SOP Pelaksanaan kegiatan upacara

Transkripsi

1 SOP an kegiatan upacara No. Uraian Kegiatan Penanggungjawab Ka. Subag Ka.Sie/Kelti/ Keterangan Petugas Kelengkapan Waktu Output ursn. Rumah tangga TU. Instl Membuat surat pemberitahuan tanggal pelaksanaan upacara dan nama petugas upacara Menyiapkan sarana dan prasarana dan mengantar surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara Menerima surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara dan memberitahukan kepada staf-stafnya Buku catatan surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara 1 hari Catatan Mempersiapkan 2 jam an

2 PERAWATAN GEDUNG DAN KANTOR Penanggungjawa No. Uraian Kegiatan Bendahara Penanggungjawa Ka. Sub Tata Ket. Pemohon b Kegiatan Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output Pengeluaran b Kegiatan Usaha Pemeliharaan 1 Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan Surat Permohonan + disposisi 2 Menerima Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi Memerintahkan 3 Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan kantor Surat Permohonan + disposisi Menerima Perintah 4 Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut Surat Permohonan + disposisi Menindaklanjut i 5 Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Menindaklanjut i 6 7 Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan Surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Catatan jenis yang diperbaiki 5 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan 8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan Mengajukan tagihan Pembayaran 9 Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi tidaklengkap lengkap berkas tagihan lengkap tanda terima pembayaran 10 Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan berkas tagihan dari perusahaan Bukti pelunasan tagihan

3 PERWATAN KENDARAAN DINAS No. Uraian Kegiatan Pengemudi yang ditunjuk Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan Ka. Sub Tata Usaha Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai Menerima Permohonan Perbaikan/ Perawatan dan mendisposisikan surat Permohonan tersebut kepada Ka. Tata Usaha. Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut Surat Permohonan Surat Permohonan + disposisi Surat Permohonan + disposisi Menerima Perintah Surat Permohonan + disposisi Menindaklanjuti 3. Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk Menindaklanjuti melaksanakan Membawa kendaraan yang akan diperbaiki ke perusahaan ditunjuk serta mendampingi pelaksanaan Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk 4 Hari melaksanakan Membawa kendaraan yang akan diperbaiki ke perusahaan yang ditunjuk Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan Catatan jenis yang diperbaiki Memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan Mengajukan tagihan Pembayaran kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan Mengajukan tagihan Pembayaran Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengakap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi tidaklengkap lengkap berkas tagihan lengkap tanda pembayaran terima Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan berkas tagihan dari perusahaan Bukti tagihan pelunasan

4 Keterang an

5 PERAWATAN PERALATAN KANTOR No. Uraian Kegiatan Pemohon Bendahara Pengeluaran Penanggungjawa Penanggungjaw b Kegiatan ab Kegiatan Pemeliharaan Ka. Sub Tata Usaha Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output Keterang an 1 Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan Surat Permohonan + disposisi 2 Menerima Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi Memerintahka n 3 Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor Surat Permohonan + disposisi Menerima Perintah 4 Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut Surat Permohonan + disposisi Menindaklanjut i 5 Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Menindaklanjut i 6 7 Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Catatan jenis yang diperbaiki 5 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan 8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan Mengajukan tagihan Pembayaran 9 Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengakap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi tidaklengkap lengkap berkas tagihan lengkap tanda terima pembayaran 10 Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan berkas tagihan dari perusahaan Bukti pelunasan tagihan

6 PERAWATAN RUANGAN KANTOR No. Uraian Kegiatan Pemohon Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan Ka. Sub Tata Usaha Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output 1 Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan Surat Permohonan + disposisi 2 Menerima Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi Memerintahkan 3 Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor Surat Permohonan + disposisi Menerima Perintah 4 5 Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Surat Permohonan + disposisi Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Menerima Perintah Menindaklanjuti 6 Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan 10 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan 7 Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan Catatan jenis yang diperbaiki Memeriksa hasil pekerjaan sesuai ajuan 8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan Mengajukan tagihan Pembayaran 9 Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengakap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi tidaklengkap lengkap berkas tagihan lengkap tanda terima pembayaran 10 Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan berkas tagihan dari perusahaan Bukti pelunasan tagihan

