BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dengan semakin berkembangnya globalisasi di dunia, kebutuhan akan informasi pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkanpun semakin meningkat. Hal tersebut di tunjang dengan semakin meningkatnya teknologi informasi yang telah menjadi asset penting pada banyak perusahaan. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi yang tepat dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang baik dan handal serta strategi yang mantap sehingga dapat dihasilkan keputusan yang tepat dan bermanfaat bagi perusahaan. Beberapa hasil dari penerapan teknologi informasi antara lain yaitu mempercepat proses bisnis, mengurangi human error, integrasi antar bagian dalam perusahaan serta meningkatkan efisiensi kerja dalam perusahaan. Salah satu aktivitas utama perusahaan adalah kegiatan pembelian dan persediaan. Dalam kegiatan pembelian dan persediaan diperlukan informasi mengenai ketersediaan bahan baku dan kapan pihak manajemen harus segera melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi. Hal ini dapat menjadi suatu keunggulan bagi perusahaan jika dapat terkendali secara efektif dan efisien. Oleh sebab itu, penulis bermaksud untuk merancang suatu sistem informasi yang bersifat real time. 1
2 PT. Meari Jaya adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri komponen alat musik Gitar, dimana informasi mengenai kegiatan transaksi Pembelian dan Persediaan Bahan Bakunya masih belum dapat diperoleh secara efektif. Hal ini disebabkan kurangnya formulir standar (SPPH, STTB, Bukti Retur, FPB, Form Stock Opname) dan laporan perusahaan (Laporan Retur Pembelian, Laporan Pengeluaran Bahan Baku, Laporan Kinerja Supplier, Laporan Stock Opname) dalam transaksi pembelian dan persediaan bahan baku. Masalah lain yang ditemukan adalah tidak adanya nomor urut tercetak pada setiap formulir, integrasi data, kode barang, kesalahan perhitungan pencatatan stock yang ada serta terdapat pembagian tugas yang rangkap pada bagian Akuntansi dan bagian Gudang. Dengan melihat masalah diatas, penulis tertarik membuat skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. Meari Jaya. Sistem ini dimaksudkan untuk mendukung keseluruhan aktivitas pada PT. Meari Jaya agar dapat bersaing dalam pasar global, dimana dengan adanya manajemen kontrol yang baik diharapkan dapat mengurangi resiko penyalahgunaan yang ada dalam perusahaan tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Mengingat Proses Pembelian dan Persediaan Bahan Baku yang akan diteliti terlalu luas cakupannya, maka kami memberi batasan pada penyusunan skripsi kami, yaitu berfokus pada : a. Prosedur Permintaan Pembelian b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Supplier
3 c. Prosedur Order Pembelian d. Prosedur Penerimaan Bahan Baku e. Prosedur Retur Pembelian f. Prosedur Pembayaran g. Prosedur Permintaan Bahan dan Pengeluaran Bahan Baku di Gudang h. Prosedur Perhitungan Stock Opname i. Prosedur Pembuatan Laporan j. Prosedur Pembuatan Jurnal 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis semua aktivitas dan pengendalian yang berhubungan dengan proses Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PT. Meari Jaya. 2. Memperbaiki dan merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku yang dibutuhkan PT. Meari Jaya dalam proses pengambilan keputusan Adapun manfaat manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Membantu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam pengambilan keputusan seperti ketersediaan bahan baku dan kapan pihak manajemen harus segera melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4 2. Mengurangi kesalahan yang dibuat oleh manusia yang berhubungan dengan proses Pembelian dan Persediaan Bahan Baku. 3. Perusahaan dapat menjalankan proses Pembelian dan Persediaan Bahan Baku lebih efektif dan efisien. 4. Mengetahui jumlah persediaan yang ada di gudang lebih akurat dengan adanya sistem yang bersifat real time. 5. Laporan yang dihasilkan nantinya dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi tiga bagian pokok yaitu Metode Studi Pustaka, Metode Analisis dan Metode Perancangan. 1. Metode Studi Pustaka Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi teoritis dari bukubuku dan literatur yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku. 2. Metode Analisis Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan, yaitu : a. Survei atas sistem yang sedang berjalan Dalam tahap ini penulis melakukan survei dan wawancara langsung dengan bagian-bagian terkait pada PT. Meari Jaya. b. Analisis terhadap temuan hasil survei
5 Menganalisis hasil survei secara keseluruhan yang berhubungan dengan Pembelian dan Persediaan Bahan Baku agar dapat diketahui masalahmasalah yang terjadi pada perusahaan. c. Identifikasi kebutuhan informasi Pada tahap ini, penulis mengidentifikasikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, terutama pihak manajemen. d. Identifikasi Persyaratan Sistem 3. Metode Perancangan Dalam skripsi ini Metode Perancangan yang digunakan adalah metode perancangan terstruktur yang terdiri dari pembuatan Rich Picture, Event table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detailed Activity Diagram, UML Class Diagram, UML Usecase Diagram, Navigation Diagram, rancangan Database, rancangan Formulir, rancangan Layar, rancangan Laporan serta Implementasi. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi merupakan gambaran keseluruhan dari isi skripsi yang terbagi dalam 5 bab sebagai berikut : Bab 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan Bab 2 LANDASAN TEORI
6 Dalam bab ini dijelaskan teori-teori umum dan khusus serta konsep Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini. Bab 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah berdirinya PT. Meari Jaya, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, prosedur sistem yang berjalan, Rich Picture, Event table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, permasalahan yang dihadapi serta alternatif pemecahan masalahnya Bab 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini berisi tentang narasi sistem yang diusulkan dan perancangannya dalam bentuk Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detailed Activity Diagram, UML Class Diagram, UML Usecase Diagram, UML Navigation Diagram, rancangan Database, rancangan Formulir, rancangan Layar, rancangan Laporan serta Implementasi. Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan yang diperoleh dari uraian pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran penulis untuk meningkatkan kinerja PT. Meari Jaya.