BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan PT Rekayasa Industri (REKIND) adalah perusahaan yang didirikan oleh pemerintah Republik Indonesia pada tanggal 12 Agustus 1981 untuk mengembangkan kemampuan nasional bidang Engineering, Procurement, Construction, dan Commissioning (EPCC) untuk bangunan industri yang besar agar setara dengan kemampuan kelas dunia. REKIND sekarang ini merupakan salah perusahaan EPCC terpenting dan terkemuka di Indonesia. Cangkupan perusahaan yang bergerak dalam bisnis EPCC adalah gas, geothermal, kilang minyak, petrokimia, mineral, lingkungan dan infrastruktur. Selain itu, perusahaan juga menyediakan pelayanan untuk penganalisaan terhadap proyek atau pembangunan dan pemeliharaan bangunan. 5 tahun pertama dalam operasinya, bisnis utama perusahaan adalah industri kimia dan petrokimia. Selanjutnya dengan mempertimbangkan segmen pasar dan permintaan, Rekayasa berevolusi dan mengembangkan kompetensi dan keahlian sebagai perusahaan Engineering, Procurement and Construction untuk industri minyak dan gas, pembangkit energi dan mineral. 24 tahun pengalaman telah membawa Rekayasa untuk menjadi perusahaan Indonesia yang terkemuka, dengan segmen pasar di Indonesia dan luar negeri, seperti Malaysia. Unit Bisnis Strategis bekerja sebagai mitra klien, memberikan one stop solution, dari konsepsi Proyek hingga operasi dan pemeliharaan. Tujuan perusahaan adalah 43
44 untuk memenuhi kebutuhan spesifik klien. Semua pekerjaan yang dilakukan selesai dalam standar internasional tertinggi, yang didukung oleh tim operasi yang kuat dan teknologi sistem modern. Untuk menampilkan hasil terbaik dari layanan, Rekayasa memanfaatkan sistem teknologi informasi modern, termasuk namun tidak terbatas pada PDS (Plant Design System), E-Procurement System dan ERP Axapta. Untuk mendukung kegiatan usahanya Rekayasa melakukan sinergi dengan anak perusahaan dan perusahaan afiliasinya. Berikut ini adalah anak perusahaan dan Perusahaan Afiliasi dalam Rekayasa memegang: PT Rekayasa Engineering, engineering company. PT Tracon Industri, consultancy and trading company. PT Yasa Industri Nusantara, construction company. PT Mega Eltra, trading company. PT Puspetindo, manufacturing company. PT Rekayasa Industri Malaysia Sdn. Bhd., engineering, procurement and construction company. Comspain S.A. XXI, manufacturing and trading company. PT Rekayada Elektrika, engineering, procurement and construction company specializes in power plant industry. PT Rekayasa Engineering yang merupakan anak perusahaan telah menjadi pelengkap yang penting untuk perusahaan PT Rekayasa Industri. Didirikan pada tahun 2001 dan telah berevolusi dari Profit Center of Detailed Engineering yang hanya memperkerjakan sedikit karyawan menjadi perusahaan multi-service
45 engineering yang memperkerjakan ratusan karyawan. Komitmen perusahaan terhadap klien didukung dengan memanfaatkan dukungan IT yang handal dan efisien untuk sistem pelaksanaan proyek. PT Rekayasa Engineering memperoleh certifikasi ISO 9001:2000 atau SNI 19-9001-2001 oleh SUCOFINDO International Certification and Services bersamaan dengan sertifikasi Quality Management System untuk teknik dan servis inspeksi untuk proses, pipa, instrumen, elektrikal, mekanikal, dan sipil. Dengan didukung oleh strategi yang kompetitif dan sertifikasi global yang dimiliki, PT Rekayasa Engineering berusaha mencapai visi dari perusahaan. Visi perusahaan adalah berkomitmen untuk memperoleh kepercayaan dan percaya diri terhadap kustomer dengan menjadi perusahaan yang berkompeten dalam bidang engineering yang memberikan nilai tambah kepada klien. Dengan misi untuk menyediakan jasa engineering terbaik untuk klien melalui penciptaan nilai dan pengembangan secara terus-menerus. Selain itu perusahaan memiliki kebijakan kualitas untuk berkomitmen dalam menyediakan jasa kepada klien dengan servis yang efisien dan harga yang kompetitif, untuk memenuhi komitmen tepat waktu dan untuk mengantarkan kepercayaan terhadap produk melalui kualitasnya. Dalam produknya, perusahaan PT Rekayasa Engineering dapat menangani berbagai perancangan bangunan, baik besar maupun kecil, dari awal sampai akhir. Didukung dengan pekerja dan insinyur yang berpengalaman dalam merancang dasar sampai detail perancangan. Servis ini dapat terpenuhi oleh tim proyek yang mengelola tugas dengan perkembangan jadwal, pengeluaran biaya, dan kontrol kualitas. Untuk menangani proyek tersebut, PT Rekayasa Engineering akan
