MODUL PERKULIAHAN PENDEKATAN KLASIK DAN HUMAN RELATIONS Pokok Bahasan 1. Pendekatan Klasik 2. Pendekatan Human Relations Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Public Relations 03 42008 Abstrak Pendekatan klasik lebih menekankan pada struktur organisasi. Sementara, pendekatan human relations lebih menekankan pada interaksi antar anggota organisasi Kompetensi Mampu menerangkan konsep mengenai berbagai pendekatan dalam komunikasi organisasi
Pembahasan PENDEKATAN DALAM TEORI-TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI Telah dibahas pada modul sebelumnya, bahwa ada dua cara pandang terhadap sebuah organisasi, yaitu objektif dan subjektif. Pandangan objektif menekankan arti pentingnya struktur pada organisasi. Sementara, pandangan subjektif menekankan pada interaksi manusia. Kedua pandangan terhadap organisasi ini mempengaruhi perkembangan teori dalam komunikasi organisasi. Teori klasik dalam komunikasi organisasi adalah teoriteori merupakan teori dengan pandangan objektif murni. Teori klasik membedakan antara struktur organisasi sosial dan struktur organisasi formal. Adapun teori-teori transisional lebih menekankan pada hubungan manusia (human relations) melalui interaksi antara anggota organisasi. PENDEKATAN KLASIK Pendekatan objektif melihat organisasi sebagai sesuatu yang bersifat fisik dan konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti. Organisasi adalah wadah. Organisasi eksis seperti sebuah keranjang, dan semua unsur yang membentuk organisasi tersebut ditempatkan dalam wadah. Lebih lanjut, kaum objektivis beranggapan organisasi sebagai struktur adalah sesuatu yang stabil. Metafora yang merefleksikan suatu pendekatan objektif adalah metafora mesin. Mesin adalah konkret dan berbagai bagiannya dapat diamati secara langsung. a. Teori Birokrasi Kata birokrasi berasal dari kata: legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan.organisasi disebut legal karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan, prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. Birokrasi adalah model organisasi normatif, yang menekankan struktur dalam organisasi, contoh: organisasi pemerintahan, sekolah dan lainnya. Teori birokrasi diperkenalkan oleh Max Weber (1910) menekankan pada pembagian kerja sebagai faktor utama dalam organisasi. Ciri-ciri dari sebuah organisasi birokrasi meliputi: Hubungan ditetapkan antar jabatan: suatu organisasi terdiri dari hubunganhubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan seperti penyelia, masinis, letnan, dosen, pelatih, dan sebagainya. 2
Tujuan organisasi terbagi dalam tugas: tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi. Ketentuan kewajiban dan tanggung jawab melekat pada jabatan. Hirarki wewenang dirumuskan berdasarkan jabatan: kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan berdasarkan jabatan. Terdapat konsep komunikasi berdasarkan garis kewenangan dan jabatan: hirarki organisasi pada umumnya membentuk alur komunikasi berbentuk piramida. Konsep-konsep komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah mencerminkan konsep kewenangan yang ada. Terdapat aturan dan regulasi yang tegas: organisasi menetapkan aturan dan regulasi secara formal. Prosedur organisasi bersifat formal dan impersonal: peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Sementara itu mereka yang memegang jabatan harus mengabaikan pertimbangan pribadi dan tidak mudah terpengaruh. Terdapat sistem disiplin yang ketat: agar individu dapat bekerja dengan efisien, mereka harus memiliki ketrampilan dan menerapkan ketrampilan secara rasional dan energik. Misahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi: anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dengan kehidupan organisasi. Pegawai dipilih berdasarkan kualifikasi. Kenaikan abatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja. Ciri-ciri organisasi birokrasi akan menghasilkan pengambilan keputusan yang rasional dan efisiensi administratif. b. Teori Administrasi Teori Administrasi dikembangkan oleh Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa; Mooney dan Railey dari Amerika sekitar tahun 1900-an. Teori ini menekankan pada koordinasi sebagai faktor utama dalam organisasi. Ada tiga prinsip organisasi dalam teori administrasi, yaitu: Prinsip koordinasi, kombinasi usaha unt mencapai tujuan organisasi Prinsip hirarkis, ada pembagian tugas atas derajat kewenangan dan tanggung jawab Prinsip fungsional, adanya pembedaan di antara macam-macam tugas. 3
c. Teori Manajemen Ilmiah Taylor Teori Weber berfokus terutama pada pengorganisasian; teori administrasi menekankan pada koordinasi sebagai faktor utama dalam organisasi; sementara teori Taylor melakukan penekanan pada pembagian kerja atau spesialisasi. TIANG DASAR TEORI ORGANISASI FORMAL 1. Pembagian Kerja: merupakan tiang dasar yang paling penting di antara empat tiang dasar teori organisasi klasik. Ada empat tiang dasar pada teori klasik, yaitu pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur, dan rentang kekuasaan. 2. Proses hirarkis dan fungsional: proses2 ini adalah proses pertumbuhan vertikal dan horizontal organisasi. Proses hirarkis adalah mengenai perkembangan rantai perintah. Proses ini dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Melalui proses hirarkis, organisasi tumbuh vertikal dari satu menjadi tingkat tingkat dan seterusnya. Proses fungsional adalah cara organisasi berkembang horizontal. Dinamika proses fungsional adalah pembagian tanggung jawab. 3. Struktur: hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Tujuan struktur adalah menyediakan/memberi wadah pada fungsifungsi organisasi, agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif. 4. Rentang Kendali: berhubungan dengan berapa banyak atasan dapat mengendalikan bawahan secara efektif. Dapat bersifat mendasar (struktur flat) atau menunjang (struktur tall). PENDEKATAN HUMAN RELATIONS Teori klasik menunjukkan keteraturan, rasionalitas, dan regulasi atas perilaku manusia. Lebih lanjut, menurut teori-teori klasik bila setiap orang mengetahui peranan, tanggung jawab, dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, maka organisasi dapat berjalan dengan baik. Pertanyaan yang timbul terkait teori-teori klasik adalah bagaimana jika perilaku manusia adalah inefisien, tidak teramalkan, irasional, tidak kompeten, bebal dan berprasangka? Teori-teori transisional yang notabene adalah teori-teori dengan pendekatan subjektif menjawab pertanyaan tersebut. Teori-teori dengan pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang. Organisasi terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang. Organisasi diciptakan 4
dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan oleh orangorang di dalam organisasi. Perilaku orang-orang dalam organisasi akan membentuk organisasi. Lebih lanjut, pendekatan subjektif menganggap organisasi sebagai pengorganisasian perilaku. a. Teori Hubungan Manusia Elton Mayo Teori hubungan manusia menekankan pada pentingnya individu dan hubungan sosial dalam kehidupan organisasi. Teori hubungan manusia diperkenalkan oleh Elton Mayo (1933). Teori ini diawali dengan penelitian Hawthorne yang berlangsung selama tiga tahun sejak tahun 1924. Penelitian mempelajari efek perubahan cahaya pada waktu bekerja