BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Irma Graha Pratama adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan pengadaan Alat Pemadam Kebakaran. PT. Irma Graha Pratama didirikan oleh Bpk. Hanafi Hamid dan beberapa rekan-rekannya pada tanggal 27 September 2002 di Jakarta. Kantor pusat PT. Irma Graha Pratama terdapat di RMG Cempaka Mas Blok B.23 Jl. Letjend. Soeprapto, Jakarta Pusat. PT. Irma Graha Pratama juga bergerak bidang perdagangan ekspor impor alat pemadam kebakaran baik didalam maupun diluar pulau Jawa. Seiring dengan pertumbuhan dunia usaha, maka dibentuklah bidang usaha pengadaan alat pemadam kebakaran. Perusahaan ini didirikan dengan nomor akta tertanggal 06 Februari 2006 Nomor 70, yang dibuat dihadapan Bpk. Dradjat Darmadji, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta dan telah mendapat dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusannya tertanggal 12 Mei 2006 Nomor : C2-14072 HT.01.04 Tahun 2006. 3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan A. Visi PT. Irma Graha Pratama yaitu : a) Sebagai perusahaan yang kompetitif, bersinergi, serta siap menjadi suatu perusahaan dagang global. b) Memiliki karyawan yang sejahtera, berdedikasi daan berintegrasi tinggi, professional serta akrab dengan teknologi. c) Memiliki iklim dan suasana kerja yang harmonis, transparan serta kondusif untuk mengembangkan kreatifitas dan pemberdayaan. B. Misi PT. Irma Graha Pratama yaitu : Menyediakan jasa perdagangan dan teknik secara professional untuk kepuasan pelanggan di dalam dan diluar negeri serta untuk kemakmuran stakeholder. 22
23 3.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan adalah suatu bentuk gambaran yang memberikan informasi tentang hubungan kerja, fungsi, tugas, tanggung jawab dan hak antar bagian dalam suatu organisasi, serta dapat memperjelas jabatan dan posisi seseorang dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi digambarkan secara grafik. Adapun tujuan dari struktur organisasi dalam suatu perusahaan adalah untuk menghindari penyalahgunaan hak dan tanggung jawab antar bagian dalam suatu organisasi tersebut. DIREKTUR Manajer Logistik Gudang Manajer Komersial Pengiriman Pembelian Marketing Manajer Keuangan Keuangan Akuntansi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Adapun berikut tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada PT. IRMA GRAHA PRATAMA sesuai dengan Stuktur Organisasi diatas : 1. Direktur - Menentukan visi dan misi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. - Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan manajer. - Memutuskan kebijakan dan mengesahkan laporan. - Mengevaluasi hasil kerja perusahaan secara menyeluruh. - Mengusahakan pengembangan perusahaan. 2. Manajer Logistik - Mengatur serta mengawasi kegiatan bagian gudang serta pengiriman barang dagang.
24 - Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian gudang dan pengiriman. 3. Bagian Gudang - Mengawasi dan mencatat setiap barang yang kaan masuk atau keluar dari gudang. - Melakukan quality control untuk setiap barang yang masuk. - Menjamin keamanan, kebersihan penyimpanan barang agar keberadaan barang terhindar dari kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. - Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian di bagian gudang. 4. Bagian Pengiriman - Mengirimkan produk yang dipesan oleh pelanggan agar tiba tepat waktu dalam kondisi yang baik. - Bertanggung jawab atas setiap dokumen yang dikirimkan ke konsumen yang bersamaan dengan dikirimnya barang. - Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian dibagian pengiriman. 5. Manajer Komersial - Mengatur serta mengawasi kegiatan transaksi bagian penjualan serta pembelian barang dagang. - Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian pembelian dan penjualan. 6. Bagian Pembelian - Menghubungi produsen barang dagang dan memesan barang dagang yang dibutuhkan. - Memberi laporan ke manajer komersial atas transaksi pembelian yang terjadi serta laporan perbandingan pemasok barang yang dipesan. 7. Bagian Penjualan - Mencatat pesanan yang dipesan oleh pelanggan, jumlah barang yang dipesan, jenis barang, jenis pengiriman. - Memberitahukan ke pelanggan batas waktu pembayaran secara kredit. - Membuat Purchase order berdasarkan hasil pesanan pelanggan.
