BAB III MANAGEMENT DAN ORGANISASI PROYEK

Transkripsi

1 BAB III MANAGEMENT DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Management Proyek Proyek konstruksi merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang nantinya akan dihasilkan dari proyek konstruksi ini sendiri. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut dalam proses pengerjaan suatu proyek konstruksi, maka sangat diperlukan sistem organisasi proyek / manajemen proyek yang baik dan terstruktur dengan rapi untuk dapat mengelola sumber daya yang ada dengan efektif. Manajemen proyek adalah didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Manajemen Proyek di Proyek World Trade Center 3 Jakarta adalah mulai dari pemberi tugas PT. Jakarta Land (Owner) yang mepunyai keinginan untuk mendirikan bangunan perkantoran, yang mempercayai dan memberi tugas kepada Aedas Pte Ltd (Design Architect Consultan) untuk merencanakan semua keinginan dari pihak owner. Untuk pelaksanaan dan semua pengerjaan yang diingikan dari pihak owner, owner mempercayai dan memberi tugas kepada PT. Anggara architeam (Project Architect Consultan), dan PT. Davy Sukamta Konsultan (Struktur Konsultan). III-1

2 Beca Enginering NZ Ltd (M&E Consultan). Dan pelaksanan struktur dilaksanakan oleh PT. Balfour Beatty Sakti. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan (over lapping). Salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Fungsi fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud yaitu : a. Tepat waktu b. Tepat kualitas & tepat kuantitas c. Biaya sesuai dengan biaya rencana d. Tercapai K3 dengan baik Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan. Pada Proyek Proyek World Trade Center 3 Jakarta terdapat tahapan kegiatan yang dibagi menjadi empat bagian yaitu Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), dan Pengawasan (Controlling). III-2

3 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan yang di kerjakan oleh Aedas Pte Ltd meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambargambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi di Proyek World Trade Center 3 Jakarta akan melibatkan unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari Pemberi Tugas PT. Jakarta Land (owner), PT. Anggara architeam (Project Architect Consultan), dan PT. Davy Sukamta Konsultan (Struktur Konsultan) dan Pelaksana PT. Balfour Beatty Sakti (contractor), yang masing masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan ketentuan yang telah ditetapkan 3. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan oleh PT. Balfour Beatty Sakti meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsurunsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat III-3

4 kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. 4. Pengawasan (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan oleh WTP Partnership dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telahdi tetapkan. Untuk keperluan ini tugas WTP Partnership sebgai pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan WTP Partnership dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain pelaksanaan tes uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi Dan Pihak Yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek di Proyek World Trade III-4

5 Center 3 Jakarta, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : Pemberi Tugas ( Owner ) Perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada pembangunan Proyek World Trade Center 3 Jakarta, yang bertindak sebagai owner adalah PT. Jakarta Land, Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah c. Mengusahakan izin untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB) d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta. f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. III-5

6 3.2.3 Konsultan Perencanaan & Konsultan Pengawas Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Untuk jasa Konsultan Perencanaan sekaligus Konsultan Pengawas pada Proyek World Trade Center 3 Jakarta adalah Konsultan perencana adalah : Arsitektur : Aedas Pte Ltd Struktur : PT. Davi Sukamta Konsultan Mekanical elektrical : PT. Beca Enginering NZ Ltd Quantity surveyor : WTP Partnership Konsultan MK : PT. Trimarta Jaya Persada Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi: a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan III-6

7 e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi f. mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada Kontraktor Utama Perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta ) atau pihak pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain (sub kontraktor). Pada Proyek World Trade Center 3 Jakarta yang bertindak sebagai kontraktor Utama adalah PT. Balfour Beaty Sakti Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. III-7

8 f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. Struktur organisasi yang terlibat pada aktifitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi dapat digambarkan secara umum dalam sekema sebagai berikut : Pemilik Proyek PT. Jakarta Land Kontraktor Utama PT. Balfour Beatty Sakti Konsultan PT. Trimarta Jaya Persada Pengawas Proyek PT. Trimarta Jaya Persada Gambar 3.1 Hubungan kerja organisasi III-8