46 menyediakan tim dengan berbagai latar belakang kemampuan dengan bidang pekerjaannya seperti perancangan proses, perancangan instrumen, perancangan pipa, perancangan elektrikal, perancangan mekanikal, dan perancangan sipil yang nantinya akan dibagi kembali menjadi bagian-bagian pekerjaan secara detail. 3.2. Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi pada perusahaan merupakan struktur organisasi yang fungsional, dimana setiap divisinya memiliki tugas dan dikelompokkan menurut
47 fungsi-fungsi yang dijalankannya. Yang memegang kekuasaan tertinggi dari suatu cabang perusahaan adalah President Director. President Director membawahi lima divisi utama, yaitu : 1. Engineering 2. Project Management & SCPC 3. Finance 4. HRD & General Affairs 5. Marketing Tugas dari setiap divisi adalah sebagai berikut : 1. President Director Bertanggungjawab pada semua kejadian yang terjadi pada perusahaan cabang yang dikelolanya. Bertanggungjawab pada pengambilan keputusan dan kebijaksanaan pada perusahaan cabang yang dikelolanya. Bertanggungjawab dalam memajukan perusahaan yang dikelolanya. Bertanggungjawab dalam mengawasi kinerja pada bawahannya. 2. Marketing Mengkoordinasikan semua kegiatan pemasaran, sesuai dengan kebijakan, sasaran dan tujuan, rencana dan anggaran dalam mencari dan mendapatkan proyek-proyek, serta mampu melihat peluang dan prospek jangka panjang untuk meningkatkan pemasaran. Mengikuti perkembangan pasar jasa engineering berdasarkan pada kondisi makro ekonomi dan industri untuk dapat menentukan rencana
48 dan strategi pemasaran, penjualan dan pengembangan jasa yang dihasilkan oleh Perusahaan. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya (RKAP) Divisi Pemasaran yang sesuai dengan sasaran dan rencana Perusahaan, serta mengendalikan pelaksanaannya. Melakukan usaha pendekatan atau kontak kepada pemilik proyek prospektif sampai diperoleh peluang, sehingga perusahaan dapat mengikuti prakualifikasi. 3. Engineering Melaksanakan pembinaan dan pengembangan kemampuan professional dalam bidang engineering sesuai dengan perkembangan teknologi. Menyediakan dukungan tenaga ahli profesional dalam pelaksanaan proyek, pembuatan proposal, dan internal development. Menyediakan sistem dan prosedur kualitas untuk pekerjaan engineering, design, dan drafting. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan engineering dan melaksanakan pengembangan kemampuan dan pendayagunaan tenaga ahli dalam bidang engineering, design, dan drafting. Melakukan koordinasi, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang ada di Divisi Engineering untuk tercapainya pelaksanaan engineering secara profesional, untuk
49 mendukung kegiatan proposal, pelaksanaan proyek dan operasi perusahaan termasuk pelaksanaan internal development. 4. Finance Bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas di bidang Keuangan dan Akuntasi di dalam percapaian tujuan perusahaan di bidang keuangan. Bertanggung jawab atas pengelolaan sumber dan penggunaan serta pengalokasian dan penyimpanan dana perusahaan secara aman. Bertanggung jawab atas pembuatan seluruh laporan dari Staff Akuntasi dan Keuangan yang mencerminkan kondisi keuangan perusahaan yang sebenarnya. Bertanggung jawab atas keakurasian materi dan ketepatan waktu dari laporan keuangan dan informasi keuangan tambahan yang diberikan kepada pihak manajemen. Bertanggung jawab untuk memberikan informasi setiap saat mengenai data keuangan perusahaan yang dibutuhkan pihak manajemen. 5. HRD & General Affairs o HRD Tersedianya kebijakan dan peraturan Perusahaan, yang mengatur hak dan kewajiban Perusahaan maupun karyawan. Tersusunnya rencana kerja, anggaran dan laporan pelaksanaan sistem pengelolaan Sumber Daya Manusia pada saatnya.
