Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 15 TAHUN 2011 TENTANG KERUMAHTANGGAAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Dalam upaya melaksanakan tugas dan fungsi kerumahtanggaan di Lingkungan Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Bagian Perlengkapan dan Rumah khususnya Subbagian Rumah berperan penting dalam melaksanakan fungsi pelayanan umum kerumahtanggaan. Pelayanan tersebut meliputi pelayanan intern dan pelayanan ekstern. Pelayanan intern meliputi Pelayanan terhadap pimpinan yaitu melayani keperluan pimpinan dalam hal kebutuhan rumah tangga pimpinan dan jamuan tamu pimpinan; dan Pelayanan terhadap unit kerja lain adalah kegiatan melayani dalam hal penggunaan ruang rapat dan konsumsi rapat, pelayanan penggunaan telepon, pelayanan penggunaan operasional pengemudi, dan penggunaan kendaraan dinas operasional. Sedangkan pelayanan ekstern meliputi Pelayanan telepon masuk dari instansi lain dan Pelayanan SPPD yang berkunjung ke ANRI dari instansi lain. Fungsi-fungsi pelayanan tersebut untuk memberikan dukungan dalam mempersiapkan prasarana dan sarana sebagai penunjang dan memperlancar kegiatan pimpinan dan unit kerja di Lingkungan Kantor ANRI. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan yang tepat dan mudah dalam melaksanakan fungsi-fungsi kegiatan kerumahtanggaan di Lingkungan Kantor ANRI.
- 2 - Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini bertujuan untuk menunjang kelancaran kegiatan pimpinan dan unit kerja. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini meliputi Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan, Pelayanan Telepon Keluar Kantor, Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Kantor, Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional, Pelayanan Penggunaan Kendaraan Dinas, dan Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat di Lingkungan Kantor ANRI. D. Dasar 1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Pelayanan adalah kegiatan/pekerjaan atas permintaan pimpinan/unit kerja untuk membantu memberikan jasa sehingga pimpinan/unit kerja terebut merasa ringan dan puas. 2. Telepon adalah alat komunikasi di dalam kantor dan ke instansi lain. 3. Etika adalah sopan santun dan perilaku yang baik dalam berbicara dan bertindak. 4. Informasi telepon adalah hal-hal yang berkaitan dengan line telepon, nomor telepon intern, dan nomor telepon ekstern kantor. 5. Pimpinan dan unit kerja adalah unsur yang terlayani.
- 3-6. Atasan langsung pengemudi adalah unsur pimpinan yang memberi tugas dan yang bertanggung jawab langsung atas tugas tugas pengemudi. 7. Pengemudi operasional adalah Staf Unit Kerja Subbagian Rumah sebagai unsur pelaksana yang bertugas melayani pimpinan dan unit kerja atas perintah atasan di Lingkungan Kantor ANRI. 8. Rapat adalah pertemuan dalam rangka koordinasi untuk kelancaran tugas pokok fungsi organisasi. 9. Konsumsi adalah makanan atau minuman yang disajikan dalam rapat/pertemuan. 10. Form adalah lembaran isian yang harus ditulis dalam rangka permintaan/permohonan ruangan, pengemudi, dan kendaraan. 11. Unit kerja adalah bagian dari struktur organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi tersendiri di lingkungan ANRI.
- 4 - BAB II PROSEDUR KERUMAHTANGGAAN A. Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan Prosedur Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. a. Kepala Subbagian (Kasubbag) Rumah menerima informasi mengenai kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan dari Kepala Bagian (Kabag)/Kasubbag Tata Usaha Pimpinan/Kabag Humas. b. Kasubbag Rumah mengecek dan berkoordinasi dengan Kabag/Kasubbag Tata Usaha Pimpinan. 2. Kasubbag Rumah melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. 3. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima laporan dan memerintahkan Kasubbag Rumah untuk memenuhi kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan. 4. Kasubbag Rumah memerintahkan kepada Pemelihara Wisma untuk menyiapkan berbagai kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan. 5. a. Pemelihara Wisma melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan. b. Pemelihara Wisma mencatat pada buku harian, membuat laporan dan menyampaikan kepada Kasubbag Rumah. 6. Kasubbag Rumah menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. B. Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi Prosedur Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. a. Operator Telepon menerima telepon dari Pegawai yang minta disambungankan ke nomor tujuan tertentu. b. Operator Telepon mencatat nomor telepon tujuan pada buku catatan. 2. a. Operator Telepon menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor tujuan yang diminta. b. Operator Telepon meminta persetujuan kepada Kasubbag Rumah apabila nomor tujuan tersebut berada di luar negeri. 3. Kasubbag Rumah memberikan persetujuan dan memerintahkan kepada Operator Telepon untuk proses lebih lanjut.
