40 BAB 3 ANALISIS INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sub bab ini berisi tentang riwayat hidup perusahaan, dari sejarah perusahaan hingga lokasi perusahaan. 3.1.1 Sejarah kisel Koperasi Telekomunikasi Seluler (kisel) adalah koperasi yang beranggotakan sekitar 2.500 anggota yang seluruhnya adalah pegawai PT Telkomsel. Anggaran Dasar kisel yang disahkan oleh Menteri Negara Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia Nomor 26/PAD/MENEG.I/XII/2001 tanggal 10 Desember 2001, menyatakan bahwa kisel merupakan koperasi gabungan dari 14 koperasi yang ada di Regional dan Grapari Telkomsel. Sebelum bergabung dalam satu badan hukum, dalam kurun waktu 1997-2000, Regional dan Grapari di lingkungan Telkomsel membentuk koperasi di wilayahnya masing-masing. Tercatat pada 14 Maret 2001, pengurus masingmasing koperasi melakukan penandatanganan kesepakatan bersama tentang pengembangan organisasi Koperasi Telkomsel, kemudian tanggal 13 Mei 2001 keluar instruksi Direksi No.067/DU.00/V2001 kembali ditandatangani kesepakatan bersama tentang penggabungan Koperasi Telkomsel.
41 Melalui Keputusan Direksi Telkomsel No.014/HR.06/DU-V/2001 tanggal 30 Mei 2001 dibentuk TIM Penggabungan Koperasi Karyawan Telkomsel dengan tugas menggabungkan koperasi-koperasi tersebut menjadi satu badan hukum. 3.1.2 Unit Usaha kisel kisel telah menetapkan bisnisnya ke dalam dua kelompok kegiatan usaha yaitu usaha yang berkaitan dengan usaha anggota dan non anggota. Adapun unit usaha yang dijalankan kisel dan masih akan dikembangkan adalah 1. Unit Usaha Keagenan (trading) Unit ini merupakan jasa keagenan yang kegiatan usahanya meliputi pendistribusian dan penjualan langsung kartuhalo, simpati, voucher, pembuatan material promosi, dan jasa penyelenggaraan gerai HALO. Saat ini, usaha keagenan mendominasi 78% dari kegiatan kisel dan naik menjadi sekitar 83% selama kuartal ketiga tahun 2004. 2. Unit Usaha General Service Unit ini merupakan jasa dalam bidang management support yang meliputi penyediaan jasa pekerjaan receptionis, cleaning service, keamanan, survey dan validasi, dan collection untuk mendukung kegiatan operasional PT Telkomsel.
42 Unit usaha yang mendominasi dari usaha general service ini adalah pekerjaan penyediaan jasa SDM untuk Telkomsel, collection, security. 3. Unit Usaha Ekspedisi Unit ini merupakan jasa distribusi yaitu pendistribusian billing invoice kepada pelanggan PT Telkomsel. 4. Unit Usaha Produksi dan Promosi Unit ini merupakan jasa support Telkomsel meliputi packaging starterpack, pencetakan billing invoice kepada pelanggan PT Telkomsel, serta jasa event organizer dari PT Telkomsel. Adapun kontrak perjanjian kerjasama packaging (pengepakan) dengan Telkomsel umumnya berlaku setahun dan secara konsisten diperpanjang tiap tahunnya. 5. Usaha Lainnya Usaha kisel lainnya adalah unit usaha rental, konstruksi (BTs), pelayanan anggota dan supplier di mana kontribusi laba kotor dari usaha rental dan konstruksi sebesar 12,11% dari total laba kotor. 6. Ekspansi Usaha Sejak akhir tahun 2003 kisel telah mendirikan satu anak perusahaan (PT Kinarya Selaras Travel) yang bergerak di bidang biro perjalanan dan event
43 organizer. Pengembangan usaha kisel tetap dilakukan secara berkesinambungan di tahun 2004 melalui pendirian anak perusahaan lainnya seperti PT Kinarya Selaras Piranti terdiri dari packaging, printing dan mailing, PT Kinarya Selaras Solusi information technology, dan PT Kinarya Selaras Konstruksi network operation. 3.1.3 Visi dan Misi kisel Visi kisel : Menjadi koperasi unggul di Indonesia berkat pemberdayaan SDM dan kualitas sistem manajemen Misi kisel : Menjadi mitra bisnis Telkomsel dalam penyediaan jasa pendukung unggul, terdedikasi dan terpercaya untuk menghasilkan pemangku kepentingan Menyediakan produk dan jasa unggul dan bagi orang lain 3.1.4 Alamat perusahaan Koperasi Telkomsel (kisel) Graha Sucofindo Lantai 9 Jl. Raya Pasar Minggu Kav. 34 Jakarta 12870 Tel : +62 21 791 88200 Fax : +62 21 791 88241 Website : www.mykisel.com
44 3.2 Struktur Organisasi kisel Board of Director PERSONNEL dan GENERAL AFFAIR FINANCE BUSSINESS AREA Personnel services dan General Organizational Development Accounting dan Budget Treasury Business Analyze dan Development Marketing dan Communication Business Operational Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Pusat kisel 3.2.1 Lingkup Tanggung Jawab a. Board of Director Merupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab langsung Menetapkan program jangka panjang atau jangka pendek perusahaan. Menentukan kebijakan perusahaan. Mengadakan rapat secara periodik. Mengkoordinasikan kegiatan para eksekutif di bawahnya. b. Personnel and General Affair Mendata dan dokumentasi data karyawan seluruh kisel Pembuatan Gaji karyawan kisel Pusat
45 Perhitungan lembur karyawan kisel Pusat Potongan hutang karyawan kisel Pusat Perhitungan Cuti Pembuatan SK badan pengurus Pembuatan nota dinas c. Personnel Service Verifikasi gaji Wilayah Verifikasi Jamsostek, Cuti, Pengobatan Mendata dan dokumentasi data karyawan seluruh kisel Manajemen Payroll Membina Industrial Relation Melakukan pengawasan atas proses rekrutmen karyawan d. General Affairs Administrasi dan pengarsipan data karyawan kisel seluruh Indonesia Membuat laporan mengenai perubahan data-data karyawan seluruh kisel berdasarkan wilayah Membuat rekap data-data karyawan kisel setiap bulan Pengarsipan surat masuk dan surat keluar Administrasi data ASKES dan Jamsostek e. Organizational Development Bertanggung jawab atas pengembangan organisasi dan sistem-sistem sumber daya manusia
