BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Amaris Hotel didirikan pada 27 September 2007 disertai dengan izin tetap usaha pariwisata bidang akomodasi yang dikeluarkan oleh Dinas Pariwisata Provinsi DKI Jakarta ( No.Surat izin : 3807/- 1.858.21 ). Amaris Hotel merupakan anak perusahaan dari PT. Grahawita Santika, yang tidak lain adalah pemilik dari Santika grup. Amaris Hotel merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di dalam bidang pariwisata dan perhotelan yang mengemban konsep a smart hotel, tidak lain karena mereka terletak di lokasi yang strategis di selatan kota Jakarta, tepatnya di Jl.Panglima Polim No.2, Kebayoran Baru, Jakarta 12130. Dimana disana mereka dikelilingi oleh pusat perbelanjaan dan pusat bisnis, serta dekat dengan pusat transportasi publik. Selain itu, Amaris Hotel dirancang untuk kaum profesional muda yang sering melakukan perjalanan bisnis, yang mencari tempat penginapan dengan berbagai fasilitas yang mampu mendukung kegiatan bisnis mereka dengan harga yang terjangkau. Amaris Hotel terletak di atas lahan seluas 600 meter persegi. 52

53 Amaris Hotel memiliki 56 kamar secara keseluruhan, yang terbagi menjadi 16 kamar dengan kategori twin sharing ( 2 single bed ) dan 40 kamar dengan kategori double ( queen bed ). Di dalam setiap kamar mereka juga dilengkapi dengan fasilitas televisi, safe deposit, jendela, kamar mandi,dsb. Selain itu terdapat juga wi fi internet access, business center, @express for breakfast, elevator, tangga darurat, hidrant, dsb. Amaris Hotel memiliki 2 orang tenaga kerja tetap, 17 orang tenaga kerja kontrak, dan 6 orang trainee. Sejauh ini, Amaris Hotel juga ingin mengembangkan usahanya di beberapa kota besar lainnya, diantaranya ; Ambon, Bangka, Bali, Banjarmasin dan Palangkaraya. Gambar 3.1 Logo Amaris Hotel Gambar 3.2 Amaris Hotel

54 Gambar 3.3 Front Office Gambar 3.4 @express Gambar 3.5 Twin Sharing Room Category

55 3.6 Double Room Category Gambar 3.7 Lokasi Amaris Hotel 3.1.2 Visi dan Misi Visi Menjadi jaringan hotel pilihan utama yang terbesar di Indonesia, dengan cara membangun dan mengelola hotel milik sendiri, mengelola hotel milik pihak lain dan mengembangkan jaringan franchise. Misi Menciptakan nilai lebih bagi para stakeholder dengan cara menyajikan produk bermutu, disertai pelayanan profesional, yang ramah dalam mewujudkan sentuhan Indonesia sebagai citra Santika.

56 3.2 Struktur Organisasi HOTEL MANAGER PERSONNEL & ADM SPV ACCOUNTING STAFF ENGINEERING STAFF SALES STAFF SECURITY STAFF OPERATION STAFF FRONT DESK HOUSEKEEPING KITCHEN Gambar 3.8 Struktur Organisasi Amaris Hotel 3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang sebagai berikut : Pembagian tugas dan wewenang dalam organisasi ini adalah 1. Hotel Manager Bertindak sebagai pimpinan perusahaan, untuk mengkoordinasikan dan membina pelaksaan tugas - tugas di dalam perusahaan, serta seluruh kegiatan perusahaan agar dapat mencapai visi dan misi perusahaan, secara efektif dan efisien.

57 Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Memeriksa Surat Pernyataan Menandatangani Surat Pernyataan Memeriksa Bon Sementara I Memeriksa Bon Sementara II Menandatangani Bon Sementara I Menandatangani Bon Sementara II Memeriksa Perincian Gaji Menandatangani Perincian Gaji Memeriksa Rincian Pengeluaran 2. Membantu Hotel Manager dalam mengelola sumber daya manusia dan memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan Peraturan Perundangan yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Memeriksa Form HRD Menandatangani Form HRD

58 Mengarsip Form HRD rangkap 1 ( satu ) Memeriksa Form Cuti Menandatangani Form Cuti Mengarsip Form Cuti rangkap 1 ( satu ) Membuat Surat Pernyataan Mengarsip Surat Pernyataan Merekapitulasi Weekly Attendance Record Melakukan penghitungan dana tunjangan Membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap Membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 kepada Bagian Accounting Kantor Induk Mengarsip Bon Sementara I rangkap 2 ( dua )

59 Mengarsip Bon Sementara II rangkap 2 ( dua ) Mengambil dana tunjangan Menandatangani Tanda Terima Mendistribusikan dana tunjangan Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap Memberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 ( dua ) Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua ) Melakukan penghitungan gaji Membuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap Memberikan Perincian Gaji kepada Accounting Staff Membuat Slip Gaji 1 ( satu ) rangkap Membuat Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap

60 Memberikan Slip Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada Karyawan Memberikan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap kepada Karyawan Mengarsip Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu ) Membuat Rincian Pengeluaran Memberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel Manager 3. Accounting Staff Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada

61 Memberikan Perincian Gaji kepada Bagian Accounting Kantor Induk Memberikan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Memberikan Buku Tanda Terima kepada 4. Engineering Staff Membantu Hotel Manager dalam bidang tugas Mechanical & Electrical dan Civil Hotel. Serta memastikan semua fasilitas di area gedung ( hotel ) berfungsi sesuai dengan kemampuan dan nilai estetikanya dan bertanggung jawab atas pengelolaan sistem Mechanical & Electrical dan Civil juga Carpenting secara efektif. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada

