SPemMPM Versi 7.0 MANUAL PERISIAN SISTEM PEMBAYARAN TUNTUTAN ELAUN PEMERIKSA MPM (MANUAL UNTUK PENGGUNAAN KP/TKP/KK/PEMERIKSA) Versi 7.0 MAJLIS PEPERIKSAAN MALAYSIA 1
1.0 PENGENALAN MANUAL PENGGUNA Perisian Sistem Pembayaran Tuntutan Elaun Pemeriksa MPM (SPemMPM) ini dibina untuk digunakan oleh penjawat MPM dalam proses membuat bayaran pemeriksaan skrip jawapan dan tuntutan perbatuan jika ada. Data akan dihimpunkan dan diproses bagi mempercepatkan bayaran kepada pemeriksa bagi peperiksaan STPM dan Ujian MUETsecara kredit terus ke akaun penerima (EFT). Perisian ini dibina oleh Sektor Penilaian dan Peperiksaan, Jabatan Pelajaran Negeri Johor dengan kerja sama MPM bermula pada tahun 2007. 2.0 KEPERLUAN MINIMUM PERISIAN 2.1 Sistem Pengoperasian Windows yang mempunyai ciri-ciri yang berikut: *2.1.1 Display screen resolution 1024 x 768 pixels *2.1.2 Regional Setting English (United States) *2.1.3 Time format hh:mm:ss:tt *2.1.4 Date format dd/mm/yyyy * Akan diformatkan oleh sistem secara automatik 2.2 Perisian Microsoft Access 2003-2007 dan Microsoft Access 2010 3.0 PEMASANGAN SPemMPM Versi 7.0 PERINGATAN: 3.1 Anda dikehendaki muat turun perisian ini dengan URL di bawah sebelum memulakan proses pemasangan perisian. http://www.mpm.edu.my/perisian Atau http://webmpm.mpm.edu.my/perisian 2
3.1.1 Langkah untuk memuat-turun perisian ini adalah seperti berikut: 3
3.2 Double click ikon dan skrin seperti Gambar rajah 2 akan terpapar. GAMBAR RAJAH 2 4
3.2 Klik butang untuk meneruskan proses pemasangan. Skrin seperti Gambar rajah 3 akan terpapar. GAMBAR RAJAH 3 3.4 Klik butang untuk meneruskan proses pemasangan. Skrin seperti Gambar rajah 4 akan terpapar. GAMBAR RAJAH 4 5
3.5 Klik butang untuk meneruskan proses pemasangan. Skrin seperti Gambar rajah 5 akan terpapar. GAMBAR RAJAH 5 3.6 Klik butang untuk menamatkan proses pemasangan. Pemasangan perisian telah berjaya dilakukan. (Nota: Sistem pendaftaran telah dipasang di direktori C:\SPemMPM dan ikon perisian terpapar di DESKTOP.) 6
4.0 PENERANGAN TENTANG KONFIGURASI DAN MENU UTAMA SPemMPM VERSI 7.0 4.1 Sebelum perisian digunakan, konfigurasi berikut perlu dibuat terlebih dahulu: 4.1.1 Klik kanan pada tetikus dan ikon perisian SPemMPM Versi 7.0 dan menu seperti di bawah akan muncul. 4.1.2 Klik pada menu Properties. Skrin seperti di bawah akan muncul. 7
4.1.3 Pada konfigurasi Target, sila delete konfigurasi dan tanda " " seperti berikut: "C:\SPemMPM\(251014) SPemMPM V7 Access 2003-2007.mde" 4.1.4 Seterusnya tekan butang dan tutup tetingkap tersebut. 4.2 Menu utama sistem SPemMPM. (a) Kemudahan Carian melalui No. Kad Pengenalan dan Nama. (b) Tab untuk memaparkan maklumat diri yang diperlukan. (c) Tab untuk memaparkan maklumat perjalanan yang diperlukan. (d) Butang untuk memadam semua rekod dalam perisian (e) Butang untuk memadamkan maklumat peribadi dan maklumat individu (f) Butang untuk mengisi maklumat peribadi (g) Butang untuk mengambil data dari peranti storan. (h) Butang untuk memindahkan data ke peranti storan. (i) Butang untuk mencetak borang tuntutan yang telah dilengkapkan (j) Butang untuk mengecilkan saiz fail (k) Butang untuk keluar dari aplikasi. 8
4.3 Antaramuka sistem SPemMPM 9
