BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan PT. Sinar Buana adalah sebuah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang distribusi permesinan dan bahan kimia industri. PT. Sinar Buana didirikan pada tanggal 7 Mei 2002 oleh Bapak Harjadi selaku Direktur utama. Perusahaan ini berlokasi di Taman Kebon Jeruk Blok A4/25, Jl. Raya Meruya Ilir, Kebon Jeruk, Jakarta. Perusahaan berfokus pada produk peralatan industri dan welding. PT.Sinar Buana spesialis dalam menyediakan produk berkualitas tinggi ke pabrik-pabrik mesin dan besi, kontaktor, industri kimia dan petrokimia, industri perkapalan dan mesin pembangkit listrik. Mesin mesin tersebut di import dari berbagai perusahaan dari berbagai negara. Dengan pengalaman perusahaan dan tenaga-tenaga profesional perusahaan yang telah terlatih dan berpengetahuan dalam bidang permesinan, logam dan bahan-bahan kimia industri, sehingga perusahaan mampu menyelesaikan permasalahan sulit yang dihadapi pelanggan dalam mencari mesin tertentu yang sulit diperoleh. 26
27 3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 3.2.1. Struktur Organisasi Berikut adalah gambar dari Struktur Organisasi PT. Sinar Buana: Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.2.2. Wewenang Dan Tanggung Jawab 1. RUPS (Rapat Umum pemegang saham) RUPS merupakan organ perusahaan yang memegang kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan memegang segala wewenang yang tidak
28 diserahkan kepada Direksi atau Komisaris. RUPS berhak memperoleh seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan dan meminta pertanggungjawaban Komisaris dan Direksi yang berkaitan dengan pengelolaan Perusahaan Tugas dan Kewenangan Rapat Umum Pemegang Saham: 1. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris. 2. Mengangkat dan memberhentikan direktur. 2. Komisaris Tugas dan Kewenangan Komisaris: 1. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT Sinar Buana dan memberikan nasihat kepada direktur 2. Dalam melaksanakan tugas, direktur berdasarkan kepada kepentingan PT Sinar Buana dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT Sinar Buana. 3. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu. 3. Direktur/ General Manager Sebagai pimpinan tertinggi dalam melaksanakan tugas dari anggota direksi, yang secara garis besarnya bertugas merencanakan, mengkoordinir, memimpin, dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan, baik bersifat intern maupun ekstern untuk keperluan perusahaan.
Presiden Direktur bertanggung jawab kepada RUPS dan secara langsung membawahi 4 manager yaitu Manager Sales, Manager Purchasing, 29 Manager Keuangan, Manager Gudang dan Human Resources Department. Tugas dan wewenang Direktur/ General Manager: 1. Mengawasai dan mengkoordinir semua kegiatan dari managermanager yang berada dibawahnya dan mengusahakan agar mereka dapat bekerja hingga mencapai hasil yang optimal. 2. Melakukan market riset untuk mengetahui keadaan serta untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing dengan data-data dan informasi dari para karyawan. 3. Melakukan kegiatan promosi produk-produk yang dijual oleh perusahaan. 4. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap hasil-hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan memberikan petunjukpetunjuk untuk meningkatkan prestasi perusahaan dimasa mendatang. 5. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Tanggung Jawab Direktur/ General Manager: 1. Bertanggung jawab atas segala permasalahan yang timbul baik kedalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dengan bijakasana.
