3.2 Struktur Organisasi Laporan Kerja Praktik Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang mengatur pola hubungan kerja antar orang atau badan

Transkripsi

1 BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 ORGANISASI PROYEK Secara umum organisasi dapat diartikan sebagai sebuah system yang terdiri dari sekelompok individu yang melalui suatu hierarki sistematis dalam pembagian kerja, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara struktural tural dan sitematis. Dapat diartikan juga sebagai wadah dalam kegiatan sekelompok manusia yang mempunyai fungsi tertentu dalam mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki semaksimal mungkin. Kegiatan tersebut berupa jasa maupun fisik atau barang yang disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai yang ditentukan oleh banyak dan sedikitnya kegiatan tersebut yang berpengaruh pada jumlah sumber daya yang dibutuhkan. Proyek merupakan aktifitas yang menjalankan fungsi perubahan bentuk yang dapat dilihat dengan jelas saat kapan proyek tersebut diakhiri, sehingga dapat diartikan bahwa proyek merupakan rangkaian kegiatan yang banyak sekali melibatkan faktor spesifikasi teknis yang ditentukan, waktu yang ditetapkan, biaya yang disetujui, standar kualitas yang telah ditentukan dan keuntungan ungan yang diharapkan oleh semua unsur-unsur yang terkait. Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa proyek membutuhkan kelancaran pelaksanaan pekerjaan dalam suatu sistematika kerja yang dapat diterapkan. Dengan demikian dapat dilakukan pembagian kerja yang jelas dan terkoordinasi sehingga akan mewujudkan kerjasama yang baik antara unsur-unsur didalamnya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, untuk itu mutlak diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, serta wewenang yang sesuai dengan fungsi masing-masing unsur pelaksana proyek. III -1

2 3.2 Struktur Organisasi Laporan Kerja Praktik Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang mengatur pola hubungan kerja antar orang atau badan yang berada di dalamnya, dimana masing-masing mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh. Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing struktur organisasi kontraktor adalah sebagai berikut : Manajer Proyek/ Project Manager (PM) Manajer proyek mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Membuat sistem yang baik dan benar b) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. c) Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan. d) Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor pusat kontraktor Site Manajer Site manajer adalah orang yang bekerja pada kontraktor yang ditunjuk mewakili perusahaan dan memimpin pelaksanaan proyek dilapangan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. b) Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalahmasalah teknis di lapangan. c) Menyiapkan progress report. III -2

3 3.2.3 Pelaksana Laporan Kerja Praktik Pelaksana mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para mandor. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalahmasalah teknis di lapangan. b) Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan. c) Membuat perencanaan pekerjaan mingguan. d) Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan. e) Menyiapkan gambar shop drawing. f) Menyiapkan laporan harian dan mingguan g) Menyiapkan progress report h) Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor i) Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan j) Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga kerja dan peralatan Tenaga Teknik Tenaga teknik merupakan tenaga pelaksana yang mengelola dan mengatur kegiatan pekerjaan dilokasi proyek. Tugas tenaga teknik adalah sebagai berikut ini : a) Membuat gambar kerja b) Melaksanakan pengukuran c) Mengontrol hasil kerja d) Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan e) Memonitoring hasil pekerjaan III -3

4 3.2.5 Tenaga Administrasi dan Keuangan Laporan Kerja Praktik Tenaga administrasi dan keuangan bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali d) Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja Tenaga Logistik dan Peralatan Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan kontraktor pada supplier. Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. 2) Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi. 3) Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang. 4) Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek. III -4