46 Melakukan analisa dan evaluasi program-program pengembangan organisasi yang telah ada Membuat usulan rencana kerja dan anggaran pengembangan organisasi tahunan Melakukan evaluasi dan membuat rencana untuk memberdayakan seluruh karyawan kisel Membuat rekomendasi terhadap peningkatan profit, inovasi, kepuasan pelanggan dan karyawan dan fleksibilitas organisasi Membuat program sosialisasi terhadap semua perubahan yang diberlakukan Melakukan pengawasan terhadap fungsi training and development, manpower planning, corporate communication, dan sistem dan prosedur. f. Finance Menyusun laporan manajemen Melakukan review atas pembukuan kantor pusat Analisa laporan keuangan konsolidasi Monitor Cash Flow Menyusun Anggaran perusahaan Dealing dengan pihak ketiga untuk transaksi perusahaan Koordinasi dengan wilayah utuk percepatan piutang dan perputaran persediaan Menyusun Analisa perputaran persediaan Menyusun anggaran untuk divisi keuangan kantor pusat Kontrol pembukuan kantor pusat
47 Review rekonsiliasi kas dan bank dengan pembukuan Rekonsiliasi laporan keuangan Monitor implementasi MYOB di seluruh wilayah g. Accounting dan Budget Jurnal, Entri General Ledger transaksi kantor pusat Jurnal entri aplikasi MYOB-Banking, Purchasing, Inventory kantor pusat Membuat rekapan rincian neraca, rugi laba kantor pusat Memberikan trainer, penjelasan yang berhubungan dengan aplikasi MYOB Rekonsiliasi kas, Bank Operasional Kontrol asset kisel kantor pusat dan wilayah Report konsolidasi Kontrol rekening hubungan R/K antar wilayah Jurnal dan entri Bank Penerimaan Kontrol Piutang seluruh wilayah Bertanggung jawab terhadap rekening bank yang berhubungan dengan Simpin Kontrol aplikasi Simpin kantor pusat dan wilayah Mencetak bukti bank penerimaan, Bank Simpati h. Treasury Bertanggung jawab terhadap cash flow operasional Membuat laporan kas dan Bank Operasional Mencetak bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan Bank Kontrol cash flow Development On Assesmen
48 Membuat laporan kas dan Bank Development On Assesment Membuat rakapan pajak setiap bulannya Melaporkan dan menyetor pajak kantor pusat Melakukan rekonsiliasi pajak konsolidasi Menangani kasus pajak Pengawasan ketaatan pajak di seluruh wilayah i. Business Analyse dan Development Bertanggung jawab atas perencanaan bisnis kisel Melakukan penghitungan pertumbuhan karyawan disesuaikan dengan pertumbuhan organisasi Membuat manpower planning Melakukan kerja sama dalam mengolah data hasil Performance Appraisal Melakukan kegiatan administrasi yang berhubungan dengan manpower planning j. Marketing dan Communication Bertanggung jawab terhadap kegiatan komunikasi di organisasi, baik internal maupun eksternal Mengumpulkan opini, data, dan informasi dari berbagai pihak Melakukan pelayanan informasi kegiatan kisel Publikasi dan dokumentasi kebijakan kisel untuk eksternal Menjadi juru bicara Penulisan press release, feature, stories, news Membuat bulletin internal
49 Melakukan kegiatan administrative yang berhubungan dengan kegiatan komunikasi organisasi. k. Business Operational Bertanggung jawab terhadap sistem dan prosedur yang diselenggarakan kisel Melakukan evaluasi terhadap sistem dan prosedur yang telah dimiliki oleh kisel Membuat sistem dan prosedur setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi Melakukan kegiatan administrative yang berhubungan dengan sistem dan prosedur l. Area Mendistribusikan data pinjaman tiap wilayah dan segala informasi ke kantor pusat 3.2.2 Anak Perusahaan PT Kinarya Selaras Travel Agent, bergerak di bidang usaha penyediaan tiket, perjalanan udara PT Kinarya Selaras Piranti, bergerak di bidang usaha Printing dan Packaging PT Kinarya Selaras Solusi, bergerak di bidang usaha teknologi informasi PT Kinarya Selaras Konstruksi, bergerak di bidang usaha Network Operation
50 3.2.3 Kebijakan Usaha Usaha koperasi adalah suatu usaha yang berkaitan langsung dengan kepentingan anggota untuk meningkatkan usaha dan kesejahteraan koperasi dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pihak lainnya yang bukan anggota koperasi. Koperasi menjalankan kegiatan usaha dalam segala bidang ekonomi yang memberikan manfaat ekonomi yang optimal dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian. 3.2.4 Kebijakan Mutu Meningkatkan mutu/kualitas layanan dengan kinerja organisasi yang berkelanjutan dengan memperhatikan aspek-aspek keuangan, pelanggan, prospek bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. 3.2.5 Dewan Komisaris dan Direksi Komisaris Utama : Wiwik Widagdo Direktur Utama : Hanes Hendri Direktur Bisnis : Bagus Ashari Direktur SDM : Sidarto Kuswinarno Direktur Keuangan : Heru Muara Sidik 3.2.6 Wilayah Operasional Sumatera bagian Utara (Sumbagut) Sumatera bagian selatan (Sumbagsel)
51 Jabotabek dan Banten Jawa Tengah Jawa Timur Balinusra Kalimantan Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya (Sumalirja) 3.2.7 Pencapaian kisel Jumlah anggota Koperasi : 2532 orang (sampai September 2004) Jumlah karyawan kisel : 2706 orang (sampai September 2004) Pendapatan : ± 757 miliar rupiah (sampai September 2004) Sisa Hasil Usaha : ± 48 miliar rupiah Kantor Cabang dan GeraiHALO : 40 buah Jumlah GeraiHALO : 17 buah Jumlah kios HALO : 9 buah Jumlah Outlet : 49 buah 3.3 Identifikasi Masalah Perusahaan kisel memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya antara lain :
52 1. Aplikasi o Hermes, sistem aplikasi yang digunakan oleh unit kerja SDM, dimana aplikasi ini berfungsi untuk input data absensi karyawan dan kelengkapan data pribadi karyawan kisel. o MYOB, sistem aplikasi yang digunakan oleh unit kerja keuangan, dimana aplikasi ini berfungsi untuk input data transaksi keuangan 2. Infrastruktur o Server-Windows 2000, komputer yang digunakan untuk menyimpan data dari sistem Hermes dan Simpel. o Software, lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). o Hardware, terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat pendukung administrasi data. o Internet, jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. 3. Service o Teleconference, alat yang digunakan untuk rapat jarak jauh. o Training, alat yang digunakan untuk pelatihan karyawan. 4. Manajemen o Planning and budgeting system yang mendukung manajemen proyek TI. Perusahaan kisel juga memiliki beberapa aplikasi yang sedang dikembangkan, yaitu:
53 o Website, sistem informasi yang akan dirawat oleh unit kerja TI. Dimana website ini berfungsi sebagai wahana untuk anggota dan non anggota agar dapat mengetahui semua informasi (Riwayat kisel, program baru kisel, SHU, data anggota dan non anggota, simpanan pokok dan simpanan wajib). o Simpel, sistem aplikasi yang akan digunakan oleh unit simpan pinjam. Pihak Manajer ingin mengetahui seberapa penting aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan. 3.4 Lights-On Lights On adalah aktivitas operasional TI yang berjalan. Lights-On yang ada di perusahaan kisel antara lain : 3.4.1 Hermes Hermes adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu divisi SDM yang berfungsi untuk input kelengkapan data pribadi karyawan kisel, data pelamar, data Rekruitment, Administrasi absensi, medical (Kesehatan askes dan Jamsostek), cuti, Perjalanan dinas. Tujuan Awal : awal mulanya divisi SDM menggunakan Excel dalam input kelengkapan data karyawan, maka dibuatlah Hermes yang bertujuan untuk memudahkan dalam administrasi SDM sehingga data tidak mudah hilang (tidak ada back up nya) Manfaat : - Adanya history karyawan
54 - Memudahkan user dalam pencarian data - Adanya database sehingga data terback Up - Memudahkan User dalam mencetak laporan Fungsi : - Meninput data kelngkapan karyawan, history, cuti, dan kesehatan - View data - Mencetak Laporan User : - Payroll = Widya dan Yusuf - Kesehatan = Antik - Administrator dan Report = Wahyu Biaya : Operasional = Rp. 13.340.000 Penambahan : - Printer Dot Matrik = printer khusus untuk mencetak slip gaji. Divisi yang berhubungan : - Keuangan - SDM - Bisnis 3.4.2 MYOB MYOB adalah sebuah aplikasi yang dibeli untuk membantu divisi keuangan yang berfungsi untuk input data transaksi keuangan. Tujuan Awal : awal mulanya divisi Keuangan menggunakan Excel dalam input kelengkapan data transaksi, maka dibelilah MYOB yang bertujuan untuk memudahkan dalam input data menjadi satu database. Manfaat : - Memudahkan dalam pembuatan data GL (General Ledger),
55 penjualan, persediaan - Memudahkan user dalam pencarian data - Adanya database sehingga data terback Up - Memudahkan User dalam mencetak laporan Fungsi : - Meninput data transaksi keuangan - View data - Mencetak Laporan User : - Penerimaan = Septian - Pengeluaran = Choirunissa - Simpan Pinjam = Yuda - Controlling = Dwi Biaya : Operasional = Rp. 3.000.000 Divisi yang berhubungan : - Keuangan - Simpan Pinjam - Bisnis Operational 3.4.3 Server-Windows 2000 Server adalah infrastruktur yang digunakan untuk menyimpan data-data dari sistem, sementara ini digunakan untuk menyimpan data Hermes dan Simpel. Tujuan Awal : Server digunakan untuk penyimpanan data Hermes dan Simpel, agar data dapat diakses oleh banyak user. Manfaat : - Memudahkan user dalam pencarian data - Terback-up nya data sehingga jika terjadi kerusakan pada PC personal maka data tidak hilang.
56 Fungsi : - Menyimpan data Hermes sehingga dapat diakses oleh orang yang membutuhkan. - Mengontrol seluruh sistem di perusahaan saat koneksi terputus. User : Maintenance = Erwin Maru dan Slamet Rahardjo Biaya : Operasional = Rp. 894.500 Divisi yang berhubungan : - seluruh divisi di kisel 3.4.4 Software Software adalah infrastruktur yang digunakan untuk lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). Tujuan Awal : Lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). Manfaat : - Format data yang dgunakan sama sehingga mudah dalam pertukaran data - Adanya jaminan legalisasi seluruh software yang digunakan di kisel Fungsi : - Menstandardisasi software yang digunakan oleh perusahaan. User : - Sistem Informasi = Slamet Rahardjo Biaya : Operasional = Rp. 100.000.000 Divisi yang berhubungan : Bisnis 3.4.5 Hardware
57 Hardware adalah infrastruktur yang terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat pendukung administrasi data. Tujuan Awal : Hardware digunakan sebagai alat pendukung administrasi data perusahaan. Manfaat : - Dapat mencetak laporan yang dibutuhkan. - Dapat men-scan gambar yang diperlukan. - Dapat meng-input data dan menggunakan sistem aplikasi yang diterapkan oleh perusahaan. Fungsi : - Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya. User : - Seluruh karyawan dan direksi kisel Biaya : Operasional = Rp. 57.912.100 Divisi yang berhubungan : Seluruh Divisi di kisel 3.4.6 Internet Internet adalah infrastruktur jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. Tujuan Awal : Internet digunakan sebagai alat untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. Manfaat : - Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi. - Menerima data dan informasi lebih cepat - Dapat mengakses informasi yang dibutuhkan Fungsi : - Sebagai alat mengirim data dan informasi
58 - Mengakses informasi yang dibutuhkan User : - Seluruh karyawan dan direksi kisel Biaya : Operasional = Rp. 197.160.000 Divisi yang berhubungan : Seluruh Divisi di kisel 3.4.7 Teleconference Teleconference adalah service yang digunakan sebagai alat untuk rapat jarak jauh. Tujuan Awal : Telecoference digunakan sebagai alat untuk rapat jarak jauh. Manfaat : - Memudahkan komunikasi jarak jauh. - Mengetahui perkembangan perusahaan di wilayah dan cabang. Fungsi : - Sebagai alat untuk rapat jarak jauh. - Mengontrol proses bisnis perusahaan di wilayah dan cabang. User : - Direksi kisel Biaya : Operasional = Rp. 200.000.000 Divisi yang berhubungan : - 3.4.8 Training Training adalah service yang digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan. Tujuan Awal : Training digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan. Manfaat : - Mengembangkan potensi kerja karyawan. - Menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan.