7 Ket.

8 Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan kantor No. Uraian Kegiatan Staf pelaksana yang ditunjuk Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan Ka. Sub Tata Usaha Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output Membuat Surat Perintah Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Perawatan/ Pemeliharaan Kebersihan Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan Pemeliharaan Kebersihan sesuai ajuan Pemeliharaan Kebersihan SK Permentan tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Penelitian Tanah Surat Permohonan + disposisi Surat Permohonan + disposisi Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Pemeliharaan Kebersihan surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Pemeliharaan Kebersihan Catatan Surat Perintah Perawatan/Pemeliha raan Kebersihan Kantor Menerima Perintah Menindaklanjuti Menindaklanjuti Setiap hari Setiap hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Pemeliharaan Kebersihan Memeriksa hasil pekerjaan Pemeliharaan Kebersihan sesuai ajuan Pemeliharaan 8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan Mengajukan tagihan Pembayaran 9 10 Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan Pemeliharaan Kebersihan tidaklengkap lengkap berkas tagihan lengkap berkas tagihan dari perusahaan tanda terima pembayaran Bukti pelunasan tagihan

9 Keterangan

10 an Pengamanan Kantor Koordinator Penanggung No. Uraian Kegiatan pelaksanaan Personil Keterangan jawab Urusan Kelengkapan Waktu Output tugas Satpam Rumah Tangga keamanan 1. Membuat Surat Penunjukan satu orang personil Satpam untuk menjadi Koordinator pelaksanaan tugas keamanan SK Ka. Balai Surat Penunjukan 2. Mengatur Jadwal Piket sesuai dengan Jumlah Personil SATPAM dan mengsosialisasikan Tugas-tugas SATPAM sesuai dengan SK Kepala Balai. Surat Penunjukan 2 Hari Jadwal Piket dan Sk Tupoksi SATPAM 3. Melaksanakan Tugas-tugas yang dibebankan sesuai dengan SK Kepala Balai. Jadwal Piket dan Sk Tupoksi SATPAM Sesuai Jadwal an 4. Menerima Laporan Harian dari Personil SATPAM yang piket (Lisan Ataupun Tulisan) Buku Catatan Sesuai Jadwal an

11 Peminjaman Sarana No Uraian Kegiatan Mengajukan permohonan/peminjaman dengan menuliskan jenis sarana, tanggal saat dipakai s/d selesai, tempat penggunaannya yang diketahui atasan langsung. Mencatat dan menjawab permohonan pemohon (pemberitahuan dapat melalui lisan), selanjutnya menyerahkan sarana yang dipinjam kepada Pemohon. Kepala Pengelola Pemohon Sarana Kelengkapan Waktu Output Buku catatan Pemijam/ pengguna sarana 1 hari data peminjam sarana Keterangan 3. Menerima sarana yang dipinjam dan menandatangani blanko peminjaman sebagai bukti. Blanko peminjaman sebagai bukti. 1 jam catatan dan blanko peminjaman sebagai bukti. 4. Mengembalikan sarana kepada Kepala Pengelola Sarana serta melaporkan kondisi sarana yang selesai digunakan. 1 jam Sarana telah dikembalikan

12 Pengurus perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian No. Uraian Kegiatan 1 Pegawai melaporkan perubahan status meliputi perkawinan / perceraian / kelahiran / kematian Pemohonan Subbag TU Kepegawaian Pembuat Daftar Gaji Kelengkapan Waktu Output Keterangan Copy surat nikah / surat Permohonan cerai / akte kelahiran (lisan / tulisan) anak (yang telah dilegalisir / ditandatangani pejabat terkait ) 2 Menindaklanjuti permohonan Copy surat nikah / surat cerai / akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir / ditandatangani pejabat terkait ) 3 Memproses perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian 4 Memproses perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran Copy surat nikah / surat cerai / akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir / ditandatangani pejabat terkait ) Copy surat nikah / surat cerai / akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir / ditandatangani pejabat terkait ) Print out KP Hari Perubahan data SIMPEG Perubahan data penerima tunjangan pegawai 5 Proses pensiun pegawai karena meninggal dunia surat kematian yang telah ditandatangani oleh pejabat terkait / visum 3 Minggu SK pensiun pegawai