terhadap kemampuan kerja pekerja. Ada tiga implikasi kunci dari studi Hawthorne yang menjadi dasar bagi pengembangan teori hubungan manusia. Pertama, hasil penelitian memperlihatkan bahwa komunikasi berpengaruh terhadap tingkah laku anggota organisasi. Kedua, komunikasi dari bawah kepada atasan, dan sebaliknya, merupakan aktivitas yang berguna. Ketiga, suatu struktur informal hubungan sosial memang ada dibalik struktur organisasi yang formal. b. Teori Motivasi Motivasi, berkaitan dengan alasan-alasan mengapa orang mencurahkan tenaga dan mental untuk melakukan suatu pekerjaan. Kemauan orang berbeda-beda untuk mencurahkan energi dan antusiasme dalam bekerja. Semakin besar energi yang dicurahkan untuk bekerja, semakin cenderung seseorang mempunyai motivasi. Motivasi berada pada diri, walaupun ada faktor eksternal yang dapat memotivasi diri Teori motivasi terbagi atas tiga kelompok, yaitu: 1) berdasarkan kebutuhan: teori hierarki (maslow, 1943,1954), teori ERG (Alderfer, 1972), teori kesehatan-motivator Herzberg, 1966); 2) berdasarkan harapan dalam lingkungan: teori harapan (vroom, 1964); 3) berdasarkan persepsi pada tempat kerja (Pace, 1993). 1. Berdasarkan kebutuhan a. Teori Hierarki Maslow Menurut teori hierarki kebutuhan manusia ada lima kategori: fisiologis, keselamatan atau keamanan, rasa memiliki (belongingness), penghargaan, dan aktualisasi diri. Maslow menegaskan bahwa kebutuhan-kebutuhan ini berkembang dalam suatu urutan hirarkis, dari kebutuhan fisiologis yang merupakan kebutuhan paling kuat hingga kebutuhan aktualisasi 5
diri. Kebutuhan ini mempunyai pengaruh pada kebutuhan lainnya, selama kebutuhan tersebut tidak terpenuhi. Kebutuhan pada urutan lebih rendah tidak perlu terpenuhi secara lengkap sebelum kebutuhan berikutnya yang lebih tinggi menjadi aktif. b. Teori ERG Alderfer Bila Maslow mengemukakan lima kebutuhan manusia, maka Alderfer mengemukakan tiga kategori kebutuhan. Ketiga kebutuhan itu adalah existence (E) atau eksistensi, relatedness (R) atau keterkaitan, dan growth (G) atau pertumbuhan. Eksistensi, meliputi kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, rasa haus, dan seks. Keterkaitan, meliputi kebutuhan keterkaitan menyangkut hubungan dengan orang-orang yang penting bagi diri, seperti anggota keluarga, sahabat, penyelia di tempat kerja. Pertumbuhan, meliputi keinginan untuk produktif dan kreatif dengan mengerahkan segenap kesanggupan diri. Teori ERG, merupakan penghalusan dari sistem kebutuhan Maslow, namun berbeda dalam 2 aspek, yaitu (1) tidak ada hierarki kebutuhan. Bila satu kebutuhan belum terpenuhi, kategori kebutuhan lainnya bisa berperan dalam mengarahkan perilaku untuk mencapai tujuan; (2) meski suatu kebutuhan telah terpenuhi, kebutuhan itu tetap akan berlangsung terus memotivasi tindakan. c. Teori Kesehatan-Motivator Teori Motivator-Kesehatan/Kepuasan-Ketidakpuasan diperkenalkan oleh Herzberg, (1966). Menurut teori ini kebutuhan manusia ada dua kategori, yaitu (1) kebutuhan yang berkaitan dengan kepuasan kerja, (2) kebutuhan yang berkaitan dengan ketidakpuasan kerja. Pada organisasi dimana kebutuhan anggotanya telah terpenuhi maka motivasi untuk kepuasan kerja tetap harus diperhatikan. Faktor-faktor yang memengaruhi kepuasan kerja disebut MOTIVATOR, berkaitan dengan pekerjaan itu sendiri, meliputi prestasi, penghargaan, tanggung jawab, promosi, potensi bagi pertumbuhan diri. Untuk memotivasi pegawai, organisasi harus menemukan cara agar memberikan pegawai lebih banyak kebebasan, dan tanggung jawab dalam melakukan pekerjaan. Di sisi lain, manakala organisasi belum dapat memuaskan anggotanya maka motivasi dilakukan terkait ketidakpuasan yang ada. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar anggota organisasi tetap berada dalam organisasi. Faktor-faktor yang berkaitan dengan ketidakpuasan disebut FAKTOR2 PEMELIHARAAN/KESEHATAN, meliputi gaji, pengawasan, keamanan kerja, kondisi kerja, administrasi, kebijakan organisasi, hubungan 6
