BANTUAN TEKNIS PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN TRANSPORTASI SPESIMEN Yayasan KNCV Indonesia bekerja sama dengan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang didukung dan dibiayai oleh Global Fund memerlukan secepatnya konsultan (perusahaan atau perorangan) untuk memberikan bantuan teknis membangun sistem perangkat lunak yang handal, ramah pengguna dan efisien untuk mendukung implementasi transportasi spesimen sputum terduga TB. Sistem informasi bagi transportasi spesimen ini akan menjadi platform dasar dan generik yang akan digunakan oleh pengguna, baik fasilitas kesehatan (PKM, Lab, RS), kurir, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Subdit TB; baik menggunakan mekanisme transportasi pihak ketiga, ataupun menggunakan internal faskes dalam proses pengirimannya. Tujuan penggunaan adalah selain memudahkan dalam proses tracking pengiriman, namun juga untuk memudahkan pemantauan rekapitulasi pengiriman. Organisasi atau konsultan individu yang berminat diharapkan mengirimkan proposal yang memaparkan : 1. Rencana kerja. 2. Metoda kerja, 3. Timeline pengerjaan pengembangan sistem informasi 4. Curriculum vitae (CV) (pimpinan team, design sistem, IT network dan programmer) 5. Portfolio terkait pekerjaan/ pengalaman yang sudah pernah dilakukan sehubungan dengan TOR ini. 6. Perencanaan Anggaran. Proposal dalam format pdf harap dikirimkan melalui email ke: paling lambat 9 Juni 2017, ke email: yki.procurement@gmail.com
KERANGKA ACUAN KEGIATAN Penggunaan Sistem Informasi dalam implementasi Tranportasi Spesimen Sputum 1.1 Latar Belakang Dalam program pengendalian penyakit Tuberkulosis, pemeriksaan spesimen dahak memegang peranan penting dalam penegakkan diagnosis Tuberkulosis. Terduga TB perlu diperiksa dahaknya dengan metode pemeriksaan yang baku dan terpercaya, baik pemeriksaan mikroskopis, Test Cepat Molekuler, pembiakan kuman / pemeriksaan sensitivitas kuman terhadap obat maupun LPA (Line Probe Assay). Spesimen dahak dikumpulkan dari sarana kesehatan tingkat pratama ataupun fasilitas kesehatan lainnya dan dikirimkan ke laboratorium pemeriksa. Dalam alur diagnosis penegakkan diagnosis TB yang baru sesuai Peraturan Menteri Kesehatan no 67 tahun 2016 halaman 63, spesimen dahak dari terduga TB akan diperiksa dengan Test Cepat Molekuler (TCM). Alat ini telah disediakan dan dibagikan oleh Program Pengendalian TB Nasional di beberapa layanan kesehatan terpilih dengan maksud meningkatkan akses terduga TB ke teknologi baru ini. Dengan demikian, fasilitas kesehatan yang dekat dengan TCM dapat mengirimkan spesimen dahak terduga TB untuk pemeriksaan yang lebih berkualitas. Untuk memudahkan pemantauan proses pengiriman dari fasilitas kesehatan ke layanan TCM, maka diperlukan satu sistem informasi yang akan menjadi platform dasar umum bagi pengguna, baik faskes (PKM, Lab, RS), penyedia layanan transpor, Dinas Kesehatan dan Subdit TB. Sistem informasi ini harus ramah pengguna dan efektif dalam memantau penggunaan mekanisme transportasi pihak ketiga maupun jika menggunakan opsi-opsi lain termasuk kurir internal faskes, dalam proses pengiriman spesimen untuk pemeriksaan TCM. 1.2 Tujuan Membangun sistem informasi yang memudahkan proses pemantauan dan pencatatan pengiriman dan penerimaan spesimen dahak dari fasilitas kesehatan ke laboratorium pemeriksa TCM. Tujuan Khusus: Sistem informasi mudah digunakan oleh petugas kesehatan dan tidak membebani petugas kesehatan sebagai pengirim maupun penerima spesimen. Sistem informasi menyediakan data bagi pengambil keputusan dan pemegang kendali program TB tentang jumlah rujukan spesimen dan frekuensi pengiriman. Sistem informasi menyediakan data real-time yang dapat diakses pihak-pihak tertentu sebagai bahan pengambil keputusan dan pembayaran pihak ketiga.