50 Terjalinnya hubungan kerja yang baik dengan bagian di luar organisasi SDM dan Instansi Luar untuk kelancaran pekerejaan di bidang Sumber Daya Manusia. Tersedianya tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Terciptanya suasana kerja yang kondusif dan terciptanya kerjasama yang baik antar karyawan. o General Affairs Terlaksananya seluruh kegiatan pengadaan barang-barang dan jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan operasional coorporate ataupun proyek. Pengelolaan dan inventarisasi terhadap fasilitas atau aset perusahaan agar selalu siap dipergunakan untuk mendukung operasional usaha. Terjaminnya pelaksanaan sistem dan prosedur yang menyangkut pengadaan barang dan jasa, serta pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi terhadap fasilitas atau asset perusahaan sejalan dengan perkembangan Perusahaan. Tersusunnya rencana kerja dan anggaran divisi. 6. Project Management Tercapainya tugas pengendalian proyek-proyek yang ditangani oleh Perusahaan sesuai dengan rencana dan anggaran proyek yang telah ditetapkan.
51 Tersedianya rencana manual sistem dan prosedur kerja pengendalian proyek sesuai dengan perkembangan teknik manajemem proyek. Tersedianya tenanga kerja Divisi Manajemen Proyek serta terwujudnya disiplin kerja dan profesionalisme tenaga kerja Divisi Manajemen Proyek, sehingga selalu siap ditugaskan di Proyek yang telah direncanakan. Tercapainya beban kerja karyawan Divisi Manajemen Proyek secara optimal. Tersajinya laporan hasil kegiatan perencanaan dan pengendalian proyek serta laporan kegiatan operasional Divisi Manajemen Proyek, sesuai dengan system dan prosedur yang berlaku. 3.3. Prosedur yang Berjalan Untuk menentukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan maka diperlukan adanya observasi pada sistem perusahaan yang berjalan sebelumnya. Sistem yang diamati meliputi, prosedur dan proses pengajuan proposal pengerjaan proyek, pengajuan laporan waktu kerja atau timesheet, proses pembentukan tim proyek dan pembagian proyek, pencatatan revisi kerja proyek, pengajuan cuti dan pengajuan ijin lembur.
52 Prosedur dan proses pengajuan proposal - Marketing membuat proposal berikut dengan penawaran. - Proposal diberikan kepada client dan jika proposal tidak diterima, maka akan kembali ke marketing berikut dengan keterangan kenapa proposal ditolak. - Proposal diberikan kepada client dan jika proposal diterima maka akan menjadi sebuah proyek. - Setelah proposal diterima, maka dibentuk sebuah tim pengembangan untuk proyek.
53 Pengajuan Proposal Marketing Client Project Management Mulai Ditolak Proposal Ditolak Berikut Alasannya Membuat Proposal Penolakan Proposal Proposal Seleksi Proposal Diterima Persetujuan Proposal Proposal yang Ditandatangani Pembentukan Tim Proyek Hasil Pembentukan Tim Proyek Selesai Gambar 3. 2 Proses Pengajuan Proposal
54 Proses pembentukan tim proyek dan pembagian proyek - Setiap proyek terdiri dari engineering proyek, project management, dan supporting (SDM, keuangan, IT, fasilitas). - Setiap bagian kadep atau kepala departemen pada Departemen Engineering memilih anggotanya untuk menjadi pemimpin dalam proyek (di dalam perusahaan disebut dengan Lead). Kadep bagian Electrical / Instrument memilih 1 Lead untuk Electrical / Instument dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya. Kadep bagian Mechanical / Piping memilih 1 Lead untuk Mechanical / Piping dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya. Kadep bagian Proses memilih 1 Lead untuk Proses dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya. Kadep bagian PDS & IT memilih 1 Lead untuk PDS & IT dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya. Kadep bagian Civil memilih 1 Lead untuk Civil dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya. - Setiap Lead memimpin beberapa Engineer, Designer, Drafter dan Staff berdasarkan bagiannya dalam setiap proyek. Dan mereka terdiri dari senior, biasa, dan junior.
