BAB II TINJAUAN DATA PERUSAHAAN DAN LITERATUR

BAB II TINJAUAN DATA PERUSAHAAN DAN LITERATUR II.1. Tinjauan Data Perusahaan II.1.1. Data Perusahaan Adapun identitas perusahaan PT. Interarts Graha Selaras adalah sebagai berikut: Nama Perusahaan : PT. Interarts Graha Selaras Bentuk Perusahaan : Perseroan Terbatas Directur : Jenny General Manager : Edy Jumlah Pegawai : 28 Orang Alamat : Jl. Raya Pos Pengumben No. 50, Jakarta Barat Phone : +6221-53672411 (hunting) Fax : +6221-53672412 E-mail : www.interarts.co.id Akte Pendirian : No. C-369 HT03.02-Th.2003 Tgl.12 Oktober 2003 Surat Keterangan : Kantor Tunggal N.P.W.P / PKP : 02.909.049.5-441.005 S.I.U.P : 493/1750 BP2T/30.005 TDP : 30.03.1.52.08791 Jenis Usaha : Civil And Interior Contractor II.1.2. Profil Perusahaan PT. Interarts Graha Selaras berdiri sejak tahun 2002 dan mengkhususkan diri bergerak di bidang jasa konstruksi, Divisi kontraktor PT. Interarts Graha Selaras mencakup pekerjaan sipil maupun interior. PT. Interarts Graha Selaras selalu berusaha untuk menjadi perusahaan yang berwawasan luas dan selalu mengikuti tren serta teknologi yang terbaru dalam dunia konstruksi guna memberikan hasil yang terbaik pada costumer. PT. Interarts Graha Selaras pada dasarnya merupakan sebuah 5

perusahaan jasa konstruksi yang sedang berkembang untuk menjadi yang terdepan dalam pelayanan mutu dan kualitas. II.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan Pada umumnya di dalam suatu perusahaan kontraktor sipil dan interior memiliki struktur organisasi, dimana dalam hal ini disesuaikan dengan besar kecilnya perusahaan tersebut, dan berikut adalah struktur organisasi perusahaan PT. Interarts Graha Selaras. Tabel 2.1. Struktur Organisasi PT. Interarts Graha Selaras II.1.4. Peranan Praktikan II.1.4.1. Kedudukan dan Tugas Adapun tugas dan wewenang masing masing jabatan yang digambarkan dari struktur organisasi PT. Interarts Graha Selaras. Direkctur : Pemegang saham yang berfungsi sebagai pihak legislatif dan bertugas untuk mengevaluasi kegiatan perusahaan serta merumuskan kebijakan perusahaan. Meminta pertanggung jawaban dari General Manager dalam menjalankan perusahaan. General Manager : Memimpin pengelolaan perusahaan. Bertugas membawahi seluruh direksi sampai dengan staff. 6

Menerima dan memeriksa laporan pekerjaan masing-masing divisi yang dipimpinnya. Memimpin divisi-divisi yang terdiri dari divisi perencanaan, pemasaran, konstruksi dan teknik serta interior. Mengetahui jalannya seluruh kegiatan pada perusahaan, konstruksi dan teknik serta interior. Administrasi Mengatur kebutuhan administratif perusahaan. Melakukan tugas administrasi seperti menyiapkan dokumen kontrak dan halhal yang terkait dengan perusahaan Interarts Graha Selaras. Staff umum Mengurus perjanjian yang berkaitan dengan tender dan mengurus kelengkapan surat-surat untuk tender dan keperluan perusahaan. Melakukan tugas mengurus segala keperluan dan kelengkapan secara umum yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek dan dalam kegiatan kantor. Terdiri dari beberapa sub terdapat diantaranya konsultan baik interior ataupun aritektur. Finance Mengatur dan memberikan report kepada General Manager dan Directur mengenai keuangan Perusahaan pada setiap bulannya. Mengurus cashflow perusahaan. Membuat laporan keuangan harian dan bulanan. Memutuskan pengeluaran biaya harian, bulanan dan biaya yang dibutuhkan di proyek. HRD ( Human Resorce Devlopment Department) Mengobrsevasi karyawan atau staff sesuai dengan tugas dan tanggung jawab staff. Membuat usulan program atau inovasi pada perusahaan. Melaporkan kinerja pada pimpinan mengenai report staff di setiap kegiatan. Mengembangkan SDM perusahaan. 7