62 5. Sales Staff Membantu Hotel Manager dalam melakukan pemasaran dan penjualan produk hotel. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada 6. Security Staff Bertanggung jawab dalam mengontrol semua aktifitas untuk menjaga keamanan hotel. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti

63 Memberikan Form Cuti kepada 7. Operation Staff Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengelola, mengarahkan serta mengontrol kegiatan operasional Front Office, Housekeeping dan Food & Beverage. Ikut terlibat di dalam aktivitas kerja di Front Office, Housekeeping dan Food & Beverage serta memastikan semua yang dibutuhkan tamu dapat dipenuhi dengan baik. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada 8. Front Desk Bertanggung jawab atas pelayanan, dalam hal penerimaan tamu ( check in / check out ), pengaturan penempatan kamar dan menerima pembayaran baik secara tunai maupun dengan credit card sesuai dengan jumlah tagihan dengan benar.

64 Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada 9. Housekeeping Bertanggung jawab untuk membersihkan guest room, untuk memberikan kenyamanan kepada tamu dan merespon permintaan khusus tamu. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada

65 10. Kitchen Bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan di kafe pada saat breakfast, menyediakan ( memasak ) makanan atas pesanan tamu dengan mengikuti standar prosedur yang ditetapkan. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Membuat Form HRD Memberikan Form HRD kepada Membuat Form Cuti Memberikan Form Cuti kepada 11. Bagian Accounting Kantor Induk Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan dan pengendalian keuangan serta akuntansi pada kantor induk. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Menandatangani Buku Tanda Terima Memeriksa Bon Sementara I Mengesahkan Bon Sementara I Memeriksa Bon Sementara II

66 Mengesahkan Bon Sementara II Memberikan Bon Sementara I kepada Kasir Kantor Induk Memberikan Bon Sementara II kepada Kasir Kantor Induk Menerima Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) dari Menerima Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) dari Memeriksa Perincian Gaji Mengesahkan Perincian Gaji Memberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk 12. Kasir Kantor Induk Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan pada kantor induk. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Mencairkan dana tunjangan Membuat Tanda Terima Mengarsip Bon Sementara I rangkap 1 ( satu )

67 Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) Mengirim gaji karyawan Mengarsip Perincian Gaji Memberikan konfirmasi pengiriman gaji kepada 13. Kepala Personalia Kantor Induk Mengelola sumber daya manusia secara keseluruhan dan memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan Peraturan Perundangan yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Memeriksa Laporan Kinerja Karyawan Mengesahkan Laporan Kinerja Karyawan \

68 3.3 Prosedur Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Proses Bisnis Proses bisnis penggajian pada Hotel Amaris dimulai pada saat karyawan datang untuk memulai pekerjaan. Para karyawan tersebut wajib melakukan absensi dengan menggunakan amano ( mesin kartu absen ), lalu karyawan akan menuju loker untuk mengganti seragam mereka. Setelah itu karyawan menuju ke front desk untuk membubuhi tanda tangan pada Weekly Attendance Record pada kolom in yang disediakan. Weekly Attendance Record tersebut disimpan di front desk setiap harinya. Begitu juga pada saat jam kerja telah selesai, karyawan akan kembali menandatangani Weekly Attendance Record pada kolom out. Bila terdapat penugasan untuk keluar kantor, karyawan akan membuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diberikan kepada untuk ditandatangani. Jika para karyawan ingin menggunakan hak cuti, maka karyawan akan membuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diajukan kepada. Apabila terdapat pelanggaran yang berkenaan dengan kinerja karyawan, maka Personnel & akan membuat Surat Pernyataan 1 ( satu ) rangkap. Kemudian akan memanggil karyawan yang bersangkutan untuk menandatangani Surat

69 Pernyataan rangkap 1 dengan disaksikan oleh Hotel Manager. Setelah itu, Surat Pernyataan itu akan dijadikan arsip oleh. Setiap minggunya, Weekly Attendance Record rangkap 1 ( satu ) tersebut akan diambil oleh di front desk untuk direkapitulasi oleh. Berdasarkan Weekly Attendance Record, setiap 2 ( dua ) minggu sekali akan melakukan penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap karir mereka sendiri. Setelah melakukan penghitungan tunjangan, akan membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap. Setelah itu Bon Sementara I akan diajukan kepada Hotel Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan. Kemudian Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh Hotel Manager akan diserahkan oleh kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon Sementara I rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh untuk dijadikan arsip.

