LAMPIRAN KUESIONER PEMBOBOTAN KORPORASI PT TOYOTA ASTRA MOTOR Petunjuk: Berilah skor antara - dimana: Tidak berhubungan sama sekali Sangat sedikit hubungannya Sedikit berhubungan Cukup berhubungan 4 Memiliki hubungan Memiliki hubungan yang sangat kuat dengan: Bagaimana hubungan MDP Online yang sekarang ini digunakan oleh perusahaan No. Keterangan Bobot Strategic match (rencana strategis) perusahaan. Usaha perusahaan dalam mempertahankan competitive advantage (keunggulan bersaing) Competitive response (pengaruh penundaan pengimplementasian MDP Online terhadap posisi kompetitif perusahaan) 4 Management information (penyediaan informasi manajemen terhadap kegiatan inti perusahaan). Strategic IT Architechture (penyelarasan keseluruhan perencanaan dengan strategi sistem informasi perusahaan). L
Petunjuk: Berilah skor antara (-) dimana: Tidak mempunyai risiko sama sekali - Sangat sedikit risikonya - Sedikit risiko - Cukup berisiko -4 Memiliki risiko - Memiliki risiko yang sangat kuat Bagaimana hubungan MDP Online yang sekarang ini digunakan oleh perusahaan dengan: No. Keterangan Bobot Business strategy risk (untuk meminimalkan resiko kegagalan dalam strategi dan proses bisnis perusahaan). Business organization risk (mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan yang mungkin terjadi). IT definitional uncertainty (ketidakpastian akan kebutuhan teknologi informasi menyebabkan personil teknologi informasi tidak dapat memahami dan tidak bisa menyediakan jawaban dan solusi yang tepat). 4 IT technical and implementation (persiapan teknis dalam proses implementasi sistem). L
KUESIONER PEMBOBOTAN DOMAIN BISNIS Kuesioner ini dibuat untuk memperoleh data dalam mengkaji kesesuaian, kesiapan, dan risiko yang ditimbulkan dalam kaitannya dengan proyek implementasi MDP Online dari segi bisnis. Petunjuk: Berilah tanda ( X ) pada pernyataan yang paling tepat STRATEGIC VALUES Strategic Match Strategic match berfokus pada derajat dimana sebuah proyek teknologi informasi (TI) atau sistem informasi manajemen mendukung atau selaras dengan pernyataan tujuan strategis lini bisnis atau keseluruhan perusahaan. MDP Online tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan MDP Online tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi akan mencapai efisiensi operasional yang lebih baik MDP Online tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi MDP Online ini merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang mencapai sebagian tujuan strategis tersebut MDP Online tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi MDP Online ini merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang mencapai tujuan strategis tersebut 4 MDP Online mencapai sebagian tujuan strategis perusahaan MDP Online mencapai tujuan strategis perusahaan L
Competitive Advantage Competitive Advantage berfokus kepada derajat di mana MDP Online mendukung perusahaan untuk mempertahankan atau meningkatkan keunggulan kompetitifnya. MDP Online tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara perusahaan dengan pelanggan, pemasok atau unit kerjasamanya MDP Online tidak menciptakan akses atau pertukaran data seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi yang menunjang kinerja kompetitf perusahaan MDP Online tidak menciptakan akses atau pertukaran data seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi pada area strategis perusahaan. MDP Online menyediakan sedikit akses atau pertukaran data ke luar dan memberikan kontribusi yang cukup dalam meningkatkan posisi kompetitif perusahaan. MDP Online menyediakan cukup banyak akses atau pertukaran data ke luar 4 dan mampu meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat layanan yang terdepan di antara pesaingnya. MDP Online menyediakan akses atau pertukaran data tingkat tinggi dan secara luar biasa meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat layanan yang tidak dapat diimbangi oleh para pesaingnya. Competitive Response Competitive response ini berhubungan dengan kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena adanya penundaan dalam mengimplementasikan MDP Online MDP Online dapat ditunda setidaknya dua belas bulan tanpa mempengaruhi posisi bersaing, atau sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang berjalan sekarang dapat menghasilkan hasil yang sama dan tidak akan mempengaruhi posisi bersaing perusahaan L4
