BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

Transkripsi

1 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1. ORGANISASI PROYEK Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin,memiliki keterbatasan terhadap waktu,anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasanketerbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan Struktur Organisasi Supaya proses organisasi dapat berjalan dengan baik, perlu dibuatkan suatu wadah yang disebut struktur organisasi, yang menggambarkan hubungan formal, dan bukan hubungan sosial di dalamnya. Struktur organisasi akan menunjukkan hal hal berikut: 1. Macam pokok - pokok kegiatan. 2. Pembagian kelompok atau sub sistem. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan tersebut pun dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya. III - 1

2 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing struktur organisasi Pemilik Proyek (Owner) adalah sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN AGUNG SEDAYU GRUP CORP. HIGHRISE DEVELOPMENT 2- PROJECT TAMAN ANGGREK RESIDENCE Head Office Project Director On Site Project Coordinator Project Schduler Project Engineer Manager Quantity Surveyo Qc Supervisor GA Supervisor Survey Supervisor Field Engineers Document Control Project Manager - Podium Project Manager - TWR D & E Project Manager - TWR D & E Project Manager - TWR A & B Construct MGR Construct MGR- TWR D,E Construct MGR TWR C,F Construct MGR - TWR A,B Supervisor civil & ARCH Supervisor civil & ARCH Supervisor civil & ARCH Supervisor civil & ARCH Supervisor M & E Supervisor M & E Supervisor M & E Supervisor M & E Gambar 3.1. Struktur organisasi proyek Taman Anggrek Residences III - 2

3 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek Project Director Project director mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan semua proyek dalam suatu perusahaan sekaligus pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Mengendalikan manajemen perusahaan b) Membuat sistem yang baik dan benar c) Mengendalikan semua proyek melalui project coordinator masing-masing proyek Project Coordinator Project coordinator mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek dan pengkoordinasian melalui project manager. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Mengendalikan manajemen proyek b) Membuat sistem yang baik dan benar c) Mengendalikan pelaksanaan proyek melalui project manager masing-masing tower Manajer Proyek/ Project Manager (PM) Manajer proyek mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Membuat sistem yang baik dan benar III - 3

4 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek b) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. c) Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan. d) Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor pusat kontraktor Construction Manajer (CM) Site manajer adalah orang yang bekerja pada kontraktor yang ditunjuk mewakili perusahaan dan memimpin pelaksanaan proyek dilapangan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. b) Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. c) Menyiapkan progress report Supervisor (Pelaksana) Pelaksana mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para mandor. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. III - 4

5 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek b) Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan. c) Membuat perencanaan pekerjaan mingguan. d) Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan. e) Menyiapkan gambar shop drawing. f) Menyiapkan laporan harian dan mingguan g) Menyiapkan progress report h) Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor i) Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan j) Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga kerja dan peralatan Project Engineer Manager Project engineer manager mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai sebagai koornator engineer-engineer dalam melaksanakan tugas sebagai berikut ini : a) Membuat gambar kerja b) Melaksanakan pengukuran c) Mengontrol hasil kerja d) Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan e) Memonitoring hasil pekerjaan Quantity Surveyor (QS) Quantity Surveyor bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. III - 5

6 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek Tugas Quantity Surveyor adalah sebagai berikut : a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali d) Membuat rekapitulasi biaya keseluruhan proyek Tenaga Logistik dan Peralatan Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan kontraktor pada supplier. Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. 2) Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi. 3) Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang. 4) Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek. III - 6

7 BAB III Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek 3.2 Uraian Tugas Unsur Unsur Pelaksanaan Pembangunan Pemberi Tugas PT. ARYA KENCANA SEMESTA Management Konstruksi PT. ARYA KENCANA SEMESTA Konsultan Perencana Struktur PT. HAERTE ( HRT ) Konsultan Perencana ( Arsitek ) PT. MEGATIKA INTERNATIONAL Konsultan Perencana ( MEP ) PT. MECO SYSTECH INTERNUSA Main Kontraktor PT. PULAUINTAN BAJA PERKASA KONTRUKSI Sub Kontraktor Keterangan : : Hubungan Kontrak : Hubungan Koordinasi : Hubungan Tanggung Jawab Gambar 3.2. Hubungan kontrak dan Tanggung Jawab III - 7

8 Unsur-unsur pelaksanan suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal. Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas, wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga dapat tercapai suatu rangkain dan hubungan kerja yang diharapkan. Unsur-unsur yang terlibat dalam Proyek Pembangunan Taman Anggrek Residences terdiri dari : a) Pemilik Proyek : PT. Arya Kencana Semesta b) Konsultan Perencana b.1. Struktur b.1. Arsitektur b.1. MEP : PT. Haerte (HRT) : PT. Megatika International : PT. Meco Systech Internusa c) Kontraktor Utama : PT. Pulauintan Baja Perkasa Konstruksi d) Sub Kontraktor : PT. Acset Internusa Keempat unsur tersebut dapat melakukan tugas dan kerjasama sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan. Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur dapat diuraikan sebagai berikut : Pemilik Proyek ( Owner / Bouwheer / Employer) Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yang memberikan pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan, badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada pembangunan Proyek Pembangunan Taman Anggrek III - 8