59 - Perusahaan dapat mengetahui skill tiap karyawan Fungsi : - Melatih karyawan agar lebih termotivasi dan profesional. User : - Seluruh karyawan dan Direksi kisel Biaya : Operasional = Rp. 4.269.000 Divisi yang berhubungan : SDM 3.4.9 Planning and budgeting system Planning and budgeting system adalah manajemen yang mendukung manajemen proyek TI. Tujuan Awal : Planning and budgeting system digunakan sebagai alat untuk mendukung manajemen proyek TI. Manfaat : - Proyek lebih terencana. - Biaya dapat dialokasikan secara tepat. Fungsi : - Merencanakan proyek TI secara tepat. User : - Divisi TI dan Direksi kisel Biaya : Operasional = Rp. 2.000.000 Divisi yang berhubungan : - Divisi TI - Keuangan - SDM
60 3.5 Rencana Strategi Perusahaan Perusahaan harus terus mengembangkan usahanya agar bisa bersaing dengan perusahaan lainnya, untuk itu perusahaan harus melakukan perencanaan baik dalam bidang bisnis maupun TI. 3.5.1 Business Plan Perusahaan kisel membuat perencanaan bisnis dalam mengembangkan usahanya, yaitu: a. Meningkatkan efisiensi operasional, yaitu dengan : Membuat lebih sistematis proses bisnis yang sedang berjalan Menghilangkan redudansi proses yang tidak perlu Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM. b. Fokus pada Anggota dan non-anggota, melalui : Memberitahukan seluruh aktivitas bisnis kepada anggota dan non-anggota di seluruh Indonesia. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada anggota dan non-anggota. c. Cost Leadership, yaitu dengan: Meningkatkan manajemen dan efisiensi unit produksi Melakukan pemilihan vendor yang kompetitif. d. Differentiation, yaitu dengan memberikan nilai tambah yang berbeda dari competitor terhadap pasar baru (new market). e. Menjadikan kisel koperasi terluas dan tersebar di seluruh Indonesia, yaitu dengan melakukan: Memperbanyak cabang
61 Memperbanyak gerai Bekerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan bisnis. 3.5.2 IT/ IS Plan Divisi TI melakukan perencanaan untuk teknologi informasi dan sistem informasi di perusahaan kisel, yaitu: Meningkatkan keberadaan Divisi TI sebagai penyedia dukungan TI dan SI dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI/ SI yang berkualitas kepada perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menekan biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Melakukan evaluasi terhadap sistem yang lama dan melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap sistem yang diperlukan serta mengembangkan sistem baru yang diperlukan perusahaan untuk memajukan perusahaan. 3.5.3 Arahan strategi Berdasarkan hasil analisis kami, maka arahan strategi perusahaan kisel, anatara lain yaitu:
62 Tabel 3.1 Arahan Strategi kisel Nama Strategi Tujuan Strategi Kunci Ukuran Strategi Bobot Meningkatkan efisiensi operasional Membuat lebih sistematis proses bisnis yang sedang berjalan. Waktu yang digunakan untuk menjalankan proses 25 (10) Menghilangkan redudansi proses yang tidak perlu Jumlah proses data yang sama dari beberapa bagian (5) Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Prestasi kerja karyawan (10) Fokus pada Anggota dan Non-Anggota Fokus pada pemberitahuan seluruh aktivitas bisnis kepada Anggota dan Non- Anggota di seluruh Indonesia Jumlah Anggota dan Non-Anggota yang berpartisipasi 20 (10) Memberikan Pelayanan yang memuaskan pada Anggota dan Non-Anggota Jumlah SHU yang diberikan (10) Cost Leadership Meningkatkan manajemen dan efisiensi unit produksi Biaya produksi per unit 20 (10) Melakukan pemilihan vendor yang kompetitif Harga dan kualitas produk yang ditawarkan (10) Differentiation Memberikan nilai tambah yang berbeda dari kompetitor terhadap pasar baru (new market) Jumlah kerjasama (tender yang dimenangkan) dan Kepuasan pelanggan 20 (20) Menjadikan Kisel koperasi terluas yang tersebar di seluruh Indonesia Memperbanyak cabang Memperbanyak cabang Bekerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan bisnis Jumlah cabang di tiap wilayah 15 (5) Jumlah gerai dan outlet (5) Jumlah aneka ragam jenis usaha (5)