9 Pemilik Proyek PT. Jakarta Land Konsultan Perencana Aedas pte Ltd Konsultan Arsitektur PT. Anggara Architeam Konsultan Struktur PT. Davy Sukamta Konsultan Konsultan M & E PT. Beca Enginering NZ Kontraktor Utama PT. Balfour Beatty Sakti Sub Kontraktor Konsultan Pengawas PT. Trimarta Jaya Persada Pondasi : PT. Bauer Pratama Indonesia Beton Lift : PT. Adhimix : PT. Berca Schindler Lifts Bekisting : PT. BKW Gambar 3.2 Struktur organisasi proyek Site Organization Site Organization adalah dimana adanya struktur organisasi yang telah di buat dengan adanya susunan yang telah ada dan dengan jumlah tenaga kerja yang akan mmelaksanakan tugasnya masing masing berikut III-9

10 3.2.6 Sub Kontraktor Merupakan pihak yang ikut dalam pelaksanaan proyek di bawah kendali kontraktor utama, Sub Kontraktor bekerja dan mengingat kontrak kontraktor utama. Adapun alasan dalam sebuah proyek menggunakan jasa Sub Kontraktor adalah : a. Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis. b. Tersedianya perusahaan yang mampu dan bonafit. Berdasarkan bijakan pemerintah dalam pelaksanaan jenis pekerjaan tertentu, pemerintah menginginkan dikerjakan oleh perusahaan setempat yang dianggap mampu dalam melaksanakan pekerjaan proyek. Tugas dan wewenang subkontraktor : a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor utama. b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak. c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama pelaksanaan pekerjaan. 3.3 Tinjaua Proyek Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Proyek World Trade Center 3 Jakarta, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : III-10

11 3.3.1 Pelelangan Umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika Penunjukan Langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan Proyek World Trade Center 3 Jakarta, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing-masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing. 3.4 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Dalam Proyek World Trade Center 3 Jakarta pihak pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk PT. Balfour Beatty Sakti sebagai pemenang pelelangan. Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan III-11

12 bersifat menyeluruh/lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui spesifikasi teknis dan gambar-gambar f. Berita acara hasil lelang g. Berita acara pembukaan penawaran h. Berita acara penjelasan i. Syarat-syarat umum kontrak j. Syarat-syarat khusus kontrak k. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain : Kontrak Unit Price Yaitu kontrak pengadaan barang atau jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara. Pembayaran kepada penyediajasa atau kontraktor pelaksanaan berdasarkan hasil pengukuran bersama terhadap volume pekerjaan yang benar benar telah dilaksanakan. III-12

13 3.4.2 Kontrak Lump Sum Fixed Kontrak lumpsum adalah kontrak pengadaan barang atau jasa untuk penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga kontrak yang pasti dan tetap, serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang atau jasa atau kontraktor pelaksana Kontrak Biaya Ditambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus And Fee Contract) Jenis kontrak ini mewajibkan pemberi tugas membayar biaya nyata yang dikeluarkan kontraktor dlam menyelesaikan pekerjaan ditambah biaya atas jasa yang dilakukan oleh kontraktor. Kontrak biaya ditambah jasa sangat jarang digunakan, disebabkan kesulitan pihak pemberi tugas dalam mengendalikan biaya yang dilakukan oleh kontraktor dalam menyelesaikan pekerjaan. Kontrak jenis ini biasanya digunakan pada pekerjaan pekerjaan kecil atau sulit untuk ditetapkan terlebih dahulu harga satuannya atau volume total pekerjaannya. Kontrak biaya ditambah jasa dibedakan atas cara menetapkan besarnya biaya atas jasa yang diberikan oleh kontraktor: a. Biaya atas jasa yang besarnya terlebih dahulu ditetapkan ( cost plus fixed fee ) dan tidak berubah meskipun biaya proyek bertambah atau berkurang. b. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan presentase biaya nyata yang dikeluarkan oleh kontraktor ( Cost Plus Percent of Cost ). Presentase ini ditetapkan terlebih dahulu pada suatu nilai yang nyata. III-13