antarpribadi Untuk memotivasi pemeliharaan pegawai, organisasi harus menciptakan hubungan antarpribadi yang positif. Kesimpulan yang dapat ditarik dari teori Motivator-Kesehatan ini adalah untuk memelihara atau tetap memiliki anggota organisasi, organisasi harus memusatkan perhatian pada faktor2 kesehatan (baik phisk maupun mental). Dan, untuk membuat anggota termotivasi bekerja lebih keras, organisasi harus memusatkan perhatian pada motivator. 2. Berdasarkan harapan Teori Harapan diperkenalkan oleh Vroom (1964. Teori ini ) menyatakan bahwa anggota organisasi akan termotivasi bila ia percaya bahwa (1) suatu perilaku/tindakan tertentu akan menghasilkan hasil tertentu; (2) hasil tersebut akan mempunyai nilai positif bagi diri pribadi; (3) hasil tersebut dapat dicapai dengan usaha yang akan dilakukan oleh diri pribadi. Lebih lanjut, teori harapan menegaskan bahwa motivasi adalah keputusan untuk mencurahkan usaha. Dalam hal ini, individu akan bersedia mencurahkan energi (termotivasi) untuk mencapai tugas, manakala dirasakan akan menghasilkan hasil positif dengan usaha yang akan dilakukan. Bila individu merasa tidak punya kemampuan, maka suatu tindakan tidak layak dilakukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Untuk memperoleh motivasi maksimal, maka individu harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: Pastikan jenis hasil atau ganjaran mempunyai nilai bagi pegawai berdasarkan analisis kebutuhan pegawai Definisikan secara cermat apa yang diinginkan pegawai dalam bentuk perilaku yang diamati dan diukur. Misal: menulis tiga makalah semester daripada jadilah mahasiswa yang baik Pastikan bahwa hasil dapat dicapai oleh pegawai. Kaitkan hasil yang diinginkan dengan tingkat kinerja yang diinginkan. Motivasi terjadi hanya bila seseorang melihat hubungan ant ganjaran dan harapan. Pastikan ganjaran cukup besar untuk memotivasi perilaku yang penting. Temukan sebuah sistem ganjaran yang adil bukan yang sama rata. 7
3. Berdasarkan persepsi pada tempat kerja Teori Persepsi (Pace, 1993) menyatakan motivasi mempunyai arti bagaimana anggota organisasi menafsirkan lingkungan kerja mereka. Ada empat (4) hal yang potensial untuk dipersepsikan: seberapa baik harapan terpenuhi, peluang apa yang tersedia, seberapa banyak pemenuhan yang terjadi, dan seberapa baik peranan-peranan organisasi (kinerja) bermanfaat dilaksanakan. Keempat hal tersebut diatas merupakan gambaran harapan-harapan yang terbentuk saat seseorang memulai sebuah pekerjaan. Melalui pekerjaan yang didapat, individu akan berupaya untuk melihat peluang-peluang yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan hidupnya. Kemajuan yang dicapai dalam kerja mengkonfirmasi bahwa harapan yang ada dapat terpenuhi. Bila selama bekerja segala sesuatunya berjalan dengan baik, maka individu akan yakin bahwa organisasi adalah tempat yang tepat untuk memenuhi harapan. Namun, bila dalam bekerja segala sesuatu berjalan diluar harapan, maka individu akan berpikir bahwa organisasi adalah bukan tempat yang tepat untuk mengejar harapan masa depan. Uraian dari keempat asumai utama terkait vitalitas kerja adalah sebagai berikut: Harapan: pegawai yang menemukan harapan mereka atas janji-janji yang gagal akan cenderung menjadi tidak puas, kecewa, frustasi, marah, defensif, dan merasa tidak aman