- 5-4. Operator Telepon menghubungkan nomor tujuan yang diminta kepada Pegawai yang bersangkutan. Norma waktu: 10 menit C. Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi Prosedur Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Operator Telepon menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat identitas, maksud dan tujuan penelepon. 2. Operator Telepon menghubungi Pegawai yang dimaksud dan menanyakan apakah Pegawai tersebut bersedia menerima atau tidak. 3. a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan dengan Penelepon. b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan dikembalikan dan diputus. Norma waktu: 10 menit D. Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional Prosedur Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima surat permohonan permintaan pengemudi operasional dari Pemohon/Unit Kerja kemudian mendisposisikan kepada Kasubbag Rumah. 2. Kasubbag Rumah menerima dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk memproses lebih lanjut surat permohonan permintaan pengemudi operasional. 3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menerima perintah dan memberikan form permintaan pengemudi operasional kepada Pemohon/Unit Kerja untuk diisi dan dilengkapi. 4. Pemohon/Unit Kerja mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi operasional kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas. 5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyampaikan surat permohonan beserta form permintaan pengemudi operasional yang sudah ditandatangani Atasan Langsung Pemohon/Unit Kerja terkait kepada Kasubbag Rumah. 6. a. Kasubbag Rumah menerima dan memahami maksud surat permohonan beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan ditandatangani.
- 6 - b. Kasubbag Rumah menghubungi/berkoordinasi dengan Pemohon/Unit Kerja untuk mendapatkan keterangan lebih jelas. 7. a. Kasubbag Rumah memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas. b. Kasubbag Rumah menghubungi dan memerintahkan Pengemudi untuk melaksanakan tugas. 8. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas permohonan dari Pemohon/Unit Kerja. 9. a. Pengemudi menerima perintah dan tugas dari Kepala Subagian Rumah. b. Pengemudi menghubungi Pemohon/Unit Kerja untuk melaksanakan tugas. 10. Pengemudi melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Subagian Rumah. E. Pelayanan Permintaan Penggunaan Kendaraan Dinas Prosedur Pelayanan Penggunaan Kendaraan Dinas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima dan memahami surat permohonan dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan kepada Kasubbag Rumah. 2. Kasubbag Rumah menerima disposisi dan berkoordinasi dengan Unit Kerja untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman kendaraan dinas. 3. Kasubbag Rumah mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau ditolak (berdasarkan ketersediaan kendaraan dinas) kemudian melaporkan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. 4. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima laporan dan memberikan persetujuan permintaan penggunaan kendaraan dinas. 5. Kasubbag Rumah memerintahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk menyiapkan kendaraan dinas. 6. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas kepada Pengemudi/Unit Kerja Pemohon. 7. Apabila telah selesai penggunaannya kendaraan dinas segera dikembalikan kepada Kasubbag Rumah. 8. Kasubbag Rumah Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan kondisi kendaraan 9. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan memeriksa kondisinya.
- 7 - F. Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat Prosedur Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. a. Pemelihara wisma menerima permohonan peminjaman ruang rapat dari unit kerja pemohon (minimal sehari sebelum pelaksanaan rapat) melalui telepon. b. Pemelihara Wisma mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja pemohon datang ke Subbag Rumah untuk mengisi form peminjaman ruangan. c. Pemelihara Wisma menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV Unit Kerja Pemohon kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Rumah. 2. a. Kasubbag Rumah menerima dan memahami permohonan peminjaman ruangan. b. Apabila ada permintaan konsumsi, Kasubbag Rumah berkoordinasi dengan unit kerja mengenai anggaran kegiatan. c. Kasubbag Rumah memerintahkan Pemelihara Wisma untuk menyiapkan ruangan dan konsumsi apabila diminta. 3. Pemelihara Wisma mencatat di papan white board dan buku pencatatan kemudian memberitahukan kepada unit kerja ruangan yang akan dipergunakan. G. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon I 1. a. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima pengajuan perbaikan Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I. b. Kabag Perlengkapan dan Rumah memerintahkan Kasubbag Rumah untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I. 2. Kasubbag Rumah memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk mengecek kondisi kendaraan. 3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek kondisi kendaraan dan melaporkan kondisi kendaraan kepada Kasubbag Rumah. 4. Kasubbag Rumah berkoordinasi dengan bengkel dan memerintahkan pengemudi untuk membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan. 5. Pengemudi membawa kendaraan dinas ke bengkel dan menyerahkan invoice kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas. 6. Pengadministasi Kendaraan Dinas menerima invoice dari bengkel kemudian memproses administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan kepada Kasubbag Rumah.