5.0 PENGGUNAAN PERISIAN Langkah Penerangan Bergambar Penerangan 5.1 Tab Maklumat Peribadi 5.1.1 Double Klik pada ikon perisian untuk memulakan penggunaan perisian 5.1.2 Sila isikan butiran peribadi. Nota: Sila masukkan no.telefon bimbit yang betul untuk penghantaran SMS notifikasi tuntutan telah dimasukkan ke dalam akuan bank. 5.1.3 Sila isikan butiran kenderaan, butiran jarak perjalanan, dan butiran akaun bank. Sila masukkan maklumat keupayaan enjin dengan betul. (Contoh: 1.3 cc dimasukkkan 1300 cc) No. akaun bank perlu dimasukkan dengan betul untuk kelancaran tuntutan. 10
5.1.4 Sila isikan butiran pemeriksa. Kod pemeriksa perlu dimasukkan dengan betul. Contoh: 900/1/101 dimasukkan 9001101 Setelah selesai, sila tekan butang 5.2 Tab Butiran Perjalanan 5.2.1 Untuk memulakan pengisian butiran perjalanan sila tekan butang. Sila tekan butang untuk membatalkan penambahan bulan Nota: Bagi pemeriksa Sabah/Sarawak/Labuan. Perbezaan elaun atau tuntutan perlu dimasukkan ke dalam Pengangkutan Awam Lain dan diperaku pada pada borang AM 1/81 Pin 2006. Sila tekan butang untuk memadam rekod satu bulan. 11
5.2.2 Sila pilih bulan tuntutan. 5.2.3 Sila masukkan jumlah jarak telah dituntut dari Agensi lain (Jika ada) Nota: Butang navigasi bulan tuntutan yang telah dibuat. adalah untuk menyemak 12
5.2.4 Sila pilih tarikh bulan, tahun dan tarikh perjalanan dan tekan butang Sila pilih waktu bertolak dan waktu tiba.(cth:06.15 am atau pm) Sila masukkan maklumat jarak perjalanan. 5.2.5 Sila masukkan butiran perjalanan dan maklumat tugas rasmi. 5.2.6 Sila pilih maklumat kenderaan yang digunakan untuk melaksanakan tugasan. Sila pilih elaun makanan, harian, atau loging jika berkaitan. 5.2.7 Sila tekan butang setelah semua maklumat pada langkah 5.2.4 sehingga 5.2.6 diisi dengan lengkap. Pada langkah ini satu butiran perjalanan telah berjaya diisi dengan lengkap. 13
5.2.8 Sila tekan butang untuk butiran perjalanan seterusnya dan sila ulang langkah 5.2.4 sehingga 5.2.7 Jika terdapat kesilapan memasukkan butiran perjalanan,sila tekan butang untuk memadam satu rekod perjalanan. Sila gunakan butang navigasi untuk melihat semula rekod yang telah dimasukkan. 5.2.9 Sila lengkapkan maklumat yang dikehendaki pada ruang ini dan sertakan resit/perakuan bagi perbelanjaan yang dilakukan. Nota: Jika pegawai menggunakan bas, keretapi, kapal terbang, bot atau teksi airport, isi di ruang dengan menyertakan resit dan jumlahkan amaun tuntutan terlebih dahulu sebelum diisi pada ruang yang berkenaan. Butir perjalanan bagi tuntutan jenis ini perlu juga dilengkapkan pada langkah 5.2.4 sehingga 5.2.7 dengan meletakkan 0 pada ruang Jarak. 14
5.3 Langkah Meng-Export Data Setelah Selesai Pengisian Tuntutan /Selepas Pemeriksaan 5.3.1 Klik kanan (Right click) pada desktop komputer anda dan pilih menu NEW. Seterusnya sila pilih FOLDER 5.3.2 Namakan folder yang telah dibuat tersebut dengan TUNTUTAN + No.Kad Pengenalan jika tuntutan dibuat secara individu. 5.3.3 Namakan folder yang telah dibuat tersebut dengan TUNTUTAN + TARIKH jika tuntutan dibuat secara berkelompok/ penggabungan. 5.3.4 Tekan butang pada menu utama sistem. 15
5.3.5 Tekan butang untuk memilih lokasi data untuk di-eksport. 5.3.6 Pilih lokasi folder tang telah dibuat pada langkah 5.3.1 dan 5.3.2/5.3.3 tadi. (Desktop) dan tekan butang. 5.3.7 Sila klik butang untuk meng-export data tuntutan individu. Sila klik butang untuk meng-export data tuntutan secara berkelompok. 16
