BAB 3 ANALISIS YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Zima Trans Logistic ini mendapat pengesahan akta dengan nomor AHU-100559.AH.01.01 Tahun 2008. Kantor pusat perusahaan ini bertempat di Komplek Mutiara Taman Palem Blok A 15/25, Jl Kamal Raya (out ring road) Cengkareng Jakarta Barat 11730. Perusahaan memiliki kantor cabang di pusat bisnis yang ada di Indonesia seperti Jakarta, Denpasar, Surabaya, Yogyakarta, Semarang, Solo, Mataram, Batam. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang, kegiatan pengiriman barang yang dilakukan perusahaan tidak terbatas untuk daerah Domestic tapi juga mencakup International. Perusahaan ini selain memberikan jasa pengiriman juga memberikan jasa pengepakan barang, peminjaman truk terbuka/box dan jasa pindahan seperti pindah rumah atau pindah kantor. 3.1.1 Bidang Usaha 1. Domestik dan International Courier & Cargo dengan layanan door to door, keseluruhan tujuan domestic dan tujuan international via udara. 2. City Courier Service adalah layanan kirim intercity (Jabodetabek). 3. Transportasi darat adalah layanan kiriman via darat dengan tujuan Pulau Jawa, Sumatera, Pulau Bali, dan Pulau Sulawesi. 50
51 4. LCL & FCL adalah pengiriman barang via laut secara partai eceran (LCL) dan partai besar (countainer) (FCL) ke seluruh Indonesia. 3.1.2 Visi Perusahaan Terwujudnya pelayanan jasa service distribusi secara profesional dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif, efisien dan tepat sasaran. 3.1.3 Misi Perusahaan Memberikan mutu service untuk kelancaran pengiriman berupa dokumen, parcel serta barang-barang lainnya sampai ditujuan dengan tepat waktu, aman dan bergaransi. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Pada umumnya setiap perusahaan membutuhkan suatu struktur organisasi agar pembagian tugas dan wewenang para personil yang ada di dalam sebuah organisasi tersebut jelas. Bila suatu perusahaan semakin besar, maka persoalan mengenai organisasi dan manejemen akan semakin penting karena jika seorang pimpinan tidak baik dalam memimpin dan mengorganisasikan perusahaan kemungkinan besar perusahaan akan mengalami kegagalan.
52 Struktur organisasi suatu perusahaan harus memungkinkan tercapainya koordinasi usaha diantaranya semua satuan dan jenjang untuk mengambil tindakan yang dapat mencapai tujuan umum. Dimana setiap satuan dalam organisasi harus dimengerti dan mengetahui apa yang menjadi tanggung jawabnya, bagaimana seharusnya masing-masing satuan berhubungan dengan satuan lainnya dan wewenang apakah yang akan didelegasikan kepada masing-masing satuan. Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka diperlukan suatu pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas sehingga setiap karyawan dapat mengerjakan dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada atasan yang telah ditetapkan. Pembagian wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan ditujukan dengan struktur organisasi. Berikut adalah gambar struktur organisasi perusahaan :
53 Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Zima Trans Logistic, 2008 ) 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Komisaris Bertugas untuk mengawasi kebijakan yang diambil oleh Direktur. Biasanya Komisaris hanya datang saat rapat umum pemegang saham (RUPS).
54 2. Direktur Direktur mengawasi jalannya perusahaan, mengadakan pemeriksaan laporan secara berkala dan membuat keputusankeputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Pada inti nya Direktur bertanggung jawab penuh atas seluruh aktifitas perusahaan. 3. Kepala Kantor dan Keuangan Bertugas untuk memeriksa sarana dan prasarana yang ada di kantor, memeriksa laporan keuangan yang dilakukan secara berkala. Jabatan ini juga mempunyai wewenang untuk memberikan persetujuan yang berhubungan dengan keuangan, seperti kantor memerlukan komputer baru maka untuk mendapatkan dana untuk membeli komputer dibutuhkan persetujuan dari Kepala Kantor dan Keuangan. 4. Kepala Operasiaonal dan Komersial Bertugas serta bertanggung jawab memberikan dan memeriksa laporan yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan komersial. Jabatan ini juga dapat memberikan ide atau keputusan yang berhubungan dengan operasional dan komersial perusahaan.