dan nyaman Peluang: menggambarkan suatu situasi atau kondisi yang menyenangkan untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa peluang yang dipersepsikan, pegawai akan menjadi putus asa Pemenuhan: pemenuhan dan harapan bergandengan erat. Pemenuhan menunjukkan bahwa apa yang diharapkan sesuai dengan yang diterima Kinerja: bagaimana seseorang melakukan segala sesuatu yang berhubungan dengan suatu pekerjaan, jabatan, atau peranan dalam organisasi. Ada 2 jenis perilaku/tugas: tugas fungsional dan tugas perilaku. Tugas fungsional: berkaitan dengan seberapa baik seorang pegawai menyelesaikan seluk beluk pekerjaan. Tugas perilaku: berkaitan dengan seberapa baik pegawai menangani kegiatan antarpesona dengan anggota lain dalam organisasi termasuk mengatasi konflik, mengelola waktu, memberdayakan orang lain bekerja dalam sebuah kelompok, dan bekerja secara mandiri. 8
PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Proses komunikasi diawali dengan pembentukan (encoding) pesan oleh sumber atau komunikator. Pesan disampaikan kepada penerima (receiver)/komunikan melalui saluran tertentu yang kemudian penerima akan menginterpretasikannya (decoding). Apabila penerima mempunyai tanggapan, maka proses selanjutnya adalah membentuk pesan baru yang akan disampaikan kepada lawan bicaranya melalui sistem yang dipilihnya. Dalam prakteknya, komunikasi antar sumber dan penerima ada kalanya tidak berlangsung dengan baik karena adanya gangguan (noice). Gangguan antara lain bisa menimbulkan tidak dapat diterimanya pesan secara utuh atau salah interpretasi. Dengan demikian, komunikasi merupakan rangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta unsur-unsur yang terdapat di dalamnya berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu. Unsur-unsur dimaksud antara lain mencakup pelaku atau peserta, pesan, saluran, waktu, tempat, hasil atau akibat yang terjadi, serta situasi atau kondisi pada saat berlangsungnya proses komunikasi. Proses komunikasi berlanjut secara bergantian. Karena merupakan proses, maka komunikasi bersifat tidak statis, tetapi dinamis yang selalu mengalami perubahan dan berlangsung terus-menerus. Apabila proses komunikasi terurai diatas dikaitkan dengan teori-teori komunikasi organisasi maka akan dapat dipetakan sebagai berikut: 1. Pada teori-teori klasik (berdasarkan pada pendekatan objektif), komunikasi bergerak dari atas ke bawah. Dalam hal ini sumber menyampaikan pesan/informasi kepada komunikan. Komunikasi yang terjalin berdasarkan struktur, yaitu komunikasi formal. Hal ini sesuai dengan pandangan kaum objektivitis bahwa manusia akan berperilaku sesuai dengan ketentuan, peraturan, struktur yang ada dalam sebuah organisasi. 2. Pada teori-teori transisional (berdasarkan pada pendekatan subjektif), komunikasi bergerak dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Dalam penyampaian pesan/informasi, komunikan menyampaikan pesan, dan bawahan dapat melakukan umpan balik pada atasannya. Komunikasi yang terjalin tidak saja berdasarkan struktur tapi juga di luar struktur. Komunikasi informal diperhatikan untuk menguatkan komunikasi formal yang ada. Hal ini sesuai dengan pandangan kaum subjektivis terhadap organisasi, yaitu bahwa perkembangan organisasi akan sangat ditentukan oleh interaksi para anggota organisasi. Perilaku pegawai merupakan tanggapan dari perilaku manajer. Komunikasi informal dibutuhkan untuk menjaga kesempurnaan komunikasi pada sebuah organisasi. 9
Daftar Pustaka Arni Muhammad. Arni. 2002.. Jakarta: Bumi Aksara. Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005.. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 10