70 Setelah menerima Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ), Bagian Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang dibawa oleh. Lalu Bagian Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) sebelum diberikan kepada Kasir Kantor Induk. Setelah menerima Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) Kasir Kantor Induk akan mencairkan dana yang diajukan sesuai dengan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) dan mengarsipkan Bon Sementara I Rangkap 1 ( satu ). Jika dana tersebut sudah cair, akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana tunjangan dalam bentuk cash. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda Terima 1 ( satu ) rangkap, Kemudian akan menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu ) tersebut, sebagai bukti bahwa dana sudah diterima. Jika dana sudah diterima, maka akan membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap. Kemudian akan membagikan tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda Terima Tunjangan I. Lalu Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda

71 Terima Tunjangan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh untuk dijadikan arsip. Setiap tanggal 23 ( dua puluh tiga ) pada setiap bulan, Personnel & akan melakukan penghitungan gaji beserta tunjangan jamsostek, tunjangan pajak, tunjangan hari raya ( bila ada ), serta PPh pasal 21 yang akan didapatkan oleh setiap karyawan. Kemudian akan membuat Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) dengan memasukkan data yang telah dihitung sebelumnya, turut disertakan juga nomor rekening masing masing karyawan pada dokumen tersebut. Lalu Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) itu akan diserahkan kepada Hotel Manager untuk ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Setelah disetujui, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut akan diberikan kepada Accounting Staff, untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk. Accounting Staff tersebut membawa Buku Tanda Terima untuk nantinya ditandatangani oleh Bagian Accounting Kantor Induk bila Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut sudah diterima. Sebelum itu, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) itu akan disahkan terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Kasir Kantor Induk. Setiap tanggal 28, berdasarkan Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ), Kasir Kantor Induk akan mengirim gaji karyawan Hotel Amaris melalui bank sesuai dengan nomor rekening yang telah diberikan dan besaran

72 yang telah ditentukan. Jika dana tersebut telah dikirim, maka Bagian Accounting Kantor Induk akan mengkonfirmasi via telepon, untuk memberitahukan bahwa gaji setiap karyawan telah dikirim sesuai Perincian Gaji Rangkap 1 ( satu ). Setelah mendapat konfirmasi, setiap akhir bulan akan membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap. Kemudian Slip Gaji dan Tanda Terima akan diberikan kepada setiap karyawan. Setelah menerima dokumen tersebut, Tanda Terima Gaji akan ditandatangani dan dikembalikan kepada untuk dijadikan arsip. Lalu setelah proses penggajian selesai dilakukan, maka akan kembali melakukan penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap karir mereka sendiri. Setelah melakukan penghitungan tunjangan, akan membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap. Setelah itu Bon Sementara II akan diajukan kepada Hotel Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan. Kemudian Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh

73 Hotel Manager akan diserahkan oleh kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon Sementara II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh untuk dijadikan arsip. Setelah menerima Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ), Bagian Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang dibawa oleh. Lalu Bagian Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara II sebelum diserahkan kepada Kasir Kantor Induk. Bila Bon Sementara II sudah diterima, Kasir Kantor Induk akan mencairkan dana yang diajukan pada Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) dan mengarsipkan Bon Sementara II Rangkap 1 ( satu ). Jika dana tersebut sudah cair, akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana cash tersebut. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda Terima 1 ( satu ) rangkap. Kemudian akan menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu ) tersebut, sebagai bukti bahwa dana sudah diterima. Jika dana sudah diterima, maka akan membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap. Kemudian akan memanggil seluruh karyawan untuk membagikan tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait

74 yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda Terima Tunjangan II. Lalu Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh untuk dijadikan arsip. Setiap akhir bulan, berdasarkan data pada Tanda Terima Gaji, Tanda Terima Tunjangan periode I dan II rangkap 2 ( dua ), akan dijadikan bahan untuk membuat Rincian Pengeluaran. Lalu Rincian Pengeluaran akan dilaporkan kepada Hotel Manager untuk diperiksa. Demikianlah proses bisnis penggajian pada Amaris Hotel berakhir.

75 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Rich Picture Gambar 3.9 Rich Picture

76 Keterangan Rich Picture adalah sebagai berikut : 1. Melakukan absen 2. Membuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap 3. Memberikan Form HRD kepada 4. Mengarsip Form HRD ( sign ) 5. Membuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap 6. Memberikan Form Cuti kepada 7. Mengarsip Form Cuti ( sign ) 8. Membuat Surat Pernyataan 1 ( satu ) rangkap 9. Memberikan Surat Pernyataan kepada karyawan 10. Karyawan menandatangani Surat Pernyataan 11. Hotel Manager menandatangani Surat Pernyataan 12. Mengarsip Surat Pernyataan ( sign ) 13. Merekapitulasi Weekly Attendance Record 14. Membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap 15. Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager 16. Memberikan Bon Sementara I ( sign ) kepada ( sign ) 17. Mengarsip Bon Sementara I ( sign ) rangkap 2 ( dua ) 18. Memberikan Bon Sementara I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk

77 19. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada 20. Memberikan Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 ( satu ) kepada Kasir Kantor Induk 21. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada 22. Memberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk 23. Mengarsip Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 dan Tanda Terima ( sign ) 24. Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap 25. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan I kepada karyawan 26. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) kepada 27. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 28. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 2 ( dua ) 29. Membuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap 30. Memberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager 31. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) kepada 32. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff 33. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk

78 34. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Accounting Staff 35. Memberikan Buku Tanda Terima kepada 36. Memberikan Perincian Gaji ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk 37. Mengirimkan gaji karyawan 38. Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap 39. Memberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada karyawan 40. Mengarsip Tanda Terima Gaji ( sign ) rangkap 1 ( satu ) 41. Membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap 42. Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager 43. Memberikan Bon Sementara II ( sign ) kepada 44. Mengarsip Bon Sementara II ( sign ) rangkap 2 45. Memberikan Bon Sementara II ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk 46. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada 47. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk 48. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada 49. Memberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk 50. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) dan Tanda Terima ( sign )