Penundaan MDP Online tidak mempengaruhi posisi bersaing perusahaan, dan biaya minimal tenaga kerja diharapkan terjadi untuk menghasilkan hasil yang sama. Penundaan MDP Online tidak mempengaruhi posisi bersaing perusahaan, bagaimanapun biaya tenaga kerja mungkin meningkat untuk menghasilkan hasil yang sama. Jika MDP Online ditunda, perusahaan tetap mampu menanggapi perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi bersaingnya; walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan tidak secara substansial kehilangan kemampuannya untuk menanggapi perubahan dalam lingkungan persaingan secara cepat dan efektif 4 Penundaan MDP Online dapat menyebabkan ketidakunggulan bersaing bagi perusahaan dimasa mendatang; atau kehilangan kesempatan bersaing; atau aktivitas-aktivitas sukses perusahaan yang sedang berjalan saat ini mungkin menjadi terbatas karena kurangnya sistem ini Penundaan MDP Online akan menyebabkan ketidakunggulan bersaing bagi perusahaan di masa mendatang; atau kehilangan kesempatan bersaing; atau aktivitas-aktivitas sukses perusahaan yang sedang berjalan saat ini pasti menjadi terbatas karena kurangnya sistem ini. Management Information for Critical Success Factors (CSFs) Management Information for Critical Success Factors (CSFs) derajat di mana MDP Online menyediakan management information yang memungkinkan pengambil keputusan untuk mengukur operasi dan membuat operasi tersebut menjadi lebih efektif, yang secara material menguntungkan perusahaan MDP Online tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen terhadap kegiatan-kegiatan utama (Management Information Support of Core Activities/MISCA) MDP Online tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan beberapa data untuk fungsi-fungsi yang mendukung kegiatan-kegiatan utama perusahaan L
MDP Online tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi yang secara langsung mendukung kegiatan-kegiatan utama perusahaan MDP Online tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan informasi yang esensial untuk fungsi-fungsi yang diidentifikasi sebagai kegiatankegiatan utama. Informasi tersebut bersifat operasional 4 MDP Online diperlukan untuk menyediakan MISCA di masa mendatang MDP Online diperlukan untuk menyediakan MISCA pada periode ini ORGANIZATIONAL RISK and UNCERTAINTY Business Organizational Risk Berfokus pada derajat dimana sebuah organisasi mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh MDP Online. Kemampuan organisasi itu meliputi keahlian yang dimiliki dalam organisasi, kemampuan manajerial, atau pengalaman. Evaluasi faktor ini memperhatikan dari pengguna dan organisasi area bisnis, bukan orang teknis. Organisasi domain bisnis memiliki rencana yang telah diformulasi dengan baik untuk mengimplementasi MDP Online dengan manajemen yang memadai, proses dan prosedur yang terdokumentasi. Memiliki rencana untuk kemungkinan yang lain, unggulan proyek dan produk atau nilai tambah kompetitif yang terdefinisi dengan baik untuk pasar yang diketahui dengan jelas Nilai-nilai untuk -4 mungkin diterapkan terhadap situasi yang membutuhkan paduan antara elemen kesiapan dan elemen risiko. Checklist berikut dapat digunakan untuk tujuan ini. sampai - Rencana domain bisnis yang terfomulasi dengan baik 4 - Manajemen domain bisnis yang memadai - Proses-proses dan prosedurprosedur yang memadai - Contigency plans yang memadai - Training untuk user terencana L6 Ya Tidak Tidak tahu
- Adanya unggulan manajemen - Produk terdefinisi dengan baik - Kebutuhan pasar dipahami baik Organisasi domain bisnis tidak memiliki rencana untuk mengimplementasi MDP Online. Manajemen tidak tahu pasti mengenai tanggung jawab. Proses-proses dan prosedur-prosedur belum terkodumentasi. Tidak ada contingency plan yang memadai. Produk atau nilai tambah kompetitif tidak terdefinisi dengan baik. Tidak ada pasar yang dipahami dengan baik L7
KUESIONER PEMBOBOTAN DOMAIN TEKNOLOGI Kuesioner ini dibuat untuk mengevaluasi nilai dan risiko dalam investasi teknologi informasi yang diterapkan PT TOYOTA ASTRA MOTOR. Petunjuk: Berilah tanda ( X ) pada pernyataan yang paling tepat STAKEHOLDER VALUES Strategic IT Architecture Mengevaluasi derajat dimana MDP Online diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan, dicerminkan terhadap perencanaan sistem informasi (blueprint). MDP Online yang diterapkan tidak sesuai dengan blueprint (perencanaan perusahaan).. MDP Online merupakan bagian dari blue print, tetapi prioritasnya tidak ditentukan MDP Online merupakan bagian dari blueprint, dan mempunyai pengembalian (Rp.) yang rendah; MDP Online bukan prasyarat untuk sistem lainnya yang terdapat dalam blueprint lainnya, juga tidak berkaitan erat dengan proyek prasyarat lainnya MDP Online yang digunakan merupakan bagian keseluruhan dari blueprint dan mempunyai pengembalian (Rp.) yang sedang; proyek ini bukan merupakan prasyarat untuk sistem lainnya yang terdapat dalam blueprint, tetapi agak terkait dengan proyek prasyarat lainnya MDP Online merupakan bagian keseluruhan dari blueprint dan mempunyai 4 pengembalian (Rp.) yang tinggi; proyek ini bukan prasyarat untuk proyek blueprint lainnya, tetapi berkaitan erat dengan proyek prasyarat lainnya MDP Online merupakan bagian keseluruhan dari blueprint dan merupakan salah satu yang diimplementasikan lebih dahulu, sistem ini merupakan L8