25 - Membuat daftar pelanggan. - Memberi laporan kepada manajer komersial atas transaksi penjualan yang terjadi. 8. Manajer Keuangan - Menyusun dan mengembangkan rencana-rencana keuangan jangka pendek dan jangka panjang untuk perusahaan demi memperoleh sumber dana untuk penggunaan dana operasi perusahaan. - Mengawasi jalannya sistem prosedur yang berlaku dan mengevaluasi sistem tersebut - Memberikan persetujuan pengeluaran uang tapi, dalam batas wewenangnya. - Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja kejadian-kejadian di bagian keuangan dan akuntansi. 9. Bagian Keuangan - Mengawasi arus masuk dan keluar kas perusahaan. - Membuat surat tagihan kepada piutang jatuh tempo. - Menerima pembayaran dan membuat surat tanda terima. - Menyiapkan dana untuk keperluan perusahaan sehari-hari. - Membuat laporan ke manajer keuangan atas hasil kerja dan kejadiankejadian di bagian keuangan. 10. Bagian Akuntansi - Menyusun laporan keuangan serta laporan perpajakan. - Memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan. - Mencatat transaksi keuangan yang terjadi. - Menyusun arus kas secara periodik. - Memberikan laporan keuangan ke manajer keuangan.
26 3.2 Analisa Sistem Berjalan Adapun analisis sistem akan dilakukan pada bagian pemesanan, pembayaran dan database pelanggan, barang, dan petugas. Analisa sistem adalah proses mempelajari sistem dengan cara menguraikan sistem kedalam elemen yang membentuknya sehingga diperoleh identifikasi dan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 3.2.1 Use Case Berjalan Gambar 3.2 Use Case Berjalan
27 Tabel 3.1 Skenario Use Case Memesan Barang Pemesanan Pelanggan Pelanggan melakukan pemesanan Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan secara manual pada admin. Tabel 3.2 Skenario Use Case Pembayaran Pembayaran Pelanggan Pelanggan melakukan pembayaran Setelah pelanggan melakukan pemesanan, dan dilanjuti oleh persetujuan manajer, maka pelanggan harus melakukan pembayaran Tabel 3.3 Skenario Use Case Menyetujui Pemesanan Menyetujui Pemesanan Manajer Manajer menyetujui pemesanan yang dilakukan pelanggan Admin menyerahkan data pemesanan pada manajer untuk disetujui atau tidak.
