaya cetak brosur Rp 2.000,- Total biaya cetak brosur dalam 1 tahun yaitu Rp ,- yang dihitung dengan harga ditahun

14 Tabel Biaya brosur (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Harga satuan Biaya Sebelum Implementasi Biaya Setelah Implementasi Peng hematan Jumlah Total Jumlah Total * Seiiring dengan meningkatnya pengguna website BNPB maka penggunaan brosur tiap tahunnya akan dikurangi 20% (selama 3 tahun) hingga mencapai sisa 40% ditahun ** Diasumsikan biaya brosur pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. 2. Biaya Sosialisasi yaitu biaya yang digunakan untuk mengadakan seminar dengan anggota seminar yang diundang merupakan perwakilan dari masing-masing provinsi dan kota yang ada di Indonesia. Seminar diadakan 2 kali (3 hari 2 malam) dalam 1 tahun dengan biaya per seminar yaitu Rp ,-. Dengan rincian biaya sebagai berikut : Tabel Rincian biaya seminar (dalam satuan mata uang Rupiah). Harga Jumlah Total satuan Tiket (Transportasi) Hotel + Konsumsi Sewa Tempat Grand total Maka biaya seminar dalam 1 tahun yaitu Rp ,- dengan perhitungan harga di tahun

15 Tabel Biaya Seminar (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Harga Satuan Biaya Sebelum Implementasi Biaya Setelah Implementasi Peng hematan Jmlh Total Jmlh Total *Perhitungan berdasarkan biaya tahun lalu. ** Seiiring dengan meningkatnya pengguna website BNPB maka biaya sosialisasi tiap tahunnya akan dikurangi menjadi 1 kali pertahunnya. *** Diasumsikan biaya sosialisasi pertahunnya akan mengalami kenaikan sebesar 10%. 55

16 Estimasi Perbandingan Biaya-Biaya Sebelum dan Sesudah Implementasi Berikut biaya sebelum implementasi teknologi informasi pertahun antara lain : Tabel Biaya sebelum implementasi teknologi informasi (dalam satuan mata uang Rupiah). No Keterangan Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Biaya Iklan BillBoard Spanduk Brosur Biaya Seminar Total Berikut biaya setelah implementasi teknologi informasi antara lain : Tabel Biaya sesudah implementasi teknologi informasi (dalam satuan mata uang Rupiah). No Keterangan Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Biaya Iklan BillBoard Spanduk Brosur Biaya Seminar Total

17 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Implementasi teknologi informasi. Tabel Perbandingan Sebelum dan Sesudah Implementasi (dalam satuan mata uang Rupiah). Tahun Sebelum Sesudah Penghematan Total Manfaat Intangible Dalam mengimplementasikan investasi teknologi informasi ini, BNPB mendapatkan manfaat yang besar khususnya dalam bagian Pusat Data, Informasi dan Humas dalam sosialisasinya kepada masyarakat luas. Manfaat intangible yang diterima diantaranya, yaitu : a. Mempermudah BNPB dalam menyampaikan pengetahuan tentang bencana kepada masyarakat luas, b. Membangun masyarakat yang tanggap dan siap terhadap bencana yang sering terjadi di Indonesia, c. Mengurangi dan menghemat biaya sosialisasi yang dikeluarkan pemerintah per tahunnya. 57

18 4.4. Cost/Benefit Analysis Payback Period Perhitungan ini mengukur estimasi mengenai berapa lama biaya awal investasi yang dikeluarkan oleh BNPB dalam melakukan investasi teknologi infomasi. Berikut perhitungannya : Payback Period = x 12 Bulan = 8,92 Bulan Biaya awal yang dikeluarkan akan kembali pada 8,92 bulan setelah implementasi investasi teknologi informasi Discounted Payback Period Perhitungan discounted payback period pada umumnya sama dengan Payback period namun pada perhitungan ini memperhitungkan nilai waktu dari uang sehingga arus kas bersih harus didiskontokan terlebih dahulu. Discounted Payback Period = x 12 Bulan = 9,819 Bulan Biaya investasi awal yang dikeluarkan akan kembali pada 9,819 bulan setelah implementasi investasi teknologi informasi. 58

