BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Flow diagram untuk pemecahan masalah yang terdapat pada PT. Pulogadung Pawitra Laksana (PT. PPL) dapat dilihat dalam diagram 3.1 di bawah ini. Mulai Identifikasi Masalah Pengumpulan Data : - data penjualan - data kebutuhan bahan baku - data Inventory Master File - data biaya pesan - data biaya simpan Pengolahan Data : - Peramalan - MRP Analisis Pengolahan Data Kesimpulan dan Saran Diagram 3.1 Flow Diagram Pemecahan Masalah
65 Penjelasan dari flow diagram pemecahan masalah adalah sebagai berikut : Identifikasi Masalah Dari permasalahan yang ditemui di PT. PPL, hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu terletak pada sistem persediaan bahan baku yang diterapkan oleh PT. PPL, dimana pemesanan bahan baku khususnya bahan baku untuk painting body yaitu Cat Platinum Silver kendaraan Isuzu Panther kurang begitu tepat, baik dalam hal periode pemesanan maupun jumlah pemesanan. Hal ini dapat mengakibatkan PT. PPL mengalami kekurangan bahan baku pada saat proses produksi berlangsung, sehingga pesanan konsumen tidak dapat terpenuhi. Akibat dari pesanan yang tidak terpenuhi tersebut, maka PT. PPL mungkin dapat kehilangan kepercayaan dari pelanggan dan juga tidak mendapat keuntungan yang lebih dari yang seharusnya didapat. Pengumpulan Data Data yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT. PPL yaitu : a. Data Penjualan Data penjualan merupakan data-data yang memuat hasil penjualan perusahaan terhadap produksinya yaitu kendaraan karoseri roda empat Isuzu Panther selama beberapa periode terakhir di PT. PPL. Data hasil penjualan ini digunakan dalam membuat peramalan produksi beberapa
66 periode mendatang sehingga perusahaan dapat mempersiapkan kebutuhan bahan baku untuk produksi di masa yang akan datang. Data penjualan yang digunakan oleh penulis untuk dapat membuat peramalan yaitu data penjualan bulan November 2004 Oktober 2005, dan meramalkan tiga bulan kedepan yaitu bulan November 2005, Desember 2005, dan Januari 2006. b. Data Kebutuhan Material Cat Platinum Silver Data ini memuat komposisi material dalam pengecetan khususnya Cat Platinum Silver pada kendaraan karoseri roda empat Isuzu Panther, sehingga kebutuhan tiap-tiap material dapat diketahui. c. Data Inventory Master File (IMF) Data IMF memuat beberapa informasi yang dibutuhkan untuk dapat membuat suatu rencana kebutuhan material seperti : - Persediaan di tangan (on hand) setiap material - Safety stock setiap material - Lead time setiap material. d. Data Biaya Pesan Data biaya pesan adalah data yang memuat biaya pesan material cat untuk setiap kali pemesanan. e. Data Biaya Simpan
67 Data biaya simpan adalah data yang memuat biaya simpan masing-masing material untuk setiap feal material cat. Pengolahan Data Setelah seluruh data yang dibutuhkan terkumpul, maka data-data tersebut diolah dengan mengunakan : a. Peramalan Peramalan dilakukan dengan menggunakan metode smoothing (pemulusan) yang terdiri dari : - Metode pemulusan eksponensial tunggal - Metode pemulusan eksponensial tunggal : pendekatan adaptif - Metode linear satu parameter dari Brown - Metode dua parameter dari Holt. - Metode kuadratik satu parameter dari Brown - Metode tiga parameter dari Winter Untuk menghitung ketepatan peramalan, penulis menggunakan MAPE (Mean Absolute Percentage Error). b. MRP MRP adalah suatu sistem informasi yang dipakai untuk merencanakan dan mengatur persediaan material yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk akhir dalam suatu perusahaan manufaktur dengan tujuan agar
68 kebutuhan akan material tersebut terpenuhi sesuai dengan jadwal produksi yang telah direncanakan. Metode lot sizing yang digunakan dalam pembuatan MRP adalah sebagai berikut : - Metode Lot For Lot (LFL) - Metode Periodic Order Quantity (POQ) - Metode Part Period Balancing (PPB) - Metode Algoritma Silver Meal - Metode Algoritma Wagner Within - Metode Economic Order Quantity (EOQ) - Metode Least Total Cost (LTC) - Metode Least Unit Cost (LUC) Analisis Pengolahan Data Sesudah data tersebut diolah, maka hasil pengolahan data tersebut dapat dianalisis. Hasil analisa tersebut haruslah sesuai dengan hasil pengolahan data yang telah dilakukan. 3.1 Ukuran Kinerja PT. Pulogadung Pawitra Laksana (PT. PPL) merupakan suatu perusahaan yang produksinya didasarkan pada pesanan yang diterima dari konsumen. Oleh karena itu, agar seluruh pesanan dari konsumen dapat terpenuhi, maka pihak perusahaan harus
69 dapat menerapkan suatu sistem pengendalian persediaan yang tepat. Jika sistem persediaan yang diterapkan oleh perusahaan tidak tepat, maka kekurangan akan kebutuhan material dapat terjadi yang kemudian dapat menyebabkan perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan dari konsumen. Agar hal ini tidak terjadi PT. PPL membuat perencanaan material di dalam sistem pengendalian persediaan yang berjalan. Perencanaan material ini sangat penting agar kebutuhan bahan baku dapat terpenuhi. Jadi, sistem pengendalian persediaan tersebut merupakan ukuran kinerja atau tolok ukur yang dipakai di dalam sistem persediaan yang ada di PT. PPL. 3.2 Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan secara akurat, maka teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research) Metode ini dilaksanakan dengan cara meninjau secara langsung ke perusahaan. Dengan metode ini, data dan informasi yang dibutuhkan bisa langsung diperoleh baik melalui wawancara (interview) maupun pengamatan secara langsung di lapangan. 2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research)
