BAB 3 ANALISA SISTEM INVENTORI PERUSAHAAN 3.1 Analisa Sistem Berjalan 3.1.1 Sejarah Perusahaan P.T Berkat Jaya Komputindo P.T Berkat Jaya Komputindo pertama kali didirikan pada tanggal 5 Januari 1999, beralamat di Jalan Pangeran jayakarta no 77 blok 19 E-F, Jakarta Pusat. Pemiliknya bernama Bapak Tan Chandra Darmawan. Pada awalnya berupa toko komputer biasa yang bernama toko Super Komputer Informatika dan bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa, yaitu penjualan, pembelian, dan servis peralatan keras komputer, serta jasa dagangan lainnya yang meliputi alat tulis kantor, teknik, mekanikal, elektrikal, telekomunikasi, elektronik, alat pendidikan, dan jasa perawatan computer. Setelah itu toko tersebut berkembang menjadi PT yang bernama PT Berkat Jaya Komputindo. Klasifikasi sub bidang terdiri dari teknologi informasi, komunikasi multimedia, peralatan suku cadang komputer, dan peralatan / suku cadang radio, telekomunikasi, dan elektronika. Pasar yang dituju sementara ini baru pasar lokal / dalam negeri, yaitu penjualan, pembelian, dan servis peralatan komputer baik penjualan secara grosir atau penjualan satuan produk untuk wilayah Jakarta, terutama Jakarta Pusat. Dalam mengelola bisnis ini, perusahaan P.T Berkat Jaya Komputindo mempunyai banyak saingan, sebab tidak sedikit toko komputer yang terletak di daerahnya. Namun demikian, untuk tetap menguasai pasar, maka perusahaan ini hendaknya dikelola dengan baik dengan memanfaatkan sistem informasi yang mendukung. 31
32 3.1.2 Struktur Organisasi P.T Berkat Jaya Komputindo Direktur Accounting Departemen Marketing Departemen Divisi Accounting Divisi gudang Divisi Administration Divisi Delivery Divisi Sales Representatif Divisi Customer service Divisi Technical Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
33 3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada P.T Berkat Jaya Komputindo 1. Direktur Direktur Utama adalah Tan Chandra Gunawan yang bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan dan penentuan strategi yang mencakup hubungannya dengan para pemasok yang berasal dari dalam atau luar negri, dan menganalisa laporan yang berasal dari manager-manager dibawahnya untuk bahan dalam pengambilan keputusan. 2. Divisi Keuangan (Accounting manager) Bertanggung Jawab kepada Direktur dan mengecek laporan keuangan baik pemasukkan dan pengeluaran harian, bulanan dan tahunan yang datanya didapat dari staff accounting. Bertugas mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan. Melakukan audit dan bertanggung jawab terhadap aktivitas pembiayaan Tugas lainnya adalah untuk mengkoordinasikan sub divisi yang dibawahnya. Accounting manager membawahi divisi-divisi : 1) Accounting Membuat laporan keuangan harian, bulanan, tahunan yang datanya diambil dari penjualan dan pengeluaran di kasir untuk kemudian diserahkan kepada Finance Manager.
34 2). Staff Divisi Gudang Bertanggung jawab dalam hal mencatat stok barang yang masih berada di gudang dan mencatat keluar masuknya barang dengan membuat Laporan Barang Masuk (LBM) Bertanggung jawab atas jumlah dan kondisi barang dan perawatan gudang. Mengecek jumlah dan kondisi setiap barang yang masuk ke gudang Mempersiapkan barang yang akan dikirim berdasarkan Surat Pengeluaran Barang (SPB) Membuat laporan stock list barang di gudang untuk manager 3) Administration (kasir) Membuat kwitansi pembayaran dan menangani keuangan sementara yang selanjutnya akan diserahkan pada bagian accounting Membuat surat jalan untuk delivery dengan persetujuan manager 3. Divisi Administrasi (Marketing Manager) Bertanggung Jawab kepada Direktur dan membuat laporan penjualan dan pembelian harian, bulanan, tahunan yang datanya diambil dari kasir Melihat data pelanggan dan mengecek penjualan yang dilakukan oleh sales. Mengatur strategi penjualan, promosi, iklan dan event-event lain Bertanggung jawab atas semua proses penjualan baik di kantor maupun pameran.