5.3.8 Notifikasi ini akan muncul jika proses export berjaya. Sila semak folder yang dibuat pada langkah 5.3.2/5.3.3 dan pastikan 3 file wujud di dalam folder berkenaan. 5.4 Menggabungkan Data Tuntutan Bagi Semua Pemeriksa (untuk KP/KK) 5.4.1 Tekan butang pada menu utama sistem. 5.4.2 Satu notifkasi akan muncul dan tekan butang untuk meneruskan pemadaman rekod pada sistem 17
5.4.3 Notifkasi makluman rekod telah dibersihkan akan muncul jika berjaya. 5.4.4 Tekan butang pada menu utama sistem. 5.4.5 Tekan butang untuk memilih lokasi folder yang ingin digabungkan. 5.4.6 Pilih lokasi folder yang ingin digabungkan dan tekan butang 5.4.7 Tekan butang untuk memulakan proses meng-import data tuntutan pemeriksa. 18
5.4.8 Satu notifikasi akan wujud setelah proses selesai. Sila ulang langkah 5.4.4 sehingga 5.4.8 untuk semua data tuntutan pemeriksa yang lain. 6.0 PENGHANTARAN TUNTUTAN OLEH PEMERIKSA 6.1 Klik butang untuk mencetak Penyata Tuntutan Perjalanan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006). Pastikan borang dicetak depan belakang. 6.2 Klik butang untuk mencetak borang Tuntutan Bagi Bayaran dan Perbelanjaan (MPM/AM.5). 6.3 Borang yang telah dicetak hendaklah ditandatangani pada setiap helaian oleh pegawai yang membuat tuntutan. 6.4 Export-kan data tuntutan seperti langkah 5.3 di atas. 6.5 Klik butang untuk keluar dari sistem. 6.6 Serahkan borang tuntutan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006 dan MPM/AM.8) bersamasama folder pada langkah 5.3.2 atau 5.3.3 di atas kepada Ketua Kumpulan. 19
7.0 PENGHANTARAN BAHAN (i) Tanggungjawab Ketua Pemeriksa(KP)/Timbalan Ketua Pemeriksa(TKP)/ Ketua Kumpulan(KK) yang mempunyai pemeriksa dibawahnya Selepas Pemeriksaan 7.1 Kumpulkan folder yang dibuat pada langkah 5.3.2/5.3.3 dan borang tuntutan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006 dan MPM/AM.8) yang telah dilengkapkan daripada semua Pemeriksa di bawah jagaan termasuk folder KP/TKP/KK sendiri. 7.2 Gabungkan maklumat dalam semua folder yang diterima daripada semua Pemeriksa di bawah jagaan termasuk maklumat KP/TKP/KK sendiri. Ikuti langkah 5.4. 7.3 Semak semua tuntutan yang dikemukakan oleh semua Pemeriksa di bawah jagaannya, dan buat pindaan pada borang tuntutan dan juga maklumat dalam sistem jika ada. 7.4 Turunkan parap pada borang tuntutan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006 dan MPM/AM.8) bagi setiap pindaan yang dibuat. 7.5 Sahkan borang tuntutan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006 dan MPM/AM.8) bagi setiap Pemeriksa di bawah jagaan. 7.6 Eksport data yang telah digabungkan dengan mengikuti langkah 5.3. 7.7 Pastikan folder yang di-export mengandungi data tututan yang dikehendaki. 7.8 Serahkan folder dan borang tuntutan kepada PPSU, MPM yang berkenaan. Nota: Folder yang mengandungi data tuntutan boleh diserah dengan menggunakan CD/disket/Thumb Drive. (ii) Tanggungjawab Pemeriksa 7.9 Menyemak maklumat dalam folder dan borang tuntutan dan pastikan folder mengandungi maklumat yang betul. 7.10 Memastikan borang tuntutan (MPM/AM.1/81 Pin. 2006 dan MPM/AM.8) telah ditandatangani pada setiap helaian. 7.11 Menyerahkan disket dan borang tuntutan yang telah ditandatangani kepada KP/TKP/KK sekiranya pemeriksa berada di bawah tanggungjawab KK/TKP/KP masing-masing. Nota: Folder yang mengandungi data tuntutan boleh diserah dengan menggunakan CD/disket/Thumb Drive. 20