55 5. Service Bagian ini bertugas sebagai penanggung jawab pelayanan terhadap pelanggan. Setiap dua bulan sekali Bagian Service melakukan evaluasi kinerja staff nya dalam melayani pelanggan dan juga memberikan masukkan bagaimana cara memberikan pelayanan yang memuaskan. Bagian Service juga harus memeriksa laporan P.O.D Tanda Terima. Pada bagian ini terdapat tim yang terdiri dari : Service Manager Customer Service Key Account Cabang / Agen P.O.D Tanda Terima 6. Operasional Mengawasi kegiatan operasional perusahaan seperti proses pengiriman barang mulai dari paking menjemput barang sampai barang itu dikirim dan sampai ke tujuan. Bagian Operasional juga bertanggung jawab jika dalam proses pengiriman barang terjadi keterlambatan atau masalah. Bagian Opersional harus memberikan laporan keuangan yang harus dilaporkan kepada bagian keuangan. Bagian ini terdiri dari tim antara lain : Ground Operasional dan Data Entry
56 Gateway Darat, Laut, dan Udara Outbound dan Inbound Courier Mobil dan Motor Divisi Darat, Laut, dan Udara 7. Marketing Dalam perusahaan ini marketing adalah ujung tombak dalam memajukan perusahaan. Karena melalui marketing perusahaan akan mendapatkan customer. Bagian Marketing setiap minggu selalu melakukan evaluasi hasil kinerja tim nya dalam mendapatkan pelanggan. Pada bagian ini selalu diberikan motivasi, penyuluhan, solusi dalam hal mendapatkan customer. Bagian ini terdiri dari tim diantaranya : Eksport dan Import Domestic Project Sales A. Executive S.Support dan Admin 8. IT Melaksanakan dan mengkoordinasikan fungsi yang berhubungan dengan implementasi teknologi informasi. Bagian IT juga ikut
57 merancang dan memelihara sistem dan jaringan komputer. Tim yang terdapat dalam Bagian IT diantaranya : System dan Online Website Maintenance Upgrade 9. Accounting dan Financial Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Tim ini terdiri dari : Invoice Accounting Collection Pajak Kasir
58 10. Office Mengatur kegiatan kantor seperti meng-organisir operasi kantor dan ketentuan yang berlaku di kantor, membuat time sheet, memantau sarana dan prasarana. Bagian Office juga bertanggung jawab atas perekrutan ataupun pemecatan pegawai. Menjaga keamanan file atau laporan perusahaan. Mengurus pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Tim ini terdiri dari : Personalia Purchasing Legal dan Izin Rumah Tangga dan Inventaris Perawatan 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur di Dalam Sistem a. Penerimaan Pegawai 1. Departemen meminta penambahan pegawai kepada HRD dengan menyerahkan form permintaan pegawai, HRD menerima form tersebut kemudian HRD memeriksanya. Apabila disetujui, maka pihak HRD memasang iklan lowongan pekerjaan ke berbagai media namun bila tidak disetujui, maka form permintaan pegawai akan dikembalikan ke departemen.
59 2. Media menyebarluaskan lowongan pekerjaan yang ada, kemudian pelamar melihat iklan lowongan kerja dan membuat surat lamaran pekerjaan yang kemudian diberikan ke bagian HRD. HRD melakukan pengecekan lowongan pada surat lamaran pekerjaan, dan menyeleksi apakah memenuhi syarat atau tidak. 3. HRD akan melakukan penyeleksian berupa tes tertulis dan wawancara terhadap calon pegawai yang memenuhi kriteria. 4. Apabila calon pegawai lulus seleksi, HRD membuat surat perjanjian kerja untuk ditandatangani oleh calon pegawai yang baru dengan perusahaan. Kemudian surat perjanjian dikembalikan kepada HRD 5. HRD melakukan penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Gambar 3.2 Diagram alir Penerimaan Pegawai 60
61 b. Absensi Pegawai 1. Pegawai melakukan absensi pada alat yang tersedia di perusahaan, pada saat dating dan pulang kerja. Alat yang tersebut akan mencatat dan menghasilkan data absensi pegawai berupa jam masuk kerja dan jam keluar kerja. 2. HRD melakukan pengecekan pada data absensi dan lembur pegawai yang kemudian akan menghasilkan form data absensi. 3. HRD mengirimkan form data absensi ke bagian keuangan, keuangan akan mendata absensi dan lembur untuk dimasukkan dalam perhitungan gaji.