30 2. Bertanggung jawab terhadap syarat-syarat penjualan baik harga, diskon, hadiah atau bonus yang akan diberikan kepada pelanggan atau dealer maupun syarat-syarat pembayaran yang telah ditetapkan. 3. Bertanggung jawab dalam melakukan kebijaksanaan strategi pemasaran. 4. Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan baik moral, sikap dan tindakan yang dilakukan karyawan. 4. Manager Operasional Sebagai pimpinan unit penjualan dan bertanggungjawab atas kinerja unit penjualannya secara keseluruhan. Tugas dan wewenang Sales Manager: 1. Menerima laporan penjualan secara rutin. 2. Membuat rencana strategi unit penjualan, 3. Mengkoordinir dan mengatur kegiatan per kegiatan yang terdapat di dalam armada penjualan. 4. Mengevaluasi kinerja unit penjualan kantor secara keseluruhan dan melakukan tindakan korektif apabila diperlukan. 5. Memberikan solusi kepada karyawan yang mengalami kesulitan 6. Membina hubungan baik dengan semua customer-nya
31 5. Staff Sales: Tugas dan wewenang Staff Sales: 1. Mengadakan transaksi penjualan kepada pelanggan agar dapat mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Berusaha mencari pelanggan baru dan bertanggung jawab penuh atas hasil penjualan terhadap perusahaan 3. Membuat laporan kerja atas pekerjaan yang telah dilakukan selama 1 bulan dan bertanggung jawab penuh terhadap isi laporan tersebut. 6. Manager Purchasing Tugas dan wewenang Manager Purchasing: 1. Menjalin kerja sama dengan supplier, agar bisa mendapatkan harga pokok produk yang paling kompetitif agar dapat bersaing dengan perusahaan lain. 2. Menetapkan anggaran pembelian, untuk meminimumkan pengeluaran kas perusahaan. 7. Staff Purchasing Tanggung Jawab Staff Purchasing: 1. Bagian ini memiliki kewajiban untuk melakukan pembelian bahan/barang yang diperlukan untuk operasionalisasi perusahaan. 2. Melakukan seleksi supplier, melakukan negosiasi harga dan permintaan pengiriman.
3. Membuat Purchase Order, dan mendapat persetujuan Purchase Order dari Manager Purchasing. 32 4. Membuat Laporan pembelian secara rinci dan akurat. 8. Manager Keuangan Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan. Bertanggung jawab atas hasil laporan kerjanya kepada General Manager/ Direktur. Tugas dan Wewenang Manager Keuangan: 1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. 2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. 3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
33 4. Merencanakan, mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. 5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan. 6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukkan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. 7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. 8. Bertanggung jawab atas semua pencatatan dan pembukuan serta pelaksanaan proses akuntansi. 9. Melakukan pembukuan terhadap semua transaksi yang terjadi. 10. Membuat dan menyampaikan laporan keuangan kepada Direktur. 9. Staff Administrasi
34 Tugas dan wewenang staff administrasi: 1. Membuat budget keuangan per-bulan, per-kwartal dan per-tahun 2. Menyajikan laporan keuangan dan membuat analisa keuangan perusahaan 3. Berwenang untuk membuat surat jalan untuk diberikan kepada kepala gudang sebagai rekomendasi pengiriman barang 4. Berwenang untuk membuat tagihan yang telah jatuh tempo dan membuat faktur. 5. Mengelola segala aspek keuangan yang berhubungan dengan bank, perpajakan, dan sebagainya secara efektif. 6. Mengadakan pembukuan secara baik, sehingga transaksi yang terjadi dapat terkontrol dan informasi-informasi yang dibutuhkan dapat disajikan tepat waktu. 10. Staff Akuntansi Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan. Tugas dan wewenang Staff akuntansi: 1. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status AP/AR
2. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu 35 3. Memeriksa rangkuman kas kecil yang efektif 4. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran 5. Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar. 6. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen. 7. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang digudang dan catatan di keuangan. 11. Staff Pajak Membuat laporan pajak, daftar pembayaran gaji karyawan, slip gaji serta mentransfer ke rekening masing-masing karyawan, agar hak karyawan dipenuhi sesuai dengan yang ditetapkan dan pada waktunya. Tugas dan wewenang Staff Pajak: 1. Menerima daftar rekapitulasi absensi karyawan, berikut potonganpotongan gaji dari HRD, untuk memastikan perhitungan gaji bulanan dilakukan secara benar dan akurat.