Project Manager Mengawasi pekerjaan pada saat proyek berlangsung Membuat struktur organisasi dalam setiap pengerjaan proyek Mengatur hal-hal yang di anggap perlu dalam setiap pengerjaan proyek Drafter Membuat dan menyalin gambar rencana, gambar kerja, gambar detail, dan gambar kerja hasil bagian sipil,arsitektur dan bagian interior II.1.5. Daftar Proyek yang Telah Dikerjakan Oleh PT. Interarts Graha Selaras di tahun 2012. II.1.5.1. Proyek Sipil dan Arsitektur NO PROYEK LOKASI 1 Mall dan Hotel Grand Valore Cikarang 2 Mall dan Hotel The Edge Bandung 3 Hotel Resort Luna Bali Tabel 2.2. Daftar Proyek Sipil dan Arsitektur yang telah di kerjakan oleh PT. Interarts Graha Selaras II.1.5.2. Proyek Interior No PROYEK LOKASI 1 Mall dan Hotel Grand Valore Cikarang 2 Mall dan Hotel The Edge Bandung 3 Hotel Resort Luna Bali Tabel 2.3. Daftar Proyek Interior yang telah di kerjakan oleh PT. Interarts Graha Selaras II.2. Tinjauan Literatur II.2.1. Management Proyek II.2.1.1. Pengetahuan Tentang Divisi Perencanaan Divisi perencanaan memiliki tugas berupa pengerjaan proyek sebelum pelaksanaan. Kegiatan divisi perencanaan meliputi semua pekerjaan mulai dari proyek pertama kali didapat, disurvey, proses, dan perkembangan desain, pemilihan material sampai output gambar kerja untuk perealisasian proyek. 8

Ada beberapa tahap dalam proses perencanaan sebagai proyek yaitu : Tahap Perencanaan Awal, Tahap Perkembangan, Tahap Pelaksanaan, Tahap Proses Pembangunan Proyek II.2.1.2. Proses Mendapatkan Proyek Proses untuk mendapatkan sebuah proyek ada 3 cara yang umumnya ditempuh oleh sebuah perusahaan konsultan interior, yaitu : 1. Proses Tender Dalam proses ini diperlukan proses sebagai berikut : Proses perkenalan, yaitu apabila seseorang atau sekelompok desainer mengetahui adanya tender, maka mereka akan mengirimkan company profil dan surat perkenalan ke calon klien (company profile di cantumkan). Undangan tender, yaitu bila sebuah konsultan interior mendapat undangan yang berisi bahwa desainer diharapkan hadir dalam diskusi awal untuk tender sebuah proyek. Undangan ini akan diberikan kepada 2 5 konsultan interior lainnya. Diskusi awal, adalah sebuah proses tender dimana klien diskusikan kapan rapat aan wishing dilaksanakan dan siapa siapa saja peserta tender. Peserta dari diskusi ini tidak harus seluruh peserta tender. Rapat aan wishing adalah rapat penjelasan yang dilakuan oleh klien untuk menjelaskan teder yang dilaksanakan, syarat syarat apa saja keperluan dari perusahaan tersebut. Rapat ini dihadiri oleh seluruh peserta tender dan wajib dihari, karena apabila yang tidak hadir dianggap gugur dari tender tersebut. Presentasi desain adalah kesempatan yang diberikan kepada konsultan interior untuk mempresentasikan desain yang telah dibuat dan rencana anggaran biaya yang akan dikeluarkan, dalam presentasi ini disertakan layout, contoh bahan yang direncanakan dipakai. 9