Gambar 3.3 Diagram alir Absensi Pegawai 62
63 c. Cuti Pegawai 1. Pegawai mengajukan cuti dengan mengisi form pengajuan cuti kerja yang akan dikirimkan ke bagian HRD. 2. HRD mengecek form data cuti kerja pegawai, jika cuti tidak layak atau dalam keadaan penuh maka permohonan cuti kerja pegawai akan ditolak. Dan jika pengecekan cuti layak maka bagian HRD akan menyetujui pengajuan cuti kerja pegawai yang berupa form persetujuan cuti kerja pegawai. 3. HRD akan mengirimkan form persetujuan cuti kerja kepada pegawai kemudian pegawai melakukan cuti kerja.
64 Gambar 3.4 Diagram alir Cuti Pegawai d. Penggajian pegawai 1. HRD membuat data absensi dan lembur dan mengirimkan form tersebut ke bagian keuangan. 2. Keuangan menghitung seluruh jumlah gaji yang diambil dari data absensi dan lembur. Dari hasil perhitungan tersebut akan
65 menghasilkan form perhitungan gaji. Kemudian keuangan akan mengirimkan form perhitungan gaji ke bagian HRD. 3. HRD menerima dan mengecek form perhitungan gaji, jika penghitungan tersebut salah akan di kembalikan ke bagian keuangan dan dilakukan penghitungan kembali. Dan jika benar HRD akan membuat dan menandatangani form perhitungan yang berupa slip gaji. 4. HRD mengirimkan slip gaji tersebut kepada keuangan, kemudian keuangan akan menyiapkan dana yang sesuai dengan slip gaji. 5. Kemudian keuangan menyiapkan dan mengirimkan dana ke bagian HRD untuk diberikan kepada pegawai. Pegawai menerima mendapatkan slip gaji dan pembayaran gaji.
Gambar 3.5 Diagram alir Penggajian Pegawai 66
67 e. Perpindahan Pegawai 1. Dapartemen mengajukan permintaan promosi dan mutasi yang menghasilkan form permintaan promosi dan mutasi dan akan diserahkan kebagian HRD. 2. HRD melakukan pengecek kelengkapan persyaratan promosi dan mutasi. Jika persyaratan promosi dan mutasi tidak lengkap, maka permintaan ditolak dan akan di serahkan kembali ke bagian departemen. 3. Kemudian HRD membuat surat promosi dan mutasi yang akan di berikan ke bagian departemen. 4. Bagian departemen membuat surat promosi dan mutasi pegawai. Kemudian bagian departemen akan menyerahkan surat tersebut kepada pegawai.
Gambar 3.6 Diagram alir Perpindahan Pegawai 68
69 f. Penilaian Kerja Pegawai 1. Departemen membuat form evaluasi pegawai yang akan diserahkan kebagian HRD, kemudian HRD akan melakukan penilaian dan pengecekan kelengkapan dari form evaluasi tersebut. Jika tidak lengkap, maka form tersebut akan dikembalikan kebagian Departemen. Jika lengkap, maka akan di lakukan pelatihan terhadap pegawai yang menghasilkan hasil penilaian. 2. HRD memberikan hasil penilaian ke bagian Keuangan untuk di buatkan standar kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian yang menghasilkan form kenaikan gaji. 3. HRD juga memberikan form hasil penilaian ke bagian Departemen, kemudian Departemen akan memberikan hasil penilaian tersebut kepada pegawai.