35 Manager Administrasi mengkoordinasi sub divisi yang terdiri dari Kasir, Sales, Customer Service dan Service Engineer. Marketing manager membawahi divisi-divisi : 1). Divisi Delivery Mengatur jadwal pengiriman Membuat delivery order dan mengecek barang yang akan dikirim berdasarkan Purchase order dari pelanggan, bukti retur Memberikan laporan pengiriman kepada marketing manager 2) Sales Menawarkan produk-produk dari P.T Berkat Jaya Komputindo kepada toko-toko atau perusahaan lainnya. Sales memberikan laporan penjualan kepada Administrasi 3) Divisi Customer service Mengecek validasi hak konsumen dalam pemesanan barang Bertugas melayani konsumen yang datang ataupun yang telepon untuk membeli produk menyampaikan keluhan dari konsumen membuat nota permintaan barang dan selanjutnya akan diproses oleh bagian kasir 4) Divisi Technical Menangani komplain dari bagian customer service yang berasal dari konsumen
36 Mengolah dan meneliti kesalahan dan memperbaiki dari komplain yang diterima Bagian technical membawahi : 1). Service engineer - Bertanggung jawab dalam hal memperbaiki produk yang rusak dengan mendatangi rumah konsumen atau perusahaan konsumen 2). Production engineer - Bertanggung jawab dalam hal merakit produk yang sesuai dengan keinginan konsumen. 3.3 Sistem yang sedang berjalan Saat ini PT Berkat Jaya Komputindo menggunakan sistem manual untuk melakukan kontrol dalam sistem inventory. Dengan melakukan pertukaran informasi antara karyawan maupun manager melalui telephone, fax dan e-mail. Proses yang dilakukan dengan komputer hanyalah bersifat laporan. Dan data-data yang didapat untuk menghasilkan laporan adalah dengan berdasarkan dokumen penjualan kertas atau buku. Barang yang masuk ke gudang berasal dari : o Pembelian kepada supplier. o Retur penjualan dari pelanggan o Retur barang showroom dari pameran.
37 Prosedur barang yang masuk dari pembelian : - Melakukan pembelian kepada supplier by phone. Apabila pemesanan barang disetujui oleh supplier, supplier akan segera mengirimkan barang yang diminta. - Terkadang jika barang pesanan dalam satu pesanan tidak dapat dimuati semua dalam satu container maka sisanya akan dikirimkan pada pengiriman berikutnya. - Rincian barang tersebut di cross check, apabila terdapat ketidaksesuaian maka akan di cross check ulang pada barang yang telah dimasukkan ke gudang. - Berdasarkan rincian barang yang valid, manager gudang membuat laporan barang masuk (LBM) dan melakukan pencatatan ke buku barang masuk - Divisi gudang melakukan pencatatan ke buku barang masuk dan ke buku stock total gudang dimana kedua buku tersebut adalah milik divisi gudang. - Setelah itu, LBM diberikan kepada manager sebagai laporan. - LBM kemudian disimpan oleh divisi gudang sebagai dokumen bukti penerimaan barang. - Apabila terdapat ketidaksesuaian antara packing list dengan barang yang diterima atau terdapat kerusakan pada barang yang diterima, maka hal ini akan diinformasikan ke purchasing department supaya kemudian dapat melakukan claim kepada pihak supplier. Prosedur barang yang masuk dari retur penjualan atau retur barang showroom : - Showroom atau pameran dapat melakukan retur untuk barang showroom yang cacat, rusak, tidak sesuai pesanan, ingin ditukar dengan barang lain atau barang yang tidak jadi dijadikan barang showroom. Selain itu, showroom atau pameran juga melakukan retur barang display ketika pameran selesai atau ketika suatu barang tidak ingin dipajang lagi.
