Tanggungjawab Prosedur terperinci 1. Pilih dan lantik pasukan Juruaudit Dalaman, Ketua Juruaudit dan adakan latihan. Rekod-rekod yang digunakan Surat lantikan juru audit/ 2. Sediakan Jadual tahunan yang komprehensif mengikut kepentingan proses, hasil audit yang lalu dan menggunakan pendekatan proses. Rekod kehadiran kursus audit dalam Jadual Tahunan/ /Ketua Juruaudit 3. Beri notis kepada semua Bahagian di PPDSNZ. Notis /Pasukan 4. Adakan perbincangan pasukan Juruaudit mengenai skop dan kriteria audit untuk menentukan: Jadual Pengurusan Skop dan objektif audit status dan kepentingan proses yang diaudit hasil audit (dalaman dan luaran) yang terdahulu Kriteria audit yang diguna pakai seperti dokumen SPK ISO 9001:2008 PPDSNZ, dokumen rujukan, standard profesional dan sebagainya pembahagian kumpulan audit dan tarikh dan masa audit. Pasukan 5. Sediakan senarai semak audit sistem dan pematuhan mengambilkira kriteria audit dan Senarai Semak
melalui pemahaman: Proses yang akan diaudit Dokumen proses/ SPK ISO 9001:2008 PPDSNZ Keperluan ISO 9001:2008 Pasukan /ee Pasukan 6. Adakan mesyuarat pembukaan antara pengurusan PPDSNZ dengan pasukan audit untuk mengesahkan skop dan objektif audit, Jadual pelaksanaan audit, kriteria,metodologi dan pelaksanaan audit serta mesyuarat penutup. 7. Laksanakan audit dalaman secara objektif menggunakan mana-mana metodologi berikut: Minit mesyuarat pembukaan Semakan dan pengesahan dokumen dan rekod Semakan dan pengesahan bahan, koleksi dan perkhidmatan pembelajaran digital Temubual dengan staf dan pengguna Pemerhatian Pasukan 8. Rekodkan proses mengaudit dengan: Mencatatkan dapatan audit dalam Borang Senarai Semak ; Kenal pasti ketidakpatuhan (sekiranya ada), dan rekodkan di dalam Cadangkan penambahbaikan dalam Borang Cadangan. Borang Cadangan
Bagi ketidakpatuhan audit diklasifikasikan kepada: Major i. Ketidakpatuhan yang ditemui yang menjejaskan keberkesanan SPK ISO 9001:2008 PPDSNZ (sistem break-down) atau urusan menguruskan bahan dan perkhidmatan tidak mengikut perancangan kualiti. ii. Ketidakpatuhan minor yang banyak bagi sesuatu proses, bahan, atau perkhidmatan. Minor Ketidakpatuhan yang tidak mengikut Prosedur, Arahan Kerja dan sebagainya tetapi tidak menjejaskan SPK ISO 9001:2008 dan mengendalikan bahan dan perkhidmatan pembelajaran digital mengikut kriteria dan standard kualiti ditetapkan. Pasukan / ee ee 9. Sedia laporan audit dan bincang penemuan audit dalaman dengan pihak yang diaudit (auditee) serta bentang dalam mesyuarat penutup. Bagi ketidakpatuhan audit, ambil tindakan di para 10 sehingga 12. Bagi cadangan penambahbaikan, ambil tindakan di para 13. 10. Kenal pasti punca-punca ketidakpatuhan tersebut (mesyuarat/perbincangan menggunakan rajah 5 WHY atau teknik lain yang bersesuaian) serta laksanakan pembetulan dengan kadar segera berdasarkan ketidakpatuhan. Laporan Dalaman Borang Cadangan
Pasukan ee Ketua Juru audit/ ee Wakil Pengurusan 11. Laksanakan tindakan pembetulan dengan kadar segera berdasarkan kesesuaian masa dan sifat ketidakpatuhan tersebut. 12. Laksanakan audit susulan untuk semua ketidakpatuhan dan buat verifikasi keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Tentukan status tindakan pembetulan selesai atau tidak selesai atau dilanjut termasuk mengambil tindakan seperti di para 10 dan seterusnya jika tindakan pembetulan tidak berkesan. 13. Sediakan laporan dan hasil analisis audit dalaman dan serahkan kepada wakil pengurusan untuk dibincangakan dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan. 14. Bentang hasil analisis audit dan status tindakan pembetulan dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan. 15. Serahkan cadangan penambahbaikan kepada Mesyuarat Kualiti untuk menilai dan mencadangkan pembaikan yang sesuai. Mesyuarat Kualiti hendaklah: a. mengkaji semua cadangan pembaikan dan menentukan kesesuaian pelaksanaannya. b. Tentukan tindakan penambahbaikan dan pihak yang perlu mengambil tindakan serta masa pelaksanaan. c. Seksyen dan staf yang dipertanggungjawabkan hendaklah mengambil tindakan yang ditetapkan. Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab memantau pelaksanaan tindakan yang Borang Tindakan Pembetulan Laporan Dalam Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan Minit Mesyuarat JK Kualiti / Minit Mesyuarat JK Pengurusan Kualiti
diambil. d. Laporkan kesan pelaksanaan dan statusnya dalam mesyuarat semakan pengurusan dan/atau mesyuarat pengurusan PPDSNZ. e. Ambil tindakan sebagaimana yang diputuskan oleh mesyuarat. Rekod-rekod: Bil Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 1. Jadual Pengurusan Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 2. Notis Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 3. Borang Senarai Semak Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 4. Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 5. Borang Cadangan Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 6. Laporan Dalaman Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 7. Lantikan Juruaudit Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun 8. Rekod Latihan Juru Seksyen Kualiti dan Inovasi, Pej. Pendaftar 3 tahun