79 51. Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap 52. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan II kepada karyawan 53. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II ( sign ) kepada 54. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( sign ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 55. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( sign ) 56. Membuat Rincian Pengeluaran 3.4.2 Event Table Event Internal agent Starts when Activities in the assuming event responsibility Melakukan absensi Karyawan Karyawan hadir untuk memulai pekerjaan - Melakukan absensi dengan menggunakan amano - Menandatangani Weekly Attendance Record

80 Membuat Form Karyawan Bila karyawan - Membuat Form HRD mendapatkan tugas HRD 1 (satu) di luar kantor rangkap - Memberikan Form HRD kepada - Menerima Form HRD dari karyawan - Memeriksa Form HRD - Menandatangani Form HRD - Mengarsip Form HRD Membuat Form Cuti Karyawan Bila karyawan ingin menggunakan hak - Membuat Form Cuti 1 (satu) rangkap cuti

81 - Memberikan Form Cuti kepada - Menerima Form Cuti dari karyawan - Memeriksa Form Cuti - Menandatangani Form Cuti - Mengarsip Form Cuti Membuat Surat Bila terdapat - Membuat Surat Pernyataan karyawan yang Pernyataan 1 melanggar (satu) rangkap peraturan - Memberikan perusahaan Surat Pernyataan kepada karyawan

82 Karyawan - Menerima Surat Pernyataan dari - Menandatangani Surat Pernyataan - Memberikan Surat Pernyataan yang telah ditandatangani kepada Hotel Manager Hotel Manager - Menerima Surat Pernyataan dari karyawan - Memeriksa Surat Pernyataan - Menandatangani Surat Pernyataan - Memberikan Surat Pernyataan

83 kepada - Menerima Surat Pernyataan dari Hotel Manager - Mengarsip Surat Pernyataan Membuat Bon Setelah - Merekapitulasi Sementara I merekapitulasi Weekly Weekly Attendance Attendance Record setiap 2 Record (dua) minggu - Melakukan penghitungan tunjangan periode I - Membuat Bon Sementara I 2 (dua) rangkap - Memberikan Bon Sementara I

84 kepada Hotel Manager Hotel Manager - Menerima Bon Sementara I - Menandatangani Bon sementara I - Memberikan Bon Sementara I yang sudah ditandatangani kepada - Menerima Bon Sementara I dari Hotel Manager - Mengarsip Bon Sementara I rangkap 2 (dua) - Memberikan Bon Sementara I

85 rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Bagian Accounting Kantor Induk - Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari - Menandatangani Buku Tanda Terima - Memberikan Buku Tanda Terima kepada

86 - Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk Mencairkan dana Bagian Accounting Setelah menerima - Memeriksa Bon tunjangan I Kantor Induk Bon Sementara I Sementara I rangkap 1 (satu) rangkap 1 (satu) - Mengesahkan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) - Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) yang sudah disahkan kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk - Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu)

87 dari Bagian Accounting Kantor Induk - Mencairkan dana yang diajukan sesuai Bon sementara I - Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap - Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada - Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima dari Kasir Kantor Induk

88 - Menandatangani Tanda Terima - Memberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk - Menerima Tanda Terima dari Personnel & - Mengarsip Bon Sementara I Rangkap 1 dan Tanda Terima Membuat Tanda Setelah menerima - Membuat Tanda Terima Tunjangan I dana tunjangan Terima dari Kasir Kantor Tunjangan I 2 Induk (dua) rangkap - Memberikan dana tunjangan

89 dan Tanda Terima Tunjangan I kepada karyawan Karyawan - Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan I dari - Menandatangani Tanda Terima Tunjangan I - Memberikan Tanda Terima Tunjangan I kepada

90 - Menerima Tanda Terima Tunjangan I - Memberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk - Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 (dua) Membuat Perincian Setiap tanggal 23 - Melakukan Gaji pada setiap bulan penghitungan gaji - Membuat Perincian Gaji rangkap 1 (satu) - Memberikan Perincian Gaji

91 kepada Hotel Manager Hotel Manager - Menerima Perincian Gaji dari Personnel & - Memeriksa Perincian Gaji - Menandatangani Perincian Gaji - Memberikan Perincian Gaji kepada - Menerima Perincian Gaji dari Hotel Manager

92 - Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff Accounting Staff - Menerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima dari - Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Bagian Accounting Kantor Induk - Menerima Perincian Gaji rangkap 1 (satu)

93 dan Buku Tanda Terima dari Accounting Staff - Menandatangani Buku Tanda Terima - Memberikan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff Accounting Staff - Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk - Memberikan Buku Tanda Terima kepada

94 - Menerima Buku Tanda Terima dari Accounting Staff Mengirim dana gaji Bagian Accounting Setiap Tanggal 28 - Memeriksa Kantor Induk pada setiap bulan Perincian Gaji - Mengesahkan Perincian Gaji - Memberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk - Menerima Perincian Gaji rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk - Mengirim gaji karyawan - Mengarsip Perincian Gaji

95 - Memberikan konfirmasi kepada Membuat Slip Gaji Setelah menerima - Menerima dan Tanda Terima konfirmasi konfirmasi dari Gaji pengiriman gaji Kasir Kantor dari Kasir Kantor Induk Induk - Membuat Slip Gaji 1 (satu) rangkap - Membuat Tanda Terima Gaji 1 (satu) rangkap - Memberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji kepada karyawan

96 Karyawan - Menerima Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji dari - Menandatangani Tanda Terima Gaji - Memberikan Tanda Terima Gaji kepada - Menerima Tanda Terima Gaji - Mengarsip Tanda Terima Gaji