38 - Pelanggan dapat melakukan retur untuk barang yang cacat, rusak, tidak sesuai pesanan, ingin ditukar dengan barang lain atau barang yang tidak jadi dibelinya ( untuk ini akan dikenai biaya tambahan ). - Selain itu, pelanggan juga dapat melakukan claim untuk barang yang telah di-build up apabila terdapat kerusakan atau kekurangan dalam build up. Team service akan melayani claim di tempat pelanggan dengan membawa surat keterangan tugas - Apabila kerusakan barang masih dapat diperbaiki, maka barang akan diperbaiki langsung oleh team service. Apabila kerusakan barang tidak dapat diperbaiki, pelanggan dapat melakukan retur untuk barang tersebut. - Divisi gudang mengecek dan menerima barang yang diretur. - Berdasarkan barang retur yang diterima, divisi gudang membuat bukti retur - Untuk barang retur yang perlu diganti dengan barang yang berbeda, maka proses berikutnya akan dilanjutkan sebagai transaksi penjualan yang baru. Barang dikeluarkan dari gudang dengan 2 tujuan, yaitu : - Dikirimkan kepada Pelanggan untuk proses penjualan. - Dijadikan barang showroom atau pameran-pameran. Proses penjualan kepada Pelanggan: - Pelanggan menentukan barang pesanan dan memilih tanggal pengiriman. - Divisi marketing mengecek ketersediaan stock barang berdasarkan laporan stock total per minggu dan melakukan konfirmasi kepada divisi gudang yang memberikan informasi berdasarkan laporan stock barang
39 - Divisi marketing mengecek kelowongan tim delivery pada tanggal pengiriman kepada divisi delivery. - Apabila stock barang pesanan pelanggan tersedia di gudang dan tanggal pengiriman telah disepakati bersama, divisi marketing menyetujui pesanan dari pelanggan.. - Atau apabila stock barang pesanan tidak tersedia atau jumlahnya tidak cukup di gudang, divisi gudang meminta reorder untuk barang tersebut kepada supplier. Jika supplier menyetujui reorder dan menyanggupi pengiriman barang ke gudang sebelum tanggal pengiriman kepada pelanggan, divisi marketing menyetujui pesanan dari pelanggan. - Apabila pesanan pelanggan disetujui, divisi marketing membuat PO (purchase order) - PO fotocopy kemudian diberikan kepada Manager sebagai laporan. - Proses selanjutnya lihat ke bagian prosedur pengeluaran barang dari gudang. Proses permintaan barang display dari showroom / pameran : - Divisi Marketing menentukan barang showroom berdasarkan barang yang tersedia di gudang dengan melakukan konfirmasi kepada manager gudang yang memberikan informasi berdasarkan laporan Stock Barang dan memilih tanggal pengiriman. - Proses selanjutnya lihat ke bagian prosedur pengeluaran barang dari gudang. Prosedur pengeluaran barang dari gudang : - Pada persiapan pengiriman, divisi gudang membuat surat pengeluaran barang (SPB) berdasarkan PO asli dari divisi marketing, memo permintaan barang showroom dari pameran, atau berdasarkan bukti retur.
40 - Divisi marketing juga melakukan pencatatan ke buku barang keluar - Divisi gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim dan melakukan pencatatan ke buku barang keluar dan buku stock gudang yang keduanya adalah milik divisi gudang. - Divisi administration mengecek barang yang dikeluarkan dengan SPB. SPB yang valid diberikan kepada manager sebagai laporan. - PO asli, bukti retur, atau memo barang showroom diberikan kepada divisi delivery untuk membuat delivery order (DO). - Pengiriman untuk pelanggan, showroom atau pameran ditangani oleh tim delivery. - Tim delivery menerima dan mengecek barang yang akan dikirim berdasarkan DO. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara barang yang akan dikirim dengan DO, maka akan dilakukan recheck dengan divisi gudang. - Tim delivery mengirimkan barang dengan membawa serta DO asli dan fotocopy kepada pelanggan / showroom. Pengiriman untuk transaksi penjualan juga disertai dengan PO asli kepada pelanggan. - Ketika barang diterima oleh pelanggan / showroom, dapat melakukan retur ( lihat prosedur retur barang ). - DO fotocopy diberikan kepada pelanggan / showroom, DO asli dibawa kembali oleh tim delivery dan diberikan kepada divisi gudang. - Divisi gudang melakukan cross check antara SPB dan DO asli. Apabila keduanya valid, divisi gudang mencatat pengurangan jumlah stock barang pada buku stock total. - SPB kemudian disimpan oleh divisi gudang sebagai dokumen bukti pengeluaran barang. - DO asli yang valid diberikan kepada Manager sebagai laporan.
