PROSEDUR NO DOKUMEN : P-AAA-HSE-03 STATUS DOKUMEN : MASTER COPY NO : NOMOR REVISI : 00 TANGGAL EFEKTIF : 1 JULI 2013 DIBUAT OLEH : DIPERIKSA OLEH : DISETUJUI OLEH : HSE MANAJEMEN REPRESENTATIF DIREKTUR UTAMA
Halaman 2 Dari 5 1. TUJUAN Untuk menguraikan cara melakukan komunikasi, konsultasi dan partisipasi dalam sistem manajemen MK3, baik internal maupun pihak eksternal yang berkaitan dengan kebijakan, sasaran dan Sistem Manajemen MK3. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan pada seluruh Departemeni di PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI dan diterapkan untuk komunikasi MK3, konsultasi dan agar partisipasi karyawan optimal dan pelaporan internal dan apabila diperlukan untuk pelaporan eksternal aktifitas pengelolaan MK3.. 3. REFERENSI - Manual MK3 - ISO 19001:2008 klausul 5.5.3 - OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.3 - Undang Undang Republik Indonesia nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja - Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia nomor PER.05/MEN/1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja 4. DEFINISI - K3 : Keselamatan dan Kesehatan Kerja 5. PENANGGUNG JAWAB - MR : Memastikan seluruh prosedur komunikasi, partisipasi dan konsultasi sehubungan dengan MK3 ini diterapkan dan dipelihara sesuai kepentingan perusahaan. - P2K3 - Kepala : Memastikan bahwa informasi mengenai kinerja MK3 yang menjadi tanggung jawab Departemennya diinformasikan ke seluruh pihak terkait serta mendokumentasikan hasilnya.
Halaman 3 Dari 5 6. URAIAN PROSEDUR Kegiatan 6.1 Ketentuan Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi MK3 6.1.1 Manajemen menjamin bahwa proses komunikasi, konsultasi dan partisipasi terhadap sistem manajemen MK3 baik internal antara pegawai dan manajemen dalam berbagai fungsi dan tingkatan maupun eksternal apakah itu subkontraktor, tamu atau supplier dan pihak lainnya ditetapkan, dilakukan dan diperbaiki terus menerus serta dipelihara dan didokumentasikan dengan baik bukti-bukti pelaksanaannya. 6.1.2 Sistem Manajemen MK3, Kebijakan, maupun Kinerja MK3 harus dikomunikasikan baik secara internal maupun eksternal, berupa komunikasi internal untuk seluruh pegawai dan komunikasi eksternal untuk badan, lembaga masyarakat diluar perusahaan. 6.1.3 Untuk memastikan keterlibatan pegawai dalam pengelolaan MK3 mulai dari identifikasi bahaya, penetapan pengendalian resiko, perubahan sistem manajemen MK3, adanya aktivitas atau proses baru, penyelidikan kecelakaan serta peninjauan terhadap kebijakan dan sasaran MK3 maka akan ditunjuk Wakil Pegawai dari tiap-tiap Departemen yang akan terlibat dalam penyusunan dan peninjauan atas kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan MK3, mewakili rekan kerjanya dalam hal MK3 dalam pertemuan MK3 yang diselenggarakan. 6.1.4 Metode komunikasi internal yang telah ditetapkan dan diterapkan adalah sebagai berikut : Pertemuan MK3 Papan Informasi MK3 Surat Spanduk Poster Dan lain-lain 6.2 Pertemuan MK3 6.2.1 Melakukan pembicaraan MK3 melalui Safety Talk untuk proyek dilakukan minimal seminggu sekali/ setiap mau memilai tahapan baru pekerjaan, lama waktunya disesuaikan dengan kebutuhan, dimana agenda utamanya adalah mengingatkan dan memastikan pentingnya bekerja dengan aman, penggunaan perlengkapan safety dan APD serta kepatuhan terhadap prosedur kerja dan ketentuan MK3 lainnya. 6.2.2 Untuk safety talk di kantor dapat dilakukan melalui meeting koordinasi atau coffee morning minimal sebulan sekali sekali yang mana isu pembicaraan menyangkut bekerja dengan aman, konsultasi dan saran partisipasi untuk perbaikan sistem Penanggung Jawab DOKUMEN KONTROL/MR/ P2K3 DC/MR/P2K3/ Kepala