36 2. Membuat daftar gaji, slip gaji, laporan transfer dan mentransfer ke rekening masing-masing karyawan, agar pemenuhan hak karyawan dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tepat waktu. 3. Membuat SSP, faktur pajak, bukti potong pajak serta perhitungan pengkreditan PPN, agar kewajiban pajak perusahaan dapat dipenuhi dengan baik sesuai aturan yang berlaku. 4. Melakukan pembayaran pajak kurang bayar ke Bank/ Kantor Pos dan melaporkan setiap SPT Masa PPN dan SPT PPH Badan ke KPP terdaftar, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban perusahaan dalam hal pajak dipenuhi dengan baik 12.Manager Warehouse Tugas dan wewenang dari Manager Gudang: 1. Membuat laporan tentang keluar masuknya barang. 2. Mempersiapkan barang yang telah dipesan pelanggan 3. Membuat laporan barang retur. 4. Mengatur letak barang agar mempermudah karyawan dalam mempersiapkan barang. 5. Mengecek barang yang akan masuk gudang. 6. Melaporkan kondisi stok barang yang ada di gudang kepada General Manager/ Direktur.
37 7. Mengawasi staff gudang. 13. Staff Gudang Tugas dan wewenang dari Staff Gudang: 1. Mencatat barang yang masuk atau keluar. 2. Membuat laporan tentang stok barang kepada warehouse manager. 3. Membantu warehouse manager dalam penataan gudang. 4. Bertanggung jawab kepada warehouse manager. Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas kelancaran masuknya barang. 2. Memberikan informasi kepada pihak yang berkepentingan atas persediaan barang. 3. Mengontrol serta memonitor persediaan barang setiap hari dengan jalan melakukan pecatatan kartu stok. 4. Membuat bukti penerimaan barang. 5. Membuat bukti retur penjualan maupun pembelian. 6. Bertanggung jawab atas penerima barang dari pusat. 14. Staff Delivery: 1. Bertugas untuk mengantar produk sampai tujuan.
2. Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kelengkapan barang sampai tujuan. 38 15. Bagian Personalia dan umum Bertanggung-jawab untuk mencari, mendapatkan,mempertahankan dan memotivasi SDM yang diperlukan dan yang ada sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Melakukan perekrutan karyawan berdasarkan permintaan dari bagian lain 2. Melakukan pemasangan iklan di Koran 3. Melakukan penyaringan atau test dan interview 4. Memantau semua karyawan dilihat dari kedisiplinan, kerajinan, kebersihan, kerapian, dan keterampilan Bagian Umum mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal pengurusan instansi-instansi seperti: Pemerintah Daerah, PLN, juga termasuk maintenance bangungan dan kendaraan. 3.3. Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.3.1. Prosedur Pembelian Proses pembelian bermula ketika terdapat permintaan persediaan barang dari bagian gudang. Permintaan diajukan kepada bagian
39 pembelian yang kemudian akan membuat daftar permintaan barang untuk diserahkan kepada pemasok. Pemasok akan segera memberikan daftar harga barang yang diminta. Manager Pembelian akan memberikan persetujuan terhadap harga barang yang ditawarkan. Jika terdapat ketidak cocokan harga, maka bagian pembelian akan melakukan negosiasi harga dengan pihak Pemasok. Setelah mendapatkan kesepakatan harga, maka bagian pembelian akan segera membuat pesanan pembelian. Pesanan pembelian terdiri dari 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada pemasok dan rangkap kedua akan disimpan oleh bagian pembelian untuk dijadikan arsip. Setelah mendapat tanda tangan otorisasi dari manager pembelian, bagian pembelian akan memberikan Pesanan pembelian kepada pemasok. Pemasok akan mempersiapkan barang yang dipesan. 3.3.2. Prosedur Penjualan Bagian penjualan akan terlebih dahulu membuat perjanjian penjualan dan kesepakatan harga dengan pelanggan. Setelah mencapai kesepakatan pelanggan akan mengirimkan Pesanan penjualan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan akan membuat Pesanan Pembelian dan diberikan kepada pelanggan. Bagian administrasi akan segera memberikan perintah keluar barang dan membuat surat jalan pengiriman berdasarkan Pesanan penjualan. Surat jalan tersebut akan diberikan kepada bagian gudang untuk persiapan pengiriman barang.