55 - Setiap Lead menentukan file-file yang mana saja yang akan dikerjakan oleh Engineer, Designer, Drafter, dan Staff yang mereka pimpin. Pembentukan Tim Proyek Project Management SDM Lead, Drafter, Designer, Engineer Mulai Pembuatan Surat Permohonan Surat Permohonan Pembuatan Surat Perintah Surat Perintah Penerimaan Surat Perintah Selesai Gambar 3. 3 Proses Pembentukan Tim Proyek
56 Pengisian laporan waktu kerja atau timesheet - Setiap anggota Engineering proyek diwajibkan untuk mengisi timesheet untuk laporan waktu kerja mereka. - Laporan diisi pada periode tertentu, yakni 1 minggu sekali. - Setiap hari waktu kerja PT Rekayasa Engineering adalah 8 jam. - Anggota Engineering proyek dapat melakukan lembur jika pada hari tertentu, telah dilakukan pekerjaan selama 8 jam dan tidak telat mengenai kehadiran. Waktu tersebut dianggap dengan waktu lembur. - Setelah melakukan pengisian, berkas timesheet diberikan kepada setiap Lead atau pemimpin dalam Engineering proyek. - Jika berkas ditolak oleh Lead, maka anggota Engineering proyek harus mengisi kembali. - Jika berkas diterima oleh Lead, maka diberikan kepada bagian SDM. - SDM melakukan manajemen terhadap kumpulan berkas-berkas timesheet tersebut, dan membuat laporan seutuhnya. - Laporan berupa total waktu kerja dan pengeluaran berdasarkan proyek. - Laporan berupa total waktu kerja dan pengeluaran berdasarkan karyawan atau Engineer. - Setelah itu laporan yang dibuat oleh SDM diberikan kepada Project Management guna memantau perkembangan proyek.
Gambar 3. 4 Proses Pengisian Waktu Kerja atau Timesheet 57
58 Pencatatan revisi kerja proyek - Setiap Designer akan membuat rancangan berupa hardcopy rancangan bangunan. Jika telah diselesaikan, maka akan dikerjakan oleh Drafter. - Setiap Drafter akan mengerjakan file hardcopy yang telah diberikan oleh Designer berupa e-file dan kemudian diberikan kepada Engineer. - Engineer melakukan finishing rancangan e-file. - Jika hasil akhir dari Engineer telah ditolak oleh client, maka status berupa IFR (issue for review) dan hasil berikutnya berupa revisi. - Jika hasil diterima, maka status file berupa IFA (issue for approval). - Jika hasil akhir telah diperoleh dan semua berkas atau file telah di setujui oleh client, maka status file atau berkas berupa IFC (issue for construction) yang menunjukan bahwa file siap diimplementasikan atau dikonstruksikan kedalam bentuk fisik yang nyata.
59 Pencatatan Revisi Kerja Proyek Designer Drafter Engineer Lead Project Management Client Mulai Penggambaran berkas berupa Hardcopy Berkas Hardcopy Penggambaran dengan Komputer Berkas berupa E-file Penggambaran akhir Berkas berupa E-file Pemeriksaan Berkas Tidak Seleksi Berkas Ya Pemeriksaan Berkas Tidak Seleksi Berkas Ya Seleksi Berkas Tidak Ya Berkas berikut saran Berkas IFA atau IFC Selesai Gambar 3. 5 Proses Pencatatan Revisi Kerja Proyek
60 Proses pengajuan cuti - Setiap karyawan membuat surat permohonan ijin cuti. - Surat izin diberikan kepada SDM, jika disetujui, maka berkas akan diproses oleh SDM. Jika tidak, maka karyawan tidak dapat melakukan ijin cuti. - SDM membuat surat sebagai bukti cuti dan membuat laporan mengenai data karyawan yang cuti.
61 Pengajuan Cuti Karyawan HRD & General Affairs Mulai Ditolak Pembuatan Surat Permohonan Surat Permohonan Seleksi Permohonan Diterima Proses Cuti Surat Bukti Cuti Selesai Gambar 3. 6 Proses Pengajuan Cuti
62 Proses pengajuan lembur - Setiap anggota Engineering proyek diwajibkan meminta ijin untuk kerja lembur kepada Lead. - Jika Lead mengijinkan, maka anggota Engineering dapat melakukan kerja lembur dan boleh mengisi laporan waktu kerja untuk data overtime. Jika tidak, maka anggota Engineering tidak dapat bekerja lembur dan mengisi laporan waktu kerja untuk data overtime.