9 Residences pemberi tugas adalah PT. ARYA KENCANA SEMESTA, yang mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain lokasi/ lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan dan menyelenggarakan pelelangan (tender). d) Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang dikemukakan oleh perencana. e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses konstruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana & konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya Konsultan Perencana (Consultan Engineering) Konsultan perencana adalah orang / badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Yang dimaksud dengan badan hukum yaitu badan yang mempunyai/memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. III - 9

10 Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Merealisasikan gagasan/ kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek konstruksi (Apartemen Taman Anggrek Residences). b) Membuat sketsa gagasan / pemikiran pertama yang akan didiskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan. c) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. d) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. e) Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. f) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syarat-syarat (RKS). g) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : Perjanjian Pemborongan Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) III - 10

11 Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan. h) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasannya. i) Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau pemilik proyek (owner) Manajemen Konstruksi (MK) Manajemen Konstruksi adalah suatu Team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses konstruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar Proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) di setiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan begesting, dan proses pengecoran. Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh pelaksana. III - 11

12 b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek. Yang bertindak selaku Manajemen Konstruksi pada Proyek Pembangunan Apartement Taman Anggrek Residences adalah PT. Arya Kencana Semesta Pelaksana / Kontraktor Kontraktor adalah orang/ badan hukum yang menerima dan melaksanakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam III - 12

13 pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Pada pelaksanaan proyek Taman Anggrek Residences, main kontraktor ditunjuk langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. Sementara untuk sub kontraktor, ditunjuk melalui proses pelelangan (tender) yang dilaksanakan langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. Tugas dan tanggung jawab main kontraktor pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). b) Mengkoordinasi secara langsung dan melakukan pengawasan kepada sub kontraktor. c) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d) Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang disyaratkan. e) Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja lainnya. III - 13

14 f) Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g) Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h) Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i) Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l) Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m) Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor utama (main kontraktor) pada Proyek Pembangunan Taman Anggrek Residences adalah PT. PULAUINTAN BAJA PERKSA KONSTRUKSI. Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin III - 14

15 tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. 3.3 Hubungan Kerja Antar Unsur Unsur Pelaksanaan Proyek Konsultan struktur, konsultan arsitektur, dan kontraktor bertanggung jawab langsung kepada owner/developer sebagai pemberi tugas. Seluruh konsultan berperan sebagai perencana baik itu struktur, arsitektur dan Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner/developer melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak ( Rencana Kerja dan Syarat-Syarat serta Gambar- Gambar Kerja ) dengan biaya yang telah disepakati. Project Manager bertanggung jawab dalam selama pelaksanaan konstruksi berlangsung, Manajer proyek berperan sangat penting yaitu untuk mengintergrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu, sebagai seorang komunikator, dan sebagai seoarang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek berjalan.hubungan kerja dari struktur organisasi pada Gambar menunjukan garis koordinasi dan komando, selain itu tidak ada hubungan kerja secara kontraktual. III - 15

16 Dari hasil pengamatan dilapangan, prosedur hubungan kerja antara pihak-pihak yang terlibat dijelaskan seperti dibawah ini : 1. Hubungan Owner/developer dengan Project Manager Hubungan antara Owner/developer dan Project Manager adalah hubungan koordinasi berikut pemberi tugas. Dalam hal ini owner/developer sebagai pemberi tugas melaporkan keinginan dan konsep untuk pembangunan Taman Anggrek Residence terlebih dahulu kepada Project Manager. Oleh karena itu Project Manager bertanggung jawab langsung kepada owner/developer. Setelah konsep telah didapat maka Project Manager akan berkoordinasi dengan semua Konsultan baik Konsultan Struktur, Konsultan Arsitektur, dan Konsultan Mekanikal & Elektrikal. 2. Hubungan Owner/developer dengan Konsultan Struktur, Arsitektur, dan Mekanikal & Elektrikal Hubungan kerja antara owner/developer dan seluruh konsultan adalah hubungan koordinasi dan hubungan kontrak. Setelah Project Manager memanggil seluruh Konsultan, Owner/developer akan melaporkan kembali konsep keinginan membangun tersebut kepada seluruh konsultan. Dalam hal ini owner/developer selaku pemberi tugas, sehingga para konsultan bertanggung jawab langsung kepada owner/developer. Seluruh Konsultan menjalankan tugasnya sesuai dengan konsep dan spesifikasi yang diinginkan owner/developer. 3. Hubungan Konsultan dengan Project Manager Hubungan kerja antara Konsultan dan Project Manager adalah hubungan koordinasi, dimana perencanaan bangunan yang dirancang oleh konsultan III - 16