13 Penanganan dan penyelesaian kasus kepegawaian (disiplin pegawai) No. Uraian Kegiatan Melaporkan nama pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin Pelanggar disiplin Ka. Sub Bag. Ka. Unit Kerja TU/kepegawaian Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output Evaluasi laporan kinerja pegawai 2 jam Menyampaikan laporan Nama pegawai yang melakuakn pelanggaran disiplin 1 Mengevaluasi laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja 2 jam Nama pegawai yang melakukan pelanggarn disiplin 2 Menerima laporan pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin 3 Membuat surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin Laporan pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin Nota agar menindaklanjuti pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin 1 hari Nota agar menindaklanjuti pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin 2 hari Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani 4 Menandatangani surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani 2 hari Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani 5 Menyampaikan surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin yang telah ditandatangani Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani, laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja 6 Menerima surat panggilan /teguran Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin 2 jam Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani telah diterima 2 jam Menghadap Ka. Balai 7 Memberi opsi kepada pelanggar disiplin 8 Menyanggupi untuk beraktifitas kembali sebagaimana mestinya Beraktifitas kembali Tidak lanjut Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja Kesepakatan 2 jam Jika pelanggar disiplin menyanggupi untuk beraktifitas kembali sebagaimana mestinya maka selesai. Jika tidak, maka proses an dilanjutkan ke Badan 9 Membuat laporan tentang pelanggar disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani, laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja 1 hari Laporan tentang disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang 10 Menyampaikan laporan ke Balai Besar dan Badan Litbang Laporan tentang pelanggaran disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang 1 hari Tanda terima penyerahan laporan

14 Keterangan

15 Surat Pernyataan Menduduki Jabatan dan Pernyataan Melaksanakan Tugas Stuktural No. Uraian Kegiatan Urusan Sub Bag. TU Kepegawaian Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output 1 Menerima surat keputusan jabatan struktural Baru SK Jabatan Struktural Baru 2 jam Data jabatan Struktural Baru 2 Membuat surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas SK Jabatan Struktural Baru 1 hari Print out surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas 3 Mengoreksi surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas sebelum ditandatangani Ka. Balai 4 Menandatangani surat pernyataan menduduki jabatan dab surat pernyataan melaksanakan tugas benar koreksi SK Jabatan Struktural Baru, surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan 5 Menyerahkan ke bendahara gaji Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan telah ditandatangani /disetujui Ka. Balai 1 hari Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan ditandatangani /disetujui Ka. Balai 1 hari Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan telah ditandatangani /disetujui Ka. Balai 1 jam Dokumen baru

16 Keterangan

17 PENGUSULAN Kp 4 No. Uraian Kegiatan Pemohonan Subbag TU/ Kepegawaian Ka Balai Kelengkapan Waktu Output 1 Kepegawaian mengusulkan untuk dibuatkan KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat terkait), KTP 2 Membuat KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat terkait), KTP 1 hari Permohonan (lisan atau tulisan) 1 hari Print out KP4 menyerahkan kepemohon 3 Menandatangani dan melegalisir KP4 dimana pemohon bertempat tinggal Surat pengatar usulan pembuatan KP4 1-3 hari KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal 4 Menerima KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana pemohon bertempat tinggal KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat) KTP 5 Menandatangani KP4 KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat) KTP 6 Menerima KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui Ka. BALAI dan kelengkapannya untuk di proses kebagian gaji KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui ka. BALAI dan kelengkapannya 1 hari KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, untuk ditandatangi/ diketahui Ka. Balai 1 hari KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui ka. Balai 1 hari KP4 diserahkan ke bagian gaji

18 Keterangan

19 IZIN KERJA LEMBUR DI KANTOR No. Kegiatan Pemberi Yang Petugas Output Keterangan Kelengkapan Waktu Tugas ditugaskan SATPAM 1 Menugaskan pegawai yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan di luar hari/jam kerja Surat Tugas 5 menit Surat Tugas 2 Menyerahkan surat tugas bekerja di luar hari/jam kerja kepada petugas SATPAM yang bertugas pada hari/malam tersebut Surat Tugas 5 menit Surat Tugas yang diterima SATPAM 3 Menerima surat tugas, lalu mempersilakan pegawai yang bersangkutan untuk mengisi Form KETERANGAN KERJA LEMBUR 4 Mengisi dan menanda tangani Form yang disodorkan petugas SATPAM lalu menyerahkannya kembali Form KETERANGAN KERJA LEMBUR Form KETERANGAN KERJA LEMBUR 5 menit Form KETERANGAN KERJA LEMBUR Form KETERANGAN KERJA LEMBUR yang sudah diisi 5 Melapor ke SATPAM sebelum meninggalkan kantor setelah pekerjaan selesai