97 Membuat Bon Setelah - Merekapitulasi Sementara II merekapitulasi Weekly Weekly Attendance Attendance Record setiap 2 Record (dua) minggu - Melakukan penghitungan tunjangan periode II - Membuat Bon Sementara II 2 (dua) rangkap - Memberikan Bon Sementara II 2 (dua) rangkap kepada Hotel Manager Hotel Manager - Menerima Bon Sementara II - Menandatangani Bon Sementara II

98 - Memberikan Bon Sementara II kepada - Menerima Bon Sementara II dari Hotel Manager - Mengarsip Bon Sementara II rangkap 2 (dua) - Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk

99 Bagian Accounting Kantor Induk - Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari - Menandatangani Buku Tanda Terima - Memberikan Buku Tanda Terima kepada - Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk

100 Mencairkan dana Bagian Accounting Setelah menerima - Memeriksa Bon tunjangan II Kantor Induk Bon Sementara I Sementara II rangkap 1 (satu) rangkap 1 (satu) - Mengesahkan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) - Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) yang sudah disahkan kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk - Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk - Mencairkan dana

101 - Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap - Mengambil dana tunjangan - Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada - Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima dari Kasir Kantor Induk - Menandatangani Tanda Terima - Memberikan Tanda Terima yang sudah

102 ditandatangani kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk - Menerima Tanda Terima dari Personnel & - Mengarsip Bon Sementara II Rangkap 1 (satu) dan Tanda Terima Membuat Tanda Setelah menerima - Membuat Tanda Terima Tunjangan II dana tunjangan Terima dari Kasir Kantor Tunjangan II 2 Induk (dua) rangkap - Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima

103 Tunjangan II kepada karyawan Karyawan - Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan II dari Personnel & - Menandatangani Tanda Terima Tunjangan II - Memberikan Tanda Terima Tunjangan II kepada

104 - Menerima Tanda Terima Tunjangan II - Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk - Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 (dua) Membuat Rincian Setelah mengarsip - Melakukan Pengeluaran Tanda Terima pencatatan Tunjangan II - Membuat rangkap 2 (dua) Rincian Pengeluaran Kas 1 (satu) rangkap - Memberikan Rincian

105 Pengeluaran kepada Hotel Manager Hotel Manager - Menerima Rincian Pengeluaran dari - Memeriksa Rincian Pengeluaran Tabel 3.1 Event Table 3.4.3 Formulir Pada Sistem Yang Berjalan 3.4.3.1 Form HRD Form HRD adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk memberikan keterangan mengenai tugas luar dan izin yang diberikan kepada karyawan. Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh karyawan, untuk kemudian diberikan kepada untuk ditandatangani dan diarsip.

106 3.4.3.2 Form Cuti Form Cuti ialah sebuah dokumen yang digunakan untuk mengajukan hak cuti yang ingin digunakan oleh karyawan. Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap, dan dibuat oleh karyawan, untuk kemudian diberikan kepada untuk ditandatangani dan diarsip. 3.4.3.3 Surat Pernyataan Surat Pernyataan dikeluarkan untuk memberikan keterangan mengenai peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat Pernyataan terdiri atas 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh. Surat Pernyataan tersebut akan ditandatangani di depan Hotel Manager, baru setelah itu disimpan sebagai arsip. 3.4.3.4 Weekly Attendance Record Weekly Attendance Record merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Dokumen ini terdiri dari 1 ( satu ) rangkap dan terletak di front desk. Dokumen ini merupakan acuan yang digunakan untuk memperlihatkan data kehadiran karyawan serta melakukan penghitungan tunjangan.

107 3.4.3.5 Bon Sementara Bon Sementara merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan dana kepada kantor induk. Bon Sementara merupakan tanggung jawab. Bon Sementara ini terdiri atas 2 rangkap, dimana rangkap 1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sedangkan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.6 Tanda Terima Tunjangan Tanda Terima Tunjangan merupakan dokumen yang menerangkan bahwa karyawan telah menerima tunjangan. Tanda Terima Tunjangan terdiri atas 2 ( dua ) rangkap & merupakan tanggung jawab. Rangkap 1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sedangkan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.7 Perincian Gaji Perincian Gaji adalah dokumen yang menjelaskan besaran gaji para karyawan. Dokumen tersebut diajukan melalui Bagian Accounting Kantor Induk, untuk diteruskan kepada Kasir Kantor Induk. Dokumen ini hanya terdiri dari 1 ( satu ) rangkap, yang

108 nantinya akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk. 3.4.3.8 Slip Gaji Slip gaji adalah sebuah dokumen yang berisikan penjelasan mengenai gaji, tentang besaran dan pendapatan, serta pemotongan terkait gaji. Biasanya Slip Gaji diterima oleh karyawan ketika mereka telah menerima gaji, dan dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap. 3.4.3.9 Tanda Terima Gaji Tanda Terima Gaji merupakan dokumen yang menerangkan bahwa karyawan telah menerima gaji. Tanda Terima Gaji terdiri atas 1 ( satu ) rangkap & merupakan tanggung jawab. Tanda Terima Gaji tersebut akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.10 Rincian Pengeluaran Rincian Pengeluaran adalah dokumen yang dilaporkan kepada Hotel Manager, terkait biaya tunjangan dan gaji yang diberikan kepada karyawan. Rincian Pengeluaran hanya terdiri dari 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh.