28 Tabel 3.4 Skenario Use Case Penandatangan Kontrak Penandatangan Kontrak Manajer dan Pelanggan Manajer dan Pelanggan menandatangani kontrak Setelah pemesanan disetujui maka Pelanggan bersamasama dengan Manajer menandatangani kontrak. Tabel 3.5 Skenario Use Case Penerbitan SPK (Surat Perintah Kerja) Penerbitan SPK Manajer Manajer mengeluarkan Surat Perintah Kerja Setelah kontrak ditandatangani, maka Manajer mengeluarkan Surat Perintah Kerja. Tabel 3.6 Skenario Use Case Terima Laporan Terima Laporan Manajer Manajer menerima laporan Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan Tabel 3.7 Skenario Use Case Mencatat Pemesanan Mencatat Pemesanan Admin Admin mencatat pemesanan Admin mencatat pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan secara manual
29 Tabel 3.8 Skenario Use Case Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Admin Admin membuat laporan Setelah proyek selesai, admin membuat laporan untuk diserahkan kepada Manajer. 3.3 Perancangan Sistem Usulan 3.3.1 Use Case Usulan Gambar 3.3 Use Case Usulan
30 Tabel 3.9 Skenario Use Case Mengisi Form Pemesanan Mengisi Form Pemesanan Pelanggan Pelanggan melakukan pemesanan Pelanggan melakukan pemesanan pengadaan alat pemadam kebakaran secara manual kepada Admin Tabel 3.10 Skenario Use Case Pembayaran Pembayaran Pelanggan Pelanggan melakukan pembayaran Setelah pelanggan melakukan pemesanan, dan dilanjuti oleh persetujuan manajer, maka pelanggan harus melakukan pembayaran Tabel 3.11 Skenario Use Case Olah Data Master Olah Data Master Admin Admin mengelola data Master Setelah melakukan login, admin dapat menambahkan, mengubah, atau menghapus data Pelanggan dan Barang Tabel 3.12 Skenario Use Case Olah Data Pemesanan Olah Data Pemesanan Admin Admin mengelola pemesanan Admin menerima data pemesanan
31 Tabel 3.13 Skenario Use Case Cetak Laporan Cetak Laporan Admin Admin mengelola laporan Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan Tabel 3.14 Skenario Use Case Cetak Bukti Bayar Cetak Bukti Bayar Admin Admin mengeluarkan bukti pembayaran setelah pelanggan melakukan pembayaran Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan Tabel 3.15 Skenario Use Case Menyetujui Pemesanan dan Penandatanganan SPK Menyetujui Pemesanan dan Penandatanganan Surat Perintah Kerja Manajer Manajer menyetujui pemesanan dan penandatanganan SPK Manajer menyetujui pemesanan dan penandatanganan SPK setelah mendapat data pemesanan dari admin
32 3.3.2 Activity Diagram Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Gambar 3.4 Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Tabel 3.16 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Nama Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Admin menampilkan data pelanggan kemudian lakukan input data pelanggan, seperti kode pelanggan dan nama pelanggan dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
33 Activity Diagram Kelola Data Barang Gambar 3.5 Activity Diagram Kelola Data Barang Tabel 3.17 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Barang Nama Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Admin menampilkan data barang kemudian lakukan input data barang, seperti kode barang dan nama barang dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
34 Activity Diagram Kelola Data Barang Gambar 3.6 Activity Diagram Kelola Data Admin Tabel 3.18 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Admin Nama Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Admin menampilkan data admin kemudian lakukan input data admin, seperti kode admin dan nama admin dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
35 Activity Diagram Pembayaran Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran Tabel 3.19 Keterangan Activity Diagram Pembayaran Nama Activity Diagram Pembayaran Admin menerima pembayaran kemudian masuk kedalam menu Transaksi yang menampilkan form pembayaran untuk mengecek kembali pesanan kemudian petugas meng-input data pembayaran lalu cetak pembayaran untuk pelanggan sebagai bukti pembayaran.
36 Activity Diagram Laporan Gambar 3.8 Activity Diagram Laporan Tabel 3.20 Keterangan Activity Diagram Laporan Nama Activity Diagram Pembayaran Admin masuk ke menu laporan, kemudian pilih laporan yang ingin dicetak, seperti laporan penjualan, laporan pelanggan, atau laporan pendapatan, kemudian admin mencetak laporan dan menyerahkan laporan ke manajer.