1.3 Prinsip pengerjaan sistem informasi Sistem informasi yang dibangun harus memuat prinsip- prinsip yang menjadi landasan utama pengembangan sistem, antara lain: Prinsip Dasar 1. Ramah pengguna ( user friendly) - Tidak membutuhkan pelatihan khusus. - Tampilan mudah dimengerti (self explaining) 2. Dapat beroperasi menggunakan aplikasi android dan mudah dipasang (install) 3. Dapat beroperasi dengan sistem push SMS- namun data tetap dapat terupdate di server aplikasi. 4. Informasi terupdate secara langsung (real-time) - Apabila pengguna telah melakukan registrasi, maka pengguna dapat mengecek transaksi yang pernah dilakukan. Contoh : transaksi dalam belanja online atau aplikasi ojek online. Untuk pengguna yang tidak memiliki smartphone android, proses registrasi pengguna, transaksi dan update dapat dilakukan melalui sms. Catatan: - Untuk pembuatan akun pengguna permintaan order pengiriman hanya dapat dilakukan oleh admin sistem. - Untuk mengadopsi mekanisme transportasi masing-masing kab/kota, yang belum tentu menggunakan jasa provider yang ditunjuk pusat, maka untuk kurir dapat melakukan self-register, dengan proses verifikasi dari admin Setiap proses update dari pengiriman (order dijemput, order diantar, order sampai, konfirmasi dari penerima), aplikasi selalu mengupdate real time, sesuai masukan dari pengguna. 5. Keamanan dan proses verifikasi Pengguna yang menggunakan aplikasi akan memiliki user name dan password, serta didaftarkan nomor handphonenya. Pesan dan informasi yang masuk hanya kepada nomor yang didaftarkan. 6. Mampu membuat laporan sesuai dengan filter yang diinginkan. Bagi Dinas Kesehatan dan Subdit TB, informasi transaksi penting untuk proses pembayaran, dan evaluasi: 1. Faskes yang paling banyak mengirimkan sputum. 2. Waktu yang diperlukan dari mulai permintaan pengambilan hingga order terkirim (oleh kurir), dan konfirmasi diterima oleh Lab yang dituju. 3. Jumlah order/pengiriman, jumlah total spesimen.
1.4 Pencatatan-pelaporan Alur pengiriman spesimen pemeriksaan laboratorium: Sistem akan memiliki database yang diharapkan dapat juga menjembatani poin yang ada di formulir TB-05 (untuk rujukan pemeriksaan), terutama elemen identitas pasien dan faskes yang mengirim. Antara lain: 1. ID Faskes/ Nama Faskes (no telp) Pengirim 2. NIK Terduga 3. Nama Terduga/ Pasien TB 4. No Identitas sediaan 5. Alasan Pemeriksaan (drop down list dari TB 05) 6. ID Faskes/ Nama Faskes (no telp) yang dituju
1.5 Pembiayaan: Total anggaran termasuk jasa konsultan, paket perangkat lunak, ujicoba perangkat, dan garansi pemeliharaan sistem akan menjadi bagian dari proposal pengembang, sedangkan anggaran kegiatan-kegiatan di luar jasa konsultan (misalnya pelatihan, kunjungan ke daerah uji coba) akan dikelola oleh Yayasan KNCV Indonesia dan digunakan sesuai kesepakatan rencana kerja antara pihak Principal Recipient Kementerian Kesehatan dengan konsultan terpilih. Kegiatan ini dibiayai seluruhnya dari dana bantuan Global Fund periode NFM.
1.6 Jangka Waktu Pelaksanaan Konsultan akan melaksanakan tugas perbantuan teknis berdasarkan pengaturan waktu sebagai berikut : No Kegiatan 1. Penelaahan dokumen, alur data dan pengguna (desain sistem) Juni Juli I II III IV I II III IV 2. Desain antar muka 3. Pengembangan perangkat 4. Penyerahan manual pengguna 5. Uji coba pengguna 6. Finalisasi 7. Diseminasi dan pelatihan ke pengguna 8. Pemeliharaan sistem, trouble shooting 1 tahun atau sd July 2018