14 c. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan presentase biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor, dimana presentase tersebut bervariasi terhadap besarnya biaya nyata yang dikeluarkan oleh kontraktor ( Cost Plus Sliding Fee ) yang biasa disebut target kontrak. d. Biaya atas jasa ditetapkan berdasarkan suatu formula yang disepakati oleh pemberi tugas dan kontraktor, tetapi berbeda dengan yang telah disebutkan diatas ( Cost Plus Profit Sharing ), misalnya dengan bonus jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penyelesaian pekerjaan lebih kecil dari yang direncanakan dan dikenakan hukuman ( Pinalti ) bila biaya yang dikeluarkan lebih besar dari yang direncanakan. e. Dalam jenis kontrak ini, resiko yang diterima oleh pemberi tugas lebih besar disbanding resiko yang diterima kontrak Kontrak Owner Bilder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor Kontrak Design And Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada system ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan system Lump Sum Fixed pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. III-14

15 3.5 Hubungan Kerja Dalam pelaksanaan pekerjaan sangat perlu adanya hubungan kerja yang harmonis antar organisasi proyek yang terlibat. Hal ini menjadi kunci sukses terlaksananya suatu proyek. Dengan tidak terkoordinirnya suatu organisasi justru akan merugikan baik dari segi waktu, mutu dan biaya. Pihak-pihak ini bekerja tergantung dari tahapan pekerjaan. Mereka harus mengetahui peran masing-masing dan selalu bekerja sama dengan yang lain. Untuk memastikan kelancaran kerja dilapangan owner kadangkala melakukan pengecekan secara langsung kelokasi proyek atau melakukan inspeksi di lapangan. Gambar 3.3 Inspeksi ke lokasi proyek Hubungan kerja pemilik proyek (Owner) Konsultan perencana Konsultan perencana memberikan jasa perencanaan proyek yang meliputi masalah-masalah teknis maupun administrasi kepada pemilik proyek. Pemilik proyek memberi imbalan berupa biaya perencanaan kepada konsultan perencana. III-15

16 Pemilik proyek mempunyai hak memberi perintah kepada perencana Hubungan kerja pemilik proyek (Owner) Kontraktor Ada ikatan kontrak kerja antara owner dengan kontraktor. Kontraktor melaksanakan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada pemilik proyek. Pemilik proyek membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa konstruksi kepada kontraktor Hubungan kerja pemilik proyek (Owner) Konsultan Pengawas Ada ikatan penugasan antara owner dengan konsultan pengawas. Konsultan Pengawas memberikan laporan tentang pengawasan pekerjaan kepada pemilik proyek Hubungan Kerja Konsultan Pengawas, Konsultan Perencana, dan Kontraktor Ada ikatan aturan pelaksanaan proyek. Konsultan Pengawas secara periodik memonitor pelaksanaan proyek. Memeriksa dan memberi persetujuan berita acara kemajuan pekerjaan. III-16

17 Memberi masukan terhadap masing-masing badan tentang perubahan pekerjaan pembayaran angsuran dan serah terima pekerjaan. Masing-masing badan memberikan laporan tentang kemajuan proyek kepada Konsultan Pengawas Hubungan Kerja Konsultan Pengawas - Konsultan Perencana Hubungan antara kedua belah pihak merupakan hubungan konsultasi, dalam menyelesaikan suatu masalah yang terjadi pada proyek yang diawasi oleh konsultan pengawas Hubungan Kerja Konsultan Pengawas Kontraktor Adanya ikatan aturan pelaksanaan proyek. Kontraktor melaksanakan proyek sesuai dengan perencanaan. Konsultan pengawas memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek yang dikerjakan oleh kontraktor Hubungan Kerja Konsultan Perencana Kontraktor Konsultan perencana meyampaikan perencanaan pekerjaan proyek. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan perencanaan konsultan perencana. III-17