17 akan direalisasikan oleh pelaksana proyek yang dipimpin Project Manager. Jika terdapat perubahan struktur, ataupun hambatan-hambatan lain dalam proses konstruksi, Project Manager akan selalu berkoordinasi dengan konsultan untuk mencari solusi yang terbaik. 3.4 Administrasi Proyek Administrasi Proyek berisi tentang laporan keuangan yang dibuat oleh bagian administrasi proyek, dan yang dituangkan dalam laporan ini adalah sebagai berikut : 1) Daftar pembayaran biaya tidak langsung yang dibuat setiap hari dan berisi tentang pengeluaran uang yang dipergunakan setiap hari. 2) Bukti kas yang telah dibuat setiap minggu antara lain berisi tentang keadaan keuangan proyek per-minggu. Laporan keuangan ini dibuat satu minggu sekali dan dikirim kepada Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Kantor Pusat serta pemilik proyek. Administrasi keuangan bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di proyek bidang administrasi keuangan dan dokumentasi pembayaran, serta menyiapkan laporan-laporan keuangan dan SDM proyek. Bertanggung jawab terhadap Site Manager, dengan uraian tugas yang lebih spesifik yaitu : 1) Pencatatan keluar masuknya uang/ kas 2) Mengurus perlengkapan dan kelancaran tagihan proyek 3) Membuat dan menyajikan cashflow kepada Kepala Proyek 4) Membuat laporan berkala di bidang keuangan 5) Menyusun Anggaran Pembelanjaan Mingguan proyek. III - 17

18 3.5 Rapat Organisasi Rapat Organisasi adalah merupakan pertemuan yang diadakan dan dihadiri oleh Pemilik Proyek, Konsultan Perencana, Kontraktor Utama dan Sub-kontraktor untuk mengadakan koordinasi lebih lanjut pada penanganan proyek. Dalam rapat ini sebagai media untuk membahas masalah-masalah yang terjadi dan rencana penyelesaiannya. Pada kondisi tertentu rapat organisasi ini dapat diadakan di luar waktu biasanya, bila salah satu pihak memerlukannya. Masalah-masalah yang dibahas dalam rapat ini antara lain : 1) Kesulitan yang dihadapai oleh pihak kontraktor dalam pelaksanaan di lapangan. 2) Alternatif-alternatif dari pelaksanaan proyek dan masalah-masalah lain yang berhubungan dengan pelakasanaan proyek secara teknis dalam detail yang lebih terperinci dan jelas. 3) Prestasi fisik yang telah dicapai berdasarkan laporan yang telah dibuat. 4) Permasalahan atau macam-macam kesulitan yang menjadi factor penghambat dan alternatif-alteranatif penanggulangannya. Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaan rapat organisasi yang biasa disebut dengan rapat lapangan (site meeting) adalah sebagai berikut: 1) Minimal setiap minggu di tempat pekerjaan diadakan rapat yang dipimpin oleh Pemilik Proyek dengan pokok pembicaraan untuk persiapan rapat organisasi. 2) Laporan kemajuan pekerjaan (progress report) dan hal-hal lain yang tercantum dalam laporan mingguan. III - 18

19 3) Permasalahan administrasi. 4) Permasalahan teknis (penjelasan gambar dan instruksi perencana dan pemilik proyek). 5) Koordinasi pekerjaan. 6) Dari setiap site meeting ini Pemilik Proyek akan menyusun notulen yang akan ditandatangani oleh pihak-pihak yang hadir. 7) Notulen tersebut merupakan salah satu bahan pembahasan dalam rapat koordinasi minggu yang akan datang. 8) Rapat berkala ini bertujuan meninjau pelaksanaan proyek yang sedang berlangsung, mengetahui prestasi pekerjaan, permasalahan dan cara pemecahannya. Dalam proyek ini rapat yang diadakan adalah Rapat Koordinasi, meliputi : a. Rapat Koordinasi Mingguan Rapat koordinasi mingguan diadakan dengan dihadiri oleh owner, konsultan perencana, dan kontraktor utama. Dalam rapat ini dibahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan serta masalah-masalah teknis yang timbul di lokasi proyek dan perkembangan proyek selama satu minggu berjalan serta koordinasi masing-masing unsur proyek yang terlibat langsung. Rapat biasanya diadakan pada hari Jum at jam sampai selesai. b. Rapat Koordinasi Bulanan Rapat koordinasi bulanan pada dasarnya sama dengan rapat koordinasi mingguan hanya saja dalam rapat ini dibahas dan III - 19

20 ditinjau kembali pelaksanaan, masalah yang timbul dan perkembangan proyek setiap bulannya. III - 20