5 3.3 Uraian Tugas Unsur Unsur Pelaksanaan Unsur-unsur pelaksana suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal. Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas, wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga dapat tercapai suatu rangakain dan hubungan kerja yang diharapkan. Unsur-unsur yang terlibat dalam Proyek Pembangunan U Residence 3 dan Hotel terdiri dari : a) Pemilik Proyek : PT. Supermal Karawaci b) Konsultan Perencana : - PT. Sekawan Designic Arsitec. - PT. Perkasa Carista Estetika. - PT. Policipta Multy Desigs. - PT. Wolfestan Trowel Indonesia. - PT. Borland Nusantara X0 Jakarta. c) Manajemen Konstruksi : PT. Trading As Wt Partneship. d) Kontraktor Utama : PT. Tata Mulia. Keempat unsur tersebut dapat melakukan tugas dan kerjasama sesuai dengan wewenang ng dan tanggung jawab yang telah ditetapkan. Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur dapat diuraikan sebagai berikut : Pemilik Proyek ( Owner / Bouwheer / Employer) Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yang memberikan pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan, badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Pembangunan U-Residence 3 dan Hotel pemberi tugas adalah PT. Supermal Karawaci, yang mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : III -5

6 a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain lokasi/ lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan dan menyelenggarakan pelelangan (tender). d) Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang dikemukakan oleh perencana. e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses konstruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana & konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya Konsultan Perencana (Consultan Engineering) Konsultan perencana adalah orang / badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Yang dimaksud dengan badan hukum yaitu badan yang mempunyai/memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Merealisasikan gagasan/ kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek konstruksi (Pembangunan Apartemen U- Residence 3 dan Hotel Supermal Karaaci, Tangerang). III -6

7 b) Membuat sketsa gagasan / pemikiran pertama yang akan didiskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan. c) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. d) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. e) Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. f) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syarat-syarat (RKS). g) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : Perjanjian Pemborongan Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan. h) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasannya. i) Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau pemilik proyek (owner). III -7

8 Yang bertindak selaku konsultan perencana dalam Proyek Pembangunan U-Residence 3 dan Hotel adalah sebagaimana yang telah ditulis dalam data administratif proyek Manajemen Konstruksi (MK) Manajemen Konstruksi adalah suatu Team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses konstruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar Proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) di setiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan begesting, dan proses pengecoran. Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh pelaksana. b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. III -8

9 f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek. Yang bertindak selaku Manajemen Konstruksi pada Proyek Pembangunan U- Residence 3 dan Hotel adalah PT.Trading As WT Partneship Pelaksana / Kontraktor Kontraktor adalah orang/ badan hukum yang menerima dan melaksanakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambargambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu tentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Pada pelaksanaan proyek Pembangunan U-Residence 3 dan Hotel, main kontraktor ditunjuk melalui proses pelelangan (tender) yang dilaksankan langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. Tugas dan tanggung jawab main kontraktor pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). b) Mengkoordinasi secara langsung dan melakukan pengawasan kepada sub kontraktor. III -9

10 c) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d) Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang disyaratkan. e) Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja lainnya. f) Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g) Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h) Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i) Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l) Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m) Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor utama (main kontraktor) pada Proyek Pembangunan U-Residence 3 dan Hotel adalah PT. Tata Mulia. Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor III -10

11 harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. 3.4 Hubungan Kerja Antar Unsur Unsur Pelaksanaan Proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek, baik proyek dengan skala besar maupun kecil. Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpang tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya, sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturanperaturan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif. Gambar.3 (Bagan Hubungan Organisasi Proyek) III -11