Klarifikasi adalah proses dibicarakan sebuah proyek yang dilakukan oleh klien. Pada saat klarifikasi ini, ditentukan pemenang dari tender tersebut. kemudian akan dibicarakan mengenai desain yang dibuat oleh konsultan interior, kualitas akan dibicarakan mengenai desain yang dibuat oleh konsultan interior, kualitas bahan yang ditawarkan, serta perbandingan harga. Berikut adalah gambar bagan pelaksanaan tender : Tabel 2.4. Bagan Pelaksanaan tender Pemberitahuan pemenang tender, yaitu pemberitahuan secara tertulis dari klien terhadap konsultan interior pemenang proyek. SPK (Surat Perintah Kerja) adalah surat yang berisi perintah kerja kepada konsultan interior. Isnya juga mencakup pasal pasal perjanjian pada pekerjaan projek. Sebuah perusahaan pemenang tender untuk melaksanakan proyek harus memiliki surat perintah kerja (SPK) antara lain berisi : Lingkup kerja berupa desain ruangan, luas bangunan dan lain lain. Nilai nominal pekerjaan (rupiah) berupa nilai borongan (fix price) atau presentase. Waktu pekerjaan biasanya dihitung berdasarkan bulan. 10

Penyelesaian administrasi terulis. System pembayaran. Denda. Perselisihan penyelesaian peradilan. Proses kerja adalah proses sesaat setelah SPK diturunkan dan desainer memulai pekerjaan dalam mendesain. Proses tender adalah proses mendapat proyek apabila klien memanggil 2 5 perusahaan lalu mereka masing masing diwajibkan membuat desain tentang keperluan calon klien pesrta harga yang ditawarkan. Desain dan harga yang paling sesuai dengan keinginan klien akan menjadi pemenang tender. Tender ini biasanya diadakan antara perusahaan perusahaan yang memiliki kualias yang sama, dan kredibilitas yang setara. Sehingga persaingan diantara mereka seimbang dan mudah dalam memutuskan pemenang tender. Hasil penilaian dari tender tersebut sepenuhnya menjadi wewenang klien dan tidak dapat diganggu gugat serta tidak ada tawar menawar dalam bentuk apapun. Biasanya pada awal akan diadakan tender, klien akan mendapatkan tender, klien akan mendapatkan rapat penjelasan proyek kepada para desainer untuk memberikan gambaran proyek yang akan dikerjakan. Kemudian desainer akan memberikan desain dan pengajuan biaya. 2. Proses Penunjukan Proses penunjukan adalah proses dimana proyek didapat langsung dari klien kesebuah perusahaan tanpa harus bersaing dengan perusahaan lain. Tahap awal proses penunjukan, desain akan dihubungi langsung oleh calon klien dan membicarakan tentang keinginan klien tentang kebutuhan untuk mendesain sebuah proyek selanjutnya desainer akan dating ketempat klien dan mencari data tentang kebutuhan klien tersebut, dan kemudian desainer mendesain sesuai dengan keinginan dan keperluan klien. 11

II.2.1.3. Tahap Perencanaan Berikut adalah tahap gambar bagan Tahap Perencanaan : Survey Literatur dan Interview Masukan Data Tabel 2.5. Bagan Perencanaan Tahap awal yang dilakukan ketika mendapatkan sebuah proyek adalah melakukan pengumpulan data, yang dilakukan baik dengan survey di lapangan maupun dari literature. Pada survey lapangan, akan ditemukan kenyataan kenyataan apa yang sudah ada di lapangan. Dari survey lapangan juga dapat diketahui kebutuhan klien dan keinginan yang diharapkan dalam pelaksanaan proyek tersebut. Pada survey literature dapat diketahui mengenai desain desain yang telah ada dan sedang berkembang serta kebutuhan kebutuhan yang diperlukan dalam merencanakan sebuah proyek. Sehingga dapat dipelajari tentang bentuk dan desain terbaik dari proyek yang akan dikerjakan. Konsep dasar umum ini berupa hasil dari pengumpulan data yang telah dilakukan dan berbagai keperluan proyek yang akan dikerjakan. Pembuatan konsep dasar umum didukung berbagai masukan data lain yang menjadikan konsep proyek menjadi lebih baik, lengkap, dan sempurna. Kemudian disusun juga konsep perancangan yang berisi data data keperluan peracangan proyek, analisa data data yang dikerjakan, serta keputusan keputusan desain yang terbentuk, sehingga proyek yang dikerjakan memiliki pertanggung jawaban konsep yang jelas dan terinci. Konsep perancangan juga mencakup alternatif alternative atau studi studi mengenai warna warna, zoning, grouping, serta layout sehingga 12

