STUDI KASUS ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERORIENTASI OBYEK Dosen : Deni Mahdiana,S.Kom,MM,M.Kom UNIVERSITAS BUDI LUHUR FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA 2014
2 ANALISA SISTEM 1. Tinjauan Organisasi a. Sejarah Organisasi Apotek Prima Farma 3 merupakan usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat. Khususnya pada pelayanan jasa penjualan obat kepada masyarakat. Apotek Prima Farma 3 merupakan apotek cabang kebagusan yang terletak di Jl. Pancoran Barat VII No. 7 Jakarta Selatan. Apotek ini didirikan oleh Bapak Muhammad Bahresy, pada tanggal 25 Januari 2010. Apotek Prima Farma 3 memiliki moto Jaminan Obat asli Harga Terjangkau. Tidak itu saja apotek ini juga mengedepankan pelayanan yang ramah kepada masyarakat dan berusaha menjelaskan dengan ramah masyarakat yang bertanya mengenai obat-obatan serta merekomendasi obat mana saja yang dibutuhkan oleh masyarakat. b. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran formal organisasi yang menunjukan adanya pemisah fungsi, uraian tugas,wewenang dan tanggung jawab yang disusun untuk membantu pencapaian hasil usaha perusahaan serta pengendaliannya secara efektif. Bentuk organisasi Apotek Prima Farma 3 didasarkan atas tinjauan dari segi wewenang, tanggung jawab dan hubungan kerja dalam fungsi organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini tentang struktur organisasi pada Apotek Prima Farma 3. Pimpinan Apotek Apoteker Asisten Apotek Gambar 1 Struktur Organisasi Apotek Prima Farma 3 c. Deskripsi Tugas Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1) Pimpinan apotek Pimpinan apotek bertanggung jawab untuk memberikan keputusan dalam hal perkembangan apotek. Mengkoordinir, menganalisa, dan merencanakan program kegiatan Apotek Prima Farma 3 yang lebih efektif dan efisien serta lebih berdaya guna bagi masyarakat. Menganalisa dan melakukan pemerikasaan terhadap laporan masing-masing pegawai apotek baik itu laporan pembelian, keuangan dan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan ruitn apotek. Dan halhal lain yang berhubungan atas kelangsungan berjalannya Apotek Prima Farma 3. 2) Apoteker a. Menjaga kualitas obat. b. Mengecek obat dari asisten apoteker untuk dicek kembali terutama obat-obat yang tergolong narkotik dan pisikotropik. c. Bertanggung jawab atas pemilik apotek.
3 d. Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku obat. e. Memesan obat kosong. f. Mengurus pembayaran obat-obat yang dipesan. g. Membuat Laporan. 3) Asisten apoteker a) Bertanggung jawab kepada apoteker b) Mendata kebutuhan barang c) Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang. d) Mencatat daftar obat yang habis. e) Memeriksa kecocokan jenis obat dan jumlah dari PBF berdasarkan surat pesanan. f) Melayani pelanggan 2. Uraian Prosedur Uraian prosedur bertujuan untuk menjelaskan tahapan-tahapan yang terjadi untuk setiap proses yang ada. Urutan-urutan prosedur pada Apotek Prima Farma 3 sebagai berikut: a. Proses Permintaan Asisten apoteker mengecek stok obat yang habis. Dan mencatatnya kedalam daftar obat habis atau defekta. Kemudian menyerahkan buku defakta kepada apoteker. b. Proses Pemesanan Apotek menghubungi PBF (Pedagang Besar Farmasi) melalui telepon menanyakan apakah ada obat yang dipesan. Jika tersesedia makan apoteker membuat surat pesanan berdasarkan obat yang di pesan dan meminta PBF datang untuk diberikan surat pesanan c. Proses Penerimaan PBF mengantarkan obat beserta faktur 4 (empat) rangkap, kemudian obat dan faktur diterima oleh asisten apoteker, lalu asisten apoteker mengecek kembali obat-obat sesuai dengan faktur dan surat pesanan. Apabila obat tersebut ada yang kelebihan jumlahnya atau rusak maka asisten apoteker akan mengembalikan obat tersebut kemudian menandai faktur obat mana yang dikembalikan beserta alasannya. Kemudian obat yang telah dikembalikan oleh apotek akan mengurangi jumlah pembayaran sesuai dengan harga obat yang diterima atau mendapatkan obat pengganti sesuai dengan obat yang dikembalikan kemudian mencap dan menandatangani faktur. d. Proses Pembayaran a. Pembayaran COD(Cash on delivery) Pembayaran COD dilakukan Ketika faktur dan barang yang dipesan tiba, kemudian pihak apotek langsung melakukan pembayaran sesuai dengan total jumlah barang yg dipesan sesuai faktur kemudian PBF akan memberikan 1 faktur asli dan 1 faktur kepada apotek. b. Pembayaran Jatuh Tempo Pembayaran akan dilakukan sesuai dengan perjanjian masing-masing pihak. PBF akan memberikan 2 faktur copy kepada apotek. Sebelem jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk melakukan terima tukar faktur kepada pbf dan memberikan faktur asli kepada PBF. Ketika tanggal jatuh tempo tiba pihak PBF datang untung melakukan pembayaran dengan membawa tanda terima tukar faktur. Kemudian pihak apotek mambayar sesuai dengan jumlah tagihan yang ada. e. Proses pengembalian Pengembalian obat terjadi apabila obat-obat yagn sudah dibeli terdapat kerusakan atau kadaluarsa maka asisten apoteker membuat retur untuk di kirim ke PBF atau via telepon ke PBF.
4 f. Pembuatan laporan Dari dokumen-dokumen yang ada, apoteker akan membuat laporan pembelian dan diserahkan kepada pemilik untuk diarsipkan serta untuk memantau kegiatan pembelian pada Apotek Prima Farma 3. Dokumen dokumen sistem Berjalan 1. Surat Pesanan 2. Tanda terima Faktur
5 3. Tanda terima Faktur 4. Faktur
5. Laporan Pembelian 6
6. Daftar Obat Habis 7