63 3.6 Portfolio Portfolio terbagi dua yaitu portfolio proyek investasi TI baru dan portfolio TI yang sudah ada. 3.6.1 Portfolio Proyek Portfolio proyek, yaitu portfolio yang menggambarkan keseluruhan proyek investasi TI. Portfolio proyek dibagi menjadi dua, yaitu: 3.6.1.1 Portfolio Strategi Portfolio strategi yaitu portfolio yang menggambarkan proyek yang bersifat strategi bagi perusahaan. Skor portfolio aplikasi Website a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 339 Tabel 3.2 Business Value Scorecard untuk Website 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan dan efisiensi unit Manajemen produksi User 1 3 2 5 5 4 4 2 3 3 1 4 User 2 3 3 4 5 5 3 2 3 3 0 5 User 3 3 4 3 5 5 4 2 3 3 1 4 Total 9 9 12 15 14 11 6 9 9 2 13 Rata-rata 3 3 4 5 4,7 3,7 2 3 3 0,6 4,3 Skor 30 15 40 50 47 37 20 60 15 3 22 339 Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain
64 b. Nilai resiko terdiri atas : Resiko proyek atau organisasi = 7 Ketidakpastian pendefinisian = 2 Ketidakpastian teknis = 3 Resiko infrastruktur SI = 6 Resiko teknis TI = 2 Resiko Investasi = 2 Resiko manajemen proyek = 7 Jumlah nilai resiko adalah 7+2+3+6+2+2+7= 29 c. Biaya = Rp.169.000.000 Tabel 3.3 Biaya operasional Website (dalam Rupiah) Biaya Awal 1 Biaya Pembuatan Website (outsourcing) 50,000,000 2 PC untuk memaintain Website 4,000,000 Total Pembuatan Website 54,000,000 Biaya Perawatan Bulan Tahun 1 Biaya Maintenance Website 5,000,000 2 Gaji Website Administrator 1,500,000 18,000,000 Total biaya perawatan 23,000,000 Total biaya perawatan selama 5 tahun 115.000.000 Total Biaya Website MyKisel 169.000.000 3.6.1.2 Portfolio Operasional Portfolio operasional yaitu portfolio yang menggambarkan proyek yang bersifat strategi bagi perusahaan. Skor portfolio aplikasi sistem pelayanan anggota a. Dampak pada tujuan strategi : 197
65 Tabel 3.4 Business Value Scorecard untuk Sistem Pelayanan Anggota 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan Manajemen produksi dan efisiensi unit Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain User 1 5 3 5 3 3 0 0 0 0 0 3 User 2 5 4 4 3 4 0 0 0 0 0 3 User 3 5 4 5 3 4 0 0 0 0 0 3 Total 15 11 14 9 11 0 0 0 0 0 9 Rata-rata 5 3.7 4,7 3 3,7 3 Skor 50 18 47 30 37 0 0 0 0 0 15 197 b. Nilai resiko terdiri atas : Resiko proyek atau organisasi = 2 Ketidakpastian pendefinisian = 7 Ketidakpastian teknis = 2 Resiko infrastruktur SI = 5 Resiko teknis TI = 7 Resiko Investasi = 7 Resiko manajemen proyek = 7 Jumlah nilai resiko adalah 2+7+2+5+7+7+7 = 35 c. Biaya = Rp.60.000.000
66 Tabel 3.5 Biaya operasional Simpel (dalam Rupiah) Biaya Awal 1 Biaya Pembuatan Simpel 40,000,000 Total Pembuatan Simpel 40,000,000 Biaya Perawatan Bulan Tahun 1 Biaya perawatan Simpel 4,000,000 Total biaya perawatan 4,000,000 Total biaya perawatan selama 5 tahun 20,000,000 Total Biaya Simpel 60,000,000 bawah ini: Hasil Keseluruhan dari Portfolio proyek yaitu digambarkan pada tabel di Tabel 3.6 Portfolio proyek Nama Proyek Proses bisnis atau kerja yang didukung Dampak Resiko Ketergantunga n Biaya (juta/ tahun) Portfolio Website Penyebaran informasi kepada anggota, sarana komunikasi (email), 339 29 8 169 Strategi pengumuman SHU Sistem Pelayanan Anggota Simpanan, Pinjaman, perhitungan jumlah SHU, 197 35 4 60 Operasional Ket : skala resiko dan ketergantungan (1-10)
67 3.6.1.3 Strategi investasi portfolio proyek Hubungan antara resiko/ dampak dan biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Resiko/Dampak terhadap Biaya Proyek Resiko 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 60 169 Simpel Website 0 100 200 300 400 Dampak Gambar 3.2 Hubungan resiko dan dampak terhadap biaya proyek Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa Simpel memiliki dampak yang lebih kecil daripada Website yaitu hanya 195 sedangkan Website memiliki dampak 339 tetapi Simpel memiliki faktor resiko lebih besar yaitu 35 daripada Website yaitu 29.