klien dapat memilih yang terbaik sesuai dengan keinginannya. Setelah desain terpilih dihasilkan, dilanjutkan dengan pembuatan gambar gambar kerja. Dalam hal ini praktikan dapat mengetahui bagaimana proses dalam menangani suatu proyek arsitektur dan interior. II.2.1.4. Tahap Perkembangan Ada beberapa tahap dalam melaksanakan perancangan sebuah proyek, yaitu: Tahap Perancangan Awal Tahap Perkembangan Perancangan Tahap Gambar Kerja Tahap perancangan awal yaitu tahap ketika perancangan desain mulai dikerjakan yaitu proses berupa pertemuan awal dengan klien, proses pencarian data serta perumusan data data yang diperlukan menjadi sebuah konsep desain. Data data yang diperlukan berupa data data tentang keperluan keperluan klien serta bagaimana rencana rencana yang diharapkan oleh klien. Dari data yang ada, akan didapat sebuah konsep dan perkiraan perkiraan tentang desain yang akan dirancang dalam proyek. Perkembangan perancangan meliputi saat data dan konsep desain yang akan dibuat telah didapat, maka selanjutnya akan ada perencanaan awal yang berupa sketsa sketsa layout, serta pemilihan bahan dan warna yang akan digunakan. Hal ini selanjutnya akan dipresentasikan kepada klien dan umumnya akan ada berbagai masukan baru sehingga desain akan dikembangkan sebagai klien menyetujui semua desain yang telah dibuat. Tambahan tambahan data dan berbagai perubahan desain inilah yang disebut dengan perkembangan perencanaan. Tahap gambar kerja adalah tahap akhir dalam perancangan sebuah proyek. Tahap ini dilakukan setelah klien menyetujui semua desain yang telah dikerjakan dan memberi izin melanjutkan ke tahapan selanjutnya. Dan kemudian dilanjutkan ke tahap pembuatan gambar kerja sesuai dengan desain yang telah di kerjakan. 13

Faktor faktor yang dapat menjadi penyimbangan dan dapat mempengaruhi perencanaan interior dalam proyek yang dikerjakan adalah : Aspek Manusia - Perilaku, aktivitas, karakteristik dan tujuan dari pemakai. - Kebiasan, tabiat, dari pemakai, serta sikap dan persepsi - Kualitas yang meliputi : kenyamanan, keindahan, privasi, efisiensi, teritorial, dan rasa aman. Aspek Fisik - Lokasi, yaitu komunitas dari daerah tersebut, komunikasi, lokasi, dan tempat banguan itu berada. - Bangunan dan fasilitas yang ada pada bangunan tersebut. - Sirkulasi udara dan sirkulasi kegiatan manusia. - Kondisi dan letak bangunan. - Space yang berhubungan antar ruang ruang yang ada. Aspek Eksternal - Iklim dan cuaca dari daerah tersebut. - Topografi di daerah tersebut. - Aspek legal : peraturan bangunan, peraturan dari pemerintah, dan lingkungan. II.2.1.5. Tahap Pelaksanaan Tahap ini dimualai dengan diskusi awal yaitu ketika sebuah perusahaan mendapatkan sebuah proyek. Diskusi awal biasanya diadakan setelah Perancang mengetahui tentang kebutuhan calon klien terhadap jasa Sipil, Arsitektur ataupun Interior. Desainer akan menghubungi calon klien untuk berdiskusi. Diskusi awal adalah sebuah diskusi atau rapat anatara klien dan konsultan interior dalam merencanakan sebuah proyek. Dalam diskusi ini akan didapatkan masukan - masukan dari klien tentang kebutuhan dalan suatu ruang ataupun desain arsitektur. Dari diskusi awal ini akan didapat pengumpulan data. Setelah data terkumpul dalam perencanaan proyek, maka data data diolah menjadi sebuah data yang benar dan dapat disimpulkan sebuah 14