19 Berikut merupakan table perhitungan kumulatif cash flow investasi yang akan diinvestasikan oleh BNPB. Tabel Kumulatif cash flow (dalam satuan mata uang Rupiah) Keterangan Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke 4 Biaya : Biaya Investasi Awal Biaya Berjalan Listrik Internet Maintenance s/w(website) Maintenance PC&LAN Total Biaya Manfaat/Penghematan: Billboard Spanduk Brosur Sosialisasi/Seminar Total Manfaat Net Cash Flow Kumulatif Cash Flow

20 Net Present Value (NPV) Metode Net Present Value digunakan untuk mengukur keuntungan berdasarkan arus kas yang dihitung ke nilai sekarang setelah dikurangi pengeluaran biaya awal investasi. NPV yang diperoleh selama 4 tahun yaitu Rp ,-. Berikut ini tabel NPV. Tabel Net Present Value (dalam satuan mata uang Rupiah) Keterangan Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke 4 Biaya : Biaya Investasi Awal Biaya Berjalan Listrik Internet Maintenance s/w(website) Maintenance PC&LAN Total Biaya Manfaat/Penghematan : Billboard Spanduk Brosur Sosialisasi/Seminar Total Manfaat Net Cash Flow PVIF 0,9091 0,8264 0,7513 0,6830 PV Kumulatif PV Net Present Value

21 Return on Investment Teknik cost/benefit analysis lainnya yang dapat digunakan yaitu Return on Investment (ROI). ROI dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan penganggaran modal yang dibandingkan dengan biaya modal investasi awal. Tabel Return on Investment (dalam satuan mata uang Rupiah) Keterangan Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke 4 Biaya Manfaat Net Cash Flow ROI 0,079 1,264 1,267 1, Rata-rata ROI Selama 4 tahun = 0,97 = 97% Dari hasil perhitungan pada tabel 4.21, diketahui bahwa ROI yang didapat lebih dari 1% dengan rata-rata ROI 97%. Ini menunjukan bahwa investasi teknologi informasi sangat layak untuk dilakukan. 61

22 4.5. Hasil Pembahasan Berdasarkan metode GAP Analysis Dari Fit/Gap Analysis yang telah dianalisis berdasarkan tingkat kebutuhan dan tingkat kesesuaian, berikut merupakan fungsi yang memiliki degree GAP sehingga harus di investasikan segera: Tabel Hasil Pembahasan GAP Analysis No Fungsi Requirement 1 Animasi Module E-Marketing Merancang animasi module E-Marketing yang dapat menarik perhatian user untuk mempelajari mengenai bencana di Indonesia 2 User friendly Perbaikan atau upgrade website BNPB yang dapat menjadikan website menjadi user friendly sehingga masyarakat mudah menggunakannya 3 Penambahan Komputer dan perangkat TI Perangkat TI yang sudah ada saat ini baru mencapai 16 provinsi untuk itu dibutuhkan 17 unit untuk provinsi dan 93 unit untuk kabupaten. Digunakan untuk komunikasi antar daerah dan pusat Berdasarkan Cost/Benefit Analysis Berdasarkan perhitungan metode Payback Period maka investasi akan kembali pada 8,92 bulan setelah investasi sehingga investasi layak atau dapat diterima/direalisasikan. Sedangkan dengan metode Discounted Payback Period investasi akan kembali pada 9,819 bulan. Metode Net Present Value hasil yang didapatkan dengan masa manfaat investasi 4 tahun yaitu Rp ,- sehingga investasi layak atau dapat diterima/direalisasikan. Sedangkan dengan metode Return on Investment tingkat persentase kembali investasi yang didapat yaitu 0,97 (97%) sehingga investasi layak atau dapat diterima/direalisasikan. 62

23 Tabel Keputusan Layak Investasi Metode Hasil Perhitungan Keputusan Payback Period 8,92 bulan Layak/Diterima Discounted 9,819 bulan Layak/Diterima Payback Period NPV Rp Layak/Diterima ROI 0,97 = 97% Layak/Diterima 63