41 Pembuatan laporan-laporan : - Dokumen-dokumen seperti SPB, PO, DO, LBM dan semua buku yang dilakukan pencatatan oleh setiap department dapat digunakan sebagai laporan langsung kepada manager. - Selain itu, divisi gudang juga membuat laporan daftar stock barang gudang untuk manager, laporan daftar stock barang yang berisi informasi stock di gudang / showroom / pameran untuk direktur dan manager gudang. Semua laporan ini dihasilkan setiap minggu berrdasarkan buku stock total milik divisi gudang. Keadaan barang : - Good stock adalah stock barang baik barang yang terdapat di gudang maupun di showroom / pameran dalam keadaan baik dan siap dijual. - Serviceable stock adalah stock barang baik barang yang terdapat di gudang maupun di showroom / pameran dalam keadaan tidak baik ( cacat/ rusak ) tetapi masih dapat diperbaiki, sehingga untuk sementara tidak dapat dijual. - Dead stock adalah stock barang dalam keadaan tidak baik ( cacat/ rusak ) dan tidak dapat diperbaiki lagi sehingga tidak dapat dijual selamanya. Ketentuan harga : - Accounting department menentukan HPP (Harga pokok penjualan) berdasarkan kurs dollar. Apabila terjadi perubahan harga pada suatu barang, metode HPP yang digunakan adalah metode Average, yaitu mengambil harga rata-rata antara harga lama dan harga baru. Untuk menghitung HPP ini masih dilakukan secara manual.
42 3.4 Data Flow Diagram Sistem Berjalan Pembelian Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
43 pesanan_ invalid supplier Delivered_ order Pemesanan Retur_barang_pembelian 1.0 penerimaan barang Retur Pembelian purchasing _order Retur Penjualan display _order buku barang masuk stock total rincian _ pesanan Retur_pelanggan Pelanggan 2.0 terima retur penjualan Pesanan_ pelanggan 3.0 terima pesanan Pesanan_valid _ 4.0 persiapan barang Pesanan_ invalid buku barang keluar SPB laporan faktur Direktur Delivery _ order laporan stok total laporan barang keluar laporan barang masuk laporan retur 7.0 Manajemen Laporan laporan ready stock 6.0 kirim barang faktur 5.0 administrasi penjualan surat jalan pembelian Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
44 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi PT Berkat Jaya Komputindo adalah : Perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan diatas dokumen dan buku sebagai cara untuk melakukan pencatatan persediaan barang, sehingga mudah hilang atau rusak, juga sering terjadi kesalahan entry data. Belum adanya sistem yang terkomputerisasi dengan menggunakan database, sehingga perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui persediaan barang yang ada digudang. Pencarian data lama karena tersimpan dalam berkas-berkas yang terpisah. Hasil pendataan stock yang sama dilakukan berulang kali oleh divisi yang berbeda sehingga terjadi ambiguitas data.
45 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang dihadapi PT Berkat Jaya Komputindo, penulis menawarkan solusi dengan cara : Merancang sebuah sistem inventori yang memudahkan bagian marketing dalam mengecek status ketersediaan barang sehingga tidak perlu menelepon bagian gudang setiap terjadi transaksi pembelian, melainkan dapat langsung mengetahui jumlah stock barang dan informasi lainnya. Mengatur sistem data dalam kesatuan database dan menjadikan data lebih terstruktur dan terintegrasi. Merancang pembuatan form/laporan yang terkomputerisasi sehingga mudah memperoleh data yang akurat dari database yang dirancang dan mampu mengurangi atau menambah jumlah stock secara otomatis ketika terjadi transaksi penerimaan atau penyerahan barang. Membuat sistem yang efisien dan konsistensi data pada stock barang sehingga sulit terjadinya manipulasi yang berakibat merugikan perusahaan.