- 8-7. Kasubbag Rumah menyampaikan laporan kepada Kepala Biro (Karo) Umum melalui Kabag Perlengkapan dan Rumah. H. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon II dan III 1. a. Kabag Perlengkapan Rumah menerima nota dinas dari unit kerja Eselon II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan kepada Kassubbag Rumah. b. Kabag Perlengkapan Rumah memerintahkan Kasubbag Rumah untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Kasubbag Rumah menerima nota dinas dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia. I. Pengurusan STNK dan KIR 1. a. Pengadministrasi Kendaraan Dinas memeriksa daftar masa berlaku kendaraan dinas. b. Pengadministrasi Kendaraan Dinas melaporkan kepada Kasubbag Rumah mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang akan dilakukan KIR. 2. Kasubbag Rumah memeriksa dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk menyiapkan administrasi. 3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Rumah. 4. Kasubbag Rumah dan Kabag Perlengkapan dan Rumah menandatangani administrasi yang diperlukan. 5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengurus perpanjangan STNK dan KIR.
- 9 - BAB III PENUTUP Prosedur tentang Kerumahtanggaan ini sebagai pedoman dalam proses melakukan pelaksanaan kegiatan di Unit Kerja Subbagian Rumah di Lingkungan Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia. Pedoman ini dibuat sebagai upaya memberikan pelayanan yang efektif dan efesien dalam rangka melayani pimpinan dan tamu pimpinan, melayani permintaan penggunaan telepon kantor, melayani permintaan penggunaan ruangan dan permintaan konsumsi rapat, melayani permintaan penggunaan kendaraan dinas, dan melayani permintaan pengemudi operasional. Prosedur Tetap ini diharapkan dapat memberikan harapan motivasi kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pendukung dan memperlancar kegiatan. Prosedur tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal September 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG KERUMAHTANGGAAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II DAN ESELON III LAMPIRAN 9 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN STNK DAN KIR LAMPIRAN 10 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL LAMPIRAN 11 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima informasi mengenai kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan b. Mengecek dan berkoordinasi 2 Melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan Pemelihara Wisma Kasubag Rumah Unit Penyelesaian Kabag Perlengkapan dan Rumah Pemohon Bagian TU Pimpinan /Bag.Humas 3 Menerima laporan dan memerintahkan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan 4 Memerintahkan penyiapan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan 5 a. Melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan b. Mencatat pada buku harian, membuat dan menyampaikan laporan 6 Menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan Norma Waktu: 1 hari kerja
- 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima telepon meminta disambungkan ke nomor tujuan tertentu b. Mencatat nomor telepon pada buku catatan Operator Telepon Unit Penyelesaian Kasubbag Rumah Pegawai /Pemohon 2 a. Menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor tujuan tersebut b. Apabila nomor tujuan berada di luar negeri atau tidak jelas, meminta persetujuan untuk menghubungi nomor tujuan tersebut 3 Memberikan persetujuan dan memerintahkan proses lebih lanjut 4 Menghubungkan nomor tujuan tersebut kepada pegawai yang bersangkutan Norma Waktu: 10 menit
- 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI No Tahap Kegiatan 1 Menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat identitas, maksud dan tujuan penelepon 2 Menghubungi dan menanyakan apakah bersedia menerima telepon atau tidak Unit Penyelesaian Operator Telepon Pegawai Penelepon 3 Memutuskan untuk menerima telepon atau menolak telepon 4 a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan dengan Penelepon b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan dikembalikan dan diputus Norma Waktu: 10 menit
- 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL No Tahap Kegiatan 1 Menerima dan mendisposisi surat permohonan permintaan pengemudi operasional Pengadm. Kendaraan Dinas Pengemudi Unit Penyelesaian Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Pemohon /Unit Kerja 2 Menerima, memerintahkan untuk memproses surat permohonan 3 Menerima perintah dan memberikan form permintaan pengemudi untuk diisi dan dilengkapi 4 Mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi kemudian menyerahkan kembali 5 Menyampaikan surat permohonan beserta form permintaan pengemudi yang sudah ditandatangani atasan langsung pemohon/unit kerja 6 a. Menerima dan memahami maksud surat permohonan beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan ditandatangani b. Menghubungi /berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas 7 a. Menghubungi dan memerintahkan pelaksanaan tugas b. Memerintahkan pencatatan jadwal tugas dan menyimpan berkas