68 Hubungan antara resiko/ketergantungan dan biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Resiko / ketergantungan terhadap biaya proyek 45 40 35 60 30 169 Resiko 25 20 15 Simpel Website 10 5 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ketergantungan Gambar 3.3 Hubungan resiko dan ketergantungan terhadap biaya proyek Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa Simpel memiliki ketergantungan yang lebih kecil daripada Website yaitu hanya 4 sedangkan Website memiliki ketergantungan 8 tetapi Simpel memiliki faktor resiko lebih besar yaitu 35 daripada Website yaitu 29. 3.6.2 Portfolio TI yang sedang berjalan Portfolio TI yang sedang berjalan dalam perusahaan kisel dibagi menjadi 4 bagian, yaitu:
69 3.6.2.1 Portfolio Aplikasi Portfolio aplikasi menggambarkan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Skor portfolio aplikasi Hermes a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 3 Skor kualitas adalah 5+3 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 5 Skor tingkat layanan adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4,5 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 2 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 2+3+3+5 dibagi 4 sama dengan 3,25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 5+3 dibagi 2 sama dengan 4 e. Penyelarasan bisnis : 167 /100 = 1,67
70 Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Hermes 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan dan efisiensi unit Manajemen produksi User 1 5 5 4 0 0 0 0 0 5 0 0 User 2 5 5 5 0 0 0 0 0 4 0 0 User 3 5 5 5 0 0 0 0 0 4 0 0 User 4 5 5 4 0 0 0 0 0 5 0 0 Total 20 20 18 0 0 0 0 0 18 0 0 Rata-rata 5 5 4,5 0 0 0 0 0 4,5 0 0 Skor 50 50 45 0 0 0 0 0 22 0 0 167 Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya : Tabel 3.8 Biaya operasional Hermes (dalam Rupiah) Biaya Operasional Tahunan 1 Slip Gaji (100.000*12) 1.200.000 2 Printer Dot Matrix (biaya penyusutan) 160.550 3 Pita Dot Matrix (6*80.000) 480.000 4 Biaya penyusutan MYOB dan pemeliharaan 2.500.000 Total 4.340.550 Skor portfolio aplikasi MYOB a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 5
71 Skor kualitas adalah 5+ dibagi 2 sama dengan 5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4,5 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 1 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 1+5+4+4 dibagi 4 sama dengan 3,5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 3+3 dibagi 2 sama dengan 3 e. Penyelarasan bisnis : 420/100 = 4,2
72 Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk MYOB 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan dan efisiensi unit Manajemen produksi User 1 5 5 4 5 5 4 3 3 0 4 4 User 2 5 5 5 5 4 5 4 3 0 5 3 User 3 5 5 5 4 5 4 4 3 0 3 4 Total 15 15 14 14 14 13 11 9 0 12 11 Rata-rata 5 5 4,7 47 4,7 4,3 37 3 0 4 3,7 Skor 50 50 47 47 47 43 37 60 0 20 18 420 Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya : Tabel 3.10 Biaya operasional MYOB (dalam rupiah) Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya perawatan dan penyusutan MYOB (10% dari pembuatan) 3.000.000 Total 3.000.000 bawah ini: Hasil Keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di
73 Tabel 3.11 Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi Aplikasi Kategori Kerja Kategori Biaya (juta/ tahun) Ukuran Nilai Penyelarasan Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan Hermes Administrasi B 13,34 Jumlah data yang MYOB Accounting, Faktur, Piutang salah B 3 Waktu untuk proses pembukuan 1,67 4,5 4 Tinggi 4,2 4,5 5 Sedang 3.6.2.2 Portfolio Infrastuktur Portfolio infrastruktur menggambarkan infrastruktur yang membangun sistem perusahaan. Skor portfolio infrastruktur Server a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 3 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 3+5 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas :
74 Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknisadalah 4+3+4+5 dibagi 4 sama dengan 4.25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4.5 e. Penyelarasan bisnis : 200/100 = 2 Tabel 3.12 Business Value Scorecard untuk Server 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan Manajemen produksi dan efisiensi unit Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain User 1 5 5 4 5 3 0 0 0 0 0 0 User 2 5 5 4 5 4 0 0 0 0 0 0 Total 10 10 8 10 7 0 0 0 0 0 0 Rata-rata 5 5 4 5 3,5 0 0 0 0 0 0 Skor 50 25 40 50 35 0 0 0 0 0 0 200
75 f. Biaya : Tabel 3.13 Biaya operasional Server (dalam rupiah) Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya 1 PC Pentium 3 (penyusutan) 772.000 2 Biaya cd (3 cdx12x2000) 72.000 3 UPS Prolink 50.500 Total 894.500 Skor portfolio infrastruktur Software a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 5 Skor tingkat layanan adalah 5 + 5 dibagi 2 sama dengan 5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+5+4+5 dibagi 4 sama dengan 4.5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5
76 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 338/100 = 3,38 Tabel 3.14 Business Value Scorecard untuk Software 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan User 1 5 3 5 5 4 4 2 2 0 0 0 User 2 5 4 5 4 5 5 4 3 0 0 0 User 3 5 5 5 5 5 5 3 2 0 0 0 Total 15 12 15 14 14 14 9 7 0 0 0 Rata-rata 5 4 5 4,7 4,7 4,7 3 2,3 0 0 0 Skor 50 20 50 47 47 47 30 47 0 0 0 338 Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya : Tabel 3.15 biaya operasional Software (dalam rupiah) Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya Lisensi (Microsoft) untuk 50 PC 100.000.000 Total 100.000.000 Skor portfolio infrastruktur Hardware a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4
77 Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 4 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+4+4+5 dibagi 4 sama dengan 4,25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 400/100 = 4