konsep desain. Melalui konsep tersebut, desainer kemudian mendesain gambar gambar yang diperlukan untuk membuat presentasi kepada calon kliennya. Gambar gambar yang akan dibuat umumnya berupa layout dan sketsa sketsa perspektif serta contoh warna dan material yang digunakan desain proyek tersebut. Setelah gambar selesai maka desainer akan melakukan presentasi kepada klien beserta rencana anggaran biayanya. Kegunaan dari presentasi ini adalah agar klien dapat mendapatkan gambaran tentang desain yang telah dirancang oleh desainer. Pada presentasi pertama, akan terjadi masukan dari klien kepada desainer berdasarkan hasil gambar desain yang telah dibuat oleh desainer. Masukan masukan tersebuat akan dioleh menjadi gambar perkembangan menjadi desain yang sesuai dengan keinginan klien. Setelah itu, desainer kembali melakukan presentasi ketahap kedua kepada klien. Apabila ada masukan kembali dari klien, maka seperti presentasi pertama, akan terjadi pengolahan data kembali dan penyempurnaan desain sesuai dengan keinginan klien. sebaliknya, apabila desain yang dibuat sudah disahkan klien, maka dimulailah pembuatan desain akhir berupa gambar gambar kerja sesuai dengan desain yang telah disepakati. 15

Berikut adalah bagan tahap pelaksanaanya : Input (Masukan) Konsep Dasar Umum Tabel 2.6. Bagan Tahap Perencanaan II.2.1.6. Prosedur Penyerahaan Pekerjaan Penyerahaan pekerjaan dilakukan apabila klien telah menandatangani SPK (Surat Perintah Kerja). Setelah SPK disahkan oleh klien, pekerjaan-pekerjaan dilapangan akan diserahkan, kemudian pekerjaan dapat dimulai. Pihak konsultan melaksanakan sesuai dengan time schedule yang telah disepakati dan ditanda tangani bersama. Bila proyek tidak dapat dikerjakan sesuai waktu yang telah disepakati, dapat dilakukan perpanjangan waktu sesuai dengan ketentuan yang tertera pada surat perjanjian atau dikenakan denda apabila kesalahan terjadi dari pihak konsultan. Pihak konsultan tidak diperkenakan untuk menggunakan lokasi yang di desain untuk kegiatan apapun pada masa pekerjaan selain untuk kegiatan proyek yang sedang dikerjakan. 16

II.2.1.7. Masa Pemeliharaan Masa pemeliharaan adalah masa proyek selesai dikerjakan dan telah diperikasa oleh klien, dengan waktu yang terbatas sesuai dengan yang telah disepakati dalam SPK ( Surat Pemerintah Kerja). Masa pemeliharaan umumnya berlaku 90 hari masa kalender pada interior dan 1 tahun pada lingkup pembangunan rumah ataupun gedung. Masa pemeliharaan terhitung dari tanggal penyerahan proyek antara konsultan dengan klien. Apabila kerusakan bukan dari pihak konsultan maka dianggap tidak termasuk dalam masa pemeliharaan. Apabila terjadi kekurangan, kerusakan dan pelaksanaan yang tidak sesuai dengan kesepakatan, maka akan diperinci oleh klien didalam daftar kerusakan. II.2.2. Service II.2.2.1. Konsultan Desain 1. Konsep Desain (design consept) PT. Interarts Graha Selaras akan mengembangkan dengan cepat sketsa ide untuk perencanaan ruangan dan juga rancang bangun (layout) yang berasal dari masukan/ keinginan klien. Desain image akan dipelajari dan didiskusikan dengan klien sebagai suatu gagasan. Perencanaan interior desian dipersiapkan bila klien sudah dapat memperkirakan dana yang dimilikinya. Sebagai pertimbangan awal dana ini akan diperiksa ulang (review) sesuai dengan desain yang terpilih. 2. Pengembangan Desain (design development) PT. Interarts Graha Selaras akan melakukan proses pengembangan konsep (consept development) didalam bagian ini untuk merevisi yang disertai persetujuan pada tahap konsep desain (design consept). Proses ini akan berjalan dengan disertai kerja sama serta masukan-masukan dari pemilik (owner) untuk dijadikan pertimbangan dalam perbaikan selanjutnya. Akan tetapi proses sebelumnya harus mendapatkan persetujuan tertulis dari klien. 17