63 Pengajuan Lembur Karyawan Lead Mulai Ditolak Pembuatan Surat Permohonan Surat Permohonan Seleksi Permohonan Diterima Penandat anganan Surat Surat Permohonan Tertanda-tangan Selesai Gambar 3. 7 Proses Pengajuan Lembur
64 3.4. Matriks Kebutuhan User Berdasarkan analisis kebutuhan user dapat dibuat sebuah tabel matriks kebutuhan user dan kebutuhan transaksi user Tabel 3. 1 Matriks Kebutuhan User No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 1 Data karyawan Setiap pengisian 5 10 menit Lead, Project Pencarian data laporan waktu Management, data kerja, Marketing. karyawan dari pembentukan database tim proyek, dan perusahaan dan pembentukan dari berkas proposal. berkas tertulis. 2 Data Setiap 5-10 menit Marketing, Pencarian data perusahaan pembuatan Project data proposal, Management perusahaan persetujuan dari database proposal, informasi perusahaan. dan perusahaan dan dari berkas berkas tertulis.
65 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 3 Data proposal Setiap pembentukan 5 10 menit Marketing, Project Pencarian data data proposal proposal, dan Management. dari database persetujuan proposal. perusahaan dan dari berkas 4 Data proyek Setiap pembentukan proyek, 1 jam Project Management, Lead, berkas tertulis. Pencarian dengan manual berkas tertulis pemantauan Engineer, dan dokumen kinerja proyek, Drafter, di komputer dan pengerjaan Designer. setiap filenya. 5 Data Files Setiap 10-20 Lead, Pencarian e- Proyek pengerjaan file. menit Engineer, file dengan Drafter, Designer. komputer dan berkas tertulis dengan manual
66 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 6 Laporan Setiap Project 1 minggu Project Pencarian data persentase Management Management dan pengerjaan ingin memantau perhitungan setiap proyek seluruh proyek dengan yang sedang manual, setelah berlangsung dan sudah selesai. itu diagram. dibuat 7 Daftar Setiap 1 hari Engineer, Pembagian pembagian pembentukan Drafter, tugas secara files proyek tim proyek dan Designer, manual. yang pembagian Lead. dikerjakan tugas. karyawan 8 Laporan waktu Setiap pengisian 1 minggu Lead, SDM Pembuatan kerja setiap laporan waktu laporan tertulis karyawan kerja dan untuk persetujuan Lead dengan periode 1 minggu.
67 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 9 Daftar Setiap informasi 20-30 Project Dibuat dengan Ringkasan dibutuhkan oleh menit Management komputer Laporan Kerja Project menggunakan berdasarkan Management Microsoft Proyek Excel. 10 Daftar Setiap informasi 20-30 Project Dibuat dengan Ringkasan dibutuhkan oleh menit Management komputer Laporan Kerja Project menggunakan berdasarkan Management Microsoft Karyawan Excel. 11 Daftar Setiap informasi 20-30 Project Pencarian Peringatan dibutuhkan oleh menit Management secara manual Estimasi yang Project dengan terlewati Management membaca laporan dari SDM
68 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 12 Daftar Files Setiap terjadi 5 15 menit Lead, Pencarian e- Proyek yang revisi terhadap Engineer, file mengalami file proyek. Drafter, menggunakan Revisi Designer komputer dan berkasi hardcopy dengan manual. 13 Daftar Event Ketika 5 menit Seluruh Melihat Kalender karyawan karyawan kalender mencari event perusahaan. di kalender 14 Daftar History Ketika Project 10 menit Project Dengan Keberhasilan Management Management mencari berkas Proyek mencari berkas dan Perusahaan. informasi informasi mengenai proyek-proyek keberhasilan yang berhasil proyek dikerjakan.
69 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 15 Data Contact Ketika 5 10 menit Marketing, Mencari berkas Person perusahaan Lead, Project proposal secara membutuhkan Management. manual. informasi orang yang bersangkutan dengan proyek, dan pembuatan proposal. 16 Daftar Ketika 5-10 menit Project Mencari berkas Karyawan Cuti perusahaan Management, cuti secara membutuhkan Lead manual. informasi mengenai laporan karyawan yang cuti.