- 6 - No Tahap Kegiatan 8 Mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas permohonan Pengadm. Kendaraan Dinas Pengemudi Unit Penyelesaian Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Pemohon /Unit Kerja 9 a. Menerima perintah dan melaksanakan tugas b. Menghubungi pemohon/unit Kerja 10 Melaporkan pelaksanaan tugas Norma Waktu: 1 hari kerja
- 7 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 l : September 2011 No DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS Tahap Kegiatan 1 Menerima dan memahami surat permohonan dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan 2 Menerima disposisi dan berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman kendaraan dinas 3 Mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau ditolak kemudian melaporkan 4 Menerima laporan dan memberikan persetujuan Pengadm. Kendaraan Dinas Unit Penyelesaian Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Pemohon /Unit Kerja 5 Memerintahkan untuk menyiapkan kendaraan dinas 6 Menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas 7 Mengembalikan kendaraan dinas setelah selesai 8 Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan kondisi kendaraan 9 Mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan memeriksa kondisinya Norma Waktu: 1 hari kerja
- 8 - Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima permohonan peminjaman ruang rapat b. Mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja pemohon datang untuk mengisi form peminjaman ruangan c. menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV dari unit kerja Unit Kerja Pemohon Pemelihara Wisma Unit Penyelesaian Kasubbag Rumah Unit Kerja 2 a. Menerima dan memahami permohoan peminjaman ruangan b. Apabila ada permintaan konsumsi, maka berkoordinasi dengan unit kerja mengenai anggaran kegiatan c. Memerintahkan proses lebih lanjut 3 Memeriksa ketersediaan ruangan dan mencatat di papan whiteboard dan buku pencatatan peminjaman ruangan 4 Memberitahukan ketersediaan ruangan yang akan digunakan Norma Waktu: 15 menit
- 9 - Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima pengajuan perbaikan Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I Pengemudi Unit Penyelesaian Pengadm. Kendaraan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah b. Memerintahkan untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I 3 Memerintahkan untuk mengecek kondisi kendaraan 4 Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek dan melaporkan kondisi kendaraan 5 a. Berkoordinasi dengan bengkel b. Memerintahkan pengemudi untuk membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan 6 Membawa kendaraan dinas ke bengkel 7 Menerima invoice dari bengkel kemudian memproses administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan 8 Menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum melalui Kabag Perlengkapan dan RT. Norma Waktu: 1 hari kerja
- 10 - Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II dan ESELON III No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima dan mendisposisikan nota dinas dari unit kerja Eselon II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas b. Memerintahkan untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2 Menerima nota dinas dan memerintahkan untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia 3 Menerima dan melaksanakan perintah untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia kemudian melaporkan pelaksanaan kegiatan Pengadm. Kendaraan Dinas Unit Penyelesaian Kasubbag Kabag Perlengkapan Rumah dan Rumah Norma Waktu: 30 hari kerja
- 11 - Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN STNK DAN KIR No Tahap Kegiatan 1 a. Memeriksa daftar masa berlaku kendaraan dinas b. mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang akan dilakukan KIR 2 Memeriksa dan memerintahkan untuk menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR Pengadm. Kendaraan Dinas Unit Penyelesaian Kasubbag Kabag Rumah Perlengkapan dan Rumah 3 Menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR 4 Menandatangani administrasi yang diperlukan dan memerintahkan pengurusan perpanjangan STNK dan KIR 5 Mengurus perpanjangan STNK dan KIR Norma Waktu: 1 hari kerja KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
- 12 - Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 Arsip Nasional Republik Indonesia PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL N a m a : N I P : Unit Kerja : Hari/tanggal : Tujuan : Keperluan : Jenis Mobil : No.Polisi : Pengemudi : Berangkat : Kembali : Pukul... Pukul... Mengetahui/menyetujui, Kasubag. Rumah Jakarta,. Mengetahui Atasan Langsung NIP..... NIP...
- 13 - Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 l : September 2011 Arsip Nasional Republik Indonesia PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN Acara : Biaya/Dana : Rutin/Proyek Hari/tanggal : Jam : Ruangan : Konsumsi : Juml.Peserta : Mengetahui/menyetujui, Kasubag. Rumah Jakarta, Pemohon NIP... NIP