12 Hubungan kerja tersebut secara umum dapat dilihat dibawah ini : Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor Bentuk ikatan antara pemberi tugas dan kontraktor berupa kontrak kerja. Pemberi tugas kepada kontraktor pelaksana memberikan biaya pelaksanaan pekerjaan, sedangkan kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil/ produksi pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya dituangkan dalam suatu kontrak atau surat Perjanjian Pekerjaan Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Konsultan Supervisi Bentuk ikatan antara keduanya adalah kontrak. Pemberi tugas kepada konsultan supervisi memberikan wewenang penuh untuk mengawasi jalannya proyek dan memberikan imbalan jasa berupa pembayaran jasa pengawasan, sedangkan konsultan supervisi kepada pemberi tugas melakukan pengawasan dan melaporkan jasa pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan menyangkut mutu dan waktu pelaksanaan. Seperti halnya hubungan antara pemberi tugas dan konsultan perencana, maka hubungan kerja antara pemberi tugas dengan pengawas sebaiknya juga dituangkan dalam suatu kontrak atau surat perjanjian pekerjaan pengawasan Hubungan antara Konsultan Supervisi dengan Kontraktor Ikatan antara keduanya berupa aturan pelaksanaan pekerjaan. Konsultan pengawas kepada kontraktor pelaksana menuntut pelaksanaan sesuai dengan persyaratan, sedangkan kontraktor III -12

13 pelaksana terhadap konsultan pengawas melakukan konsultasi pelaksanaan pekerjaan Sistem Kontrak Kontrak merupakan suatu bentuk perjanjian antara pemberi tugas (owner) dengan penerima tugas (kontraktor). Pada proyek konstruksi dikenal beberapa jenis kontrak, diantaranya adalah kontrak sementara (Re-measurement Contracs), kontrak harga pasti (Lump Sum Contracs), kontrak harga satuan (Unit Price Contracs). Dari ketiga jenis kontrak tersebut, yang paling sering digunakan pada proyek konstruksi di Indonesia adalah jenis kontrak harga pasti (lump sum contracs). Pada Pembangunan U-Residence 3 dan Hotel, digunakan sistem KONTRAK LUMP SUM,, Karena kontrak lump sum yaitu segala risiko ditanggung oleh Penyedia Jasa. Persepsi bebas mengenai fixed price diasumsikan bahwa harga tidak boleh diubah sama sekali walau apapun yang terjadi. Sedangkan untuk kalimat segala risiko ditanggung oleh Penyedia Jasa dipersepsikan liar bahwa segala risiko apapun itu termasuk terjadi perubahan atas permintaan Pemberi Tugas atau penyempurnaan design agar bangunan berfungsi lebih handal, menjadi tanggung jawab Penyedia Jasa. Dispute mengenai kontrak lump sum tidak berhenti sampai di situ. Ada panitia lelang yang dengan mantap bilang bahwa dalam kontrak lump sum hanya boleh pekerjaan kurang dan tidak boleh ada pekerjaan tambah. Ini sampai saya jadikan judul dalam tulisan sebelumnya ( Lump sum tidak boleh pekerjaan tambah tapi boleh pekerjaan kurang? ) agar para pihak pembuat kebijakan betul-betul sadar dengan kondisi pemahaman kontrak di antara para pelaku proyek U-Residence 3 dan Hotel ini. III -13

14 Definisi dan Kondisi Kontrak Lump Sum Laporan Kerja Praktik 1. Kontrak Lump Sum merupakan jenis kontrak berdasarkan aspek perhitungan biaya yang merupakan bagian dari jenis kontrak fixed priced contract dimana terdiri atas dua yaitu fixed price lump sum contract dan fixed priced unit rate contract. 2. Lump sum adalah kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan persyaratan yang disepakati (gambar konstruksi, spesifikasi, schedule, dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti, tertentu dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Pemberi tugas setuju membayar harga atas penyelesaian pekerjaan berdasarkan cara pembayaran yang telah dinegosiasikan. 3. Semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan yang sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Jasa (risiko yang cukup besar) sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah. Kontrak ini memberikan perlindungan maksimum kepada owner pada biaya total proyek. Risiko biaya bagi pengguna jasa minimal (kecil) memberi cukup pengawasan atas pelaksanaan dan pengikatan. Resiko keuangan yang rendah di Pemberi Tugas dan tingkat investasi yang dibutuhkan dapat ditentukan sejak awal. 4. Secara umum digunakan pada metode pengadaan proyek design and build dan sering digunakan pada kontrak engineering. III -14