prasyarat untuk proyek blueprint lainnya ORGANIZATIONAL RISK and UNCERTAINTY IT Definitional Uncertainty Mengkaji derajat dimana kebutuhan atau spesifikasi telah diketahui, dan kompleksitas dari area dengan probabilitas dari perubahan yang bersifat non rutin. Kebutuhan-kebutuhan jelas dan disetujui. Spesifikasi-spesifikasi jelas dan disetujui. Area yang telah ditelaah jelas. Kemungkinan besar tidak terjadinya perubahan Kebutuhan-kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi-spesifikasi cukup jelas. Tidak ada persetujuan yang formal. Area yang telah ditelaah jelas. Kemungkinan kecil atas perubahan-perubahan non rutin Kebutuhan-kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi-spesifikasi cukup jelas. Area yang telah ditelaah jelas. Kemungkinan beralasan atas perubahan-perubahan non rutin Kebutuhan-kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi-spesifikasi cukup jelas. Area yang telah ditelaah jelas. Perubahan-perubahan hampir pasti dan hampir mendesak 4 Kebutuhan-kebutuhan tidak jelas. Spesifikasi-spesifikasi tidak jelas. Area yang cukup kompleks. Perubahan-perubahan hampir pasti bahkan selama periode proyek Kebutuhan-kebutuhan tidak diketahui. Spesifikasi-spesifikasi tidak diketahui. Area mungkin cukup kompleks. Perubahan-perubahan mungkin sedang terjadi, tetapi intinya adalah tidak diketahuinya kebutuhan-kebutuhan I/T Technical and Implementation Risk Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan di dalam melaksanakan MDP Online yang berhubungan erat dengan keterampilan yang dibutuhkan dan tingkat ketergantungan perangkat keras dan lunak. Faktor ini mencerminkan lima Risiko L9
komponen dalam MDP Online. Keterangan: Total (A+B+C+D+E)/ = Rating A B C D E Keterampilan yang dibutuhkan Tidak dibutuhkan keterampilan baru bagi staf dan manajemen. Keduanya telah berpengalaman Beberapa keterampilan baru untuk staf, sedangkan manajemen tidak Beberapa keterampilan baru untuk staf dan manajemen Beberapa keterampilan baru untuk staf dan terlebih manajemen 4 Keterampilan baru yang lengkap untuk staf, beberapa untuk manajemen Keterampilan baru yang lengkap untuk staf dan manajemen Ketergantungan hardware Hardware digunakan untuk aplikasi yang serupa Hardware digunakan, tetapi untuk aplikasi yang berbeda Hardware ada, dan telah diuji, tetapi tidak beroperasi Hardware ada, tetapi belum dimanfaatkan oleh organisasi 4 Beberapa fitur-fitur utama tidak diuji atau diimplementasi Kebutuhan-kebutuhan utama sekarang tidak tersedia dalam konfigurasi sistem informasi manajemen (SIM) Ketergantungan software (selain dari software aplikasi) Software standar, atau pemrograman tidak diperlukan Software standar sedang digunakan, tetapi dibutuhkan pemrograman yang kompleks Beberapa interface baru antar software dibutuhkan, dan mungkin dibutuhkan pemrograman yang kompleks Beberapa fitur baru dibutuhkan dalam software operasi, beberapa interface antar software yang kompleks mungkin dibutuhkan Fitur-fitur yang ada belum mendukung apa yang dibutuhkan, dan 4 dibutuhkan juga unsur seni setempat yang lumayan canggih Dibutuhkan unsur seni yang canggih Software aplikasi Program yang ada hanya membutuhkan modifikasi minimal Program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi yang minimal, atau program sudah tersedia di dalam perusahaan hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan di bangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal Program tersedia secara komersial dan membutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan di bangun sendiri oleh perusahaan, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal Software tersedia secara komersial tetapi tingkat kompleksitasnya tinggi, atau software akan di bangun sendiri dengan tingkat kesulitan sedang Tidak memiliki software, dan juga tidak tersedia secara komersial. 4 Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks dengan tingkat kesulitan yang sedang Tidak memiliki software, dan juga tidak tersedia secara komersial. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, walaupun dikontrakkan ke pihak luar perusahaan Ketergantungan implementasi aplikasi Tidak membutuhkan keahlian khusus, sederhana, dan membutuhkan waktu yang singkat untuk membuatnya di bandingkan dengan aplikasi yang sudah ada di perusahaan L
4 Aplikasi dengan ukuran menengah jika dibandingkan aplikasi yang ada. Sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang relatif rendah, sehingga dibutuhkan sedikit keahlian khusus Dibutuhkan teknik pemrograman khusus, sehingga dibutuhkan suatu keahlian khusus. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan menengah. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran medium, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membangunnya Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sebuah sistem. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang cukup tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi.sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran besar Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sebuah sistem. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi.sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran besar Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang sangat kompleks, Sehingga tidak dapat diprediksi waktu implementasinya. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran sangat besar L