70 No Deskripsi Kapan Waktu Bagian yang Kondisi saat kebutuhan dibutuhkan ketersediaa membutuhk ini informasi n informasi an 17 Daftar Karyawan Ketika perusahaan, 5-10 menit Lead Mencari berkas lembur secara Lembur Harian terutama Lead manual dan membutuhkan data pengajuan perijinan temu langsung. lembur karyawan untuk dikonfirmasi. 3.5. User Requirement Spesifications 3.5.1. Data requirements Karyawan Adalah data mengenai seluruh karyawan PT Rekayasa Engineering, meliputi nama karyawan, alamat karyawan, email karyawan, nomer telpon, nomer handphone, nomer fax, departemen, jabatannya, status pegawai, status kerjanya berupa kontrak atau yang lainnya, hak akses dalam aplikasi dan password dalam aplikasi.
71 Proyek Adalah data mengenai seluruh proyek yang ada pada PT Rekayasa Engineering, meliputi nama proyeknya, estimasi perkiraan waktu terhadap penyelesaian proyek, nilai kontrak proyek atau harga, dan status proyeknya apakah masih terbuka atau sudah tertutup. Proposal Adalah data mengenai proposal terhadap proyek pada PT Rekayasa Engineering, meliputi pengenalan proposal, pemilik proposal, client, status proposalnya apakah diterima atau ditolak, tanggal proposalnya. Files Proyek Adalah data mengenai file-file yang terdapat dalam proyek, meliputi nama files, dan berasal dari proyek mana. Kalender Adalah data mengenai perkalenderan PT Rekayasa Engineering, meliputi tanggal, bulan, dan tahun serta pencatatan terhadap tanggal merah dan event-event tertentu. Pengerjaan Proyek Adalah data mengenai pencatatan terhadap waktu kerja yang telah dilakukan untuk sebuah file. Meliputi karyawan yang mengerjakan,
72 identitas file yang dikerjakan, tanggal pengerjaan, berikut dengan detail waktu yang terdiri dari awal dan akhir waktu. Perusahaan Pelanggan Adalah data mengenai pelanggan, meliputi nama perusahaan, alamat perusahaan, email perusahaan, telpon perusahaan, fax perusahaan, bidang usaha. Contact person Adalah data mengenai contact person dari perusahaan, dalam hal ini, contact person merupakan sebagai PIC (person in charge) yang bersangkutan dalam suatu proposal atau proyek. Meliputi, nama lengkap orang tersebut, alamatnya, email, telpon, handphone, dan nomer fax. Pengajuan Cuti Adalah data mengenai pengajuan cuti seluruh karyawan. Meliputi pengaju cuti, penyetuju cuti, tanggal cuti, tanggal cuti berakhir, dan alasan cuti. Pengajuan Lembur Adalah data mengenai pengajuan lembur seluruh karyawan. Meliputi pengaju lembur, penyetuju lembur, jam mulai, jam selesai, dan tanggal lembur.
73 Hak Akses Adalah data mengenai hak akses karyawan terhadap file. Meliputi karyawan yang memiliki hak akses, file yang akan di akses, dan batasan akses. 3.5.2. Transaction Requirements (Data Entry, Update, Delete, dan Query) 1. Data insert a. Memasukkan data karyawan. b. Memasukkan data proyek. c. Memasukkan data files proyek. d. Memasukkan data proposal. e. Memasukkan data pengerjaan files proyek. f. Memasukkan data perusahaan pelanggan. g. Memasukkan data contact person perusahaan. h. Memasukkan data kalender. i. Memasukkan data pengajuan cuti. j. Memasukkan data pengajuan lembur. k. Memasukkan data hak akses. 2. Data update dan delete a. Mengubah dan menghapus data karyawan. b. Mengubah dan menghapus data proyek.
74 c. Mengubah dan menghapus data files proyek. d. Mengubah dan menghapus data proposal. e. Mengubah data pengerjaan files proyek. f. Mengubah dan menghapus data perusahaan pelanggan. g. Mengubah dan menghapus data contact person perusahaan. h. Mengubah dan menghapus data kalender. i. Mengubah data pengajuan cuti. j. Mengubah data pengajuan lembur. k. Mengubah dan menghapus data hak akses. 3. Data queries a. Menampilkan dengan lengkap data karyawan. b. Menampilkan dengan lengkap data proyek. c. Menampilkan dengan lengkap data file proyek berdasarkan hak akses karyawan. d. Menampilkan dengan lengkap data proposal. e. Menampilkan dengan lengkap data pengerjaan file proyek berdasarkan proyek. f. Menampilkan dengan lengkap data pengerjaan file proyek berdasarkan karyawan. g. Menampilkan dengan lengkap data perusahaan lengkap h. Menampilkan dengan lengkap data contact person suatu perusahaan. i. Menampilkan data event kalender.