Halaman 4 Dari 5 MK3 serta kepatuhan terhadap prosedur kerja dan ketentuan MK3 lainnya. 6.2.3 Melakukan pertemuan rutin MK3 bulanan serta disetiap awal kegiatan baru/ Proyek dan mendiskusikan topik pembicaraan MK3 pada setiap kegiatan baru dengan para karyawannya serta jika diperlukan mengundang Subkonnya. Topik-topik bagi semua pembicaraan tentang MK3 antara lain : a. Hasil Identifikasi Bahaya bagaimana Pencapaiannya b. Isu-isu yang berkembang tentang MK3 c. Peraturan Perundangan dan persyaratan terkait MK3 d. Kecelakaan yang baru terjadi e. Informasi umum keselamatan kerja dan kesehatan yang berhubungan dengan kegiatan. f. Konsultasi dan Saran-saran 6.3 Kontak Pribadi Teratur 6.3.1 Setiap anggota manajemen harus melakukan konsultasi/kontak pribadi teratur dengan setiap bawahan langsungnya. Pelaksanaan konsultasi/kontak pribadi ditentukan oleh masing-masing Departemen. 6.3.2 Kondisinya pada saat konsultasi/kontak pribadi harus santai dan informal, bersifat empat mata dan tidak mengikutkan orang lain. Seorang atasan harus menggunakan kesempatan ini untuk memperoleh pengertian mengenai tingkat kepuasan kerja, masalah-masalah pribadi, kekhawatiran dan demikian juga dengan rasa frustasi dan keterbatasan yang dialami oleh bawahan tersebut. 6.4 Partisipasi dan Konsultasi 6.4.1 Partisipasi dan Konsultasi dapat diawali dengan informasi atau saran berupa lisan ataupun tulisan dari pegawai, subkontraktor, supplier, tamu atau masyarakat sekitar ataupun lembaga/ badan yang berwenang. 6.4.2 Daftar dari informasi atau saran yang masuk ditinjau dan dipelajari untuk dilihat adanya dampak penting terhadap MK3. Hal-hal yang dianggap dapat berdampak penting terhadap MK3 perlu diadakan tindakan perbaikan. 6.4.3 MR harus memastikan informasi diterima dari baik dari internal maupun pihak eksternal dan ditindaklanjuti dengan benar. 6.4.4. Semua karyawan yang mempunyai saran yang berkaitan dengan pengelolaan MK3 di unit kerjanya dapat mengajukan sarannya dan disampaikan pada pertemuan MK3 atau pada saat safety talk. Departemeni/
Halaman 5 Dari 5 6.5 Komunikasi Eksternal 6.5.1 Komunikasi dan Konsultasi dengan pihak eksternal apakah itu subkontraktor, tamu, owner (pemberi kerja) dan pihak lainnya dilakukan secara proaktif dapat dilakukan melalui fasilitas : - Membuat laporan setiap 12 (dua belas) bulan sekali ke instansi pemerintah terkait. - Bagi pihak luar/ publik yang berkepentingan dengan Kebijakan MK3, bisa mendapatkannya melalui surat maupun telephone. - Perusahaan juga memasang salinan Kebijakan MK3 di Reseptionis/ Posko Security. 6.5.2 Subkontraktor, Visitor-Tamu diluar PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI yang datang ke kantor dan lokasi proyek akan mendapatkan safety induksi dan mendapatkan Pass Letter/ kartu Visitor-tamu hal ini diberlakukan agar tercegah terjadinya kecelakaan selama subkontractor, visitor-tamu berada diarea lingkungan PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI. 6.5.3 Untuk Subkontraktor yang melakukan aktivitas pekerjaan sebelum melakukan pekerjaan sudah disosialisasikan perihal prosedur dan kebijakan serta ketentuan MK3 yang berlaku untuk dipahami dan dipatuhi dan memastikan bahwa subkontractor memahaminya sebelum pekerjaan dimulai 6.5.4 Setiap ada perubahan Kebijakan, Ketentuan dan peraturan serta sistem manajemen MK3 maka perubahan itu dikomunikasikan kesemua pihak eksternal yang terkait. 6.5.5 Keluhan, saran dan pertanyaan tentang program dan pelaksanaan MK3 di dapat ditujukan ke MR atau Tim MK3/ untuk didiskusikan dan ditanggapi. 7. FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7.1 Formulir Notulen Pertemuan MK3 7.2 Formulir Daftar Safety Induction Visitor Tamu 7.3 Daftar Hadir Safety Talk 7.4 Daftar (Log) Komunikasi Eksternal