78 Tabel 3.16 Business Value Scorecard untuk Hardware 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan User 1 5 4 4 5 4 5 4 3 4 3 3 User 2 5 4 5 5 4 5 4 3 5 3 3 User 3 5 4 4 5 4 5 3 2 4 3 3 User 4 5 5 4 5 5 5 3 3 5 4 3 Total 20 17 17 20 17 20 14 11 18 13 12 Rata-rata 5 4,25 4,25 5 4,25 5 3,5 2,75 4,5 3,25 3 Skor 50 21,25 42,5 50 42,5 50 35 55 22,5 16,25 15 400 Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya : Tabel 3.17 Biaya operasional Hardware (dalam rupiah) Biaya Operasional Bagian Tahunan 1 45 PC Pentium 4 (biaya penyusutan) Staf 34.812.000 2 4 PC HP Pavilion W1266d (biaya penyusutan) Direksi 8.800.000 3 49 Stabilizer (biaya penyusutan) Staf dan direksi 980.000 4 2 Printer HP Laserjet 1160 (biaya Lt. 9 dan penyusutan) SDM 578.000 5 1 Printer HP Laserjet 1020 (biaya Simpan penyusutan) Pinjam 160.550 6 1 Printer HP Deskjet 3840 (biaya Simpan penyusutan) Pinjam 61.000 7 1 Printer HP Laserjet 1020 (biaya penyusutan) Direksi 160.550 8 1 Scanner (biaya penyusutan) Lt.9 920.000 9 10 Laptop Acer TM2355NLCI (biaya penyusutan) Semua 7.155.000
79 10 12 Tinta HP Laserjet 1160 Lt.9 2.940.000 11 4 Tinta HP Laserjet 1160 SDM 980.000 12 8 Tinta HP Laserjet 1020 Simpan Pinjam 1.960.000 13 4 Tinta HP Deskjet 3840 Simpan Pinjam 1.100.000 14 4 Tinta HP Laserjet 1020 Direksi 980.000 15 Kertas (1rim x 12) Simpan Pinjam 216.000 16 Kertas (1 rim x 12) Direksi 216.000 17 Kertas (3 rim x 12) Lt.9 dan SDM 648.000 Total 62.667.100 Skor portfolio infrastruktur Internet a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4,5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 4 Dukungan vendor dan kestabilan = 5 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+4+5+5 dibagi 4 sama dengan 4,5
80 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 413,5/100 = 4,13 Tabel 3.18 Business Value Scorecard untuk Internet 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan User 1 3 3 4 4 4 3 3 3 5 4 5 User 2 4 4 4 4 3 4 4 4 5 5 5 User 3 4 5 5 5 5 5 4 5 5 5 5 Total 11 12 13 13 12 12 11 12 15 14 15 Rata-rata 3,7 4 4,3 4,3 4 4 3,7 4 5 4,7 5 Skor 37 20 43 43 40 40 37 80 25 23,5 25 413,5 Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya : Tabel 3.19 Biaya operasional internet (dalam rupiah) Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya internet PT.Cyberindo Aditama 60.000.000 2 Biaya sewa perangkat keras untuk KSU PT. Enerren Technologies 99.000.000 3 Pembiayaan Telkom Link ADSL kisel- Pusat 20.160.000 Total 197.160.000
81 Hasil Keseluruhan dari Portfolio Infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: Tabel 3.20 Tabel Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur Infrastruktur Kategori Kerja Kategori Biaya (juta/ tahun) Ukuran Nilai Penyelarasan Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan Server-Windows Penyimpanan B 18,89 Jumlah kerusakan 2 4 4 Tinggi 2000 data Software Pengelolaan data B 100 Jumlah software 3,38 5 5 Tinggi rusak Hardware Administratif B 62.,67 Jumlah komputer 4 4 4 Tinggi data yang rusak Internet Pengiriman dan penerimaan data dan informasi B 197 Jumlah link putus (disconnect) 4,13 4,5 4 Tinggi 3.6.2.3 Portfolio Service Portfolio service yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai service yang digunakan oleh perusahaan. Skor portfolio aplikasi Teleconference a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 4
82 Skor kualitas adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 3 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 3+4 dibagi 2 samadengan 3.5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 1 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 1+3+3+5 dibagi 4 sama dengan 3 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 4 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 2 Skor intensitas penggunaan adalah 4+2 dibagi 2 sama dengan 3 e. Penyelarasan bisnis : 340/100 = 3,4
83 Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Teleconference 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan User 1 3 2 4 5 4 2 3 3 3 4 3 User 2 2 3 5 4 3 3 4 5 4 3 3 User 3 3 4 4 4 3 3 2 4 3 2 4 User 4 3 3 4 5 4 3 3 4 4 3 3 Total 11 12 17 18 14 11 12 16 14 12 13 Rata-rata 2,8 3 3,2 4,5 3,5 2,7 3 4 3,5 3 3,2 Skor 28 15 32 45 35 27 30 80 17 15 16 340 Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya Operasional : Tabel 3.22 Biaya operasional Teleconference Biaya Operasional Tahunan Penyewaan VSAT 200.000.000 Total 200.000.000 Skor portfolio aplikasi Training a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4.5
84 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4.5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 4+5+3+4 dibagi 4 sama dengan 4 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 3+4 dibagi 2 sama dengan 3.5 e. Penyelarasan bisnis : 290/100 = 2,9
85 Tabel 3.23 Business Value Scorecard untuk Training 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan User 1 2 0 5 4 4 3 0 4 0 3 0 User 2 3 0 5 5 4 4 0 4 0 3 0 Total 5 0 10 9 8 7 0 8 0 6 0 Rata-rata 2,5 0 5 4,5 4 3,5 0 4 0 3 0 Skor 25 0 50 45 40 35 0 80 0 15 0 290 Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain f. Biaya Tabel 3.24 Biaya operasional Training Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya 1 PC Pentium 4 (penyusutan) 772.000 2 Biaya Stabilizer (penyusutan) 20.000 3 Biaya Projector Infocus SP4805 (penyusutan) 2.477.000 4 Kertas dan perlengkapan lain 1.000.000 Total 4.269.000 bawah ini: Hasil Keseluruhan dari Portfolio Service yaitu digambarkan pada tabel di
86 Tabel 3.25 Tabel Portfolio Service Portfolio Service Service Kategori Kerja Kategori Biaya (juta/ tahun) Ukuran Nilai Penyelarasan Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan Teleconference Meeting online K 200 Jumlah waktu 3,4 3,5 4 Sedang hubungan terputus Training (PC dll) Peningkatan SDM B 204,2 Frekuensi kegiatan 2,9 4.5 4.5 Sedang 3.6.2.4 Portfolio Manajemen Portfolio manajemen yaitu portfolio yang menggambarkan sistem yang digunakan pihak TI. Skor portfolio aplikasi sistem Planning and Budgeting a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 3 Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah 3+4 dibagi 2 sama dengan 3,5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4
87 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 4+3+3+4 dibagi 4 sama dengan 3,5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 2 Skor intensitas penggunaan adalah 3+2 dibagi 2 sama dengan 2.5 e. Penyelarasan bisnis : 303/100 = 3 Tabel 3.26 Business Value Scorecard untuk Planning and Budgeting 10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5 Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain User 1 3 4 3 3 3 3 3 3 4 3 2 User 2 4 3 2 3 3 3 3 3 4 3 2 User 3 4 3 2 4 3 3 3 3 3 3 2 Total 11 10 7 10 9 9 9 9 11 9 6 Rata-rata 3,7 3,3 2,3 3,3 3 3 3 3 3,7 3 2 Skor 37 16,5 23 33 30 30 30 60 18,5 15 10 303