109 3.4.4 Overview Activity Diagram Gambar 3.10 Overview Activity Diagram

110 3.4.5 Workflow Table Actor Activities EVENT : MELAKUKAN ABSENSI Karyawan 1. Melakukan absensi pada mesin amano 2. Menandatangani Weekly Attendance Report EVENT : MEMBUAT FORM HRD Jika ada karyawan yang mendapatkan tugas untuk keluar kantor, maka karyawan akan membuat Form HRD. Bila tidak ada tugas untuk keluar dari kantor, maka aktifitas ini akan berakhir. Karyawan 3. Membuat Form HRD 1 (satu) rangkap 4. Memberikan Form HRD kepada 5. Menerima Form HRD dari karyawan 6. Memeriksa Form HRD Jika terdapat kesalahan pada Form HRD, maka Personnel & akan memperbaiki Form HRD. Namun bila tidak ada kesalahan, maka aktifitas ini akan dilanjutkan. 7. Menandatangani Form HRD 8. Mengarsip Form HRD

111 EVENT : MEMBUAT FORM CUTI Jika ada karyawan yang ingin menggunakan hak cuti, maka mereka akan membuat Form Cuti. Bila tidak ada permohonan cuti, maka aktifitas ini akan berakhir. Karyawan 9. Membuat Form Cuti 1 (satu) rangkap 10. Memberikan Form Cuti kepada 11. Menerima Form Cuti dari karyawan 12. Memeriksa Form Cuti Jika Form Cuti tidak disetujui, maka aktivitas ini akan berakhir. Namun bila Form Cuti disetujui, maka aktifitas ini akan dilanjutkan. 13. Menandatangani Form Cuti 14. Mengarsip Form Cuti EVENT : MEMBUAT S URAT PERNYATAAN Jika ada pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, maka akan membuat Surat Pernyataan. Bila tidak terdapat pelanggaran, maka aktifitas ini akan berakhir. 15. Membuat Surat Pernyataan 1 (satu) rangkap 16. Memberikan Surat Pernyataan kepada karyawan

112 Karyawan 17. Menerima Surat Pernyataan dari 18. Menandatangani Surat Pernyataan 19. Memberikan Surat Pernyataan kepada Hotel Manager Hotel Manager 20. Menerima Surat Pernyataan dari karyawan 21. Memeriksa Surat Pernyataan 22. Menandatangani Surat Pernyataan 23. Memberikan Surat Pernyataan kepada 24. Menerima Surat Pernyataan dari Hotel Manager 25. Mengarsip Surat Pernyataan EVENT : MEMBUAT BON S EMENTARA I 26. Merekapitulasi Weekly Attendance Record 27. Melakukan penghitungan tunjangan periode I 28. Membuat Bon Sementara I 2 (dua) rangkap 29. Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager Manager Hotel 30. Menerima Bon Sementara I 31. Memeriksa Bon Sementara I

113 Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka akan kembali membuat Bon Sementara I, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 32. Menandatangani Bon sementara I 33. Memberikan Bon Sementara I kepada 34. Menerima Bon Sementara I dari Hotel Manager 35. Mengarsip Bon Sementara I rangkap 2 (dua) 36. Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Bagian Accounting Kantor Induk 37. Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari 38. Menandatangani Buku Tanda Terima 39. Memberikan Buku Tanda Terima kepada 40. Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk

114 EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN I Bagian Accounting Kantor Induk 41. Memeriksa Bon Sementara I rangkap 1 (satu) Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 42. Mengesahkan Bon sementara I rangkap 1 (satu) 43. Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk 44. Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk 45. Mencairkan dana tunjangan 46. Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap 47. Memberikan dana tunjangan & Tanda Terima kepada 48. Menerima Dana tunjangan dan Tanda Terima Dari Kasir Kantor Induk 49. Menandatangani Tanda Terima 50. Memberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk 51. Menerima Tanda Terima dari 52. Mengarsip Bon Sementara I rangkap 1 (satu) &

115 Tanda Terima EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA TUNJANGAN I 53. Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 (dua) rangkap 54. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I dan dana tunjangan kepada karyawan Karyawan 55. Menerima Tanda Terima Tunjangan I dan dana tunjangan dari 56. Menandatangani Tanda Terima Tunjangan I 57. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I kepada 58. Menerima Tanda Terima Tunjangan I dari karyawan 59. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 60. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 (dua)

116 EVENT : MEMBUAT PERINCIAN GAJI 61. Melakukan penghitungan gaji 62. Membuat Perincian Gaji rangkap 1 (satu) 63. Memberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager Hotel Manager 64. Menerima Perincian Gaji dari 65. Memeriksa Perincian Gaji Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka akan kembali membuat Perincian Gaji. Namun bila tidak ditemukan kesalahan, aktifitas akan dilanjutkan. 66. Menandatangani Perincian Gaji 67. Memberikan Perincian Gaji kepada Accounting Staff 68. Menerima Perincian Gaji dari Hotel Manager 69. Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff 70. Menerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima dari 71. Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Bagian Accounting kantor 72. Menerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima

117 Induk dari Accounting Staff 73. Menandatangani Buku Tanda Terima 74. Memberikan Buku Tanda Terima yang telah ditandatangani kepada Accounting Staff Accounting Staff 75. Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk 76. Memberikan Buku Tanda Terima kepada 77. Menerima Buku Tanda Terima dari Accounting Staff EVENT : MENGIRIM DANA GAJI Bagian Accounting Kantor Induk 78. Memeriksa Perincian Gaji Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka proses akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka proses akan dilanjutkan. 79. Mengesahkan Perincian Gaji 80. Memberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk 81. Menerima Perincian Gaji dari Bagian Accounting Kantor Induk 82. Mengirim gaji karyawan