37 3.3.3 Sequence Diagram Sequence Diagram Data Pelanggan Gambar 3.9 Sequence Diagram Data Pelanggan Tabel 3.21 Keterangan Sequence Diagram Data Pelanggan Nama Sequence Data Pelanggan Singkat Admin Pra-Kondisi Utama Alternatif Pasca Kondisi Meng-input data pelanggan kedalam database
38 Sequence Diagram Data Barang Gambar 3.10 Sequence Diagram Data Barang Tabel 3.22 Keterangan Sequence Diagram Data Barang Nama Sequence Data Barang Singkat Admin Pra-Kondisi Utama Alternatif Pasca Kondisi Meng-input data barang kedalam database
39 Sequence Diagram Transaksi Pesan Gambar 3.11 Sequence Diagram Transaksi Pesan Tabel 3.23 Keterangan Sequence Diagram Transaksi Pesan Nama Sequence Transaksi Pesan Singkat Admin Pra-Kondisi Utama Meng-input data pesanan yang dilakukan oleh pelanggan, kemudian data akan disimpan kedalam database Alternatif Pasca Kondisi
40 Sequence Diagram Laporan Penjualan Gambar 3.12 Sequence Diagram Laporan Penjualan Tabel 3.24 Keterangan Sequence Diagram Laporan Penjualan Nama Sequence Laporan Penjualan Singkat Admin Pra-Kondisi Utama Setelah login petugas dapat mengakses laporan penjualan dan mencetaknya untuk diserahkan ke Manajer Alternatif Pasca Kondisi
41 Sequence Diagram Laporan Pendapatan Gambar 3.13 Sequence Diagram Laporan Pendapatan Tabel 3.25 Keterangan Sequence Diagram Laporan Pendapatan Nama Sequence Laporan Pendapatan Singkat Admin Pra-Kondisi Utama Setelah login admin dapat mengakses laporan pendapatan dan mencetaknya untuk diserahkan ke Manajer Alternatif Pasca Kondisi
42 3.3.4 Class Diagram Gambar 3.14 Class Diagram Spesifikasi Basis Data 1. Nama Tabel : pelanggan Primary Key : kd_pelanggan Tabel 3.26 Spesifikasi Basis Data Pelanggan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 kd_pelanggan 5 kode pelanggan 2 nm_pelanggan 30 nama pelanggan 3 alamat_pelanggan 200 alamat pelanggan 4 telp_pelanggan 15 no telepon pelanggan
43 2. Nama Tabel : pemesanan Primary Key : no_pesan Tabel 3.27 Spesifikasi Basis Data Pemesanan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 no_pesan 5 nomor kode pesanan 2 kd_pelanggan 5 kode pelanggan 3 tgl_pesan date 3. Nama Tabel tanggal pemesanan : detail_pemesanan Primary Key : no_pesan, kd_barang Tabel 3.28 Spesifikasi Basis Data Detail_Pemesanan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 no_ pesan 5 nomor kode pesanan 2 kd_barang 5 kode barang 3 jml_pesan int 3 jumlah pesanan 4 tot_harga int 11 harga total 4. Nama Tabel : barang Primary Key : kd_barang Tabel 3.29 Spesifikasi Basis Data Barang No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 kd_barang 5 kode barang 2 nm_barang 30 nama barang 3 jenis_barang 20 jenis barang 4 hrg_barang 15 harga barang
44 6. Nama Tabel : pembayaran Primary Key : no_pembayaran, no_pesan Tabel 3.30 Spesifikasi Basis Data Kuitansi No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 no_pembayaran 5 nomor pembayaran 2 tgl_pembayaran date 3 no_pesan 7. Nama Tabel tanggal pembayaran 5 nomor pemesanan : admin Primary Key : kd_admin Tabel 3.31 Spesifikasi Basis Data Admin No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 kd_admin 5 kode admin 2 nm_admin 30 nama admin 3 pass_admin 10 password admin
45 3.3.5 Struktur Tampilan Gambar 3.15 Struktur Tampilan 3.3.6 Rancangan Layar 1. Tampilan Layar Login Gambar 3.16 Tampilan Layar Login
46 2. Tampilan Layar Halaman Utama Gambar 3.17 Tampilan Layar Halaman Utama 3. Tampilan Layar Pelanggan Gambar 3.18 Tampilan Layar Pelanggan
47 4. Tampilan Layar Barang Gambar 3.19 Tampilan Layar Barang 5. Tampilan Layar Form Pemesanan
48 Gambar 3.20 Tampilan Layar Form Pemesanan 6. Tampilan Layar Laporan Penjualan Gambar 3.21 Tampilan Layar Laporan Penjualan