88 f. Biaya : Tabel 3.27 Biaya operasional Planning and Budgeting Biaya Operasional Tahunan 1 Biaya penyusutan dan maintenance 2.000.000 Total 2.000.000 di bawah ini: Hasil Keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel Tabel 3.28 Tabel Portfolio Manajemen Portfolio Service Aplikasi, infrastruktur, service, manajemen Kategori Kerja Kategori Biaya (juta/ tahun) Ukuran Nilai Penyelarasan Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan Planning and Perencanaan K 2 Fungsionalitas 3 3,5 4 Rendah Budgeting proyek sistem Dari keseluruhan portfolio TI yang sedang berjalan di perusahaan kisel dapat disimpulkan sebagai berikut
89 Tabel 3.29 Portfolio dasar TI yang sedang berjalan Informasi Dasar Kualitas dan Tingkat layanan Nilai Aplikasi, infrastruktur,la yanan, atau aktivitas manajemen. Proses bisnis atau kerja yang didukung Biaya Operasional (juta/ tahun) Biaya Personal (juta/ tahun) Fungsionalitas Keakuratan Ketersediaan Kecepatan merespon Tugas Teknis Penyelarasan Bisnis Hermes Menyimpan kelengkapan data 4,34 9 5 3 4 5 3,2 1,67 karyawan, pelamar, pencetakan slip gaji, 5 MYOB faktur, piutang, cash flow, general 3-5 5 5 4 3,5 4,2 ledger Teleconference Meeting jarak jauh, rapat dengan 200-4 4 3 4 3 3,4 wilayah Server- Menyimpan data-data dari sistem 0,89 18 3 5 4 4 3.2 2 Windows2000 Hermes, Simpel 5 Training Pelatihan karyawan dan direksi 4,26 200 4 5 5 4 4 2,9 Software Lisensi seluruh software yang 100-5 5 5 5 4.5 3,38 digunakan perusahaan (berbasis windows) Hardware Administratif data 62,67-4 4 4 4 4,2 4 5 Internet Pengiriman dan penerimaan data 179 18 4 5 4 4 4,5 4,13 dan informasi, email Planning and Budgeting Manajemen proyek TI untuk perencanaan proyek dan anggarannya 2-3 4 4 4 3,5 3
90 3.6.2.5 Analisa portfolio TI yang ada Analisa portfolio berdasarkan data-data dari portfolio terdapat beberapa hubungan yang mendukung pembuatan keputusan : Hubungan antara ketergantungan/jangkauan pengguna dan total biaya investasi pada proyek baru : 6 Hubungan Ketergantungan dan Jangkauan Pengguna Terhadap Biaya (juta) 5 62.67 100 197 Training Teleconference Jangkauan Pengguna 4 3 2 3 2 204.26 200 18.89 13.34 Internet Software Hardware Server Hermes MYOB 1 Planning and Budgeting 0 0 2 4 6 Ketergantungan Gambar 3.4 Hubungan ketergantungan/jangkauan pengguna aplikasi Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi nilai ketergantungan maka sistem aplikasi semakin dibutuhkan oleh perusahaan dan semakin tinggi nilai jangkaun pengguna maka sistem aplikasi tersebut semakin banyak yang menggunkannya. Penjelasan rincinya yaitu :
91 o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya sedang dengan nilai 3. o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya juga sedang dengan nilai 3. o Teleconference, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 4 dan jangkauan penggunanya sedikit dengan nilai 2. o Server, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya juga tinggi dengan nilai 4. o Training, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 4. o Software, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Hardware, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Internet, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Planning and Budgeting, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 2.
92 Hubungan antara kualitas/penyelarasan strategi/ketergantungan pada TI berjalan : Hubungan Kualitas, Penyelarasan strategi, Ketergantungan 5 3 4 5 3 5 5 5 3 Ketergantungan Penyetaraan 1.67 4.2 3.4 2 2.9 3.38 4 4.13 3 Kualitas 4 5 4 4 4.5 5 4 4 4 Hermes MYOB Teleconference Server Training Software Hardware Internet Planning and Budgeting Gambar 3.5 Hubungan kualitas, penyelarasan dan ketergantungan Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi nilai ketergantungan maka sistem aplikasi maka sistem aplikasi semakin dibutuhkan oleh perusahaan, semakin tinggi nilai penyelarasan strategi maka sistem aplikasi tersebut semakin sesuai dengan strategi bisnis perusahaan dan semakin tinggi nilai kualitas maka kinerja sistem tersebut semakin baik. Penjelasan rincinya yaitu : o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5, nilai penyelarasan strategi yang rendah yaitu 1,67 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4.
93 o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4,2 dan kualitas yang tinggi yaitu 5. o Teleconference, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 4, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,4 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Server, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang rendah yaitu 2 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Training, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 2,9 dan kualitas yang tinggi yaitu 4,5. o Software, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,38 dan kualitas yang tinggi yaitu 5. o Hardware, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Internet, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4,13 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Planning and Budgeting, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi sedang yaitu 3 dan kualitas yang tinggi yaitu 4.
94 Persentase Penyelarasan Strategi Persentase Penyelarasan Strategi 10% 6% 14% 14% 15% 7% Hermes MYOB Teleconference Server 12% Training Softw are Hardw are Internet Planning and Budgeting 12% 10% Gambar 3.6 Persentase penyelarasan strategi Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa yang memiliki persentase penyelarasan strategi paling tinggi yaitu MYOB sebesar 15% dan persentase paling rendah yaitu Hermes sebesar 6%. Jadi, MYOB sesuai dengan strategi bisnis perusahaan sedangkan Hermes kurang sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.
95 Hubungan antara ketergantungan/ kualitas dan total biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap Biaya 6 Training Kualitas 5 4 3 3 2 100 204.26 13.34 18.89 197 200 62.67 Teleconference Internet Software Hardware Server 2 Hermes MYOB 1 Planning and Budgeting 0 0 1 2 3 4 5 6 Ketergantungan Gambar 3.7 Hubungan ketergantungan/kualitas terhadap biaya Gambar di atas dapat dirinci sebagai berikut : o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 13,34 juta pertahun. o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 5, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 3 juta pertahun.