118 83. Mengarsip Perincian Gaji 84. Memberikan konfirmasi kepada EVENT : MEMBUAT SLIP GAJI DAN TANDA TERIMA GAJI 85. Menerima konfirmasi dari Kasir Kantor Induk 86. Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 (satu) rangkap 87. Memberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji kepada karyawan 88. Menerima Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji dari 89. Menandatangani Tanda Terima Gaji Karyawan 90. Memberikan Tanda Terima Gaji kepada Personnel & 91. Menerima Tanda Terima Gaji dari Karyawan 92. Mengarsip Tanda Terima Gaji EVENT : MEMBUAT BON S EMENTARA II 93. Merekapitulasi Weekly Attendance Record 94. Melakukan penghitungan tunjangan

119 95. Membuat Bon Sementara II 2 (dua) rangkap 96. Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager 97. Menerima Bon Sementara II 98. Memeriksa Bon Sementara II Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka Hotel Manager aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 99. Menandatangani Bon Sementara II 100. Memberikan Bon Sementara II kepada Personnel & 101. Menerima Bon Sementara II dari Hotel Manager 102. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 2 (dua) 103. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk 104. Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk 105. Menandatangani Buku Tanda Terima dari

120 106. Memberikan Buku Tanda Terima kepada 107. Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN II 108. Memeriksa Bon Sementara II rangkap 1 (satu) Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka aktifitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan Bagian Accounting Kantor Induk kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 109. Mengesahkan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) 110. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) kepada Kasir Kantor Induk 111. Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk 112. Mencairkan dana tunjangan Kasir Kantor Induk 113. Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap 114. Memberikan dana tunjangan & Tanda Terima kepada 115. Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima Dari Kasir Kantor Induk 116. Menandatangani Tanda Terima 117. Memberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor

121 Induk 118. Menerima Tanda Terima dari 119. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 (satu) & Kasir Kantor Induk Tanda Terima EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA TUNJANGAN II 120. Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 (dua) rangkap 121. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II & dana tunjangan kepada karyawan 122. Menerima Tanda Terima Tunjangan II & Dana tunjangan dari Karyawan 123. Menandatangani Tanda Terima Tunjangan II 124. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II kepada. 125. Menerima Tanda Terima Tunjangan II dari karyawan 126. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk

122 127. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 (dua) EVENT : MEMBUAT RINCIAN PENGELUARAN 128. Melakukan pencatatan 129. Membuat Rincian Pengeluaran 130. Memberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel Manager 131. Menerima Rincian Pengeluaran dari Hotel Manager Table 3.2 Workflow Table

123 3.4.6 Detailed Activity Diagram 3.4.6.1 Melakukan absensi Gambar 3.11 DAD melakukan absensi

124 3.4.6.2 Membuat Form HRD Gambar 3.12 DAD membuat Form HRD

125 3.4.6.3 Membuat Form Cuti Gambar 3.13 DAD membuat Form Cuti

126 3.4.6.4 Membuat Surat Pernyataan Gambar 3.14 DAD membuat Surat Pernyataan

127 3.4.6.5 Membuat Bon Sementara I Gambar 3.15 DAD membuat Bon Sementara I

128 3.4.6.6 Mencairkan Dana Tunjangan I Gambar 3.16 DAD mencairkan dana tunjangan I

129 3.4.6.7 Membuat Tanda Terima Tunjangan I Gambar 3.17 DAD membuat Tanda Terima Tunjangan I

130 3.4.6.8 Membuat Perincian Gaji Gambar 3.18 DAD membuat Perincian Gaji

131 3.4.6.9 Mengirim Dana Gaji Gambar 3.19 DAD mengirim dana gaji

132 3.4.6.10 Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji Gambar 3.20 DAD membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji

133 3.4.6.11 Membuat Bon Sementara II Gambar 3.21 DAD membuat Bon Sementara II

134 3.4.6.12 Mencairkan Dana Tunjangan II Gambar 3.22 DAD Mencairkan dana tunjangan II

135 3.4.6.13 Membuat Tanda Terima Tunjangan II Gambar 3.23 DAD membuat Tanda Terima Tunjangan II

136 3.4.6.14 Membuat Rincian Pengeluaran Gambar 3.24 DAD membuat Rincian Pengeluaran

137 3.5 Analisis Temuan Hasil Survei 3.5.1 Permasalahan yang dihadapi Dilihat dari sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Di dalam prosedur pencatatan kehadiran karyawan, masih terdapat resiko yang cukup besar untuk melakukan kecurangan seperti memanipulasi data kehadiran, karena proses pencatatan masih dilakukan secara manual. 2. Sistem pembayaran tunjangan masih dilakukan secara tunai. Dalam hal ini dapat dilihat dari penerimaan dana tunjangan oleh, untuk kemudian didistribusikan kepada para karyawan. Hal ini cukup beresiko bagi perusahaan, karena terdapat kemungkinan bagi untuk melakukan penyimpangan. Selain itu juga terdapat resiko yang akan timbul dari faktor eksternal, dimana hal ini terkait pada keamanan dana tersebut. Sehingga perusahaan dapat mengalami sebuah kerugian yang cukup berpengaruh kepada kondisi keuangan perusahaan. 3. Tidak terdapat dokumen mengenai penilaian kinerja karyawan. Sehingga perusahaan tidak menggunakan acuan yang baku untuk menilai kinerja para pekerjanya.