70 Metode ini dilaksanakan melalui studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari pengetahuan teoritis sesuai dengan topik yang dibahas melalui buku-buku serta literatur-literatur yang berhubungan dengan topik. 3.3 Analisis Sistem Berjalan PT. Pulogadung Pawitra Laksana sebagai perusahaan yang menerapkan sistem make to order, kegiatan produksinya bergantung pada pesanan dari pelanggan. Pelanggan tunggal dari PT PPL disini adalah PT. Pantja Motor yang diwakili oleh distributor AISO (Astra International Sales Operation) mengajukan usulan produksi kepada Departemen Pemasaran untuk diusulkan produksinya di pabrik. Surat usulan produksi dari Departemen Pemasaran disampaikan ke pabrik PT. PPL untuk ditinjau pada rapat Produksi dan Penjualan yang dihadiri oleh distributor, Departemen Pemasaran dan pabrik (General Manager, Plant Manager, Departemen PPIC, Departemen Produksi, dan Departemen R&D). Dalam rapat tersebut biasanya dibicarakan pula mengenai desain baru, pengembangan desain, keluhan pelanggan, serta hal-hal lain yang menyangkut kepuasan pelanggan dan juga membicarakan rencana produksi untuk bulanan dan harian bulan berjalan serta tentative untuk 2 bulan berikutnya yang menyangkut impor row material, kapasitas loading produksi masing-masing jalur produksi type produk dan variantnya serta memuat perencanaan lembur.
71 Departemen PPIC menindaklanjuti usulan produksi yang telah ditinjau di dalam forum Rapat Persiapan Produksi. Hal-hal yang dibicarakan dalam Rapat Persiapan Produksi adalah jadwal produksi sesuai dengan mesin-mesin dan kapasitas yang tersedia, dan juga persiapan material yang akan dipergunakan. Departemen PPIC merangkum hasil rapat ke dalam Jadwal Produksi yang nantinya akan muncul WOS (work order sheet) yang dibuat oleh sie PCP (planning production control and purchasing) yang nantinya akan berguna sebagai perintah kerja dijalur produksi. Bila terdapat penyimpangan terhadap WOS harian maka WOS tersebut masih berlaku sampai selesai diproduksi WOS tersebut. Berdasarkan Jadwal Produksi tersebut, Departemen PPIC kemudian membuat suatu perencanaan material. Hasil perencanaan material tersebut diserahkan ke bagian purchasingt yang mempunyai tanggung jawab dalam pengadaan material. Setelah itu bagian purchasing menghubungi pihak supplier untuk memesan material yang dibutuhkan untuk kepentingan produksi. Isi pesanan pembelian harus jelas dan dilengkapi dengan instruksi, spesifikasi / standar atau gambar bila perlu. Pesanan pembelian / Purchace Order (PO) dibuat sesuai dengan prosedur pembelian dan ditinjau serta disahkan sebelum diterbitkan. Perubahan pesanan pembelian dibuat dengan cara yang sama dan mengacu pada pesanan asli. Bagian purchasing juga harus memberitahukan kepada cost accounting tentang jenis dan jumlah material yang dipesan ke setiap supplier untuk dihitung budget-nya. Pembayaran kepada supplier dilakukan oleh bagian finance.
72 Material yang dikirim ke pabrik langsung diterima oleh bagian gudang raw material. Material tersebut kemudian diperiksa oleh bagian incoming material yang merupakan bagian dari warehouse / gudang tentang spesifikasinya apakah material tersebut memenuhi persyaratan yang ada. Jika material tersebut telah memenuhi persyaratan untuk dapat digunakan dalam produksi, maka material tersebut langsung dapat digunakan untuk membuat kendaraan karoseri bermotor roda empat Isuzu Panther. Akan tetapi, jika material tersebut tidak memenuhi persyaratan untuk dapat digunakan dalam produksi, maka material tersebut tidak akan digunakan. Departemen Produksi kemudian menggunakan material yang sudah tersedia di gudang raw material untuk kepentingan produksi. Hasil produksi barang jadi dari Departemen Produksi diserahkan ke bagian delivery melalui CARIK / surat bukti jalan atau bukti lolos quality inspection sebagai surat keterangan bahwa unit telah mengalami proses sempurna dan dapat dipertanggung jawabkan oleh PT. PPL sebagai perusahaan perakit mobil Isuzu Panther, dan penempatannya dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada. Pelanggan mengeluarkan Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) ke pabrik serta menyiapkan angkutan, dan dalam penyerahan produk / unit domestik dijalankan sesuai prosedur mengenai penyerahan produk ke pelanggan, dan juga bagi karyawan yang ditugaskan mengendarai kendaraan proses wajib memiliki kartu ijin mengendarai kendaraan yang dikeluarkan perusahaan. Pelanggan melakukan pembayaran atas pengambilan barang jadi ke Departemen Finance.