Gambar 3.7 Diagram alir Penilaian Kerja Pegawai 70
71 g. Pemutusan Kerja Pegawai 1. Departemen mengajukan form pelanggaran pegawai yang akan diberikan kepada bagian HRD. Kemudian HRD melakukan pengecekan pelanggaran Apabila tidak melakukan pelanggaran maka form pelanggaran akan dikembalikan kepada bagian departemen, dan jika pegawai melakukan pelanggaran maka akan diberikan sanksi. 2. Pegawai yang melakukan pelanggaran akan mendapatkna sanksi yang berbeda sesuai tingkat pelanggarannya. Apabila pelanggarannya ringan akan dibuatkan dan diberikan surat peringatan, apabila sanksi berat akan di PHK. 3. HRD akan memberikan form PHK tersebut kepada keuangan untuk membuat perhitungan hak kerja yang akan menghasilkan perhitungan hak kerja. Bagian keuangan akan memberikan hasil tersebut kepada HRD. 4. Dari hasil perhitungan hak kerja akan dibuatkan slip pembayaran hak kerja kemudian form tersebut akan diberikan kepada pegawai.
72 Pemutusan Kerja Pegawai Departemen HRD keuangan Pegawai mulai Form pelanggaran pegawai 2 Surat SP Mengajukan form pelanggaran pegawai Form pelanggaran pegawai 1 2 Kesesuaian pelanggaran ya Form PHK 2 Surat PHK tidak Cek sanksi ringan Perhitungan hak pegawai Slip pembayaran hak pegawai 2 berat Pembuatan Surat SP selesai Pembuatan surat PHK 2 Form PHK 12 1 Hasil pehitungan hak pegawai Pembayaran hak pegawai Slip pembayaran hak pegawai 1 2 Gambar 3.8 Diagram alir Pemutusan Kerja Pegawai
73 3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Penggajian Data Absensi Data Potongan Jabatan Pegawai HRD Keuangan Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 1, proses rekapnya dilakukan 4 hari sebelum tanggal 1 Absensi Jam masuk kerja Jam keluar keja Lembur Perpindahan Data pegawai yang akan dimutasi Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipromosikan dan mutasi Cuti Form Cuti Perihal Cuti Jangka Waktu Cuti Data Pegawai yang Sedang cuti HRD Keuangan Satu hari kerja HRD Kurang dari 1 bulan HRD Membutuhkan waktu kurang lebih 2 sampai 5 hari. Penerimaan pegawai Lowongan pekerjaan yang dibuka Data seluruh pelamar Data pelamar yang lulus tes Data pelamar yang diangkat oleh perusahaan HRD Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukan calon pegawai yang tepat
74 Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Penilaian kerja Data penilaian berdasarkan kesetiaan, pretasi kerja, dan tanggung jawab. Pemutusan Kerja Data pelanggaran pegawai Data jenis pelanggaran yang diberikan surat SP HRD Keuangan HRD Keuangan Kurang dari 1 bulan Kurang dari 1 bulan Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi 3.5 Infrastruktur Perusahaan memiliki 10 komputer untuk menunjang kegiatan, diantaranya : 1 unit komputer yang berfungsi sebagai server. 1 unit komputer yang befungsi sebagai client. 8 unit laptop yang digunakan sebagai client. 3 unit Printer. Komputer pada perusahaan ini baik komputer server maupun komputer client semuanya memakai Operating System Windows XP. Di perusahaan ini juga sudah memiliki system DBMS, dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Setiap komputer client terhubung dengan komputer server ini ditujukan agar memudahkan melakukan pengiriman dan penyimpanan data. Berikut adalah gambar network di perusahaan ini :
75 Gambar 3.9 Peta Networking 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan, permasalahan yang sedang dihadapi antara lain : 1. Belum terintegrasinya sistem yang ada secara komputerisasi, sehingga pekerjaan menjadi lambat. 2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual, sehingga dapat menyebabkan data tidak up to date dan tidak valid. 3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang disimpan masih berupa fisik (dokumen).
76 4. Faktor keterlambatan saat serah teima dokumen. Seperti saat karyawan mendapat pemutusan kerja, dimana dokumen pemutusan tersebut harus di berikan kepada HRD, keuangan dan departemen yang berangkutan. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Merancang suatu sistem basisdata kepegawaian. Dengan adanya basisdata yang dapat menyimpan dan mengelola data pegawai maka pencarian dan perubahan data akan menjadi lebih mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basisdata. Sistem ini diharapkan dapat membantu kinerja perusahaan. Sisitem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk cuti, kinerja pegawai, dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.