138 4. Proses pencatatan, penghitungan gaji dan tunjangan, serta pendokumentasian dokumen masih menggunakan cara manual, yang dapat memungkinkan tingkat terjadinya human error lebih tinggi dan dapat menghasilkan waktu lebih lama dalam proses pembuatan dokumen. 5. Penyimpanan data masih sangat sederhana, sehingga akan membutuhkan waktu yang lebih lama apabila perusahaan mencari informasi yang dibutuhkan, selain itu apabila terjadi kehilangan atau kerusakan data, tidak tersedia data pengganti. 6. Laporan penggajian masih tergabung dengan elemen - elemen pengeluaran lain, sehingga akan menimbulkan kesulitan untuk memilah jenis pengeluaran tersebut. 7. Laporan penggajian kurang lengkap, sehingga akan menghambat manajemen bila membutuhkan informasi yang lebih detail guna mengambil keputusan secara efektif dan efisien. 3.5.2 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat membantu permasalahan di atas adalah sebagai berikut : 1. Merekomendasikan penggunaan media finger print dalam melakukan proses pencatatan kehadiran karyawan. Dengan bantuan alat tersebut, perusahaan dapat meminimalisasi kemungkinan karyawan untuk melakukan kecurangan dalam memanipulasi data kehadiran.

139 2. Mengajukan penggunaan jasa bank untuk mengirim dana tunjangan, sehingga dapat memperkecil resiko terjadinya penyimpangan dana yang dapat dilakukan oleh, serta mempercepat proses pembayaran. 3. Merancang suatu dokumen baru mengenai penilaian kinerja karyawan. Hal ini patut diperhitungkan untuk memberitahukan bagaimana kinerja karyawan secara keseluruhan, sehingga akan membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam mengapresiasi kinerja tersebut. 4. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga perusahaan dapat mengurangi tingkat terjadinya human error dalam proses pencatatan, penghitungan gaji dan tunjangan, serta mempercepat proses pembuatan dokumen. 5. Merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan database, agar mempermudah pencarian data - data yang dibutuhkan guna memenuhi kebutuhan informasi perusahaan, serta mengantisipasi kehilangan ataupun kerusakan data. 6. Merancang suatu laporan khusus mengenai penggajian, agar terdapat pengelompokkan data sejenis guna memudahkan pencatatan, pencarian dan pemeriksaan pengeluaran terkait penggajian. 7. Merancang laporan penggajian dengan lebih lengkap, untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara efektif dan efisien.

140 3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi 1. Daftar Kehadiran Daftar Kehadiran dibutuhkan untuk : Mencatat kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya Bukti kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya Daftar Kehadiran dibutuhkan oleh dan karyawan. 2. Formulir Izin Keluar Formulir Izin Keluar dibutuhkan untuk : Mencatat penugasan dan perizinan karyawan pada jam kerja Bukti penugasan dan perizinan terhadap karyawan pada jam kerja Formulir Izin Keluar dibutuhkan oleh dan karyawan. 3. Formulir Pengajuan Cuti Mencatat hak cuti yang digunakan oleh karyawan Bukti penggunaan hak cuti karyawan Formulir Pengajuan Cuti dibutuhkan oleh dan karyawan. 4. Surat Peringatan Mencatat pelanggaran yang akan diberikan kepada karyawan Bukti peringatan yang diberikan kepada karyawan

141 Surat Peringatan dibutuhkan oleh dan karyawan. 5. Berkas Pengajuan Dana Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan untuk : Mencatat kebutuhan dana yang akan diajukan kepada kantor induk Bukti kebutuhan dana yang diajukan kepada kantor induk Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan oleh, Bagian Accounting Kantor Induk dan Manager. 6. Slip Gaji Slip Gaji dibutuhkan untuk : Mencatat gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan Bukti besaran gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan Slip Gaji dibutuhkan oleh, karyawan dan Staff Accounting. 7. Berkas Penilaian Berkas Penilaian dibutuhkan untuk : Mencatat penilaian terhadap kinerja karyawan setiap bulan Bukti penilaian kinerja karyawan setiap bulan Berkas Penilaian dibutuhkan oleh dan Hotel Manager.

142 8. Laporan Kehadiran Laporan Kehadiran dibutuhkan untuk : Mencatat kehadiran karyawan pada setiap bulannya Bukti kehadiran karyawan dalam setiap bulan Laporan Kehadiran dibutuhkan oleh dan Hotel Manager. 9. Laporan Pengeluaran Gaji Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan untuk : Mencatat segala pengeluaran terkait penggajian pada setiap bulan Mengetahui jumlah uang yang dikeluarkan terkait penggajian dalam setiap bulan Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan oleh Accounting Staff, Hotel Manager dan Bagian Accounting Kantor Induk. 10. Laporan Kinerja Karyawan Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan untuk : Mencatat penilaian terhadap kinerja karyawan per tahun Mengetahui penilaian kinerja karyawan secara keseluruhan per tahun Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan oleh dan Kepala Personalia Kantor Induk.

143 11. Jurnal Penggajian Jurnal Penggajian dibutuhkan untuk : Mencatat beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian Mengetahui beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian 12. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Pengeluaran Kas dibutuhkan untuk : Mencatat kas yang dikeluarkan dari proses penggajian Mengetahui jumlah uang kas yang dikeluarkan dalam proses penggajian