40 3.3.3. Prosedur Persediaan Bagian Gudang akan menerima barang kiriman dari pemasok dan memeriksa barang berdasarkan surat jalan yang terlampir. Setelah memastikan bahwa barang yang dikirim telah sesuai dengan permintaan, staff gudang akan menyerahkan surat jalan kepada bagian pembelian untuk disimpan kedalam arsip surat jalan. Ketika mendapat perintah keluar barang yang dilampirkan bersama surat jalan penjualan bagian gudang akan mempersiapkan barang-barang yang hendak dikirim. Setelah barang siap, staff pengiriman akan mengirimkan barang pesanan tersebut beserta dengan surat jalan. Surat jalan tersebut akan diotorisasi oleh pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah diterima. 3.3.4. Prosedur Penagihan oleh Pemasok Ketika mendekati batas jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati dengan pemasok, pihak pemasok akan mengirimkan faktur dan surat jalan pengiriman barang. Bagian keuangan akan membuat tanda terima faktur dan diberikan kepada pemasok. 3.3.5. Prosedur Penagihan Kepada Customer Surat jalan yang telah diotorisasi oleh pelanggan akan diberikan kepada staff administrasi sebagai data untuk tagihan faktur. Kemudian staff administrasi akan mengirimkan faktur tagihan kepada pelanggan.
41 3.3.6. Prosedur Retur Pembelian Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan permintaan atau terdapat kerusakan pada barang, Bagian gudang akan mengajukan retur barang kepada bagian pembelian. Bagian pembelian akan mengkonfirmasikan retur barang kepada pemasok. Setelah mendapat kesepakatan retur, staff administrasi akan membuat surat retur pembelian dan diberikan kepada staff pengiriman. 3.3.7. Prosedur Retur Penjualan Ketika terjadi kekeliruan atau kerusakan pada barang yang dikirim kepada pelanggan, pelanggan akan mengajukan retur atas kesalahan pengiriman barang tersebut. Pelanggan akan memberikan surat retur barang dan melakukan pengembalian barang. Surat retur pelanggan akan dicocokan dengan data surat jalan pengiriman barang dan dicatat ke dalam retur penjualan.
42 3.4. Diagram Alir Data 3.4.1. Flow Chart
Gambar 3.2 Flowchart 43
44 3.4.2. Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram konteks
45 3.4.3. Diagram Nol Gambar 3.4 Diagram Nol
46 3.5. Permasalahan Yang Dihadapi 1. Data barang dan data pencatatan retur tidak terintegrasi dengan baik, dikarenakan pencatatan retur masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan selisih jumlah barang dalam database dengan jumlah barang yang ada. 2. Terjadi kesalahan dalam pengaksesan informasi tagihan pembayaran. Informasi mengenai tagihan pembayaran barang yang didapat tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. 3. Banyak terdapat redudansi data sehingga data menjadi sulit untuk diatur dan dicari. 3.6. Alternatif Pemecahan Masalah 1. Pencatatan retur akan diaplikasikan kedalam sistem database perusahaan. Data retur akan diintegrasikan dengan data barang sehingga sistem dapat otomatis mengupdate data transaksi terbaru. 2. Kesalahan informasi tagihan pembayaran akan diselesaikan dengan membuat form pesanan penjualan. Daftar pesanan penjualan menginformasikan kembali kepada pelanggan daftar barang-barang yang tersedia dari permintaan beserta harganya. Tagihan akan diintegrasikan dengan form pesanan penjualan tersebut. 3. Database akan dirancang lebih baik untuk mengurangi redudansi data yang ada sehingga lebih mudah untuk dicari dan diatur.