3. Gambar Kerja (working drawing) PT. Interarts Graha Selaras akan mempersiapkan gambar kerja (working drawing) setelah revisi yang diminta pemilik (owner) disetujui dan disesuaikan dengan proyek desain dan dana (design project dan budgeting). Dokumen FE+E (furniture + mechanical Electrical) akan dibuat sejalan dengan spesifikasi desain dan diagramatik gambar yang bertujuan agar memudahkan kontraktor didalam proses memproduksi pekerjaan gambar yang akan selanjutnya dan diproduksi. Deriverables : a. Rencana denah (floor plan layout), b. Bagian-bagian dalam gambar denah dan gambar-gambar potongan, c. Rencana lantai dan detail, d. Furniture dan gambar detail furniture, dan e. Spesifikasi bahan dan finishing. 4. Pengawasan Konstruksi (contruction supervision) Sejalan dengan serfice yang diberikan sepanjang tahap ini yang dilakukan oleh pimpinan proyek PT. Interarts Graha Selaras akan diberikan untuk pekerjaan konstruksi berjalan selama 12 bulan. a. Pengawasan lapangan (site visit) PT. Interarts Graha Selaras akan melakukan peninjauan lapangan seminggu 2 kali sepanjang proses konstruksi dengan perhitungan 12 bulan dengan total 96 kunjungan termasuk didalamnya kunjungan ke lapangan (Proyek) untuk mengecek pekerjaan dalam hal kecocokan dimensi dan spesifikasi matrial. b. Rapat konstruksi (contruction progress mitting) Owner dapat meminta pihak PT. Interarts Graha Selaras untuk menghadiri rapat konstruksi (contruction progress mitting) berbarengan dengan pengawasan lapangan. Owner harus bersikap representative dan kontraktor mempunyai tanggung jawab untuk menghadirinya. c.koordinasi dan klarifikasi (coordination and clarifyications) PT. Interarts Graha Selaras akan melakukan koordinasi antara subconsultant terpilih dengan owner dan kontraktor sebagai pendekatan. 18

Klarifikasi dan penambahan instruksi akan dikeluarkan kepada kontraktor dan kemudian dikeluarkan (issued) sebagai salah satu persyaratan. d. Pengerjaan (submittals) PT. Interarts Graha Selaras akan meriview persyaratan kerja yang akan dibuat kontraktor yang meliputi : shop drawing, finishes, dan product information. e. Penyelesainan Proyek (project close out) PT. Interarts Graha Selaras akan memberikan hasil akhir dan daftar keseluruhan setelah kontraktor memeriksa ataupun melengkapi seluruh item. PT. Interarts Graha Selaras akan memberikan hasil akhir dan daftar keseluruhan (preliminary final walk through and punch list) kepada owner. Apabila masa konstruksi yang pada 12 bulan melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan owner menginginkan service ini, maka permintaan owner ini akan menjadi service tambahan. 5. Uraian Pembayaran (fee breakdown) Presentasi : Gratis Konsep Desain : 30% (uang muka) Pekerjaan Desain : 30% Gambar Kerja : 30% Pengawasan Konstruksi : 10% setelah pekerjaan mencapai 50% atau 3 bulan setelah pembayaran terakhir. 19