75 j. Menampilkan data Lead proyek untuk semua proyek. k. Menampilkan data pengajuan cuti seluruh karyawan. l. Menampilkan data pengajuan lembur seluruh karyawan. 3.6. Diagram Aliran Data (DFD) 3.6.1. Diagram Konteks Gambar 3. 8 Diagram Konteks
76 3.6.2. Diagram Nol Gambar 3. 9 Diagram Nol
77 3.7. System Boundaries System Boundaries adalah batasan mengenai aplikasi yang akan dibuat untuk PT Rekayasa Engineering. Dalam hal ini, sistem dapat digambarkan seperti gambar ini. Gambar 3. 10 System Boundaries Seperti pada gambar, aplikasi database yang akan dibentuk akan digunakan oleh bagian Engineering, Project Management & SCPC, HRD & General Affairs dan Marketing.
78 3.8. Permasalahan yang Dihadapi Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang telah berjalan pada PT Rekayasa Engineering, diperoleh permasalahan sebagai berikut : Pencatatan seluruh data masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan kesalahan dalam pencatatan. Pencatatan laporan waktu kerja dilakukan pada periode tertentu sehingga memungkinkan adanya kesalahan berupa ingatan. Data yang tidak seragam dan terdapat pengulangan data atau penamaan data yang sama sehingga sulit dalam pengorganisasian. Penumpukan berkas transaksi dan laporan yang menyebabkan masalah dalam pencarian berkas. 3.9. Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang diperoleh, dapat diajukan beberapa usulan untuk memecahakan masalah tersebut. Usulan tersebut adalah sebagai berikut : Merancang dan membuat aplikasi pencatatan waktu kerja atau timesheet harian untuk perusahaan PT Rekayasa Engineering sesuai dengan kebutuhan yang harus terpenuhi. Kebutuhan yang dimaksud sebagai berikut : - Kebutuhan Project Management & SCPC Pencatatan terhadap total waktu.
79 Pencatatan terhadap total pengeluaran biaya. Peringatan jika waktu dan pengeluaran yang diperkirakan telah melewati batas yang telah ditentukan. Pencatatan terhadap proyek dan status proyek. Pecatatan terhadap setiap files proyek. Hasil akhir laporan berupa excel dari SDM. - Kebutuhan Marketing Pencatatan setiap proposal yang baru maupun yang lama. Memperoleh informasi client dan owner berikut bidang usahanya. Memperoleh informasi contact person. - Kebutuhan SDM Pencatatan terhadap total waktu. Pencatatan terhadap total pengeluaran biaya. Hasil akhir laporan berupa excel yang akan diberikan kepada Project Management. Laporan berupa semua catatan timesheet yang dapat disortir berdasarkan proyek dan berdasarkan karyawan. Pencatatan terhadap pengajuan lembur dan pembentukan laporan pertahunan. - Kebutuhan Lead atau Pimpinan bagian Engineering proyek Pencatatan waktu kerja dari bawahannya. Pembagian terhadap files kerja terhadap bawahannya. Dapat menerima dan menolak laporan waktu atau timesheet dari bawahannya.
80 Pencatatan terhadap proyek dan status proyek. Pecatatan terhadap setiap files proyek. Pemberian dan pengetahuan mengenai pengajuan lembur dari bawahannya. - Kebutuhan Karyawan atau atau bagian Engineering proyek Dapat mengisi timesheet dengan mudah. Memperoleh data file yang akan dikerjakan berikut dengan total waktunya. Dapat mengisi timesheet sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan di PT Rekayasa Engineering. Memperoleh informasi mengenai waktu kerja yang telah dilakukan olehnya. Mengajukan cuti dan melihat status cuti secara langsung. Mengajukan lembur dan melihat status lembur secara langsung. Merancang dan membuat aplikasi yang dapat mengurangi beban dan memudahkan karyawan untuk mengisi dan menyusun laporan waktu kerja mereka. Merancang dan membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang tertata dengan baik dan mudah dipahami, guna sebagai bantuan dalam pemantauan kerja dan pengambilan keputusan.